文书工作与公文办理讲课ppt课件

文书工作与公文办理文书工作与公文办理文书工作与公文办理讲课ppt课件1一、文书工作概述一、文书工作概述二、公文办理（收文部分）二、公文办理（收文部分）三、公文的归档和销毁三、公文的归档和销毁一、文书工作概述2一、文书工作概述一、文书工作概述一、文书工作概述3 （一）文书：是人们在与社会实践活动中，为了凭证、（一）文书：是人们在与社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录。它包括公务文书和私人文书。的一种信息记录。它包括公务文书和私人文书。1、公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务、公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种记录，简称公文。种记录，简称公文。2、私人文书：是个人、家庭或家族与他人交往和处理、私人文书：是个人、家庭或家族与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。本文主要探讨：公务文书的办理。本文主要探讨：公务文书的办理。4 （二）文书工作（二）文书工作 是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程，（亦称文书处理或文书管传递、办理、保管的全过程，（亦称文书处理或文书管理）。理）。（二）文书工作5（三）文书工作的任务和作用 1、文书工作的任务 A、基本任务：准确、及时、安全地处理各类公文，不断提高机关工作效率的，当好领导的参谋和助手。B、具体任务：a、收文办理；b、发文办理；c、公文管理；d、公文存档、利用；e、公文贯彻落实情况的督促检查工作；f、完成领导交办的有关公文处理的其他工作。（三）文书工作的任务和作用6 2 2、文书工作的作用、文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山文山”提高办公效率，具有重要意义。提高办公效率，具有重要意义。a a、可以提高公文的质量；、可以提高公文的质量；b b、可以控制公文的总量；、可以控制公文的总量；c c、可以加快公文的运转；、可以加快公文的运转；d d、可以确保公文的安全；、可以确保公文的安全；e e、可以促进档案的管理和利用。、可以促进档案的管理和利用。2、文书工作的作用7 文书工作六项原则：文书工作六项原则：A A、准确无误、准确无误 B B、及时迅速、及时迅速 C C、安全保密、安全保密 D D、力求精简、力求精简 E E、集中统一、集中统一 F F、党政分开、党政分开 文书工作六项原则：8 文书岗位的基本要求：1、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平。2、热爱文书岗位，钻研业务，精益求精，在实践中不断提高文书处理工作的技能。3、文件处理必须做到及时、准确、安全；严格遵守保密制度，做到不该说的不说，不该做的坚决不做；特别是机密文件的内容绝不能同无关人员谈论。4、认真负责地保管和使用好本单位印章、印信，严格执行印章管理与使用制度，保证印章的绝对安全和正常使用。文书岗位的基本要求：9 二、公 文 办 理 二、公 文 办 理10“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理的主要程序是：（1）签收。（2）登记。（3）初审。（4）承办。（5）传阅。（6）催办。（7）答复。发文办理主要程序是：（1）复核。（2）登记。（3）印制。（4）核发。”中央办公厅和国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例第六章。“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。11收文办理签收登记初审承办传阅催办答复收文签收登记初审承办传阅催办答复12 1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（我们去党委取文件要签收，外单位给我们送文件要签收，接收自治区、集团公司密码电报都要履行签收手续；我们OA的发文，二级单位文书每天都在履行签收手续。）1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或13 2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。首先要对所收文件进行“四看清“性质与大体内容看清；制发与主送机关看清；缓急与时限看清；秘密等级与保密时限看清。其次进行正确筛选。一般将公文分为三类：急件尽快办理，如拜访函、会议通知、急需上报的文件等。批办件需要领导审阅、批示和部门办理的文件。参阅件仅供领导参考的文件和材料。2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。14 二二 年年 文件文件 登登记目目录序号收文日期文件编号密级文 件 标 题份 数归 档情 况备 注汉维 单位：二 年 文件 登记目录15 再次对收文进行分类：我们一般是党委的文件，包括中共中央、自治区党委的分为一类；自治区政府发文分为一类；集团公司发文分为一类；自治区保密局分为一类；另外对传真、会议、拜访函等作为阅办件分为一类；进行流水式登记。另外还有明传电报、密码电报也需要分开。两种登记方法：分类登记法 流水式登记法。再次对收文进行分类：16 3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点:A、是否应当由本机关办理；B、是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；C、涉及其他地区或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签；D、是否符合公文起草的其他要求。E、经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。3、初审。对收到的公文应当进行初审。17 4、承办。承办就是根据领导的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。承办的原则：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送;批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门;紧急公文应当明确办理时限;承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。党政机关公文处理工作条例第六章 4、承办。承办就是根据领导的批办意见，具体办理文件中提出的18 中国石油乌鲁木齐石化公司收文处理专用单收 号 年 月 日来文机关：文 号：文 件 标 题密 级文件请在两日内批阅后退还公司经理办档时间：年 月 日存 档 号：中国石油乌鲁木齐石化公司收文处理专用单19 承办的程序：拟办和批办承办的程序：拟办和批办 拟办，就是文书对文件进行登记和附上阅文单后，拟办，就是文书对文件进行登记和附上阅文单后，由办公室根据领导分工情况提出由主管领导批示。由办公室根据领导分工情况提出由主管领导批示。批办，是指领导根据文件内容和拟办意见，对文件批办，是指领导根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。任负责。承办的程序：拟办和批办20 对上级领导人批件的承办收到批件后，立即呈送本机关领导人阅示，并按照本机领导人的批示意见，迅速交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。对本级领导人批件的承办文书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。对下级机关批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；对下级的请示，上级机关的秘书部门和文书人员务必快办、快复，不得延误！对上级领导人批件的承办收到批件后，立即呈送本机关领导人21 批办意见的内容：A、该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；B、对下级请示予以答复的原则性意见；C、重要文件和急件的办理时限；D、需要两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。批办意见的内容：22 密级文件的管理 1、对涉及国家秘密、公司商业秘密的文件、资料要专人专管。2、密级文件在密码文件柜中存放，在固定场所配备“三铁一器”（铁门、铁窗、报警器）。3、密件阅办和使用应在办公室进行，密件传阅要当天收回；严禁将绝密件和密码电报带出办公场所。4、复印密件要履行审批、登记程序，复印件视同原件管理；严禁复印绝密文件、密码电报和中央文件。5、密件管理人员在离职前，要办理密件移交手续。6、严禁个人自行销毁密级文件，或将密件作为废品出售。密级文件的管理23 5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当及时登记传阅人，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传阅文件种类：需要领导阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知24传阅注意事项：A、掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；B、遵循传阅方位，以文书部门为传阅的运转轴心，采用“轮服式“方式，严禁”横传“；C、掌握传阅情况，防止文件失控。为此必须及时登记传阅情况。传阅注意事项：25 二二 年年 文件文件传阅登登记序号来文时间来文单位文号密级传 阅 时 间收回时间传阅人传阅人传阅人传阅人传阅人传阅人传阅人 26 (六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。党政机关公文处理工作条例第六章 催办是文书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督27 对内催办与对外催办：文书主要抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。有3类文件需要进行催办：A、机关领导人指定必须催办的文件；B、有明确的时限要求，需按期办复的文件；C、长时间无意见反馈或处理结果回报的文件。催办四法：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。对内催办与对外催办：287、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知29三、公文的归档和销毁三、公文的归档和销毁三、公文的归档和销毁30 （一）归档 归档，是指文书将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。归档是由国家法律保护的。中华人民共和国档案法 1996年7月5日发布中华人民共和国档案法实施办法 1999年6月7日发布 31 归档时间：（1）要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。（2）移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。归档时间：（1）要实行定期归档。定期归档，就是32 归档案卷的质量要求：A、原件归档；B、应归档的文件材料齐全、完整；C、文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；D、对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。归档案卷的质量要求：A、原件归档；B、应归档33 （二）销毁。归档工作结束后，对不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别与审批，就要进行销毁。（二）销毁。归档工作结束后，对不具备归档和存查价值的34 第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理;机关撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员调离岗位时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。党政机关公文处理工作条例第六章 第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行35 公司对涉密文件资料销毁的规定：1、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别与审批，可以销毁。2、销毁密级公文需登记造册，经公司保密办审核批准，由二人以上到指定场所监销。公司公文处理管理标准 公司对涉密文件资料销毁的规定：36