第十讲 总账日常处理二

,第十讲 总账系统日常业务处理(二),总账系统日常业务处理主要包括凭证的处理,出纳的管理,账簿的管理和记账等工作。这堂课讲日常业务处理的第二部分内容: 出纳管理和账簿管理。,一、出纳管理,对现金和银行存款的核算与管理是企业财务会计核算管理的最基本、最重要的工作之一。这项工作是由出纳人员来完成的。出纳管理是总账子系统为出纳人员提供的一套管理工具，出纳管理的主要功能包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账和资金日报；登记和管理支票登记簿；银行对账(录入银行对账单，进行银行对账，输出余额调节表，并可对银行长期未达账提供审计报告。),一）日记账的输出（查询和打印）,要输出现金日记账和银行存款日记账，要求在会计科目设置时，现金会计科目和银行存款会计科目必须,选择“日记账”标记,，即表明该科目要登记日记账。所以，当然,如果需要，任何一个会计科目都可以设置和输出日记账。但是一般只把现金和银行存款设为日记账，,同时,要,指定现金和银行存款总账科目为出纳科目,，（在编辑菜单下指定）。,计算机账务处理中，日记账由计算机自动登记，日记账的主要作用只是用于输出现金与银行存款日记账供出纳员核对。,操作：以出纳的身份重新注册进入总帐系统,1、现金日记帐,执行“出纳”“现金日记帐”“ 日记帐查询条件”对话框选择输入查询科目（库存现金）确认双击某行查看凭证单击“总帐”按钮查看该科目总账单击“打印”或“预览”按钮退出,2、银行存款日记帐,操作同现金日记帐，多一结算号栏,二）资金日报表的输出,及时了解和掌握,每日,现金和银行存款的收支情况及现金、银行存款的当日余额，是企业财务管理的重要内容之一。系统提供的,现金、银行存款日报表,功能，即资金日报表。,资金日报表,是反映现金和银行存款科目当日借贷方发生额及余额情况的报表。在手工方式下，资金日报表由出纳员逐日填写，反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。,通过对当日现金和银行存款收支及账面余额的输出，不仅为企业出纳员对现金、银行存款管理提供了方便，而且为管理者及时了解和掌握本企业的资金状况、合理运用资金提供了参考数据。,操作：执行“出纳”“资金日报” “ 资金日报表查询条件”对话框 输入查询项目（选择“有余额无发生也显示”复选框确认进入“资金日报表”窗口单击退出,三）支票登记簿的管理,支票管理是出纳人员工作的重要内容，在手工会计中，出纳通常需要建立支票领用登记簿来登记支票的领用情况。电算会计中，财务软件为出纳提供了支票登记功能，用以详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等信息。,使用支票登记簿功能的前提条件：一是在设置会计科目时，银行账科目要必须选择“银行账”标记，二是在设置支票结算方式时，必须选择“是否票据管理” 标记，三是在总账选项设置中，必须选中“支票控制”，将支票管理功能的权限开关打开。,操作：执行“出纳”“ 支票登记簿” “ 银行科目选择”对话框选择科目（如100202建设银行）确认单击“增加” 录入支票信息保存退出,注意：先登记后报销，在填制凭证时（若选项中设置了支票控制）可同时登记和报销,四）银行对账,银行对账是企业出纳员的最基本的工作之一。账务处理子系统中的银行对账就是将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对，银行对账单来自企业开户银行。在计算机账务处理系统中，为辅助企业出纳员完成银行业对账业务，设计了银行对账功能，银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账,1、录入银行对账期初,第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。,录入银行对账期初需要做的工作是：,a、确定银行账户的启用日期。,b、录入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额。,c、录入企业银行日记账和银行对账单期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与企业银行日记账的调整后余额，如果调整后余额不平，应该调平。否则，在执行银行对账之后，会造成账面不平。,调整前的余额：录入,未达账项： 企业未达 银行已收企业未收,银行已付企业未付,银行未达 企业已收银行未收,企业已付银行未付,调整后的余额：自动生成,注意：,对账单的方向,借 与企业方向相同 贷 与企业的方向相反,未达账项 : 企业未达 银行未达,时间:一定在银行对账的启用日期之前,2007年1月1日启用银行对账 2007-1-1前,上述三项步骤完成以后，不得随意调整启用日期，尤其是向前调。否则，有可能造成启用日期后的期初数不能再参与对账。,执行“出纳”“银行对账” “银行对账期初录入”,2、手工录入银行对账单,要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单的业务输入计算机，存入“对账单文件”。,执行“出纳”“银行对账” “银行对账单”,选择银行科目、输入要进行录入的日期范围（当前月份），输入本期的银行对账单,3、银行对账,银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行。,银行日记帐的数据-本期录入凭证已经记帐,日记帐中没有票号及结算方式是由于填制凭证时没有输入辅助信息。,自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必要条件，其他可选条件是票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。对于已经核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志，并视为已达账。对于在两清栏上未写上两清符号的记录，系统视为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，必须保证对账数据的规范合理。,手工对账是对自动对账的补充，使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，可以用手工对账进行调整。,下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。,(1)、对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。,(2)、一对多,(3)、多对一,(4)、多对多,4、编制余额调节表,对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。用户就可查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。,5、查询对账单勾对情况,通过本功能，可进一步了解对账单上勾对的明细情况（包括已达账和未达账）和银行日记账对账后的情况（包括已达账和未达账）。,6、核销银行账（不需要做）,在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和对账明细情况的查询，确信对账准确后，可以通过核销已达账功能核销（即删除）用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项。以清理计算机系统的硬盘空间。,7、长期未达账审计,本功能可协助用户查询、输出长期未达账项，以辅助财会人员分析造成长期未达账项的原因，避免资金损失。,二、帐簿管理（帐簿的查询和打印）,账簿输出的格式由会计科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要各种账簿。和手工不同的是，计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿。系统分为基本核算相关账簿与辅助核算相关账簿两大类。,基本核算有关账簿,（一）、总账的查询和打印,总账输出不仅可以查询和打印各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询和打印所有二至四级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。,以111的身份重新注册总帐管理系统。,1、查询基本会计核算帐簿,（1）执行“账表” “科目账” “总帐”命令，可以查询总帐,（二）、发生额余额表的查询和打印,发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计和打印各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账是以总账科目分页设账，而余额表则可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在实行计算机记账后，建议用余额表代替总账。,（2）执行“账表” “科目账” “余额表”命令，可以查询发生额及余额表,（三）、明细账的查询和打印,明细账查询与总账查询的操作步骤基本相同，用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。账务系统通常提供三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。,（3）执行“账表” “科目账” “明细账”命令，可以查询月份综合明细账.,注意：此处不包括现金、银行存款两科目的明细账，该两科目明细账即“出纳管理”中的日记账。,（四）日记账,本功能主要用于查询和打印输出日记账。注意：,首先要在会计科目中将要查询日记账的科目设置为“日记账”。我国会计实务中一般用不上。,现金日记账、银行日记账是在出纳管理中查询和打印。,如果某日的凭证已填制完毕但未登记入账，可以通过选择包含未记账凭证进行查询。,具体操作步骤与总账类似。,(五) 日,报表,本功能用于查询和打印输出某日所有科目的发生额及余额情况（不包括库存现金、银行存款两大科目）。,具体操作步骤与总账类似。,(,六) 多栏账,本功能用于查询和打印多栏明细账。多栏帐包括普通多栏帐和综合多栏帐。普通多栏账只能定义一组栏目，只能按科目进行分析，显示已有的数据；综合多栏账可以有多组栏目，每组栏目都可按借、贷、余顺序列示，每一个栏目不仅可按科目进行分析，而且更可明细到辅助项乃至自定义项进行分析，在分析栏目的基础上增加了计算栏，加强了对数据的分析功能。如管理费用一般采用不同多栏帐，而增值税则采用综合多栏帐。综合多栏账比普通多栏账更灵活、功能更强，也更复杂，定义工作的难度也较大。,练习：输出“管理费用”普通多栏账、“应交增值税”综合多栏账,二 辅助核算账簿管理,（一）、辅助核算的设置,帐务子系统中的辅助核算功能是渗透在几个功能模块中的，要实现辅助核算，首先在系统初始化时就要对有关的会计科目以及有关的档案资料进行辅助核算的设置。,部门设置包括会计科目的部门核算设置和建立部门一览表。部门可以是实际中的部门机构，也可以是虚拟的核算单元。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。,往来核算设置首先将需要进行往来核算的科目（如应收账款、应付账款等）设置成往来辅助核算科目，同时，还需要建立往来单位项目目录，并建立往来核算科目与往来项目间的联系。,项目设置包括项目类别的设置与项目目录的录入。项目类别是指所设置项目的名称，如工程费用、业务费用等；而项目目录是指某一类项目的具体分类，如“在建工程”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。,(二)、录入辅助账的期初数据,录入科目期初数据时，如果会计科目设置了辅助核算，系统会自动为其开设辅助账页。,对于部门辅助核算科目，系统将要求输入各部门的年初余额和以及年初计划数；对于往来辅助核算科目，除了按要求输入年初余额和本年累计发生额外，还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容，以供日后清账核销时使用；在录入项目辅助核算科目数据时，除了按要求输入年初数和本年累计发生额外，也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。,期初数据反方向余额用负数形式输入。,（三）、辅助核算信息同步输入,在系统初始化中，如果会计科目设置了辅助核算属性，则在填制凭证时对于辅助核算科目要求同步输入辅助核算的相关信息。如图3-61所示。,（1）若科目设置了“往来核算”属性，则要在屏幕提示处输入要求用户输入往来客户的名称、业务员姓名（经手人）、业务（或票据）号等各项往来辅助账信息。,（2）若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。,（3）若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。,（4）若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。,（5）如果科目需要进行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。,（6）如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。,(四)、辅助核算账簿管理,1.部门核算管理,为了加强对各部门收支情况的管理，系统提供对部门辅助核算管理，主要提供了部门收支分析功能和部门计划执行报告等。,部门收支分析表是对所有部门核算科目的收入和费用开支情况在指定期间内按部门进行汇总分析的报表。,部门计划执行报告是指各部门的实际执行情况与计划数据的对比报表。部门计划执行情况报告有两种数据方式：其一是各部门在某部门核算科目下的实际发生额与计划发生额的对比方式；二是各部门在某部门核算科目下的余额与计划比较方式。,例：本例“管理费用”,2.往来核算管理,往来账核算管理一般提供了两清账自动勾销、往来账清理、打印催款单、输出账龄分析表等。,自动勾销依据通常有两种：,一种是“往来单位（或个人）+方向+金额”（即同一往来单位方向相反金额相同的两笔业务）；,另一种是“往来单位（或个人）+方向+金额+往来业务号”（即同一往来单位方向相反金额、编号相同的两笔业务,）。,例：本例“应收账款”,3.项目核算管理,项目核算是指针对专门的核算对象或核算项目，以提供详细业务资料为目标所进行的一项辅助核算。主要提供项目统计表和项目执行计划报告等全面的项目管理功能。,企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。系统提供普通项目、存货、成本对象、现金流量、项目成本等项目分类。,使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目级次、定义项目栏目、设置项目核算科目、设置项目栏目结构、项目分类定义、项目目录维护七步,。（详见P88）,补充练习：设置本案例“生产成本”项目目录(难点),