合同签订及履行中注意事项

合同签订及履行中注意事项为规避法律风险，做好预期防范，最大范围维护我司利益，法律部门特请大家注意以下。一、签订合同前的准备：1 、 在签订合同前对对方进行调查，是否合法成立、是否有效存续、是否有履行合同内容的资质、业务范围或批准等。2 、 对对方的信用进行评估。二、合同的签订：1 、 签订正式合同。2 、 在合同内容方面注意以下几点：各个部门关于合同及附件中约定的产品 规格型号、质量、性能，检验期间、交货时间、价格 等内容进行充分沟通，使之符合公司需要与实情，且能足够维护公司利益。3 、 在合同内容有变更时，重新签订合同或签订补充合同。4、 注意对方签字盖章， 签字者应为法定代表人或合同中约定的授权代表，并注意所签的字与盖的章的真实性，盖章时最好有齐缝章。5、 将附件的名称写在合同后如果是合同签订后才有的附件，则需在附件中注明是合同（合同编号）的附件，并由法定代表人或合同中约定的授权代表签字或盖章，盖章时最好有齐缝章。6、 在争议解决的选择上， 与同一客户或同一项目的不同方签订的合同注意选择相同的争议解决机构和地点。7、 注意符合相关法律法规的规定。8、 我司至少留存一份有双方签字盖章的合同原件。9、 非约定的条件造成的合同、订单等终止的，需有对方同意终止的书面文件。三、合同的履行：1、 注意履行中各种文件的取得。特别 对合同附件、订单等的订立、变更、修改等，需双方确认 ，并注意注明日期， 可是双方法定代表人或合同中约定的授权代表签字和盖章的传真件，但最好是原件。2、 向对方发出的比较重要的函件，应当取得对方的书面回复（内容至少为对方承认收到了我司的函件）。3、 在履行中或有争议或违约等事项发生时，注意相关法律法规规定及合同约定的时间及程序，以维护我司利益。4、 若争议或违约等事项不能立即消除，书面告之法律部门相关情况，以便采取相应措施。5、 在签订合同后的履行中，如果合同条款或主体方面有比较重大的变更，一定要有对变更的书面确认文件（最好另签合同）。6、 我司作为卖方的发货中：A、收货单上应有客户的收货专用章，否则应有客户书面确认的收货人的签字（具体的确认书样本请见后附）；B、并请注意收货方需与合同或订单的买方名称或合同或订单的指定的送货人及地址相同，如不相同，应有客户出具的委托收货的书面确认书；收货单应保存盖章或签字的原件。C、如果是交给货运公司发货，则应注意保存货运公司的收货单（一般货运公司为个人到公司取货和签名，建议在某一个人第一次来取货时提交货运公司对此人确认的书面文件，并有签字样本，以后如有更换，则另行提供） ；并且应在货运单上详细注明规格型号及数量。7、 特别注意合同签订方、订单方、收发货方、发票方、收付款方、收货方的一致性。8、 关于通过网络下达的 PO 等问题，目前中国并无明确的法律规定，实际中举证是比较困难和麻烦的，建议最好采用书面的形式；如果不能做到则建议： A、在双方的框架协议中或双方另外以书面的形式（有公司章或授权的人的签字）确认“如甲方欲通过网络联系， 则甲方指定网址www.或邮件 （最好只填 后面部分），甲方确认通过此网址或邮件下达的订单、 出具的对帐单及其它往来函件甲方予以认可，与书面订单具同等法律效力。 ”的字样； B、与 IT 部沟通采取措施将双方确认的电子订单进行保存； C、每月与客户进行对帐（内容包括品名、规格型号、数量、单价、收货日期等）。9、 我司作为物品、服务、工程等的买方时：对于对方在履行合同过程中出现的违约行为，如质量不合格、延期交付、服务不到位等， 建议及时与对方联系，最好能取到对方对存在问题的书面承认， 具体实行中可以备忘录、会议记要、问题解决说明等（要有对方有授权的人的签字或公司公章）形式，尤其是若以后可能涉及合同的变更、取消，价格的减少、不予支付，追究对方违约责任，要求赔偿等情形。10 、对于出具的收款委托书、取货委托书，应注明委托书的有效期（一般不应超过三日） 。11 、注意公司各个部门的沟通与衔接。特别注意以下几点：B、生产部门保证按时出货、发货等；C、与财务部门在付款和收款方面的配合。四、合同及相关文件的保存：1、 档案室一个客户 / 供应商一个文件夹。2、 合同 / 补充合同、收货单必须有原件，除合同/ 补充合同、收货单之外的其它文件（包括附件、订单、通知、双方往来函件等），有原件的保存原件，无原件的保存有传真头（传真机自动打印在传真件上的标明日期时间及发出人或号码）的传真件原件（无原件和传真件原件的为其它复印件） 。3、 各部门注意保证文件的完整，没有遗漏、丢失。注：1 、 以下的表述中，对盖章事宜，如对方为外国公司（以注册地及法律适用为准），则盖章不作为强制要求，但一定要有有授权的人的签字。2 、 协议、补充协议、订单、附件等对各方有约束力的文件同样适用。确认书兹确认以下人员为我司员工， 是我司授权在合同、 订单、对帐单、收货单等双方往来函件上签字之人， 其中任一人的签字对我司具有法律约束力。以上订单、对帐单及双方往来函件的传真件或复印件与原件具同等法律效力。姓名签字样本公司（盖章）签字：日期：