用友软件系统操作流程_(财务)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,用友,U8,软件系统简介,系统管理,账套管理,:,账套是一组相互关联的数据,每一个企业,(,或一个独立核算部门,),的数据在系统内部都体现为一个账套,.,账套管理包括账套的建立、引入、修改和输出。,年度账管理：在,U8,中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出、和结转上年数据、清空年度数据等。,用户及权限管理：通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以按照企业需求对各个用户进行管理授权，以保证各负其责。用户及权限管理包括：定义角色、设定系统用户及设置用户功能权限。,系统运行安全的统一管理：系统管理员对系统安全负责，可以对整个系统运行过程进行监控、清除系统运行过程中的异常任务、设置系统自动备份计划等。,启用系统管理功能,在系统服务,-,系统管理,启用系统管理功能（,admin,登录,),，只有系统管理员才有权限添加角色和用户，以及创建账套,增加操作员,其它操作员可以以后再添加，建账套前要先增加账套主管,第一步：打开“创建账套”对话框,在开始菜单用友程序组中选择“系统服务”或“系统控制台”，激活“系统管理”窗口，在“系统管理”界面中单击“账套”项，在其下拉菜单中选择“建立”功能，进入“创建账套”对话框。,第二步：输入账套信息,在对话框中输入或选择相关账套信息，如账套号、账套名称、账套路径、启用会计期和会计日历等。单击“下一步”按钮出现 “创建账套单位信息”对话框,。,第三步：输入核算类型,在弹出的“创建账套核算类型”对话框中，输入记录本单位基本核算信息。,第四步：输入基础信息,设置账套的基础信息，选中相应的复选框后，单击“完成”，即可完成账套创建工作。,如果基础信息设置有误，可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。,确定分类编码方案,（可在以后由账套主管修改）,确定数据精度,（可在以后由账套主管修改）,启用系统,第五步：设置操作员,创建好账套后，要对操作软件人员进行权限的划分，以符合会计制度的规定，主要包括设置操作员姓名、权限和口令。,只有系统管理员才有设置操作员的权限。,操作员一旦被设置且使用软件系统后，那么该操作员不能被修改和删除，只能被注销。,第六步：设置操作员权限,设置操作员权限的功能只能由系统管理员或他所指定的账套主管来进行操作。,一个账套,可以,有多个账套主管。,第七步：设置系统自动备份计划,第八步、修改账套,账套修改由“账套主管”在系统管理功能中完成。,第九步、账套备份,账套备份由系统管理员在系统管理中完成。,企业应用平台,企业应用平台是用友,U8,管理软件的集成应用平台，可以实现系统基础数据的集中维护、各种信息的及时沟通、数据资源的有效利用。企业应用平台为企业员工、合作伙伴提供了访问系统的唯一通道；通过企业应用平台，用户可以设计个性化工作流程，提高工作效率，还可以实现与日常办公的协同进行。,设置,基本信息：如可以设置系统启用、修改建账时设置的分类编码方案和数据精度。,基础档案：可以设置用友,U8,软件各个子系统公用的基础档案信息，如机构人员、客户信息、供应商信息、财务信息等。,数据权限：可以针对系统数据的操作权限进行时一步细分。,单据设置：提供个性化单据显示和打印格式定义,业务,将用友软件分为财务会计、供应链、集团应用等功能群，每个功能群又包括若干功能模块，此处是用户访问各功能模块的唯一通道。,工具,提供常用的系统配置工具,1,、启用总账系统,在“基本信息”里可以启用子系统，可以修改编码方案，可以设置数据精度。,只有账套主管才有权在企业应用平台中进行系统启用；,各系统的启用时间必须大于或等于账套的启用时间。,2,、设置部门档案,3,、设置人员类别,4,、设置人员档案,如果是“业务人员”，则要说明业务或费用发生的部门,5,、设置客户分类,根据建账套时确定的客户分类编码规则设置客户分类。,6,、设置客户档案,设置“分管部门”、“专管业务员”是为了在应收应付管理系统填制发票等原始单据时能自动根据客户显示部门和业务员信息。,7,、设置供应商档案,此处供应商无分类，如果要改成“有分类”，则需要在未建立供应商档案的情况下，在系统管理中以修改账套的方式修改。,第八步：会计科目设置,在“财务系统,总账”界面，单击“设置”菜单中的“会计科目”选项或单击“系统初始化”工具按钮，在右边弹出的选项组中选中“会计科目”，打开“会计科目”对话框设置会计科目。,总账系统,总账系统的任务是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账的工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。,总账系统提供凭证处理、账簿处理、出纳管理和期未转账等基本核算功能，并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算等辅助管理功能。,总账处理包括以下内容：,系统初始化：是为总账系统日常业务处理工作所做的准备，主要包括设置系统参数、设置会计科目体系、录入期初余额、设置凭证类别、设置结算方式。,日常业务处理：主要包括填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账以及查询和汇总记账凭证。,出纳管理：提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况，并可查询银行日记账、现金日记账及资金日报表，定期将企业银行日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。,账簿管理：提供按多种条件查询总账、日记账及明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能。另外还提供了辅助账查询功能。,期未处理：完成月未自动转账处理，进行试算平衡、对账、结账及生成月未工作报告。,总帐系统,是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝联接，实现数据共享。企业所有的核算最终在总账中体现。,总账系统是,U8,财务系统的核心系统，与其他业务系统主要通过凭证进行无缝联接，总账与其它系统的关系如下：,工业物流,成本管理,总 账,报 表,现金管理,应收应付,固定资产,工 资,预算管理,项目管理,注：单箭头表示从总账取数或是生成凭证传递到总账；双箭关表示既可以从总账取数又可以传递凭证到总账。,总帐系统与其他系统的关系,与应收应付系统的关系,应付应付系统生成的往来款凭证传递到总账系统。,与固定资产系统的关系,固定资产系统生成的凭证传递到总账系统，固定资产初始余额可以传递到总账初始余额。,与供应链系统的关系,存货核算系统生成的凭证传递到总账系统，并可实现物料与总账系统的对账功能。,与工资系统的关系,工资系统可向总账系统提供数据,总帐系统与其他系统的关系,总帐系统与其他系统的关系,与预算管理系统的接口,预算管理系统可以对总账业务进行预算控制，可以分别以当期预算余额、当前累计预算余额、年度累计预算余额或预算方案累计预算余额为控制标准。,与项目管理系统的接口,与成本管理系统的接口,总账系统的折旧费用、人工费用、其它费用凭证提供成本系统的折旧费用、人工费用、其它费用的数据来源，成本系统中的业务数据生成的凭证自动传入总账系统。,总帐系统功能模块,系统配置,凭证处理,其他,初,始,化,基,础,资,料,准,备,凭,证,过,帐,凭,证,录,入,现,金,流,量,财,务,报,表,期,末,处,理,凭,证,汇,总,系,统,配,置,凭,证,查,询,模,式,凭,证,双,敲,审,核,账,薄,期末调汇,结转损益,自动转帐,凭证摊消,凭证预提,往,来,业,务,总帐系统总流程,总账系统初始化,设置系统参数,指定会计科目,修改会计科目,设置项目目录,设置凭证类别,输入期初余额,设置结算方式,1,、设置总账系统参数,总账系统的参数设置将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意改变。,2,、指定会计科目,设置,-,基础档案,-,会计科目,-,编辑,-,指定科目，指定“现金总账科目”和“银行总账科目”,只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”,才能进行出纳签字的操作。,“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能查询现金日记账和银行存款日记账。,3,、新增、修改会计科目,会计科目编码应符合编码规则。,如果科目已经使用，则不能被修改或删除。,设计会计科目时应注意会计科目的“账页格式”，一般情况下为“金额式”，如果是“数量金额式”，则要继续设置计量单位“,对于要进行外币核算的科目，要勾上此项，并设置相应的外币币种，才能进行期未调汇等工作,如果启动了“应收”、“应付”系统，则应收账款、应付账款等科目要设置成“受控于应收系统”或“受控于应付系统”，以后，此类科目在总账系统中无法制作凭证，而只能到相应的受控系统中制作凭证。如果没有启动应收应付系统，则应收、应付业务在总账中以辅助账的形式进行管理,凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填制凭证时都需要填制具体的辅助核算内容,5,、项目设置,定义项目大类,指定核算科目,定义项目分类,定义项目目录,定义项目大类,设置项目目录,定义项目大类（“项目档案”“增加”，输入新项目大类名称“生产成本”，“下一步”，都采用系统默认值，“完成”。）,指定核算科目,定义项目分类,定义项目目录,一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能属于一个项目大类。,在每年年初应将已结算或不用的项目删除。,标识结算后的项目将不能再使用。,6,、设置凭证类别,为了便于管理和登账方便，一般都对记账凭证进行分类编制。,在“总账”系统界面，单击“系统初始化”工具按钮，在弹出的选项组中选中“凭证类别”选项，弹出“凭证类别预置”对话框。,7,、设置外币汇率,在设置好会计科目后，要对本账套所使用的外币进行定义。在“填制凭证”中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用；汇率变化时，应预先在此进行定义。,8,、结算方式,用户在经营活动中所涉及的结算方式与财务结算方式是一致的，如现金结算、支票结算、汇票结算等。结算方式最多可以分为两级，结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。,结算方式编码,结算方式名称,票据管理,1,现金结算,否,2,支票结算,否,201,现金支票,是,202,转账支票,是,9,其他,否,9,、录入期初余额,在开始使用总账系统之前，应将经过整理的手工账科目的期初余额录入。,录入期初余额的操作步骤：在“总账”系统界面，单击“设置,|,期初余额” ，弹出“期初余额录入”对话框。,在设置好会计科目并录入期初余额后，还需要进行试算平衡,。,期初余额录入示意图,白色的单元为末级科目，可以直接输入期初余额；,黄色的单元代表该科目设置了辅助核算，需要双击进入辅助账期初设置；,灰色为非末级科目，其余额由其下级末级科目汇总生成。,只能输入末级科目余额,非末级科目余额由系统自动计算生成,.,总账科目余额与其下级科目的方向一致,.,如果录入明细余额的方向与总账余额相反,则用,”,-”,号表示,.,如果录入余额的科目有辅助核算的内容,则在录入余额时必须录入辅助核算的明细内容,而修改时也应修明细内容,.,如果某一科目有外币,(,数量,),核算要求,录入余额时还应输入该余额的外币,(,数量,),如果年中某月开始建账,需要输入启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额,(,年初余额由系统根据月初余额及借贷方累计发生额自动计算生成,).,系统只能对月初余额的平衡关系进行试算,而不能对年初余额进行试算,.,如果期初余额不平衡,可以填制凭证但不允许记账,.,凭证记账后,期初余额变为只读状态,不能再修改,.,总账管理系统日常业务处理,一、,填制凭证,二、审核凭证,三、凭证记账,1,、填制凭证,(1)1,月,2,日，销售一部赵斌购买了,200,元的办公用品，以现金支付，附单据一张。 借：营业费用,(5501) 200,贷：现金,(1001) 200,(2)1,月,3,日，财务部王晶从工行提取现金,10000,元，作为备用金，现金支票号,XJ001,。 借：现金,(1001) 10000,贷：银行存款工行存款,(100201) 10000,(3)12,月,5,日，收到泛美集团投资资金,10000,美元，汇率,1,：,8.275,，转账支票号,ZZW001,。,借：银行存款中行存款,(100202) 82 750,贷：实收资本,(3101) 82 750,(4) 12,月,8,日，供应部白雪采购原纸,10,吨，每吨,5 000,元，材料直接入库，货款以银,行存款支付，转账支票号,ZZR001,。,借：原材料生产用原材料,(121101) 50000,贷：银行存款工行存款,(100201) 50000,需要选择合适的凭证类型,以满足凭证类型事先的“借（贷）方必有”“借（贷）方必无”等约定。,凭证号由系统自动生成，每种凭证类型凭证号顺序递增生成,凭证日期应满足总账选项中的设置，默认情况下，不允许凭证日期逆序。,摘要的目的是让用户明白此项分录记载的业务内容，可以直接输入，也可以从摘要库中调出。,科目名称处可以输入科目名称、科目编码、助记码，如可以按选择键或,F2,进行选择，有辅助核算的科目，此处要输入辅助项目。,凭证金额录入时，如果方向错误，可直接按“空格键”改变余额方向。,辅助项目录入后，会自动显示在相应的位置。,2,、审核凭证,以具有审核权限的人（如会计主管）重新注册总账系统,选择待审凭证，进行审核,1,、系统要求制单人和审核人不为同一人。,2,、凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”模块进行赋权。其次，如果在总账模块的选项中设置了“凭证审核控制到操作员”选项，则应继续设置审核的明细权限，即“数据权限”，设置某用户具有审核另一用户填制的凭证权限。,3,、可以单张单张审核，可以成批审核。,4,、审核错误的凭证可以“标错”，可以取消审核。,5,、审核后的凭证不能直接修改，只能取消审核后才能修改。,3,、出纳签字,进行签字的操作员应具有“出纳权限”,出纳签字可以在“凭证审核”前，也可以在“凭证审核“后。,要地行出纳签字必须具有,3,个条件：,总账系统中设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”,在会计科目设置中进行了“指定科目”,凭证中的科目在总账中已设置为“日记账”辅助核算。,出纳签字后的凭证如果有误，需要先取消签字才能修改。,4,、修改凭证,如果已审核，则由审核人取消审核,如果出纳已签字，则由出纳签字。,如果在总账系统中设置了“允许修改、作废他人填制的凭证”，则可以由其它人修改凭证，修改人为新凭证的录入员；否则只能由原制单人修改自己填制的凭证。,未审核的凭证可以直接修改，但不可以修改凭证类型。,5,、凭证删除,如果已审核，则由审核人取消审核,如果出纳已签字，则由出纳签字。,由制单人执行“制单,/,作废恢复”命令，在凭证上打上“作废”标志。,执行“制单,/,整理凭证”，删除“作废”凭证，并整理凭证断号。,“作废”标志可以取消。,作废凭证不能修改、不能审核，但应参与记账。,只能对未记账凭证进行凭证整理。,账簿查询时查不到“作废”凭证的数据。,6,、设置常用凭证,在填制凭证时，可以执行“制单,/,调用常用凭证”,7,、凭证记账,“记账”，第一步选择要进行记账的凭证范围，如在付款凭证的“记账范围”栏中输入“,1,4”,，第二步显示记账报告，第三步记账。,如果期初试算不平衡，不允许记账；如果有未审核的凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。,记账后不能整理断号。,已记账的凭证不能在“填制凭证”功能中查询。,8,、冲销已记账凭证,已记账的凭证有误时，只能填制冲销凭证。,冲销凭证为红字凭证。,冲销凭证需要审核、出纳签字、记账。,出纳管理,1,、查询现金日记账,2,、查询资金日报表,3,、支票登记簿,4,、银行对账,5,、账套备份,1,、查询现金日记账,2,、查询资金日报表,3,、支票登记簿,只有在总账系统选项中设置“支票控制”；在结算方式中设置为“票据结算”；在会计科目中设置为“银行账”，才能使用支票登记簿。,4,、银行对账,l,银行对账期初,输入银行对账单,日期,结算方式,票号,借方金额,贷方金额,2001.11.30,4000,2001.12.03,201,XJ001,10000,2001.12.06,60000,2001.12.10,202,ZZR001,50000,2001.12.14,202,ZZR002,99600,银行对账,输出余额调节表,总账管理系统期未处理,1,、自动转账,2,、对账,3,、结账,1,、自动转账,1,转账定义,1-1,自定义结转设置,1-2,期间损益结转设置,1-3,对应结转,2,转账生成,2-1,自定义转账生成,2-2,期间损益结转生成,2-3,对应结转,1-1,自定义结转设置,例,1:,摊销报刊费,例,1:,摊销报刊费,例,2,、按短期借款期末余额的,0.2%,计提短期借款利息,1-2,期间损益结转设置,1-3,对应结转,例：将,”,应交税金,-,应交增值税,-,销项税额,”,的贷方发生额转入“应交税金,-,应交增值锐,-,转出末交增值税,”,2-1,自定义转账生成,2-2,期间损益结转生成,2-3,对应结转,2,、对账,3,、结账,UFO,报表管理,1,、理解报表编制的原理及流程。,2,、掌握报表格式定义、公式定义的操作方法；掌握报表单元公式的用法。,3,、掌握报表数据处理、表页管理及图表功能等操作。,4,、掌握如何利用报表模板生成报表。,1,、,自定义的报表,例,1,、货币资金表,货币资金表,编制单位：,年,月,日,单位：,项目,行次,期初数,期末数,现金,1,银行存款,2,合计,3,制表人：,步骤,（,1,）报表定义,报表格式定义,报表公式定义,（,2,）报表数据处理,（,3,）图表功能,新表下义为“货币资金表”,设置报表尺寸,：执行“格式”“表尺寸”命令，输入行数“,7”,，列数“,4”,。,定义组合单元,：选择需合并区域“,A1,：,D1”,，执行“格式”“组合单元”命令，选择“整体组合”或“按行组合”。同样方法定义“,A2,：,D2”,为组合单元。,画表格线,：选择“,A3,：,D6”,，执行“格式”“区域画线”命令，选择“网线”。,输入报表项目,：根据实验资料输入相关文字内容。注意：编制单位、日期一般不作为文字内容输入，而需要设置为关键字。,定义报表行高和列宽,：选择单元格,A1,，执行“格式”“行高”命令，输入行高“,7”,。同样，执行“格式”“列宽”命令，可以设置列宽。,设置单元风格,：选中,A1,，执行“格式”“单元属性”命令，打开“字体图案”选项卡，设置字体“黑体”，字号“,14”,。打开“对齐”选项卡，设置对齐方式“居中”。,定义单元属性,：选中,D7,，执行“格式”“单元属性”命令，打开“单元类型”选项卡，单击“字符”选项，单击“确定”。,设置关键字,：选中需输入关键字的,A2,，执行“数据”“关键字” “设置”命令，单击“单位名称”单选按钮，“确定”。同样方法设置“年”“月”“日”关键字。,调整关键字位置,：执行“数据”“关键字” “偏移”命令，在需要调整位置的关键字,后面输入偏移量。年“,-120”,，月“,-90”,，日“,-60”,。,报表公式定义,定义单元公式,直接输入公式：选定,C4,，即“现金”的期初数。执行“数据”“编辑公式” “单元公式”命令。直接输入总账期初函数公式：,QC,（,1001,月,2001,），单击“确认”。注意：公式中的符号均为英文半角字符。,定义单元公式,引导输入公式：选定,D4,，即“现金”的期末数。单击“,fx,”,按钮，在“定义公式”对话框，单击“函数向导”按钮。在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”，在右边的“函数名”列表框中选择“期末,(QM)”,，单击“下一步”。在“用友账务函数”中单击“参照”，打开“账务函数”对话框，各项均采用系统默认值。同样方法，输入单元格,C5,、,D5,的公式，即“银行存款”的期初、期末数。,公式定义以后,定义舍位平衡公式：执行“数据”“编辑公式” “舍位公式”命令。输入舍位表名“,SW1”,，舍位范围“,C4:D6”,，舍位位数“,3”,，平衡公式“,C6=C4+C5,D6=D4+D5”,。注意：每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式不用写逗号。,（,2,）报表数据处理,输入关键字值：执行“数据”“关键字”“录入”命令。输入单位名称“阳光公司”，年“,2001”,，月“,12”,，日“,31”,生成报表：执行“数据”“表页重算”命令,（,3,）图表功能,追加图表显示区域：在,格式,状态下，执行“编辑”“追加”“行”命令。输入追加行数“,5”,，单击“确定”。,插入图表对象：在,数据,状态下，选取数据区域“,A3,：,D6”,，执行“工具”“插入图表对象”命令。选择数据组“行”，操作范围“当前表页”。输入图表名称“资金分析图”，图表标题“资金对比”，,X,轴标题“期间”，,Y,轴标题“金额”。选择图表格式“成组直方图”，单击“确认”。,编辑图表对象：双击图表任意位置，选中图表。可以利用“编辑”菜单进行相关编辑。,例,2,、利润表,C4=FS(5101,月,贷,),C5=FS(5401,月,借,),C6=FS(5402,月,借,),C7=c4-c5-c6,C8=FS(5501,月,借,),C9=FS(5502,月,借,),C10=FS(5503,月,借,),C11=c7-c8-c9-c10,C12=FS(5201,月,贷,),C13=FS(5601,月,借,),C14=c11+c12-c13,C15=FS(5701,月,借,),C16=c14-c15,D4=?c4+select(?d4,年,=,年,and,月,=,月,+1),D5=?c5+select(?d5,年,=,年,and,月,=,月,+1),D6=?c6+select(?d6,年,=,年,and,月,=,月,+1),D7=?c7+select(?d7,年,=,年,and,月,=,月,+1),D8=?c8+select(?d8,年,=,年,and,月,=,月,+1),D9=?c9+select(?d9,年,=,年,and,月,=,月,+1),D10=?c10+select(?d10,年,=,年,and,月,=,月,+1),D11=?c11+select(?d11,年,=,年,and,月,=,月,+1),D12=?c12+select(?d12,年,=,年,and,月,=,月,+1),D13=?c13+select(?d13,年,=,年,and,月,=,月,+1),D14=?c14+select(?d14,年,=,年,and,月,=,月,+1),D15=?c15+select(?d15,年,=,年,and,月,=,月,+1),D16=?c16+select(?d16,年,=,年,and,月,=,月,+1),2,、资产负债表,(,用报表模板制作资产负债表,),调用资产负债表模板,在格式状态下，执行“格式”“报表模板”命令。选择所在行业为“股份制”，财务报表为“资产负债表”，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”。选择“确定”，打开“资产负债表”模板。,调整报表模板,单击“数据,/,格式”按钮，将“资产负债表”处于格式状态，根据本单位的实际情况，调整报表格式，修改报表公式，并保存调整后的报表模板。,生成资产负债表数据,在数据状态下，执行“数据”“关键字”“录入”命令。输入关键字年“,2001”,，月“,12”,，日“,31”,。单击“确认”，弹出“是否重算第,1,页？”，单击“是”，系统自动根据单元公式计算,12,月份数据；单击“否”，系统不计算,12,月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成,12,月份数据。,