合同管理办法(201210)

重庆鹏汇房地产有限公司编号DS-CQ-CB-03密级内部公开名称工程合同管理办法之廉洁合作协议版本A/0第1页 共2页编制刘丛胜更改审核批准生效期2012年06月01日合同管理办法1.目的为加强公司所属项目的合同管理，规范工作流程，维护公司权益，特制定本管理办法。2.范围本管理办法适用于重庆鹏汇房地产有限公司。 3.职责3.1 重庆鹏汇房地产有限公司工程中心负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。3.2 重庆鹏汇房地产有限公司负责签订、履行合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办法。4.方法与过程控制4.1 一般规定4.1.1 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘测、监理、造价咨询委托及土地、设计、销售类合同参照本管理办法执行。以下以工程合同为主体制定相关要求。4.1.2 鹏汇公司所属项目的合同管理必须遵循以下原则：4.1.2.1 合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。4.1.2.2 合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。4.1.2.3 事前签订原则：合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。4.1.2.4 招标原则本原则包括以下两方面含义：采用招标方式确定合作方。除采购管理办法规定的可以不采用招标的范围外。合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议等），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。4.1.2.5 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。4.2 合同订立的管理4.2.1 标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。4.2.1.1 合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；4.2.1.2 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行。4.2.1.3 合同标准文本由采购管理组联系成本管理组、工程管理部、财务管理部、审计部制定。4.2.1.4 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。4.2.2 合同的经济条款应包括但不限于以下内容：4.2.2.1 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。4.2.2.2 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额超出最终审定造价的5，则应对其进行一定罚款（如超出5%部分，超出部分扣减10%作为罚金），并降低其在公司投标的权利等级（且应在工程结算通知单强调此内容）。4.2.2.3 计价依据：合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题： 包干形式、定额标准、取费方法； 发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类； 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法； 总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等； 开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。4.2.2.4 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据设计变更、工程指令及签证办理实施细则的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。4.2.2.5 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价款+合同价款调整(含合同规定材料调差)+签证结算-减少项目+奖励-罚款其它”确定结算总价。4.2.2.6 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付应尽量按形象进度分阶段确定付款金额；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。4.2.2.7 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。4.2.2.8 保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议。4.2.3 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判；采购组负责合同签署；成本组负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判（其他类合同由主办部门发起，以下类同）。4.2.4 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由采购工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意（会签）后上报公司领导审批；合同审批应按照合同的审批流程，工程合同审批流程如“图一”所示。工程合同审批流程（具体经办流程见审批权限表）：项目工程师复核签字项目成本工程师复核签字采购工程师填写合同审批表招标确定合作单位等采购工程师/项目工程师/成本工程师共同确定合同格式法律组审核非标准合同成本采购部 经理签字项目副总签署财务管理部复核签字按权限报公司领导审批综合管理部存档下发执行（图一）4.2.5 为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内，对于某些类别、一定金额以下的工程合同，在不违反有关规定的前提下，可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。第一章 4.3 合同履行的管理4.3.1 合同的交底：在合同签订之后，应尽量就主体合同填写工程合同摘要表，发至各部门，并向执行部门有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可简单口头交底。4.3.2 合同款支付4.3.2.1 各部门主办工程师负责合同款支付的经办，填写付款申请单、付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如“图二”所示（其他类参照执行）：工程付款审批流程：现场工程师复核、项目成本工程师复审（可委托造价师事务所初审）承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）现场工程师填写工程付款审批表财务管理部复核签字工程部经理复核成本管理部 复核签字项目副总签署工程管理部登记台账成本管理部登记台账财务付款并登记按权限报公司领导审批 （图二）4.3.2.2 对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。4.3.3 合同变更的管理合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，根据公司审批权限审批通过，经办人员再与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。4.3.4 合同结算4.3.4.1 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程验收会签单、工程结算工作交接单。4.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。4.3.4.3 由成本管理组负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。4.3.4.4 工程结算的具体方法按工程预结算管理办法执行。4.3.4.5 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。4.3.5 合同执行情况的评估主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写合同执行情况评估表，具体操作详采购操作相关操作指引。第二章 4.4 合同档案的管理4.4.1 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。4.4.2 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由综合管理部专人妥善保管；工程管理部应备有合同文本等资料的复印件。4.4.3 公司有关职能部门应全面运用成本管理软件，设立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。4.4.4 公司合同专用章由综合管理部指定专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。4.4.5 工程合同编号4.4.5.1 合同应该由管理部指定专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；合同有关部门皆应采用统一编号。4.4.5.2 以公司为买方，房地产项目合同按内容可分为六大类：土地合同；前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）；施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）；材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）；园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）；营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷）。4.4.5.3 合同编号次序为：项目名称及期或区、栋 （不能确定具体期别列入“跨期待分摊）-分类-流水号（按订立日期编制流水号）。如“鹏汇-二期-施工-003号”、“鹏汇-跨期-前期-001号”等（可简化为字母表示，如“PH-2Q-SG-0003”）。4.4.5.4 成本管理组、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按成本核算科目进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。4.4.6 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照公司档案管理制度执行。 4.5 其他规定4.5.1 本管理办法公司务必严格执行，。4.5.2 本管理办法自2012年11月1日起执行。5.表格工程合同审批表工程付款审批表工程合同摘要表6.支持文件廉洁合作协议工程质量保修协议 重庆鹏汇房地产有限公司工程合同审批表编号: PH-HT-BG-01 版本：A/0 表格生效日期：2012年06月 01日 序号:申报部门： 申报时间： 年 月 日工程名称合同编号合同类别土地类 前期类 施工类 材料设备类 环境类 营销类签 约 单 位甲方乙方丙方合 同 内 容 概 要承包范围合同价款及 及单方造价计价方式付款方式工期质量要求保修约定经 办 部 门 说 明合作单位情况选择理由： 招标资料编号： 考查审批表编号：目标成本总额：与合同价款差异数额：成本差异说明会 签 栏采购组法律工程管理部成本组财务管理部副总经理总经理重庆鹏汇房地产有限公司工程付款审批表编号:PH-HT-BG-02 版本：A/0 表格生效日期：2012年06月01日 序号:项目名称： 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号收款单位 全称开户银行 帐 号合同签约总价款元调整后的合同总价款元截止目前累计已付款元目前合同未付金额元本次承包单位申请支付金额元我方月度资金计划中所列本次计划付款额元本次我方拟付金额 （人民币元）小写： 大写： 付款理由本次付款合同条款摘要合同履行情况（进度、质量、配合等）付款金额简要计算过程会签栏工程管理部经办人：经理：成本管理部：经办人：经理：财务管理部：经办人：经理：副总经理总经理重庆鹏汇房地产有限公司工程合同摘要表编号:PH-HT-BG-03 版本：A/0 表格生效日期：2012年06月01日 序号:项目名称； 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号承包单位序号内 容 摘 要1工程范围2合同总价及计价方式3工期及付款4质量要求5甲供材料及设备6甲方限价材料及设备7甲方分包8三方合同备注9其他 经办人经办部门 廉洁合作协议甲方： 重庆鹏汇房地产有限公司 乙方： 甲乙双方于 年 月 日签署了 工程合同，为加强工程项目建设期间的廉洁合作，确保项目高效优质按期竣工，甲乙双方经协商签定本协议并作为双方共同遵守的廉洁合作行为准则。一甲方责任1甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉洁合作管理的各项制度和规定。2甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉洁合作教育。3甲方人员应严格遵守本单位有关廉洁合作管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得接受任何形式的实物、现金或礼券。4甲方在工程项目建设期间发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。5甲方人员如违反廉洁合作管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。6对于乙方举报甲方人员违反廉洁合作规定的情况，甲方应及时进行调查，根据调查情况进行处理。二乙方责任1乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉洁合作管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。2乙方不得宴请甲方人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。3乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。4乙方有责任接受甲方对乙方在工程项目建设期间廉洁合作管理执行情况的监督。5乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领重庆鹏汇房地产有限公司编号DS-CQ-CB-03密级内部公开名称工程合同管理办法之廉洁合作协议版本A/0第2页 共2页编制刘丛胜更改审核批准生效期2012年06月01日导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿，乙方满足其要求且并未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的损失外，乙方承若在总价的基础上再让利（比如：总价再让利10%），并对本方知情不报人员进行相应处罚。6如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员，被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。甲 方： 乙 方： 法定代表人： 法定代表人： 年 月 日 年 月 日重庆鹏汇房地产有限公司编号DS-CQ-CB-03密级内部公开名称工程合同管理办法之工程质量保修协议版本A/0第1页 共3页编制刘丛胜更改审核批准生效期2012年06月01日工程质量保修协议甲方： 重庆鹏汇房地产有限公司 乙方： 甲乙双方于 年 月 日签署了 工程建造合同，为保证该合同范围内乙方承建的工程在一定使用期限内正常使用，维护建筑工程所有者、使用者的合法权益，明确双方权利与义务，甲乙双方经协商签定本协议。乙方在质量保修期内按照（国家）建设工程质量管理条例、重庆市建设工程质量管理条例及本保修协议承担工程质量保修责任。一质量保修范围和内容工程质量保修范围包括：地基基础工程、主体结构工程、防水及防渗漏（屋面、外墙、厨房、卫生间、门窗等），装修工程，电气工程、给排水工程，暖通工程等约定的其他工程。具体质量保修内容双方约定如下： 二质量保修期限质量保修期从工程竣工验收合格后移交之日计起，分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。保修期限内因乙方工程质量问题而保修的，相应保修期从修复之日起计算，时间顺延。各分项工程质量保修期如下：1房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程为 年（按有关文件规定）；2装修工程为 2 年；3防水工程（屋面、外墙、厨房、卫生间等）为 5 年；4电气安装 、给排水安装、设备安装工程为 2 年；5采暖、空调及制冷系统工程为 2 个采暖期或供冷期；重庆鹏汇房地产有限公司编号DS-CQ-CB-03密级内部公开名称工程合同管理办法之工程质量保修协议版本A/0第1页 共3页编制刘丛胜更改审核批准生效期2012年06月01日6其他约定 三质量保修责任 1竣工验收后移交前由于乙方保管不善造成各部件、整体或单体损坏、脱落、变质、丢失等，均由乙方承担赔偿和修复责任。2在质量保修期内由于乙方工程质量原因给甲方和业主造成的直接和连带损失，由乙方承担赔偿和保修责任，所需费用从工程质量保修金中扣除。3工程竣工验收后，本工程移交给 物业管理公司管理，保修款转交该公司保管，并从移交日起， 物业管理公司 有权代为行使甲方在本协议中的所有权利和责任。4属于保修范围内的项目，乙方同意接到甲方或业主通知后派人及时赶到现场进行修理，并保证保修质量，否则甲方有权委托他人修理，所需费用从工程质量保修金中扣除。5乙方需指定专人在现场负责维修工作。在乙方人员到达之前，甲方可采取适当的应急措施，费用由乙方承担。具体时间如下：1) 给排水、供电设施及线路出现故障，乙方须在接到通知后4小时内赶到现场，6小时内完成维修工作。2) 其他情况，乙方须在接到通知后24小时内赶到现场，48小时内完成维修工作。5维修过程中，甲方应给予乙方必要的协助。四保修质量乙方负责保修的质量，工程保修项目完成后须经业主或甲方代表验收签字方可。工程保修项目应保证在六个月内不出现同类问题，否则，即使保修期满也应继续维修。 因乙方施工质量问题，乙方维修两次后，同一部位再出现类似问题，乙方每次每项向甲方支付违约金1000元，同时，甲方有权委托他人修理，由此引起的费用和责任由乙方承担。五质量保修卡为增强客户信心，本工程由施工单位向各客户出具质量保修卡，并加盖施工单位公章。质量保修卡应与竣工资料同时提交甲方。重庆鹏汇房地产有限公司编号DS-CQ-CB-03密级内部公开名称工程合同管理办法之工程质量保修协议版本A/0第1页 共3页编制刘丛胜更改审核批准生效期2012年06月01日六质量保修金支付工程结算时，依据合同内容，甲方从乙方工程结算造价中扣除 % 作为工程质量保修金。如质量保修金余额不足以支付工程保修及赔偿等费用，乙方应在接到甲方通知后15天内将差额补齐。七质量保修金返还工程质量验收满2年后，如无质量问题，经甲方、物业公司签字同意后，在20天内将剩余保修金一次性返还乙方。质量保修金的返还并不免除乙方在保修期内的保修责任。八其他对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金（比如：35元/M2）。质量保修卡样本如下：正面：质量保修卡施工单位：（填写名称并加盖公章）法人代表： 房号： 业主编号： （施工单位名称）在 年 月 日至 年 月 日承建 工程，现保证房屋和整体配套工程质量达到优良标准，除装修等人为损坏外，各部位质量保修期如下：主体结构保修期为 年，屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间、和外墙面和门窗框的防渗漏保修期为 年，电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程保修期为 年。在质量保修期内若出现质量问题，我公司负责赔偿、维修。物业管理处及施工单位联系电话： 背面：施工单位简介甲 方（签章）： 乙 方（签章）： 年 月 日 年 月 日