财产保险股份有限公司单证管理细则

财产保险股份有限公司单证管理细则财产保险股份有限公司_分公司单证管理细则 依据总公司单证管理办法结合_分公司单证操作中各环节要求以单证征订、印刷、领用、回销、归档、作废及遗失的使用流程为条线特制定本细则。 1、 单证征订 1、 征订时间： 车险类单证按季度征订；非车险类单证按月征订。征订时间如下：车险类单证应在每季度第2个月10号之前上报次季度需求；非车险单证应在每月5号之前上报下月需求。超期未上报部门及分支机构视为下期无单证需求。 2、 征订原则： 分公司客服部及各分支机构根据实际业务发展规模及预计保费计划合理进行单证的使用量预估。分公司单证管理员根据上报单证种类及数量结合分公司库存实际情况计算最终上报单证数量。 3、 征订方式： 分公司客服部内勤及分支机构单证管理员在规定时间内填写“单证需求表”（见附件1）发送至财务部单证管理员邮箱分支机构上报“单证需求表”时需经机构负责人及财务负责人签字认可。 2、 单证印刷 除总公司业务管理部门及财务部门批复同意所有单证均由总公司行政事务部门统一印刷。各分公司未经批准不得擅自印刷。 客服部自印的有价及无价单证仅限于地方性单证对于自印专用版本的单证必须由客服部提供对应上级（总公司）对口主管部门批复审核同意后的样本及其他相关资料（包含但不仅限于印刷价格、印刷厂资料等）并经由分公司财务部向总公司财务部门提出自印的申请得到批复后方可自行印刷。 3、 单证领用 1、 领用原则 有价单证采取“谁领用谁负责”原则。有价单证的领用人是单证保管及使用的第一责任人对单证的异常情况负有直接责任。 2、 领用要求 单证使用单位包括客服部出单内勤、经分公司销售管理部门批复同意的代理点 及正式业务人员。有价单证的领用采取“限量发放等量缴销；前不清后不领”原则领取新单证时必须将前次领用单证交回后方可领用新单证。 客服部出单内勤领用单证时根据实际需要每次领取单证数量不得超过200份（按险种）； 业务人员领用代理点单证应由机构业务管理部、销售管理部、财务部根据代理点日常业务量及单证的管理、回销情况（单证管理员每周向本机构相关业务管理部门提供代理人未回销单证明细清单以便相关业管部门能及时进行未回销单证的清理工作及核定代理点单证领用数量）逐次核定单证领用量。并由业务人员填制“代理有价单证领用审批表（见附件2）”签字流转完毕财务部根据 “代理点有价单证领用审批表”填制“出库（领用单）”后方可进行单证的领用。 分支机构领取单证时需提前三天将电子版“单证需求表”发至分公司单证管理员邮箱次日领用单证时需凭分支机构负责人及财务负责人签字的“单证需求表”进行单证的领用。 3、 领用频度 客服部出单内勤根据单证使用进度及销号情况随时领用单证；业务员及代理点领用单证每月领用两次单证业管部审核代理点单证用量应按半月用量审核。 4、 单证回销 根据总公司规定领用单证超过两个月未回销的视为超期。为防范超期单证出现风险单证领用人或代理点儿在单证领用之日起30天周转率高于50%的必须将已领用单证全部回销。 周转率=未回销单证数/已销号单证数 已销号单证包括已用销号、作废及遗失单证 如发生超期单证未回销情况财务部将停止发放新单证直至超期单证全部回销。 单证回销要求： 1、客服部出单内勤单证回销： 客服部出单内勤领用单证出单时电脑打印销号和手工销号同步进行在未超期状态下每50份单证使用完毕后的当天（领用少于50份的单证使用完毕后的当天）出单内勤填写一式两联的“有价单证领用销号表”（附件3）交至财务部单证管理员根据系统回销的有价单证与“有价单证领用销号表”进行核对核对无误后签字确认。根据“有价单证领用销号表”财务留存联登记“有价单证销号登记明细簿”（附件4）出单内勤将“有价单证领用销号表”业务联连同已销号单证装订归档。 2、代理点领用单证回销： 代理点（业务员）领用单证使用完毕后由经办人填写一式三联的“代理点有价单证回收登记表”（附件5）连同已使用有价单证交分公司或分支结构单证管理员核对单证管理员应对代理人已回销单证使用情况进行审核检查是否存在遗失、擅自撕毁等情况。单证管理员核对无误后签字确认将此表代理点留存联交还经办人员（业务员）同时将剩余两联连同单证交对口管理出单内勤在系统内录单及销号出单内勤处理完毕后填写留存联（两联）并签字确认后交还单证管理员审核单证管理员确认无误后签字将“代理点有价单证回收登记表”业务联交出单内勤留存联填写“有价单证销号登记明细簿”（附件4） 3、单证回销各部门职责： 财务部应加强对领用未核销单证的账龄分析对于长期(指两个月以上)无法收回核销的有价单证应组织落实单证催收工作业务管理部、销售管理部需配合财务部门进行催收工作责任到人。单证主管部门可以视情况暂停对存在问题的单证使用单位续领新单证的审批或削减其领用数量。 5、 单证归档 客服部应严格按有关规定存放和保管已使用的重要单证副联。已使用的单证副本（作废单证的全套正、副本）由业务管理部门按险种、单证流水号顺序装订成册按业务档案管理规定归档保管。 保险单附表、清单等附件单证应随相应的保险单按保险单流水号顺序装订。 保费发票副本、批单副本、批改申请书、保险单副本、保险单附表、投保单、投保单附表应按顺序粘贴按保单编号顺序存放。 单证整理完毕后要按一定量装订成册（有价单证按 50 份/册）装订要坚固、整齐、美观、目录清楚、方便查阅。 单证保管应分清类别、年度编造归档清册（附件6）发现差错应及时查找原因防止丢失。 做好业务单证的登记管理工作保管人员变动时应严格办理交接手续明确职责。 具体流转环节如下： （一）正确打印的保单一式数联正本送交客户。每天下班之前内勤应将每一笔业务的单证按发票业务联、保单业务联、投保单及相关附页整齐粘贴按险种分类再按各险种的保单号顺序排放到文件夹中妥善保管并及时销号。每月底在做完当月统计后根据单证的使用量将已整理并核销好的保单副本分险种按保险单业务编号定量装订成册归档保存。 （二）发票共一式五联发票核对联交客户（业务员）催收保费发票业务联与保单业务联一起粘贴存放发票联、发票记帐联及保单正本由业务内勤在结转财务数据时与清单一起转财务。在客户交付保费后财务将加盖财务章的发票联连同保单正本交客户发票存根联在与单证管理员核销单证后交出单人员归档、保管。 （三）批单一式三联第一联（正本）与保单正本一起加盖骑缝章交客户；二联副本一联（业务联）与批改申请书一起由出单人员按流水号装订归档另一联（财务联）与承保数据清单一起交财务部门。 6、 单证作废 单证的作废分为已用作废及空白领用作废对于作废的单证必须一式数联全部收回加盖作废章在销号登记簿上注明在备注栏逐笔注明注销原因并将作废单证粘贴在单证领用销号登记表背面存档。 各级单证使用人应对单证的作废情况负责业务人员应对代理点单证作废情况进行良好的宣导。提高出单人员对单证的使用责任心。出单前出单人员需与客户提前做好沟通明确投保人发票上需打印的被保险人名称避免打印后出现更改个人或单位名称造成的作废现象。对于人为打印格式出现瑕疵的单证应尽量与客户做好沟通工作避免此种现象出现的作废单证问题。 当月超过1%的作废单证超出部分按每份单证1元收取工本费。 7、 单证遗失 （一）出现单证遗失情况原则上采用“谁领用、谁负责”的原则。 （二）出现有价单证遗失、被盗等情况应在五个工作日内在省级以上报刊上声明作废单证当事人管理员应记录原因、时间和采取使用的措施同时单证遗失人必须出具责任担保书。 如系公司员工的过失则对责任人以记过处分声明遗失费用由责任人自理同时每单处以 50 元（非车险）或 200 元（车险）的处罚所有由此引起的公司损失的 2050%由责任人承担。所有处罚款必须通过内部往来单统一划至分公司财务部。 （三）在五个工作日内遗失单证机构应将遗失单证的所有材料上报至上级主管部门并及时向上级单证主管部门报告办理单证非正常核销手续。 （四）对于代理点超回销期单证销售管理部门应指定专人及时根据财务部门提供的超回销期单证清单进行清理、回收。对于超过回销期的代理点未回销单证经多次催收无效可视同遗失处理除停止发放该代理点的单证外还需对代理单证领用人按单证遗失处罚规则进行处罚。 附件1： 单证需求表 单证需求部门： 年 月 日 单证名称： 数量（本） 备注部门负责人： 填单人： 附件2： 代理点有价单证领用审批表单证名称： 代理点名称领用单证数量业务员签字业务部门主管业务管理部门销售管理部门财务部门公司领导备注： 1、领用单证数根据业务需要由业务员同业务管理共同确认： 2、业务部门主管签署意见作为业务担保人与业务员共同承担单证遗失等原因造成的损失； 3、根据代理点实际业务情况业务管理部门必要时需对代理点单证使用权限（保额、保险范围等）进行确认； 4、该代理点再次进行单证领用的财务对应收和单证回销情况签署审核意见； 5、根据代理点实际业务情况连续 3 个月无法达成代理点设立保费指标不得领用单证； 6、销售管理部门确认代理点合规性并注明代理合同号； 7、此单作为“出库（领用）单”附件粘帖出库单后装订保管。 附件3： 有价单证领用销号表凭证号： 日期：单证名称份数单证流水号流水号 保单号 流水号 保单号 流水号 保单号 流水号 保单号 1 5114 6427 7740 902 5215 6528 7841 913 5316 6629 7942 924 5417 6730 8043 935 5518 6831 8144 946 5619 6932 8245 957 5720 7033 8346 968 5821 7134 8447 979 5922 7235 8548 9810 6023 7336 8649 9911 6124 7437 8750 10012 6225 7538 88备注栏13 6326 7639 89已销号数： 实际使用数： 作废数： 遗失数： 发单人： 领用人： 领单日期： 归档日期： 附件4： 有价单证销号登记明细簿 单证名称： 年 凭证号 单证起讫号 领用数 已销号单证流水号 销号数 累计结存数 领用人 回销人 单证管理员 内勤接收人 作废单证号码 月 日 小计 实际使用数 作废数 遗失数说明：此表为日记流水账在发生有价单证领用（指单证使用单位）及回销时单证管理员应根据“出库（领用）单”、“有价单证领用销号表”、“代理点有价单证回收登记表”填列。此表分直接业务和代理业务登记是进行单证报表统计的基础。在填列过程中应注意每一时点登记的领用单证流水号和已销号单证流水号并非一一对应。 平衡关系：上一时点累计结存数已领用未回销数本期销号数累计结存数实际使用数作废数遗失数销号数附件5： 代理点有价单证回收登记表 凭证号： 凭证日期： 代理点名称: 代理点负责人： 经办业务员： 备注单证名称： 未销号单证流水号：份数： 销号时间 流水号 份数 销号人 单证管理员签字 备注 内勤接收签字流水号 保单号 流水号 保单号 流水号 保单号 流水号 保单号 1 5114 6427 7740 902 5215 6528 7841 913 5316 6629 7942 924 5417 6730 8043 935 5518 6831 8144 946 5619 6932 8245 957 5720 7033 8346 968 5821 7134 8447 979 5922 7235 8548 9810 6023 7336 8649 9911 6124 7437 8750 10012 6225 7538 88备注栏13 6326 7639 89已销号数： 实际使用数： 作废数： 遗失数： 发单人： 领用人： 领单日期： 归档日期：附件6： 有效业务单证归档清册单证类别： 第 页 归档序号 归档内容/业务编号 归档日期 归档经办人 备注第 16 页 共 16 页