酒店管理采购--采购成本的控制与管理——集团连锁酒店管理公司课件

采采购成本的控制与成本的控制与管理管理集集团连锁酒店管理公司酒店管理公司控控制制采采购成成本本对一一个个企企业的的经营业绩至至关关重重要要。采采购成成本本下下降降不不仅体体现在在企企业现金金流流出出的的减减少少，而而且且直直接接体体现在在产品品成成本本的的下下降降、利利润的的增增加加，以以及及企企业竞争争力力的的增增强。由由于于材材料料成成本本占占营业成成本本的的比比例例很很高高，因因此此，控控制制好好采采购成成本本并并使使之之不不断断下下降降，是是一一个个企企业不不断断降降低低产品品成成本本、增增加加利利润的的重重要要和和直直接接手手段段之之一一。在在半半年年时间里里，我我们积极极对采采购成成本本进行行管管理理和和控控制制，并并不不断断完完善善采采购管理制度。管理制度。2024/5/25叶予舜1 1采购成本的控制与管理集团连锁酒店管理公司控制采购成本对一采采购成本的控制成本的控制与管理与管理建立、完善采建立、完善采购制度，做好采制度，做好采购成本控制的基成本控制的基础工作工作降低材料成本降低材料成本的方法和手段的方法和手段实行行战略成本略成本管理来指管理来指导采采购成本控制成本控制2024/5/25叶予舜2 2采购成本的控制与管理建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基建立、完善采建立、完善采购制制度，做好采度，做好采购成本成本控制的基控制的基础工作工作采采购工工作作涉涉及及面面广广，并并且且主主要要是是和和外外界界打打交交道道，因因此此，如如果果企企业不不制制定定严格格的的采采购制制度度和和程程序序，不不仅采采购工工作作无无章章可可依依，还会会给采采购人人员提提供供暗暗箱箱操操作作的的温温床床。完完善善采采购制制度度我我们从从以以下下几个方面做起：几个方面做起：2024/5/25叶予舜3 3建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作采购工作涉及面建立、完善采建立、完善采购制制度，做好采度，做好采购成本成本控制的基控制的基础工作工作建立建立严格的采格的采购制度制度建立供建立供应商档商档案和准入制度案和准入制度建立价格档案建立价格档案和价格和价格评价体价体系系建立材料的建立材料的标准采准采购价格以价格以进行比价采行比价采购2024/5/25叶予舜4 4建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作建立严格的采购1.1.建建立立严格格的的采采购制制度度。建建立立严格格、完完善善的的采采购制制度度，不不仅能能规范范企企业的的采采购活活动、提提高高效效率率、杜杜绝部部门之之间扯扯皮皮，还能能预防防采采购人人员的的不不良良行行为。采采购制制度度应规定定物物料料采采购的的申申请、授授权人人的的批批准准权限限、物物料料采采购的的流流程程、相相关关部部门（特特别是是财务部部门）的的责任任和和关关系系、各各种种材材料料采采购的的规定定和和方方式式、报价价和和价价格格审批批等等。比比如如，可可在在采采购制制度度中中规定定采采购的的物物品品要要向向供供应商商询价价、列列表表比比较、议价价，然然后后选择供供应商商，并并把把所所选的的供供应商商及及其其报价价填填在在请购单上上；还可可规定定超超过一一定定金金额的的采采购须附附上上三三个个以以上上的的书面面报价价等等，以以供供财务部部门审核。核。2.2.建建立立供供应商商档档案案和和准准入入制制度度。对企企业的的正正式式供供应商商要要建建立立档档案案，供供应商商档档案案除除有有编号号、详细联系系方方式式和和地地址址，每每一一个个供供应商商档档案案应经严格格的的审核核才才能能归档档。企企业的的采采购必必须在在已已归档档的的供供应商商中中进行行，供供应商商档档案案应定定期期或或不不定定期期地地更更新新，并并有有专人人管管理理。同同时要要建建立立供供应商商准准入入制制度度。重重点点材材料料的的供供应商商必必须经质检、物物料料、财务等等部部门联合合考考核核后后才才能能进入入，如如有有可可能能要要实地地到到供供应商商生生产地考核。地考核。3.3.建建立立价价格格档档案案和和价价格格评价价体体系系。采采购部部门对所所有有采采购物物资建建立立价价格格档档案案，对每每一一批批采采购物物品品的的报价价，首首先先与与归档档的的材材料料价价格格进行行比比较，分分析析价价格格差差异异的的原原因因。如如无无特特殊殊原原因因，原原则上上采采购的的价价格格不不能能超超过档档案案中中的的价价格格水水平平，否否则要要做做出出说明明。对于于重重点点物物资的的价价格格，建建立立价价格格评价价体体系系，由由单位位有有关关部部门组成成价价格格评价价组，定定期期收收集集有有关关的的供供应价价格格信信息息，来来分分析析、评价价现有有的的价价格格水水平平，并并对归档的价格档案档的价格档案进行行评价和更新。价和更新。4.4.建建立立材材料料的的标准准采采购价价格格以以进行行比比价价采采购。财务部部对所所重重点点监控控的的物物资根根据据市市场的的变化化和和产品品标准准成成本本定定期期定定出出标准准采采购价价格格，促促使使采采购人人员积极极寻找找货源，源，货比三家，不断地降低采比三家，不断地降低采购价格。价格。通通过以以上上四四个个方方面面的的工工作作，虽然然不不能能完完全全杜杜绝采采购人人员的的暗暗箱箱操操作作，但但对完完善善采采购管管理理，提提高高效效率率，控制采控制采购成本，确成本，确实有有较大的成效。大的成效。建立、完善采建立、完善采购制制度，做好采度，做好采购成本成本控制的基控制的基础工作工作2024/5/25叶予舜5 5建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业降低材料成本的方降低材料成本的方法和手段法和手段 2024/5/25叶予舜6 6通通过付付款条款款条款的的选择降低采降低采购成本成本把握价把握价格格变动的的时机机以以竞争争招招标的的方式来方式来牵制供制供应商商向制造向制造商直接商直接采采购或或结成同成同盟盟联合合订购选择信信誉佳的誉佳的供供应商商并与其并与其签订长期合同期合同充分充分进行采行采购市市场的的调查和和信息收信息收集集降低材料成本的方法和手段 2023/8/3叶予舜6通过付款条1.1.通通过付款条款的付款条款的选择降低采降低采购成本。如果企成本。如果企业资金充裕，或者金充裕，或者银行利率行利率较低，可采用低，可采用现金交易或金交易或货到付款的方式，到付款的方式，这样往往能往往能带来来较大的价格折扣。大的价格折扣。2.2.把握价格把握价格变动的的时机。价格会机。价格会经常随着季常随着季节、市市场供求情况而供求情况而变动，因此，采，因此，采购人人员注意注意价格价格变动的的规律，把握好采律，把握好采购时机。机。这样无无形中形中给企企业创造了造了经济价价值。3.3.以以竞争招争招标的方式来的方式来牵制供制供应商。商。对于大宗于大宗物料采物料采购，一个有效的方法是，一个有效的方法是实行行竞争招争招标，往往能通往往能通过供供应商的相互比价，最商的相互比价，最终得到底得到底线的价格。此外，的价格。此外，对同一种材料，同一种材料，应多找几多找几个供个供应商，通商，通过对不同供不同供应商的商的选择和比和比较使其互相使其互相牵制，从而使制，从而使单位在位在谈判中判中处于有于有利的地位。利的地位。4.4.向制造商直接采向制造商直接采购或或结成同盟成同盟联合合订购。向。向制造商直接制造商直接订购，可以减少中，可以减少中间环节，降低，降低采采购成本，同成本，同时制造商的技制造商的技术服服务、售后服、售后服务会更好。另外，今后我会更好。另外，今后我们的努力方向是：的努力方向是：有条件的几个同有条件的几个同类单位位结成同盟成同盟联合合订购，以克服以克服单个个单位位购数量小而得不到更多数量小而得不到更多优惠惠的矛盾。的矛盾。5.5.选择信誉佳的供信誉佳的供应商并与其商并与其签订长期合同。期合同。与与诚实、讲信誉的供信誉的供应商合作不商合作不仅能保能保证供供货的的质量、及量、及时的交的交货期，期，还可得到其付款可得到其付款及价格的关照，特及价格的关照，特别是与其是与其签订长期的合同，期的合同，往往能得到更多的往往能得到更多的优惠。惠。6.6.充分充分进行采行采购市市场的的调查和信息收集。一个和信息收集。一个企企业的采的采购管理要达到一定水平，管理要达到一定水平，应充分注充分注意意对采采购市市场的的调查和信息的收集、整理，和信息的收集、整理，只有只有这样，才能充分了解市，才能充分了解市场的状况和价格的状况和价格的走的走势，使自己，使自己处于有利地位。于有利地位。2024/5/25叶予舜7 7降低材料成本的方降低材料成本的方法和手段法和手段 通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利实行行战略成本管略成本管理来指理来指导采采购成成本控制本控制2024/5/25叶予舜8 8估算供估算供应商的商的产品或品或服服务成本成本对竞争争对手手进行分析行分析实行战略成本管理来指导采购成本控制2023/8/3叶予舜8估实行行战略成本管略成本管理来指理来指导采采购成成本控制本控制1.1.估算供估算供应商的商的产品或服品或服务成本。我成本。我们以前的采以前的采购管理只是管理只是过多多强调公司内部的公司内部的努力，而要真正做到努力，而要真正做到对采采购成本的全面控制，成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不靠自己内部的努力是不够的，的，应该对供供应商的成本状况有所了解，只有商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格，才能在价格谈判中占主判中占主动地位。地位。可以通可以通过参参观供供应商的商的设施，施，观察并适当提察并适当提问以以获得更多有用的数据；甚至得更多有用的数据；甚至为了合作，明确要求供了合作，明确要求供应商如商如实提供有关提供有关资料，以估算供料，以估算供应商的成本。在估商的成本。在估计供供应商成本并了解哪些材料占成本比重商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有大之后，可安排一些使自己在价格上有利的利的谈判，并尽可能加判，并尽可能加强沟通和沟通和联系，即与供系，即与供应商一起商一起寻求降低大宗材料成本求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己的途径，从而降低自己单位的材料成本。位的材料成本。进行行这种种谈判，要始判，要始终争取双争取双赢的局的局面。以达到与供面。以达到与供应商建立商建立长期良好的合作关系。期良好的合作关系。2.2.对竞争争对手手进行分析。行分析。对竞争争对手手进行分析的目的是要明确我方与行分析的目的是要明确我方与竞争争对手相手相比的成本比的成本态势如何。我如何。我们的的优势在哪里，在哪里，对手的手的优势在哪里，在哪里，优势和劣和劣势的根的根源是什么，是源自于我源是什么，是源自于我们与与竞争争对手手战略上的差异，略上的差异，还是源自于各自所是源自于各自所处的不的不同同环境，或是境，或是单位内部位内部结构、技构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣、管理等一系列原因。然后从消除劣势，保，保持持优势入手，制定在入手，制定在竞争中争中战胜对手的策略。通手的策略。通过对竞争争对手的分析，找到努手的分析，找到努力的方向，在力的方向，在竞争中保持先机。争中保持先机。2024/5/25叶予舜9 9实行战略成本管理来指导采购成本控制估算供应商的产品或服务成本酒店物料采购程序2024/5/25叶予舜1010物料申物料申购单购单形式与种形式与种类类物料采物料采购购程序程序物料的采物料的采购购通通过过物料的物料的验验收收给给申申购购部部门门把关把关酒店物料采购程序2023/8/3叶予舜10物料申购单形式与种物料申购单形式与种类酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料，如：序（代）号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供货商的报价、供货商数据等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。2024/5/25叶予舜1111物料申购单形式与种类酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料酒店的经营物料可分成四类2024/5/25叶予舜1212补仓补仓室的室的申申购购集中式的集中式的申申购购紧紧急需求急需求的采的采购购部部门门所需所需物料的日物料的日常申常申购购酒店的经营物料可分成四类2023/8/3叶予舜12补仓室的申补仓室的申购当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本趋于稳定，在各使用部门或酒店财务总仓，任何一类酒店经营物料都需要有一个存量，存量额怎样制定呢？必须从五个方面考虑：流动资金状况固定资产的配备情况本期预计的客流量物料的采购周期物料的保存期部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定，财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量，并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量；同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时，这便是提出该物料申购的最佳时期，由采购部门专职采购。2024/5/25叶予舜1313补仓室的申购当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本集中式的申购一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象，由于要考虑到下述几个因素，所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理，统一提出申购。1.酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分2.酒店管理人员的级别区分3.酒店视觉形象设计效果的统一行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单，并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批，由采购部门专职进行日常采访2024/5/25叶予舜1414集中式的申购一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形紧急需求的采购紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行，如：工程急修门开关零配件等经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定，单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。2024/5/25叶予舜1515紧急需求的采购紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是部门所需物料的日常申购酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：1.部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。2.采购部门在接到使用部门的物料申购单后，应充分审阅并明确其内容，根据内容来寻找物料的供货商，并且在多家供货商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供货商的物料之中,使供货商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供货商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息，以便与其他供货商比较。2024/5/25叶予舜1616部门所需物料的日常申购酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料采购程序2024/5/25叶予舜1717使用部使用部门经门经理理签发签发的的物料申物料申购单购单采采购购部部门门根据物料根据物料申申购单购单内容内容寻寻找供找供货货商和商和报报财务总监财务总监根据酒店的根据酒店的实际实际情况情况审审核申核申购购数数量和供量和供货货商情况商情况饭饭店分管店分管领导审领导审定圈定圈价并价并经总经经总经理理签签署署供供货货商根据酒店采商根据酒店采购购部部门门的的书书面通知或合面通知或合同向酒店供同向酒店供货货酒店酒店验验收部收部门门根据根据审审定情况定情况验验收并收并处书处书面面凭据凭据给给供供货货商商供供货货商根据酒店物料商根据酒店物料验验收情况向酒店收情况向酒店财务财务部部门门索取物料索取物料货货物料采购程序2023/8/3叶予舜17使用部门经理签发的物物料的采购物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况，除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到，要由2-3家同类供货商的选择并寻价，在供货商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料，还需签订供货合同，合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供货商最少量订金，待符合样品物料的全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防物料中有不符合样品的物料夹带。采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时，应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的物料样品确认书同意后方可。采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购物料样品确认书一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。2024/5/25叶予舜1818物料的采购物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中通过物料的验收给申购部门把关物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门，常用物料是由验收部直接验收，而有些专业性较强的物料，通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止，从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序，甚至有违法交易的行为，即可指出，同时及时上报有关领导请求给与帮助。验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力，同时应具备公正、公平、公开、的工作态度，在验收过程中，采购人员应积极配合验收部门对物料的验收，在验收中须详细核对物料申购单，对照申购单中每一项内容是否与物料相符合，其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。在填写验收单时要详细说明实际验收的情况，表明验收时间、申购单的编号、发票及供货商名称，并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署，将验收单交与酒店成本部稽核成本；交与使用部门掌握经营成本和到货时间，交与总仓了解到货时间同时也应将验收单与发票、申购单等会计凭证交与会计部作为酒店支付物料供货商物料款的有效凭证。2024/5/25叶予舜1919通过物料的验收给申购部门把关物料验收部门是代表酒店监督采购程