如何开好部门例会课件

如何开好部门例会华孚会议管理原则1精选如何开好部如何开好部门门例会例会华华孚会孚会议议管理原管理原则则1精精选选课程收益程收益1.掌握高效会议的流程2.掌握华孚会议管理的原则2精选课课程收益掌握高效会程收益掌握高效会议议的流程的流程2精精选选 二、二、高效会高效会议的流程的流程三、三、华孚会孚会议管理的原管理的原则课程目程目录一、一、为什么要开会？什么要开会？3精选二、高效会二、高效会议议的流程的流程三、三、华华孚会孚会议议管理的原管理的原则课则课程目程目录录一、一、解决工作解决工作问题行行动方案决策方案决策状况信息沟通状况信息沟通讨论：为什么要开会什么要开会？4精选解决工作解决工作问题问题行行动动方案决策状况信息沟通方案决策状况信息沟通讨论讨论：为为什么要开会？什么要开会？4精精 会会议是指两个或两个以上的人是指两个或两个以上的人(其中一个其中一个为主持主持人人)，为发挥特定功能而特定功能而进行的一种面行的一种面对面的多向面的多向沟通。其特定功能，即指下列五沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一功能中的某一项或某几或某几项：n提供信息n汇集信息n解决问题n宣传政策n培育训练 5精选会会议议是指两个或两个以上的人是指两个或两个以上的人(其中一个其中一个为为主持人主持人)，为发挥为发挥 会会议这种种群体沟通的方式，是一个集思广益的群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通渠道，通过开会可以达到开会可以达到如下目的如下目的：n开展有效的沟通n传达资讯n监督员工、协调矛盾n达成协议与解决问题n资源共享n开发创意n激励士气n巩固经理人的地位6精选会会议这议这种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通过过开开一、一、为什么要开会？什么要开会？二、二、高效会高效会议的流程的流程三、三、华孚会孚会议管理的原管理的原则课程目程目录7精选一、一、为为什么要开会？什么要开会？二、高效会二、高效会议议的流程的流程三、三、华华孚会孚会议议管理管理高效会高效会议的流程的流程Plan会前准会前准备策划会策划会议议程程筛选参会人参会人员会会议行政安排行政安排发送会送会议通知通知Do会中控制会中控制宣布会宣布会议规则恰当扮演角色恰当扮演角色控制控制议程程进度度推推动达成决达成决议Review会后跟会后跟进迅速迅速总结评估估发送会送会议纪要要立即行立即行动跟跟进持持续改改进会会议8精选高效会高效会议议的流程的流程Plan策划会策划会议议议议程程Do宣布会宣布会议规则议规则RevieAgenda议 程程目目标期望成果期望成果利益关注点利益关注点后后续行行动回回顾期望期望值目目标明确会议要达到的目标期望期望成果成果让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益利益与与关注关注了解团队目前的状态形势设法增加有效的工作方法与流程有助于理解沟通或是清除障碍提升倾听与相互理解水平将关注点转化为实际的行动确保会议技能的提高后后续行行动在会议开始前就考虑行动方案确保大家关注行动与产出而不是问题强调个人行动的责任增强改善的意愿设定行动节奏重复上述步重复上述步骤，坚持持Plan-Do-ReviewPlan-Do-Review流程流程重复重复PDRPDR会前准会前准备策划策划议程的几点建程的几点建议9精选Agenda 议议程目程目标标期望成果利期望成果利高效会高效会议的流程的流程Plan会前准会前准备策划会策划会议议程程筛选参会人参会人员会会议行政安排行政安排发送会送会议通知通知Do会中控制会中控制宣布会宣布会议规则恰当扮演角色恰当扮演角色控制控制议程程进度度推推动达成决达成决议Review会后跟会后跟进迅速迅速总结评估估发送会送会议纪要要立即行立即行动跟跟进持持续改改进会会议10精选高效会高效会议议的流程的流程Plan策划会策划会议议议议程程Do宣布会宣布会议规则议规则Revie会中控制会中控制高效会高效会议的行的行为规则应当当不不应当当关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态按时开始结束，尤其是在中间短暂休息以后事先声明约束性条件就如何处理争议达成共识尊重相互之间发表观点的权利突出重点，如果较复杂就先解释再总结聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论开小会同时1个以上的讨论对话长时间的1对1讨论扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出直接评论特别是批评别人提出的观点没有人对每个内容进行总结并确定行动方案11精选会中控制高效会会中控制高效会议议的行的行为规则应为规则应当不当不应应当关当关闭闭或不携或不携带带手机，手机，恰当扮演自己的角色恰当扮演自己的角色领导者者参与者参与者推推动者者领导者者负责整个会整个会议，设定会定会议内容与内容与产出出确确认与会者名与会者名单；提供支持、信息和提供支持、信息和资源；源；营造氛造氛围；鼓励鼓励创意；意；作出决定；作出决定；需要需要认真充分的准真充分的准备、参与并影响会、参与并影响会议；为会会议设定合理的定合理的较高期望高期望值；在会在会议中多使用中多使用“我我们”而非而非“我我”；提醒提醒团队任任务的重要性。的重要性。12精选恰当扮演自己的角色恰当扮演自己的角色领导领导者参与者推者参与者推动动者者领导领导者者负责负责整个会整个会议议，设设恰当扮演自己的角色推恰当扮演自己的角色推动者者参与者参与者领导者者推推动者者负责控制会控制会议的程序与的程序与进度度坚持持实施会施会议的的议程；程；适当适当“管理管理”与会者的行与会者的行为确保与会者确保与会者处在在“安全安全”状状态；记录团队的建的建议与决与决议；时间控制；控制；必要必要时把大家把大家带回正回正题；协助助归纳和澄清和澄清观点；点；协助达成会助达成会议成效；成效；提供反提供反馈。13精选恰当扮演自己的角色推恰当扮演自己的角色推动动者参与者者参与者领导领导者推者推动动者者负责负责控制会控制会议议的程的程恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者推推动者者领导者者参与者参与者负责积极的极的为会会议贡献献“输入入”事先了解会事先了解会议议程与目程与目标；了解会了解会议背景，搜集有用的信息；背景，搜集有用的信息；积极极倾听；听；积极提供极提供观点与建点与建议；遵守会遵守会议议程与程与规则；恰当的与会恰当的与会“行行为”；承承诺并履行安排的任并履行安排的任务。14精选恰当扮演自己的角色参与者推恰当扮演自己的角色参与者推动动者者领导领导者参与者者参与者负责积负责积极的极的为为会会议议会中控制会中控制控制控制议程程进度度严格按格按议程控制程控制进程程TIPSTIPS：用好会：用好会议白板白板帮助帮助团队讨论聚焦聚焦即即时记录会会议内容与要点内容与要点鼓励参与鼓励参与“共有共有”观点点增增进成就感成就感15精选会中控制控制会中控制控制议议程程进进度度严严格按格按议议程控制程控制进进程程TIPS：用好会：用好会议议白白会中控制会中控制会会议主持人主持人规则 高效的会高效的会议离不开离不开优秀的会秀的会议主持人的会中控制，会主持人的会中控制，会议主持主持人的人的1010大大规则如下：如下：1.准时到场，按时开始。2.正确开场并引入日程表。3.制定规则。4.确保发言全面。5.保持讨论不离题。6.看表，提醒人们注意时间。7.通常要时不时地进行清楚简要的总结。8.确保决定正确地做出，并得到同意。9.应付扰乱、感情激动性事件。10.总结并确定后续行动。16精选会中控制会会中控制会议议主持人主持人规则规则高效的会高效的会议议离不开离不开优优秀的会秀的会议议主主会中控制会中控制会会议主持人控主持人控场技巧技巧17精选会中控制会会中控制会议议主持人控主持人控场场技巧技巧17精精选选高效会高效会议的流程的流程Plan会前准会前准备策划会策划会议议程程筛选参会人参会人员会会议行政安排行政安排发送会送会议通知通知Do会中控制会中控制宣布会宣布会议规则恰当扮演角色恰当扮演角色控制控制议程程进度度推推动达成决达成决议Review会后跟会后跟进迅速迅速总结评估估发送会送会议纪要要立即行立即行动跟跟进持持续改改进会会议18精选高效会高效会议议的流程的流程Plan策划会策划会议议议议程程Do宣布会宣布会议规则议规则Revie会后跟会后跟进会会议纪要的要的书写写规范范n会会议纪要格式：要求使用公司要格式：要求使用公司统一格式。一格式。（详见：华孚会孚会议管理程序管理程序）n会会议纪要正文：要正文：要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业约定俗称的要求。19精选会后跟会后跟进进会会议纪议纪要的要的书书写写规规范会范会议纪议纪要格式：要求使用公司要格式：要求使用公司统统一格一格会后跟会后跟进持持续改改进会会议成功会成功会议不是偶然的，必不是偶然的，必须具具备4 4大关大关键因素：因素：n严格格执行行纪律律 鼓励积极与符合准则的会议行为n有效履行角色有效履行角色 有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责n充分充分酝酿议程程明确的内容、确切的时间长度以及负责人n持持续优化循化循环 会前准备、会中控制、会后跟进20精选会后跟会后跟进进持持续续改改进进会会议议成功会成功会议议不是偶然的，必不是偶然的，必须须具具备备4大关大关键键因因讨论：会会议效率不高的原因？效率不高的原因？21精选讨论讨论：会：会议议效率不高的原因？效率不高的原因？21精精选选总结：会会议效率不高的原因效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会主持人的技能、会议的地点以及会的地点以及会议的准的准备工作工作。22精选总结总结：会：会议议效率不高的原因效率不高的原因会会议议效率不高通常由以下效率不高通常由以下7种原种原附表：附表：会会议效率不高的原因及具体表效率不高的原因及具体表现23精选附表：附表：会会议议效率不高的原因及具体表效率不高的原因及具体表现现23精精选选一、一、为什么要开会？什么要开会？二、二、高效会高效会议的流程的流程三、三、华孚会孚会议管理的原管理的原则课程目程目录24精选一、一、为为什么要开会？什么要开会？二、高效会二、高效会议议的流程的流程三、三、华华孚会孚会议议管理管理华孚会孚会议管理的原管理的原则 对很多人来很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会越高，会议越多。只有掌握并越多。只有掌握并坚持一些基本原持一些基本原则，才能充分利用开会，才能充分利用开会实现有效管理。有效管理。n不开没有主持人的会不开没有主持人的会议。会议一定要设主持人，主持人一定要管理会议，主持人不能随便让别人代替，也不能形同虚设；n不开没有不开没有议题的会的会议。主持人会前要准备好议题，给参会者足够时间做准备，会中要保证会议不跑题。n不开没有争不开没有争论的会的会议。会议中主持人要引导讨论和争论，让每个不同意见都有发表的机会。n不开没有不开没有时限的会限的会议。主持人要管理会议时间，要果断打断和会议无关的发言，要提醒发言者不跑题。n不开没有不开没有时限的会限的会议。主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议上做出决定，而不是延后决策。25精选华华孚会孚会议议管理的原管理的原则则对对很多人来很多人来说说，管理就是开会，但开，管理就是开会，但开回回顾与互与互动交流交流时间26精选回回顾顾与互与互动动交流交流时间时间26精精选选此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！部分内容来源于网络，如有侵权请与我联系删除！部分内容来源于网络，如有侵权请与我联系删除！此此课课件下件下载载可自行可自行编辑编辑修改，此修改，此课课件供参考！件供参考！