怎样写英文邮件课件

怎样写英文邮件仅供参考，欢迎指导！1怎样写英文邮件仅供参考，欢迎指导！1商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：Correctness正确Conciseness简明Completeness完整Clearness清晰Courtesy谦恭2商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：2Hi,Imsorryaboutthis.Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!Samples of:-(Email语句不完整，this指什么？同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系；英文书信中标点后面必须空一格；语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱；整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。Dear Mr.XXX,Im sorry about the problem of our system.I sincerely apologize for it and well try our best to solve the problem in a week.（此处可加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question.Best Regards，XXX3Hi,Samples of:-(Email 语句不完1.0 Email基本构成u主题 Subjectu称呼 Salutationu正文 Bodyu附件 Attachmentu结束语与签名Complimentary Close&Signatureu抄送和密送 CC&BCC u保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化41.0 Email基本构成主题 Su2.0格式格式须知：1.齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。2.段落之间应使用双倍行距。称呼正文结束语52.0 格式格式须知：称呼正文结束语5标题表意不明标题多个主题空白标题.标题太长1.主题框内容太长？YES:SuppliertrainingNO:Professionaltraineesformsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany2.主题框内容含糊不清？YES:TomorrowsmeetingcanceledNO:Newsaboutthemeeting主题要求：简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超过35个字母；忌空白！还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday！（适度用）3.0主题6标题表意不明标题多个主题空白标题.标题太长1.主题4.0称呼称呼原则：如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor，Professor等恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人在多个收件人的情况下可以称呼Dearall74.0称呼称呼原则：恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号1.DearSir,：敬启者，用在只知其人不知其名的状况下。2.DearMadam,：亲爱的小姐，表示对不分已婚或未婚也不知其名女士的称呼。3.DearMr.Mrs.Wang,：亲爱的王先生王太太，用在知道对方的姓氏。4.DearMissJones,：亲爱的琼斯小姐，表示对未婚女士的称呼。5.DearMs.Jones,：亲爱的琼斯小姐，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。6.DearDoctorWang,：亲爱的王博士，用在知道对方的职称。7.Towhomitmayconcern,：贵宝号钧鉴，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。8.HiChris,：嗨，克里斯，用在与对方有一定的交情的情况。实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（DearCustomer，DearInvestor）4.0称呼8一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号1.Dear 4.0开场白1.主动写出邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容；IamwritingtoenquireaboutIamwritinginreferenceto2.回复邮件以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服，而且显得有礼貌；Thankyouforcontactingus.Imustapologizefornothavingwrittentoyoupreviously.Yourletteron4thJulywasdulyreceived.Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.Imverysorryforlateresponse/reply.94.0 开场白主动写出95.0正文文法1忌主客不分NO:Deciding to rescind the earlier estimate,our report was updated to include$40,000 for new equipment.”2忌句子凌碎NO:He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.105.0正文文法NO:Deciding to rescin5.1正文文法1.动词主词要呼应2.时态和语气不要转变太多3.标点要准确，大小写要注意4.合理利用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。5.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人会比较好理解；.115.1正文文法11ASAP=As Soon As Possible 尽快FYI=For Your Information 你要的信息PLS=Please 请BTW=By The Way 顺便AMMOF=As a Matter of Fact 事实上IC=I see 我明白了OTOH=On the Other Hand 另一方面NRN=No Response Necessary 无需回复IMO=In My Opinion 依我之见P.S.=Postscript 附言Short Words12ASAP=As Soon As Possible 1.尽量简单的词汇“soon”insteadof“inthenearfuture”“Please”insteadof“Willyoubekindenoughto.”“now”insteadof“atthepresentmoment”etc.2.尽量使用短句“Wearepleasedto.”for“Itgivesusmuchpleasureto.”3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇“Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality.”for“Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality.”应注意表达简洁清楚提出要求要客气礼貌Iwantto之类的词能避免则避免出现，Iwouldliketo显得更尊重对方；又如“Iaminterestedin是提出请求建议或寻求意见的好方法；131.尽量简单的词汇应注意表达简洁清楚提出要求要客气礼貌I wPointlisting列表Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1.2.今天我们要完成的任务:1.2.Someknownissuesinthisrelease:1.2.声明中涉及的一些问题:1.2.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1.2.我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1.2.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1.2.以下是对你们团队的一些问题:1.2.Thecurrentstatusisasfollowing:12目前数据如下:12Someitemsneedyourattention:1.2.以下方面需提请注意:1.2.5.2正文常用表达14Point listing 列表5.2正文常用表达14如需陈述细节，则必须条理清晰如需陈述细节，则必须条理清晰,按按bullet point 来说明来说明Samples of Email15如需陈述细节，则必须条理清晰,按bullet point 来5.3正文常用表达Raisequestion提出问题IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX我对XX-XXX报告有一些疑问。FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:就ABC协议,我有以下几个问题:Proposal提议Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing关于平台启动的下一步计划,我有一个提议Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.我建议我们就一周项目开一个电话会议。OurteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue我们团队建议应对突出问题采用A办法。165.3正文常用表达Raise question 提出问题P5.5正文常用表达Thanksnote感谢信Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thanksforyourattention!谢谢关心!Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。Reallyappreciateyourhelp!非常感谢您的帮助!175.5正文常用表达Thanks note 感谢信17如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了包裹或电子附件，就说包裹或电子附件，就说“You documents/attachments are well received”.回复的语言既要事实清楚，又要简洁明快。一般外方回复的语言既要事实清楚，又要简洁明快。一般外方喜欢快速回复（喜欢快速回复（prompt reply)。邮件的时效性很重要。邮件的时效性很重要。当时这也因事而异当时这也因事而异。Samples of Email18如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了包裹5.6正文常用表达Apology道歉Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!对造成的误解我真诚道歉!IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。195.6正文常用表达Apology 道歉19先点题道歉先点题道歉发信人说明：这可能涉及法律发信人说明：这可能涉及法律问题（不可抗力），也可能是问题（不可抗力），也可能是律师的问题（非发信人造成的）律师的问题（非发信人造成的）解决方法，重新帮忙解决方法，重新帮忙安排见律师安排见律师再次诚恳的道歉，但是实际上已暗示责任并不再次诚恳的道歉，但是实际上已暗示责任并不完全在我方。完全在我方。Samples of Email20先点题道歉发信人说明：这可能涉及法律问题（不可抗力），也可能结尾原则：书信的结尾致意根据关系的不同选择不同用词。1.表示合作支持-Thankingyouandassuringyouofourbesteffortsatalltimes.谢谢，我们保证将尽我们最大的努力-Wesolicityourcooperationonthisregard.我们恳切期盼与您的合作。2.表示等待和期望-Lookingforwardtohearingfromyou.-Yourimmediatereplywillbeappreciated.-Lookforwardtoapromptreply.3.期待反馈建议-请随意提出您的建议。Feelfreetogiveyourcomments.-有任何问题,欢迎和我联系。Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.6.0结束语21结尾原则：1.表示合作支持6.0 结束语21结尾原则：同样，根据互联网商务趋势，我们不管与对方商业伙伴关系如何，一律可用Best/warmRegards之类，关系较熟的可用Best，thanks之类例子:1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours，/Yoursrespectfully,2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Verytrulyyours,/Yoursverytruly,/Yourstruly,3、LessFormal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,/Yourssincerely,/Sincerely,Cordiallyyours,/Yourscordially,/Cordially,4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards,/Warmregards,/Withkindestregards,/Withmybestregards,Mybest,/GivemybesttoMary,Thanks,/Seeyounextweek!6.0结束语22结尾原则：6.0 结束语226.1签名姓名职称/职位部门手机号座机&分号邮箱公司地址236.1 签名姓名237.0附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名3.正文中应对附件内容做简要说明4.附件数目较多时应压缩成一个文件5.附件是特殊格式文件，应该在正文中说明打开方式247.0 附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人7.1附件常用表达Attachment附件Ienclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了评估报告供您阅读。Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.今天的会议记录在附件里。Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.设计文档在附件里,请评阅。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.其他个人特征方面的信息请见附件。257.1附件常用表达Attachment 附件258.0自动回复1.感谢来信2.回办公室的日期3.紧急情况联系人和/或联系电话268.0 自动回复感谢来信26Thanksforyourtime!27Thanks for your time!27