提高工作效率-课件

如何提高工作效率如何提高工作效率 把情况特别快地做完,叫做效率 把情况特别快又特别对地做完,叫做效能 是指在在单位时间内完成工作的数量,叫做工作效率考虑考虑:为什么有人比我工作更出色？为什么有人比我工作更出色？目标、途径、方法、效率目标、途径、方法、效率哪些因素导致工作效率低下1、工作熟练度不够工作一段时间后即使完全掌握了本岗位的工作技能,由于岗位的需要,不得不另外重新学其他的工作技能。技能的不熟练,自然导致工作速度不快,工作成绩不大了。2、时间概念不强看见情况就做,对自己的工作时间没有具体的安排,也不清楚自己的时间到底是如何损失的,也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务,不明确自己能够多长时间做出来,没有潜意识里的强制性概念。关于时间概念不强的问题,应该从2个方面着手进行处理。1、了解自己的时间分配,找出浪费的原因,分析如何解决这个时间的浪费问题;2、建立与强化时间概念,利用日程表记录每天的工作内容,要时刻清楚,这小时我干什么？工作统筹能力不足:1、先把差不多确定时间的任务罗列出来,并依照已确定时间间隔安排其他工作;2、逐步培养自己的日程安排能力,依照自己的喜好,将相应的任务安排在合适的时间段里;3、相似的工作排在一起,尽量减少主观思维上的变化;4、工作不要排的太满,始终给自己保留一定的弹性时间。3、任务分解能力不足有些复杂的工作,工作多年的好手,会认真的把这个复杂的工作进行拆解,并逐步分类,以各个完成。然而有些人并不具备任务分解的能力,这导致了缺乏思路无从下手,越想越繁杂,无法特别好的系统的完成该项工作。于任务分解能力上的不足,这需要我们时刻保有项目管理的概念,不论情况巨细大小,一律依照项目案来处理,抓到问题就分解,按类别来逐步逐步完成自己的工作,形成自己的任务分解能力。4、目标不明确明确的目标,合理的职业生涯规划关于我们在职业生涯发展道路上至关重要。没明确的目标对个人的职业生涯发展是极其不负责任的,先就业后择业不失为当下一策略但大方向,必须清楚个人目前所从事的职业必须结合最终的职业生涯为基础,除了要有明确的目标,坚定的信念,在物质上生活品质的提高对大部分人来讲是当前最切实际的。具体的目标能够从基本生活保障开始到生活品质的提高。如何提高工作效率一、目标管理以目标为导向以目标为导向 1 1、设立明确的目标、设立明确的目标:写写出出年年度度的的几几个个目目标标,找找出出一一个个核核心心目目标标,并并依依次次排排列列重重要要性性,然然后后依依照照您您的的目目标标设设定定一些详细的计划一些详细的计划,您的关键就是依照计划进行。您的关键就是依照计划进行。2 2、进行目标切割、进行目标切割:(1 1)年度目标切割成季度目标年度目标切割成季度目标,列出清单列出清单,每一季度要做哪一每一季度要做哪一 些情况些情况;(2 2)季度目标切割成月目标季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍并在每月初重新再列一遍,碰到碰到 有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来;(3 3)每一个星期天每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来把下周要完成的每件事列出来;(4 4)每天晚上把第二天要做的情况列出来。每天晚上把第二天要做的情况列出来。有效工作目标的特征有效工作目标的特征l明确具体明确具体l可衡量可衡量l可行性可行性l相关性相关性l时间性时间性制定个人工作目标前制定个人工作目标前,请首先结合部门的年度目标请首先结合部门的年度目标设定目标的设定目标的7个步骤个步骤将实现这些计划的行动列入每天的日程安排将实现这些计划的行动列入每天的日程安排 第七步第七步依依照照自自己己制制定定的的计计划划马马上上采采取取行行动动 第第六六步步 将情况依照轻重缓急排列顺序将情况依照轻重缓急排列顺序 第五步第五步实现目标要做的所有情况的任务清单实现目标要做的所有情况的任务清单 第第四步四步将自己的目标设定一个最后的期限将自己的目标设定一个最后的期限 第三步第三步将自己的目标写下来将自己的目标写下来,把目标变的清楚而具体把目标变的清楚而具体 第第二步二步确定自己的目标确定自己的目标,明确自己想要什么明确自己想要什么 第一步第一步为什么要做计划练练 习习u列出下一年您个人要实现的列出下一年您个人要实现的10个目标个目标u找出其中最重要的一个目标找出其中最重要的一个目标u将目标进行分解将目标进行分解,依照七个步骤制定行动计划依照七个步骤制定行动计划二、时间管理时间管理是什么？时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间的特性时间的特性供给毫无弹性;无法蓄积;无法取代;无法失而复得;影响时间流失的因素影响时间流失的因素目标或目的性不明确工作描述不明确缺乏决定的权力时间安排不合理不速之客来访等候他人处理工作的技能差日常过多的行政事务过多的路途时间办公室闲聊沟通不行工作安排不当有效利用时间的方法有效利用时间的方法精心计划是高效工作的基础,我们为什么要做计划？(1)凡是估计出错的都会出错;(2)每次出错的时候,总在最不估计出错的地方;(3)不论您估算多少时间,计划的完成都会超出期限;(4)不论您估算多少的开销,计划的花费都会超出预算;(5)因此,在做任何情况之前,都必须先做一些准备的工作。1、精心计划、精心计划精心计划精心计划 工作的最高目标之一工作的最高目标之一,就是让自己投入的心力就是让自己投入的心力,体力与情感有最大的回报体力与情感有最大的回报,令人欣慰的是令人欣慰的是,制定计划时多花费一分钟制定计划时多花费一分钟,就能让您在行动中节约就能让您在行动中节约10分钟分钟,花花费十几分钟做每天的计划费十几分钟做每天的计划,能够让您为自己节约两个小时的时间与精力。能够让您为自己节约两个小时的时间与精力。您需要的计划单您需要的计划单:u每天计划每天计划:u每周计划每周计划u每月计划每月计划步骤步骤:u准备纸笔准备纸笔u列出任务清单列出任务清单(想起一件新的工作立刻加到清单上想起一件新的工作立刻加到清单上)u依照轻重缓急来排先后的顺序依照轻重缓急来排先后的顺序u在每天工作中将完成的任务划掉在每天工作中将完成的任务划掉10/90定律定律,工作前花工作前花10%的时间用于制定计划的时间用于制定计划,在工作中将节约在工作中将节约90%的时间。的时间。2、重、重 要要VS紧紧 要要 重要情况重要情况l您个人觉得有价值且对您个人觉得有价值且对 您的使命、价值观及首您的使命、价值观及首 要目标有意义的事与活要目标有意义的事与活 动。动。l假如它成功地完成假如它成功地完成,您您 或别人将取得特别大的或别人将取得特别大的收收 益。带来的收益越高益。带来的收益越高,这项任务的重要程度越这项任务的重要程度越 高。高。紧急情况紧急情况l您或别人认为需要立您或别人认为需要立 刻注意的事与活动。刻注意的事与活动。l假如不能按期完成假如不能按期完成,它对您或别人的价值它对您或别人的价值 会减少甚至消失。会减少甚至消失。明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定时期性步骤制定时期性步骤 掌握今日掌握今日:最重要时刻最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期 3、自我领导、自我领导4、使用、使用ABCDE的方法来管理每天的方法来管理每天ABCDE法是一种极为有效的设置优先时间的方法法是一种极为有效的设置优先时间的方法,适合每天使用。适合每天使用。uA是项目的特别重要情况是项目的特别重要情况,假如不只一项假如不只一项,能够能够A1 A2。uB项目是您应该做的项目是您应该做的,后果不严重后果不严重,然而您不做会让别人麻烦然而您不做会让别人麻烦uC项目是做起来轻松愉快项目是做起来轻松愉快,地位却无足轻重的情况地位却无足轻重的情况uD是能够委派别人来做的情况是能够委派别人来做的情况uE是完全取消的不做的情况是完全取消的不做的情况 练练 习习将您明天的任务清单将您明天的任务清单,用用ABCDE的方法来练习。的方法来练习。5、工作的关键点管理、工作的关键点管理 “您为什么能拿到薪水您为什么能拿到薪水”？公司需要您完成具体的工作？公司需要您完成具体的工作,薪水与奖金是薪水与奖金是对您完成的数量以及质量的回报。对您完成的数量以及质量的回报。u 我们每个人的工作能够分解为我们每个人的工作能够分解为57个环节。我们需要把关键点找出来。个环节。我们需要把关键点找出来。u 找出自己在每个环节的优势与劣势。找出自己在每个环节的优势与劣势。u 您工作中最薄弱的那个环节您工作中最薄弱的那个环节,决定了您发挥自己能力的最大限度。决定了您发挥自己能力的最大限度。6、克服拖沓、克服拖沓克服拖沓最好的方法就是在做事之前将一切准备就绪。克服拖沓最好的方法就是在做事之前将一切准备就绪。u清理您的办公桌清理您的办公桌(将文件依照您需要的程度摆放将文件依照您需要的程度摆放,收起无用的文件与物品收起无用的文件与物品)。u准备工作所需要的资料、电脑程序、电子邮件地址、其他通讯的资料。准备工作所需要的资料、电脑程序、电子邮件地址、其他通讯的资料。u为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境。为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境。u良好的自我确认良好的自我确认:自己是个效率特别高的人自己是个效率特别高的人,迅速进入状态。迅速进入状态。7、给自己压力、给自己压力 将重要的工作的完成日期书面化将重要的工作的完成日期书面化,以提醒自己剩余的时间。并书写下列项目。以提醒自己剩余的时间。并书写下列项目。适当的给自己一些压力适当的给自己一些压力:u写出完成这个工作能够给自己带来的五项好处写出完成这个工作能够给自己带来的五项好处u写出不完成这个工作给自己带来的五项损失写出不完成这个工作给自己带来的五项损失u冥想完成后自己的心理感受与场景冥想完成后自己的心理感受与场景u与压力共处与压力共处,将压力化为动力将压力化为动力1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么耗时过长的事？3、我做了什么会浪费别人时间的事？8、以后要经常反省自己、以后要经常反省自己总总 结结目标清楚目标清楚:清楚自己的各时期目标清楚自己的各时期目标请让自己的年度工作目标请让自己的年度工作目标结合部门的目标结合部门的目标设定有效目标设定有效目标高效工作管理等于高效工作管理等于:自我管理到位自我管理到位:精心计划精心计划轻重缓急、依照角色自我领导轻重缓急、依照角色自我领导用用A-E的方法管理每天工作的关键点管理的方法管理每天工作的关键点管理克服拖沓与给自己压力经常反省自己克服拖沓与给自己压力经常反省自己时间管理水平自测时间管理水平自测 选择“从不”记0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前、都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。3、我利用工作进度表来规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、每天列出应办事项清单,按重要顺序排列并依次办理。6、尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然约会。7、我试着依照生理节奏变动有规律的来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要情况时,我会说“不”。0-12分:您自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。13-17分:您试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。18-22分:您的时间管理状况良好。23-27分:您是值得学习的时间管理的典范。感谢您的聆听！感谢您的聆听！