会展管理九课件

第九章第九章 会会 前前 管管 理理n n一般的会议流程分成三个阶段，会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。n n会前管理一般要解决这样几个问题：总体策划、会议选址、有效营销方案和项目预算。在每一项中都要明确：会议中有哪些需求需要满足？由谁做？何时做？n n第一节 会议策划n n一、策划委员会n n策划委员会工作包括以下一些内容：n n1、制定目标n n策划委员会要有一个具体的目标并且要书面落实，要明确策划委员会与承办者之间的关系，明确策划委员会应向谁负责，明确策划委员会何时结束使命n n2、确定人选n n即确定策划委员会的成员来源，是内部选取还是外部指派？是否志愿？n n3、运作程序n n策划委员会要有预算，对会场要进行实地考察，成员要定期聚会。另外，策划委员会还要负责设计评估。n n二、会议市场调查n n市场调查，是运用科学方法，有目的地系统收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供依据。n n会议市场的可行性分析包括市场环境分析和目标市场需求分析。会议市场调查要围绕这两者进行。n n1、市场环境分析n n（1）宏观市场环境n n宏观市场环境是指对会议举办产生影响的各种因素，这些因素可能会给会议组织机构举办会议带来市场机会，也可能会给其造成市场威胁。宏观市场环境分析主要包括：经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。n n（2）微观市场环境n n微观市场环境是指对会议组织机构举办会议构成直接影响的各种因素。这些因素包括会议组织机构的内部环境、客户目标、服务商和社会公众等。n n组织机构内部环境：就是举办机构内部所具备的各种条件，包括资金、人力、物力（办公室设备和通信工具）以及所掌握的信息资源和能联系的社会资源等。n n目标客户：就是会议的潜在举办方和参与者。从类别上看，会议的目标客户包括消费者市场客户、生产者市场客户、中间商市场客户、政府部门和国际市场客户五大类，会议的最终目的是要满足目标客户的需求n n服务商：是受办会机构的委托，为会议提供各种服务的机构，包括会议指定的视听设备、提供旅游服务的旅行社、提供住宿服务的宾馆酒店以及提供会议资料印刷和与会者登记的专门服务等，这些服务商是办好一个会议必不可少的组成部分。n n社会公众：是指对会议实现目标具有实际或潜在社会公众：是指对会议实现目标具有实际或潜在影响的群体。一个会议所要面临的公众有六种：影响的群体。一个会议所要面临的公众有六种：一种是媒体公众，即专业和大众报刊、杂志、报一种是媒体公众，即专业和大众报刊、杂志、报刊、电视等，二是政府公众，即负责管理会议和刊、电视等，二是政府公众，即负责管理会议和商业活动的有关政府部门。三是当地民众，即会商业活动的有关政府部门。三是当地民众，即会议举办地的居民、官员和其他社团组织等。四是议举办地的居民、官员和其他社团组织等。四是市民行动公众，即各种知识产权保护组织环保组市民行动公众，即各种知识产权保护组织环保组织等；五是办会机构内部公众，即会议机构的全织等；五是办会机构内部公众，即会议机构的全体员工。六是金融公众，即关心并可能影响办会体员工。六是金融公众，即关心并可能影响办会机构获取资金能力的机构和组织，如银行和投资机构获取资金能力的机构和组织，如银行和投资公司等。公司等。n n2、目标市场需求分析n n需求分析通常包括向预期与会者和该主办者从前举办会议的与会者发送问卷调查，该问卷调查也可以作为进行市场宣传的一个工具。n n公司类会议和协会类会议是常见的会议类型，二者的差异包括以下内容：n n1）时间周期差异n n公司类会议一般是按照需求来举行，协会类大型会议是按照规定的时间周期举行。n n2）会前准备时间差异n n绝大数公司会议的前期时间很短，大型会议一般36个月，协会会议都是事先安排好的。协会会议平均提前准备年限为：年会14年，大型会议35个月，会议规模越大，时间越长n n3)3)地理位置差异地理位置差异n n公司类会议选址主要是考虑会址是否适合会议的公司类会议选址主要是考虑会址是否适合会议的业务和需求，时间、交通费用和便捷程度都是影业务和需求，时间、交通费用和便捷程度都是影响会议选址的因素，协会类会议选择考虑区域的响会议选址的因素，协会类会议选择考虑区域的特殊兴趣，能吸引人。特殊兴趣，能吸引人。n n4)4)出席情况差异出席情况差异n n公司类会议必须出席，协会类会议则是自愿出席。公司类会议必须出席，协会类会议则是自愿出席。n n5 5）会议期限差异）会议期限差异n n公司类会议公司类会议1 12 2天，培训或奖励会议天，培训或奖励会议3 35 5天，协天，协会类会议平均期限会类会议平均期限3 35 5天。天。n n三、策划方案n n1.会议主题n n会议的目的制约着会议的主题和议程，决定会议的性质，并且影响着会议的方式和结果。应遵循的原则是宁简勿繁，同时主题应具有前瞻性和持续性。有时，在主题之外还另外加副标题，副标题用以进一步补充和说明。n n还可在主题之下分主题，以突出主办方所要强调的区域。如上海申办2010年世博会，以“城市让生活变得更美好”为主题。在主题之下分五个专题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元化发展n n2.会议规模n n一般来说，影响会议规模的主要因素是动用的人员数量，其中又以参加会议的总人数为主要依据。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。有的会议要求保密性，必须严格控制与人数和会务人员，以防止会议内容扩散。n n会议的规模直接约会议的效率。除了法定性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数n n一般来说，规模决定场地，但常常由于场地的限制，会议规模受到相应的限制。n n会议规模还与会议成本有关，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本就越高n n3、会期和议程n n会期包括两个方面的含义：其一指会议从开始到结束之前的时间跨度；其二指同期性会议召开的固定时间。国际会议的会期长短不一，长则数月，短则两三天。国际会议的会期主要取决四个方面的因素，议程的盈匮，议题的难度，会议的周期，会议的准备情况。n n会议的议程是一次会议所要讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或议程项目。国际会议的议程有：开幕式；选举会议主席团成员；制定会议规则；大会发言；分组讨论；其他事项；通过报告书；闭幕式n n4、落实会议场所和地点n n一般来说，会议地址的选择要根据会议目标，会议形态，会议实质上的需求，与会者的期望，会议地点的设施与环境等。n n在选择会议地点的时候还要考虑到季节因素，一方面是因为有些设施具有季节性，另一方面是因为季节对与会者的影响，将受到他们预期和喜好的制约n n常见的会议地点类型有：n n（1）酒店n n（2）会议中心n n（3）大学n n大多数学校都拥有学术报告厅等会议设施，有些学校的会议场所也是向社会开放的，并且具备了与商业会议中心同样规模和水平的设施n n（4）轮船，特别是游轮，有会议设施设置n n（5 5）疗养地）疗养地n n疗养地也经常配备会议设施，可以疗养，也可以疗养地也经常配备会议设施，可以疗养，也可以开会开会n n（6 6）主题公园）主题公园n n主题公园有时也配备会议设施主题公园有时也配备会议设施n n（7 7）公共建筑）公共建筑n n就是由国家投资的用于公共事业的非盈利性的设就是由国家投资的用于公共事业的非盈利性的设施，譬如博物馆、图书馆等，这些地点也具有一施，譬如博物馆、图书馆等，这些地点也具有一定的会议设施满足会议需要定的会议设施满足会议需要n n（8 8）公司内部的会议地点）公司内部的会议地点n n对于会议地点的选择应考虑如下要素：n n（1）距离和交通情况n n会议地点与与会者的距离；交通情况；会议地点与会议前后的旅行关系；会议地点的各个酒店与会场之间的距离怎样等等n n交通便利，出行方便，便于区域间周转。n n会场与机场，轨道工具之间的距离要适当；停车场要有足够的泊位n n（2 2）举办会议的历史）举办会议的历史n n以前是否在这个地点举办过会议；本会议以前是以前是否在这个地点举办过会议；本会议以前是否在这个地点举办过会议否在这个地点举办过会议n n（3 3）食宿及配套设施）食宿及配套设施n n（4 4）费用）费用n n会议地点的收费情况；是否提供免费使用的房间；会议地点的收费情况；是否提供免费使用的房间；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交纳押金；会议地点对附加收费有哪些是否需要交纳押金；会议地点对附加收费有哪些规定；哪些费用可以延期支付；会议地点是否能规定；哪些费用可以延期支付；会议地点是否能够保证客房价格等等够保证客房价格等等n n（5）安全n n会议的地点的工作人员的安全意识；每个房间是否有烟感报警器和喷淋装置；酒店是否公开了撤退程序和明显标记；是否配备了保险箱；是否有常住医生等等n n（6 6）会议地点的服务设施）会议地点的服务设施n n会议地点是否有汽车租赁服务；会议地点可以提会议地点是否有汽车租赁服务；会议地点可以提供哪些娱乐活动；会议地点是否与附近的娱乐场供哪些娱乐活动；会议地点是否与附近的娱乐场所有联系；会议地点是否对使用娱乐设施收费；所有联系；会议地点是否对使用娱乐设施收费；会议地点是否有商店等等会议地点是否有商店等等n n基础设施要齐全，专业会议要求新闻报道的环境，基础设施要齐全，专业会议要求新闻报道的环境，工作人员办公的环境及设施工作人员办公的环境及设施n n通信要有保障，会场没有电信盲点，上网宽带配通信要有保障，会场没有电信盲点，上网宽带配置，卫星接受信号等通信技术支持的问题是现代置，卫星接受信号等通信技术支持的问题是现代会议的特别要求会议的特别要求n n（7）会议地点的景点n n景点是否靠近会议地点；与会者是否对这些景点感兴趣；会议地点的管理部门是否与附近的景点有互惠合作等等。n n具体在进行会议场所选定时，首先将可能合适的场地制作一张表单，然后实地考察。n n因为它给了组织者一种从宣传资料上无法读到的“感觉”。n n会议策划方案的内容可以通过回答以下一系列的会议策划方案的内容可以通过回答以下一系列的问题来制定和调整。问题来制定和调整。n nA A谁（谁（WHOWHO）谁被邀请？实际有多少人会出席？）谁被邀请？实际有多少人会出席？这个这个“谁谁”应该包括客户演讲人，搭档与组织机应该包括客户演讲人，搭档与组织机构构n nB B什么（什么（WHATWHAT）会议形式是什么，会议的形式会）会议形式是什么，会议的形式会明显影响预算，需要向代表团传递这种信息。明显影响预算，需要向代表团传递这种信息。n nC C何时（何时（WHENWHEN）.有效的组织会议需要充分的时有效的组织会议需要充分的时间，而会议组织者恰恰经常需要在极短期内着手间，而会议组织者恰恰经常需要在极短期内着手会议准备，因此，必须考虑到财政年度，节假日会议准备，因此，必须考虑到财政年度，节假日和其他时间冲突等因素和其他时间冲突等因素n nE何地（WHERE）.会议将在哪里举行，先定一个大范围，然后缩小圈子。当然此时交通运输是一个关键因素n nF为何（WHY）会议需要有个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。n nG如何（HOW）这是指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室，展览空间，餐饮服务或IT设备等n n由于会议的内容、风格和节奏各有不同，有时还应该注意以下几个方面的问题n nA、选择好关键讲演者n nB、计划好会议活动类型n nC、提供相关的城市观光或商业参观，这类提供往往会吸引与会者并延长他们的停留时间n nD、合理安排时间，要有足够的机动时间以便应急n n第二节 会议预算制定n n一、预算步骤n n预算的第一步是确认此次会议是盈利，还是保证收支平衡。无论会议类型如何，在草拟预算管理时应注意到，必须显示预计收支，并准备会后的资产负债表来显示实际的以收抵支，然后是理清费用。费用包括两个主要类型，即固定费用和可变费用。n n固定费用都是一样的，包括：场地设施费，讲演者酬金，旅费和支出，市场费包括宣传手册、邮寄广告、新闻稿、广告、记者招待会，行政费，视听费，租用费如家具、设备与灯光，展览费、服务费，路标，鲜花和其他用来制造气氛的项目，运输费，保险费，审计费，贷款利息或透支。n n无论预算表准确与否以及费用控制的有多好，都将会有意料之外的支出。总的预算应有10的或有费用也称为不可预见费用计划。n n可变费用与会人数而浮动，包括：餐饮，住宿，娱乐，会议装备如文件、徽章等，文件费如材料邮寄、注册费等n n最后是编制预算。会议预算一般由会议组织者的财力和实力，会议的规模档次，活动的内容，离目的地地远近，设施和服务等因素决定。n n二、预算内容二、预算内容n n会议预算包括以下几个方面：会议预算包括以下几个方面：n n1 1、交通费用、交通费用n n交通费用可以细分为：交通费用可以细分为：n nA A、出发地至会务地的交通费用、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通的交通n nB B、会议期间交通费用、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通会人员可能使用的预定交通n nC C、欢送交通及返程交通、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路客包括航班、铁路、公路客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用n n2 2、会议室、会议室/厅费用厅费用n nA A、会议场地租金、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施某些常用设施n nB B、会议设施租赁费用、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统，会场展示系统，多媒体系统、摄录等统，会场展示系统，多媒体系统、摄录等n nC C、会场布置费用、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以部分费用包含会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商与专业的会议服务商协商n nD D、其他支持费用、其他支持费用这些费用通常包括广告及印刷、这些费用通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等关系等n n3 3、住宿费用、住宿费用n n对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。n n4 4、餐饮费用、餐饮费用n n会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的会议议程需要及会议目的n nA A、早餐通常是自助餐，当然也可以采取围坐式就餐，、早餐通常是自助餐，当然也可以采取围坐式就餐，费用按人数计算即可。费用按人数计算即可。n nB B、中餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算、中餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能收取一望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能收取一定数量的服务费用定数量的服务费用n nC C、酒水及服务费、酒水及服务费n nD、会场茶点 n n此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提供出不同时段茶点的食物、饮料组合。通常情况下，茶点的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、水果及点心为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主n nD D、联谊酒会、联谊酒会/舞会舞会n n事实上联谊酒会事实上联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很荣誉计杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很荣誉计算算n nE E、演员及节目、演员及节目n n通常可以选定节目按场次计算通常可以选定节目按场次计算预算金额通常预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适应地点与节目表演难度及参与人数正相关。在适应地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关演的人数正相关专场或包场出外专场或包场出外n n5、杂费n n杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等41写在最后写在最后成功的基础在于好的学习习惯成功的基础在于好的学习习惯The foundation of success lies in good habits谢谢大家荣幸这一路，与你同行ItS An Honor To Walk With You All The Way讲师：XXXXXX XX年XX月XX日