现代企业档案管理的信息化建设与发展分析研究 计算机科学与技术专业

现代企业档案管理的信息化建设与发展摘 要：随着科学技术的不断发展，企业档案管理工作应提高信息化水平，从而满足查询统计等要求。本文主要对现代企业档案管理工作的主要内容以及如何实现企业档案管理工作的信息化，进行深入的分析，并对现代企业档案管理工作的发展提出展望。关键词：档案管理；企业管理；信息化档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，随着计算机的广泛应用，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，企业档案信息化管理早已成为档案管理发展的历史趋势，是很多企业档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。企业档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，要想把企业档案管理信息化较好地应用于现实工作，为经济建设服务，为企业发展服务，为领导决策服务，就需要从以下几个方面入手。一、档案管理信息化建设的必然性由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。二、档案信息化建设的目标根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：1、短期目标。以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。2、中长期目标。在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。3、远期目标。在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。目前，部分企业基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此企业档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。三、公司档案信息化建设的原则1、以档案信息资源开发与利用为中心的原则。档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。2、效益最大化原则。企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。3、标准、编码先行的原则。档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。4、阶段性建设，逐步实施的原则。要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。四、档案管理信息化必须解决的问题1、要提高领导的思想认识。实际中，应该把档案管理工作纳入到企业各项工作任务的全过程之中去，只有那些档案意识较强的企业，他们的档案管理工作才显得比较到位。因此，要加快档案管理的信息化进程，首先应该增强企业领导的档案管理意识，只有管理者关心档案，重视档案工作，给予档案工作应该有的重视，才能使得档案的管理进一步提升，也才能使得基础建设项目的档案管理信息化进程进一步也加快。2、要加大档案装备投入力度。长期以来，企业都以资源、经费紧张为由，削减档案管理工作的经费。加之在激烈的市场竞争中忙于生产经营, 对档案工作的投入逐年下降, 形成恶性循环，最终给档案的管理工作带来相当大的困难与影响。为了更好的推进我们国家基建单位档案工作的信息化进程，就不得不加大对基建工作档案管理的投入，现阶段来看，主要应该做到以下几点：一是更新档案装具，把容易腐烂的木制装具换成更易保存携带的铁制装具；更新我们的档案室，努力完善档案室的各项基本功能；购置现代化所需要的计算机、复印机、碎纸机、空调机、去 (增 )湿机、扫描仪、数码相机和数码摄像机等。3、要加强档案管理人才队伍建设。推进档案信息自动化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。必须通过三个方面来实现：可以在档案工作人员上岗之前进行计算机、档案整理、归纳、存档等方面的专业的岗前培训，这样，档案工作人员会更快的熟悉行业的特点、要求，尽快的成为高素质的档案管理人才；还可以通过岗位的交流，使得档案管理人员更好的与其它岗位进行接触，从实践当中明白档案资料中孰轻孰重，以使得他们在档案管理工作之中可以做到有的放矢；此外还可以实行以老带新的策略，使得那些临近退休的档案管理人员发挥最后的余热，将其在实践当中总结而出来的档案工作的经验传授给新上岗的人才。4、要建立档案规章制度。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。应制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。参考文献：1齐虹:知识管理及其对档案管理的启示，21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集，中国人民大学出版社2张海燕：企业档案的知识化管理，机电兵般档案2007年第1期