办公室事务与管理75

单击此处编辑母版标题样式,*,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第四章 办公室事务与管理,教学目的:掌握办公室事务中的各项技能；熟悉办公环境管理及办公室的日常工作； 了解日程安排与管理、 管理、印信管理等内容的相关知识。,教学重点、难点: 办公环境管理的内容与要求； 办公环境管理的措施。 日程安排、约会安排和旅行安排的原那么与方法 。接打 的程序和要求； 印信的管理方法与要求 。值班工作的安排方法以及 记录的处理方法 。 收进和寄发邮件的程序和根本技能,教学方法: 案例教学、启发式教学、录像教学、实训法教学、讨论式教学、情景模拟教学方法。,教学时数：理论教学 课时 实训教学 课时,第一节 办公环境维护与管理,一、 办公环境的含义,指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与平安环境。,.,二、办公环境管理的原那么,方便 舒适整洁 和谐统一 平安。,.,1.环境的布局与布置,1布局,封闭式布局。,开放式布局。,2布置,常见的布置方法有:,办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方;,要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳那么可以用旋转椅来调节方位。,对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要阻碍领导的工作。,.,三、办公室的视觉环境管理,1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。,(1)有效地使用颜色。,(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。,2照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。,光亮宜遵循以下原那么设计：减少光源的强度，防止用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，防止集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从前方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。,.,五、办公室的听觉环境管理,听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。,1、消除噪音的来源,2用吸音的材料以减少噪音的影响,3适量音乐的播放,.,六、办公室的空气环境管理,1、温度,一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是1520。,2湿度,一般来讲，最适宜的湿度为40一60,3空气流通 、,一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要到达这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。,4空气的净化,为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括清扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。,.,七、办公室的保健与平安环境管理,保健，又叫健康保护。,组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些。,1、定期健康检查,2灌输卫生知识,3采取疾病预防,4保持环境整洁,5推行健身运动,6举办康乐活动,.,要做好平安管理工作，首先,1树立健康平安意识,2识别办公室平安隐患,3办公环境健康及平安的维护和管理,4识别工作场所和常用设备的隐患,.,“隐患记录及处理表。,略,.,4平安管理重点,1、防盗,2防火,3防止意外伤亡,第二节 办公室日常事务管理,管理,一. 接打 的原那么与要求,表达标准、正确,礼貌热情，语气清晰和婉,语言简洁明了,保密,注意时间 做好记录,.,二、接听 的步骤,准备记录物品-迅速摘机呼叫-主动自报家门-辨明对方身份-听记对方陈述-及时提出疑问-复述来电内容-礼貌结束通话-轻轻放下话筒-整理 记录 记录单,.,三、 拨打 的步骤,准备通话提纲-核查号码-拨出 -自我介绍-陈述内容-解答疑问-汇总确认内容-结束通话-挂断 -整理记录,.,四、接 的礼仪,(1) 铃声2响，应尽快去接，最好不要让 铃声超过3声。,(2)听 时要注意力集中，答复以下问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的,语调说话。,(3)接到打错的 时，应该说： “这是XX公司， 是XXXXXX，您是不是,打错了?，而不应该说： “您打错了，就“啪地一声挂上 。 ,(4) 交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，假设确需自己来结束对话的，如手边刚好有急事要处理或有客人正等着；那么向对方解释、致歉。,(5)通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。,.,五、打 的礼仪,(1)选择适当的时间。,(2)通话时，首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，如果方便,才可继续交谈；假设不方便，可再约定一个时间。,(3) 内容要简明扼要，通话时间不能太长。,(4)拨错 时，要向对方说声对不起，以表歉意。,(5) 打通后，假设要找的人不在，不能马上就“咔嚓挂掉 ，这是不礼貌的。,(6)通话结束时应说声“再见，然后轻轻地放下话筒。,.,印信管理,印信:是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。,印章和介绍信代表了一个单位的权力和利益，一旦出现问题可能会给单位带来重大损失，所以秘书人员有责任将印信管理作为自己一项十分重要的任务。,一、印章的使用与管理,一、印章的刻制及启用,单位印章的规格、尺寸、文字、图案等要严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;印章的刻制必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制，任何人不得擅自刻制公章。,印章启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。,.,二印章的审批和使用,使用印章时必须经过领导人批准，并进行认真的登记，登记内容包括用印时间、当事人、用印原因和结果，如果有必要可用更详细的说明。未履行手续或手续不全时，不得用印。,用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月; 印中的文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。,.,三印章的保管,印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。,印章平时要放在平安可靠的地方，随用随取，使用过后应立即归还。,印章如果需要携带外出，要采取必要的防范措施，确保平安.,印章如果丧失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。,.,二.介绍信的使用与管理,介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。,一般单位的介绍信可分为通用介绍信和专用介绍信两种，通用介绍信可以用于各种公务场合，专用介绍信只能用于某一项专门工作，如党团组织关系介绍信、调查材料介绍信、工作调转介绍信等。,.,机关单位的介绍信管理也应严格而细致，在实际工作中要注意以下问题:,一 介绍信的格式应符合要求,介绍信应分为持出和存根两局部，中间以虚线隔开。持出和存根上都应清楚地填写前往单位的名称、被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等工程，持出局部还应填好本单位的名称和填写时间，最后加盖本单位的公章方可生效。,二介绍信应由专人管理,三出具介绍信必须认真履行审批手续,四妥善保管好介绍信的存根,五、介绍信的使用程序,提出申请 填写申请表 领导审批 秘书开介绍、盖章。,.,值班工作,1、值班过程中的主要任务：,1文电处理 2信息传递 3接待来访 4临时性、突发性事务的处理,秘书人员在值班过程中假设遇到突发事件或紧急情况应如何处置? 以下是几点建议:,快。 准。 加强预测，积极主动。 5值班记录应详细、准确、完整 6 搞好交接班,2.值班记录的编写,1 值班日志：外来的信函、电报、反映情况、外来的 等2请示汇报：向领导请示汇报 3来人登记：来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等4 记录：来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。,.,办公用品与设备管理,一、办公用品与设备的种类,1、纸薄用品；,2、笔尺用品；,3、装订用品；,4、归档用品；,5、办公设备专用易耗品；,.,二、办公用品与设备的采购,1.选择供给商,价格和费用,质量和交货,效劳和位置,平安可靠性,.,2.采购的程序,.填写“办公用品申购表,.采购人员向多个供给商发出购置需求，经比较、筛选，确定一家,.收到货物后核对签收，交货单送会计部门,.采购人员将收到的货物填写入库单，入库人员签字验收,.会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字相符后，经财务部门领导签字批准，支付现金或支票。,.,三、办公用品与设备的发放和管理,1.发放的手续：,指定人员发放；,按单位的有关制度规定发放的时间；,紧急需要物品时必须填写物品申请表，并由授权人签字批准；,清点核实发放办公用品；,提醒使用部门和人员要节约使用办公用品。,.,2.接收的程序：,.先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物，如发现数量不对，应立即通知采购部门联系供给商。,.接收的每一类货物的详情，应输入办公用品库存卡的接收项中。,.接收后，要及时更新库存余额。,.将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。,.制定物品发放制度，确定物品发放人。,.,3.保管的措施,.储藏间或物品柜要上锁。,.各类物品要清楚地贴上标签。,.新物品置于旧物品的下面或后面。,.体积大、分量重的放在最下面。,.小的物品和常用的物品，应放在较大物品的前面。,.储藏间要保持通风和枯燥。,.良好的照明。,!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%sWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL92B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMF3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!lUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!piRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkSdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#ThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbF3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWldMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfO8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1At!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pYmUjRfOcL9H6E3B+u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*u$qZnVkShPdMaJ7F4C0z)w&s!pYmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y)vZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%r#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNb4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$mUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdLE2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B0y(v%r#oXlTiQfNbK8G5D2A-x*u$qZnVkShPdMaJ7F4C0z)w&s!pYmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVkSgPdLaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#ThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#ohQeMbJ7G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y)v%skThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOd,