物资采购管理办法概述课件

物物资采采购管理管理办法概述法概述物资采购管理办法概述1中中环寰慧科技集寰慧科技集团有限公司有限公司二二 O 一六年十二月一六年十二月物资采购管理办法物资采购管理办法（试行（试行）中环寰慧科技集团有限公司2目录第一章 总则第二章 职责第三章 采购权限和范围第四章 采购人员的管理第五章 采购计划第六章 合同管理第七章 供应商的管理第八章 采购实施第九章 仓储与供应第十章 物资统计第十一章 监督与责任目录第一章总则3第一章总则（一）物资采购管理理念（一）物资采购管理理念严格控制采购入口关，通过战略合作、招标采购、竞严格控制采购入口关，通过战略合作、招标采购、竞标定价等方式，优选行业品牌质量好、服务好、性价标定价等方式，优选行业品牌质量好、服务好、性价比高的知名一线品牌，实行厂商准入制和淘汰制，加比高的知名一线品牌，实行厂商准入制和淘汰制，加强厂商的管理评价。强厂商的管理评价。第一章总则4（二）物资采购管理四大原则（二）物资采购管理四大原则服务生产经营，保障物资供应；服务生产经营，保障物资供应；坚持集中采购，发挥规模优势；坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；规范采购行为，实行阳光采购；统一信息平台，推行网上管理。统一信息平台，推行网上管理。物资采购管理办法概述课件5(三）物资采购六大管理方式三）物资采购六大管理方式统一计划统一计划集中采购集中采购统一管理统一管理统一调配统一调配授权操作授权操作保障生产保障生产(三）物资采购六大管理方式6(四）物资采购分类四）物资采购分类物资分类为一级采购物资和二级采购物资。物资分类为一级采购物资和二级采购物资。一级采购物资：指列入集团公司一级采购物资目录的物资，生产所需主要原材一级采购物资：指列入集团公司一级采购物资目录的物资，生产所需主要原材料（如煤炭）、工程建设所需主材和大宗物资（保温管、阀门、管件、热源厂料（如煤炭）、工程建设所需主材和大宗物资（保温管、阀门、管件、热源厂生产设备、换热设备、电气设备材料类等）；集团公司统一发布一级采购物资生产设备、换热设备、电气设备材料类等）；集团公司统一发布一级采购物资管理目录，并对其实行动态管理。一级采购物资管理目录由集团公司建设与维管理目录，并对其实行动态管理。一级采购物资管理目录由集团公司建设与维护。护。二级采购物资：指未列入一级采购物资目录的其它物资，二级采购物资是由集二级采购物资：指未列入一级采购物资目录的其它物资，二级采购物资是由集团公司授权派驻项目公司的采购员采购的物资（指集团已约定固定单价和当地团公司授权派驻项目公司的采购员采购的物资（指集团已约定固定单价和当地方便采购的物资如：电工辅料、劳保用品、工器具、辅助材料），二级物资采方便采购的物资如：电工辅料、劳保用品、工器具、辅助材料），二级物资采购全过程报集团物资管理部备案。购全过程报集团物资管理部备案。(四）物资采购分类7第二章职责（一）集团公司部门及人员职责（一）集团公司部门及人员职责物资管理部职责物资管理部职责1、贯彻落实集团公司物资采购管理和招标制度，制订修、贯彻落实集团公司物资采购管理和招标制度，制订修订公司物资采购管理制度；订公司物资采购管理制度；2、负责公司一级采购物资计划、采购、全过程管理工作；、负责公司一级采购物资计划、采购、全过程管理工作；3、负责项目公司二级物资采购过程的审核监督；、负责项目公司二级物资采购过程的审核监督；4、负责公司一级采购物资供应商管理，负责各项目公司、负责公司一级采购物资供应商管理，负责各项目公司二级采购物资供应商准入审批、组织考核和监督管理；二级采购物资供应商准入审批、组织考核和监督管理；5、参与及协调各单位物资质检、仓储、配送管理工作；、参与及协调各单位物资质检、仓储、配送管理工作；6、负责集团公司物资采购管理信息平台在各项目的应用；、负责集团公司物资采购管理信息平台在各项目的应用；7、负责公司物资管理的统计、分析、调配工作。、负责公司物资管理的统计、分析、调配工作。第二章职责（一）集团公司部门及人员职责8总监职责总监职责1、全面负责集团各项目公司的物资管理工作，审核、全面负责集团各项目公司的物资管理工作，审核审批采购合同，确定采购单位；审批采购合同，确定采购单位；2、保质保量的保障各项目物资供应，合理控制采购、保质保量的保障各项目物资供应，合理控制采购成本，积极开拓优质采购资源；成本，积极开拓优质采购资源；3、负责集团及各单位物资采购人员的调配和管理。、负责集团及各单位物资采购人员的调配和管理。总监职责9副总监职责副总监职责1、协助总监开展好各项管理工作，监督落实制度执行、协助总监开展好各项管理工作，监督落实制度执行情况；情况；2、监督好各项目采购计划管理，库存仓储管理，合理、监督好各项目采购计划管理，库存仓储管理，合理调配资源；调配资源；3、负责部门工作计划的落实、跟踪和监督工作，调度、负责部门工作计划的落实、跟踪和监督工作，调度好部门人员做好各项工作。好部门人员做好各项工作。副总监职责10经理职责经理职责1、协助部门领导推进好部门各项工作，负责物资的从、协助部门领导推进好部门各项工作，负责物资的从计划订单、询价采购、合同实施的全过程流程管理的计划订单、询价采购、合同实施的全过程流程管理的跟踪、落实、纠偏工作；跟踪、落实、纠偏工作；2、协助部门领导做好各项目公司的人员管理、人员培、协助部门领导做好各项目公司的人员管理、人员培训，协助推进开展好各项目公司的仓储管理、物资调训，协助推进开展好各项目公司的仓储管理、物资调配工作；配工作；3、负责部门日常费用的申请及报销工作。、负责部门日常费用的申请及报销工作。经理职责11计划管理员职责计划管理员职责1、统计各单位采购计划，负责订单管理和跟踪落实工、统计各单位采购计划，负责订单管理和跟踪落实工作，及时转招标采购专员进行采购；作，及时转招标采购专员进行采购；2、配合协助项目公司采购员进行催货和协调工作，及、配合协助项目公司采购员进行催货和协调工作，及时掌握各供货商的供货情况，提出合理物资计划下单时掌握各供货商的供货情况，提出合理物资计划下单方案；方案；3、负责各子公司材料、设备收货、到货、入库数量的、负责各子公司材料、设备收货、到货、入库数量的汇总、监管并对到货数量及库存情况进行核查、管控汇总、监管并对到货数量及库存情况进行核查、管控工作，合理调配公司库存资源。工作，合理调配公司库存资源。计划管理员职责12招标采购员职责招标采购员职责1、熟悉所负责物料的市场价格，协助公司进行采购成本、熟悉所负责物料的市场价格，协助公司进行采购成本控制；进行价格分析，有计划合理储备采购常用物资，提控制；进行价格分析，有计划合理储备采购常用物资，提出错峰价格高峰期采购，降低采购成本；出错峰价格高峰期采购，降低采购成本；2、负责一级采购物资计划的招标、询价工作，负责项目负责一级采购物资计划的招标、询价工作，负责项目公司二级采购物资询价对比的审批工作公司二级采购物资询价对比的审批工作，根据物资招标和，根据物资招标和询价对比情况汇报领导并提出采购意见；询价对比情况汇报领导并提出采购意见；3、负责集团合格、负责集团合格物资供应商名录的管理物资供应商名录的管理，负责二级采购，负责二级采购物资供应商的管理工作，定期组织对供应商的管理评价；物资供应商的管理工作，定期组织对供应商的管理评价；4、接收汇总管理各单位上报的月度物资采购明细表，监接收汇总管理各单位上报的月度物资采购明细表，监督管理各单位采购价格督管理各单位采购价格。招标采购员职责13合同管理员职责合同管理员职责1、严格执行合同管理规定，督促协助项目采购员签定、严格执行合同管理规定，督促协助项目采购员签定合同；合同；2、负责集团及各项目的所有、负责集团及各项目的所有采购合同的统计登记、管采购合同的统计登记、管理归档工作；理归档工作；3、跟踪、跟踪落实合同的执行情况落实合同的执行情况，与项目公司、厂商核对与项目公司、厂商核对账目，账目，统计各项目物资合同资金支付情况。统计各项目物资合同资金支付情况。合同管理员职责14集团相关部门职责集团相关部门职责生产技术部生产技术部：负责设备、工程项目等投资采购物资计划的：负责设备、工程项目等投资采购物资计划的审批，审批，编制技术协议，参与项目物资的招标、谈判，负责编制技术协议，参与项目物资的招标、谈判，负责投资生产计划的落实；投资生产计划的落实；设计院：设计院：负责采购设备选型，负责提出采购设备的技术配负责采购设备选型，负责提出采购设备的技术配置和验收标准；参与采购设备的招标、谈判，负责组织选置和验收标准；参与采购设备的招标、谈判，负责组织选型设备的技术谈判、制订技术协议；参与采购设备的安装型设备的技术谈判、制订技术协议；参与采购设备的安装调试、验收工作；调试、验收工作；法务审计部：法务审计部：负责采购物资合同审核管理工作，负责对物负责采购物资合同审核管理工作，负责对物资采购及相关活动进行监督；资采购及相关活动进行监督；财务部财务部：主要负责仓库管理、库管人员的管理、物资出入：主要负责仓库管理、库管人员的管理、物资出入库结算及资金支付管理。库结算及资金支付管理。集团相关部门职责15（二）项目公司部门及人员职责（二）项目公司部门及人员职责项目公司主要职责项目公司主要职责1、负责组织编制并上报本单位一级、二级采购物资需、负责组织编制并上报本单位一级、二级采购物资需求计划；求计划；2、按照权限负责本单位二级物资采购管理工作；、按照权限负责本单位二级物资采购管理工作；3、参与公司采购物资供应商的推荐和日常管理工作；、参与公司采购物资供应商的推荐和日常管理工作；4、负责本单位物资质检、仓储、配送和物资统计及上、负责本单位物资质检、仓储、配送和物资统计及上报工作；报工作；5、负责公司物资采购管理信息平台在本单位的应用。、负责公司物资采购管理信息平台在本单位的应用。（二）项目公司部门及人员职责16项目公司相关部门职责项目公司相关部门职责1、项目公司技术部门：负责采购物资计划的审核，相项目公司技术部门：负责采购物资计划的审核，相关工艺技术标准的审核和重要物资的质量监造管理工关工艺技术标准的审核和重要物资的质量监造管理工作，并参与物资的质量验收管理工作；作，并参与物资的质量验收管理工作；2、项目公司财务部：负责库管、物资的入出库结算和项目公司财务部：负责库管、物资的入出库结算和资金支付管理工作。资金支付管理工作。物资采购管理办法概述课件17项目公司总经理副总经理职责项目公司总经理副总经理职责1、负责本单位物资计划审批工作；、负责本单位物资计划审批工作；2、参与集团公司采购物资供应商名录的推荐、考评工、参与集团公司采购物资供应商名录的推荐、考评工作；作；3、参与本单位物资招标、评标工作；、参与本单位物资招标、评标工作；4、参与物资采购合同的审批工作。、参与物资采购合同的审批工作。项目公司总经理副总经理职责18项目公司采购员职责项目公司采购员职责1、接收已审批通过的本单位物资采购计划单，配合协、接收已审批通过的本单位物资采购计划单，配合协助集团完成采购询价招标工作，负责项目公司二级采助集团完成采购询价招标工作，负责项目公司二级采购物资的询价对比及上报总部审批工作；购物资的询价对比及上报总部审批工作；2、负责采购合同的编制起草，上报，根据评审意见修、负责采购合同的编制起草，上报，根据评审意见修订合同完成签订工作；订合同完成签订工作；3、负责合同的跟进执行情况，保证材料供应质量和需、负责合同的跟进执行情况，保证材料供应质量和需求；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供求；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；货质量稳定，交货时间准确；4、负责与供应商结算、对账、协助项目财务部门付款、负责与供应商结算、对账、协助项目财务部门付款工作。工作。项目公司采购员职责19项目公司仓库管理员职责项目公司仓库管理员职责1、严格执行公司的物资入库验收及出库管理制度，负、严格执行公司的物资入库验收及出库管理制度，负责本单位物资入库、验收、保管、发货、登记工作；责本单位物资入库、验收、保管、发货、登记工作；2、严格执行公司的仓库管理标准，做到账物相符，安、严格执行公司的仓库管理标准，做到账物相符，安全保管本单位物资，提出合理的备料建议计划；全保管本单位物资，提出合理的备料建议计划；3、做好日常的物料单据收发，记账，核对工作。、做好日常的物料单据收发，记账，核对工作。项目公司仓库管理员职责20第三章第三章 采采购权限和范限和范围物资管理部采购范围物资管理部采购范围物资管理部负责物资管理部负责所有项目公司物资的采购管理工所有项目公司物资的采购管理工作。作。物资管理部物资管理部主要负责公司一级物资的采购主要负责公司一级物资的采购；一一级采购物资由项目公司提报计划由物资管理部实施级采购物资由项目公司提报计划由物资管理部实施集中采购、统一管理、统一调配。集中采购、统一管理、统一调配。第三章采购权限和范围物资管理部采购范围21项项目公司采目公司采购购范围范围项目公司采购员负责对二级采购物资组织询价对比后上报项目公司采购员负责对二级采购物资组织询价对比后上报总部审批备案，做好物资管理部安排的一级物资的相关采总部审批备案，做好物资管理部安排的一级物资的相关采购工作。购工作。各项目生产急需物资，经分管领导批准，报物资管理部备各项目生产急需物资，经分管领导批准，报物资管理部备案后可由项目公司采购员组织进行采购。必要时，由物资案后可由项目公司采购员组织进行采购。必要时，由物资管理部组织公司法务审计部、生产技术部等部门对其采购管理部组织公司法务审计部、生产技术部等部门对其采购过程进行检查，形成检查报告提交公司领导审阅。过程进行检查，形成检查报告提交公司领导审阅。项目公司采购范围项目公司采购员负责对二级采购物资组织询价对比22第第四四章章 采购人员的管理采购人员的管理各项目公司采购人员由集团物资管理部统一派驻、统各项目公司采购人员由集团物资管理部统一派驻、统一管理，统一调配。一管理，统一调配。集团综合管理部与物资管理部根据各项目采购量的大集团综合管理部与物资管理部根据各项目采购量的大小适量配置采购员，保证工作需要，项目公司具有人小适量配置采购员，保证工作需要，项目公司具有人员建议权和推荐权。员建议权和推荐权。第四章采购人员的管理各项目公司采购人员由集团物资管理部统一23物资管理部参与采购人员招聘，参与制定采购人员的物资管理部参与采购人员招聘，参与制定采购人员的定岗定薪，参与所有项目采购人员考核考评，项目公定岗定薪，参与所有项目采购人员考核考评，项目公司采购人员享受当地公司对应岗位的福利和补贴。司采购人员享受当地公司对应岗位的福利和补贴。为发现优质人才，培养优秀的后备人才，集团公司所为发现优质人才，培养优秀的后备人才，集团公司所有采购人员实行轮岗制，根据集团发展业务需要设置有采购人员实行轮岗制，根据集团发展业务需要设置区域采购经理或主管岗位，集团物资管理部每年定期区域采购经理或主管岗位，集团物资管理部每年定期对各项目采购人员的工作业绩、工作表现、廉洁自律对各项目采购人员的工作业绩、工作表现、廉洁自律等进行评价并将考核评价结果作为对人员薪酬调整和等进行评价并将考核评价结果作为对人员薪酬调整和岗位调整的依据。岗位调整的依据。物资管理部参与采购人员招聘，参与制定采购人员的定岗定薪，参与24采购人员应具备的基本素质采购人员应具备的基本素质1、能严格遵守国家法律法规和相关政策，、能严格遵守国家法律法规和相关政策，具备良好的具备良好的政治素质和职业道德，责任心强政治素质和职业道德，责任心强，以努力降低采购成以努力降低采购成本、提高采购质量、维护公司利益为宗旨本、提高采购质量、维护公司利益为宗旨;2、能够在实际工作中熟练运用各种采购方式、技巧等、能够在实际工作中熟练运用各种采购方式、技巧等;3、具备一定的相关专业知识，掌握并熟悉所采购物资、具备一定的相关专业知识，掌握并熟悉所采购物资的技术性能、规格要求、技术标准、价格构成、包装的技术性能、规格要求、技术标准、价格构成、包装状况等状况等;4、其他应具备的素质。、其他应具备的素质。采购人员应具备的基本素质25采采购购人人员岗员岗位作位作业业指指导书导书一、接收、复核材料计划单一、接收、复核材料计划单1、复核计划单是否填报完整，物料名称，规格、数量、用途是否陈述正确，有无项目负责人、复核计划单是否填报完整，物料名称，规格、数量、用途是否陈述正确，有无项目负责人签字，是否具备招标、询价条件，接收具备条件的计划单，不具备条件的直接退回；签字，是否具备招标、询价条件，接收具备条件的计划单，不具备条件的直接退回；2、根据计划单类别及数量分页按集团、根据计划单类别及数量分页按集团OA流程上报集团物资物资管理部统一组织采购；流程上报集团物资物资管理部统一组织采购；3、如是项目公司采购员权限内采购的二级采购物资，由项目公司采购人员组织询价对比后上、如是项目公司采购员权限内采购的二级采购物资，由项目公司采购人员组织询价对比后上报集团物资管理部确定采购单位。报集团物资管理部确定采购单位。二、考察参与集团供应商管理工作二、考察参与集团供应商管理工作1、推荐合格供应商名录；、推荐合格供应商名录；2、协助集团物资管理部对供应商名录的筛选和考评工作。、协助集团物资管理部对供应商名录的筛选和考评工作。三、采购招标、询价、技术沟通三、采购招标、询价、技术沟通1、接到具备询价条件的计划单后进行询价，要求有三家以上（含三家）厂商单位报价；、接到具备询价条件的计划单后进行询价，要求有三家以上（含三家）厂商单位报价；2、负责与厂家与项目沟通具体技术问题，具备最终报价条件；、负责与厂家与项目沟通具体技术问题，具备最终报价条件；3、进行对比、约谈价格，出具对比价格表，写明比价过程。拟推荐合作厂家提报集团物资管、进行对比、约谈价格，出具对比价格表，写明比价过程。拟推荐合作厂家提报集团物资管理部审批，需说明货期、付款等条款，提供技术说明作为合同附件；理部审批，需说明货期、付款等条款，提供技术说明作为合同附件；4、协助集团物资管理部进行材料设备招标工作，包括制定招标计划、发布公告、编制招标文、协助集团物资管理部进行材料设备招标工作，包括制定招标计划、发布公告、编制招标文件、发标、回标、开标、评标、发布中标公告等一切招标工作。件、发标、回标、开标、评标、发布中标公告等一切招标工作。配。配。采购人员岗位作业指导书26四、拟定合同四、拟定合同1、接到对比价格表后和厂家再次进行价格、货期、付款、技术等条款的确认；、接到对比价格表后和厂家再次进行价格、货期、付款、技术等条款的确认；2、签订材料、设备合同，依据集团统一要求的合同模板进行编写；、签订材料、设备合同，依据集团统一要求的合同模板进行编写；3、跟踪合同的执行情况。、跟踪合同的执行情况。五、报表、对账、付款五、报表、对账、付款1、每月、每月5日提报上月物资采购明细表，详见日提报上月物资采购明细表，详见月度物资采购明细表月度物资采购明细表模板；模板；2、对已签订合同、已开始供货的项目进行对账工作，负责发票的接收、核对；、对已签订合同、已开始供货的项目进行对账工作，负责发票的接收、核对；转交库管员办理发票核对工作；转交库管员办理发票核对工作；3、和部门各分管对接人、集团财务、项目材料部、财务对接做好对账工作；、和部门各分管对接人、集团财务、项目材料部、财务对接做好对账工作；4、记录更新各供货商的送货、付款及欠款台账工作；、记录更新各供货商的送货、付款及欠款台账工作；5、对账完毕，根据合同约定填写付款申请单，按照付款流程进行报批。、对账完毕，根据合同约定填写付款申请单，按照付款流程进行报批。六、跟踪货物六、跟踪货物1、合同签订完毕，负责跟踪厂家发货、跟货、催货、到货工作；、合同签订完毕，负责跟踪厂家发货、跟货、催货、到货工作；2、跟踪入库情况，协助合同管理员做好实际送货数量核对。与各项目工程、跟踪入库情况，协助合同管理员做好实际送货数量核对。与各项目工程、库房配合监督管理厂家送货数量、入库数量、实际使用数量、库存及施工现场库房配合监督管理厂家送货数量、入库数量、实际使用数量、库存及施工现场剩余数量。剩余数量。七、库存管理七、库存管理1、协助仓库管理员定期，审查、查阅、核对库存情况；、协助仓库管理员定期，审查、查阅、核对库存情况；2、监管、审核各项目工程剩余物资报集团物资管理部统一调配；、监管、审核各项目工程剩余物资报集团物资管理部统一调配；四、拟定合同27第五章采购计划1、物资计划按类型分为、物资计划按类型分为年度计划年度计划、季度计划季度计划、月度计划月度计划、项项目计划目计划等。等。按管理方式分为一级物资计划、二级物资计划按管理方式分为一级物资计划、二级物资计划。2、各单位编制年度需求计划应依据历年物资消耗规律、下一年销售指标和储、各单位编制年度需求计划应依据历年物资消耗规律、下一年销售指标和储备定额编制；季度和工程项目需求计划应依据生产建设任务、投资计划、财务备定额编制；季度和工程项目需求计划应依据生产建设任务、投资计划、财务预算、供货周期、存货情况等进行编制；预算、供货周期、存货情况等进行编制；3、根据各单位上报的计划，按照审批流程报送到物资管理中心汇总、统一采、根据各单位上报的计划，按照审批流程报送到物资管理中心汇总、统一采购；购；（各单位应充分考虑各类物资的生产周期，提前上报计划）（各单位应充分考虑各类物资的生产周期，提前上报计划）4、需求物资计划须明确物资类别（工程、设备、修缮等），、需求物资计划须明确物资类别（工程、设备、修缮等），分类汇总上报分类汇总上报，计划需求状态（紧急、正常、变更、补单），物资的名称、规格、型号、数量、计划需求状态（紧急、正常、变更、补单），物资的名称、规格、型号、数量、供货时间、采购方式、标准等内容；供货时间、采购方式、标准等内容；第五章采购计划1、物资计划按类型分为年度计划、季度计286、公司一、二级物资采购计划的下达：公司二级物资采购计划报物资管理部备案主管、公司一、二级物资采购计划的下达：公司二级物资采购计划报物资管理部备案主管领导审批后直接下达，一级物资采购计划经集团公司审批后由物资管理部下达；领导审批后直接下达，一级物资采购计划经集团公司审批后由物资管理部下达；物资计划实行逐级申报、按规定审批程序进行管理。经过有效审批的物资采购计划是物物资计划实行逐级申报、按规定审批程序进行管理。经过有效审批的物资采购计划是物资采购的依据，资采购的依据，不允许无计划采购或先采购后补计划的行为发生。不允许无计划采购或先采购后补计划的行为发生。7、物资采购计划一经审批下达必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需、物资采购计划一经审批下达必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划。一级物资要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划。一级物资采购计划的变更采购计划的变更由由各单位各单位及时提出申请及时提出申请，上报相关技术和设计部门批准后变更再上报物资管理部；二级物，上报相关技术和设计部门批准后变更再上报物资管理部；二级物资采购计划的变更由各单位提出申请，上报物资管理中心备案后，经主管领导批准后变资采购计划的变更由各单位提出申请，上报物资管理中心备案后，经主管领导批准后变更。更。8、因物资采购计划变更造成的物资积，由各申请单位承担。对积压物资，各单位应通、因物资采购计划变更造成的物资积，由各申请单位承担。对积压物资，各单位应通过调剂、代用等措施加以利用。过调剂、代用等措施加以利用。物资采购管理办法概述课件29第六章合同管理（一）（一）总则总则所称合同是指物资采购合同，包括备件所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设材料采购订单、设备购买合同、战略框架（长期）协议、寄售协议适用于以备购买合同、战略框架（长期）协议、寄售协议适用于以集团公司及各单位名义签订的物资采购合同管理。集团公司及各单位名义签订的物资采购合同管理。所称合同管理包括合同准备、合同审核和修订、合同审批、所称合同管理包括合同准备、合同审核和修订、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同存档等全过程管理。合同存档等全过程管理。第六章合同管理（一）总则30（二（二 ）合同管理机构及合同管理机构及职责职责1、各单位采购员（合同管理员）负责物资采购合同文本、各单位采购员（合同管理员）负责物资采购合同文本的编制及准备工作，集团物资管理部合同专员协助完成。的编制及准备工作，集团物资管理部合同专员协助完成。2、物资管理部合同管理员负责接收登记各单位提交的合、物资管理部合同管理员负责接收登记各单位提交的合同文本，跟踪合同履行，完成合同量统计、合同档案管理同文本，跟踪合同履行，完成合同量统计、合同档案管理工作。工作。3、公司法务审计部是公司物资采购合同文本的审查部门，、公司法务审计部是公司物资采购合同文本的审查部门，对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准采购合同文本进行审核。采购合同文本进行审核。（二）合同管理机构及职责31（三）（三）合合同准同准备备1、集团物资部合同管理员负责根据已批准的采购结果下发通知各项目、集团物资部合同管理员负责根据已批准的采购结果下发通知各项目采购员起草合同文本并协助完成合同编制对接工作。采购员起草合同文本并协助完成合同编制对接工作。2、编制合同文本依据资料有：采购申请、已批准的采购方式、招标文、编制合同文本依据资料有：采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件。相关证件。3、合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：、合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：（1）当事人的名称和住址：（）当事人的名称和住址：（2）标的物；（）标的物；（3）品牌；（）品牌；（4）项数；）项数；（5）数量；（）数量；（6）价款：（）价款：（7）履行期限、地点和方式；（）履行期限、地点和方式；（8）违约责）违约责任；（任；（9）解决争议的方法；（）解决争议的方法；（10）适用法律等。）适用法律等。（三）合同准备1、集团物资部合同管理员负责根据已批准的采32（四）四）合同的合同的审审批批签签署署1、集团物资管理部合同管理员负责合同文本统一登记、汇总、存档，负责合同的动态、集团物资管理部合同管理员负责合同文本统一登记、汇总、存档，负责合同的动态管理。管理。2、所有物资类合同及合作协议，合同模板应优选参照适用集团推行的采购合同示范文、所有物资类合同及合作协议，合同模板应优选参照适用集团推行的采购合同示范文本，均按照集团公司本，均按照集团公司OA流程进行审核，如单独起草的有特殊条款的合同应加以标注，流程进行审核，如单独起草的有特殊条款的合同应加以标注，并报集团总部审核。并报集团总部审核。3、物资类合同审批程序如下：、物资类合同审批程序如下：（1）合同员草拟合同文本，项目公司相关人员采购合同审批单上签字；）合同员草拟合同文本，项目公司相关人员采购合同审批单上签字；（2）合同员将合同审批单签字扫描件和合同文本提交集团审批流程，归口集团物资管）合同员将合同审批单签字扫描件和合同文本提交集团审批流程，归口集团物资管理部管理；理部管理；（3）集团中心审核后转集团相关部门、集团分管领导审批；）集团中心审核后转集团相关部门、集团分管领导审批；（4）集团法务审计部给出合同编号，采购员根据评审意见修订合同后完成签订工作，）集团法务审计部给出合同编号，采购员根据评审意见修订合同后完成签订工作，并将合同盖章原件扫描件上传至集团并将合同盖章原件扫描件上传至集团OA存档。存档。（5）报集团物资管理部合同一份，备案归档；）报集团物资管理部合同一份，备案归档；4、集团及各项目公司所有物资类协议和合同均须集团审批集团及各项目公司所有物资类协议和合同均须集团审批。5、各类合同都必须以书面形式签署；、各类合同都必须以书面形式签署；合同的签署时间应为签署合同的真实时间合同的签署时间应为签署合同的真实时间。6、签署合同时应检查签约人员的资格。、签署合同时应检查签约人员的资格。直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。被授权人。（四）合同的审批签署1、集团物资管理部合同管理员负责合同33（五）（五）合同的履行、合同的履行、变变更及解除更及解除1、一般情况下，正式合同文本六份（特殊情况：大型设备合同适当增加合同份数），三份转供货商、一般情况下，正式合同文本六份（特殊情况：大型设备合同适当增加合同份数），三份转供货商作为供货依据，一份集团物资管理部存档，一份项目公司财务部作为付款依据，一份项目合同员负作为供货依据，一份集团物资管理部存档，一份项目公司财务部作为付款依据，一份项目合同员负责存档，作为下达入库通知单和付款依据，连同所有物资采购资料存档。责存档，作为下达入库通知单和付款依据，连同所有物资采购资料存档。2、采购员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。、采购员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。备件备件/材料材料/设备采购合同：先签订合同后，厂家开始发货设备采购合同：先签订合同后，厂家开始发货，到货后相关库管员办理收货、验收入库手，到货后相关库管员办理收货、验收入库手续，进行系统输入，出具验收报告，采购员汇总付款手续（合同续，进行系统输入，出具验收报告，采购员汇总付款手续（合同1份、发票、提单、箱单、合格份、发票、提单、箱单、合格/异异常报告等），填写付款申请单，经各级领导批准后，财务部门付款。常报告等），填写付款申请单，经各级领导批准后，财务部门付款。框架（长期）协议：框架（长期）协议：与集团公司有长期战略合作的供货商，集团物供物资管理部接到采购申请后，与集团公司有长期战略合作的供货商，集团物供物资管理部接到采购申请后，根据物资的急需时间，根据物资的急需时间，可以先编制可以先编制“订货订货/送货通知单送货通知单”履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。之后办理合同之后办理合同、验货、付款手续。、验货、付款手续。寄售协议：寄售协议：对于长期供应常用规格的物资可根据长期合作对于长期供应常用规格的物资可根据长期合作供货商送货结算单起草合同文本签署合同供货商送货结算单起草合同文本签署合同，采购员汇总付款手续，填写付款申请单，经各级部门批准后，送相关财务部门付款。采购员汇总付款手续，填写付款申请单，经各级部门批准后，送相关财务部门付款。（五）合同的履行、变更及解除1、一般情况下，正式合同文本六343、合同的变更或解除的程序：、合同的变更或解除的程序：（1）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；带资料；（2）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本；）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本；（3）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权限和程序相同，重新履行程序。）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权限和程序相同，重新履行程序。4、合同的变更、或解除应注意以下事项：、合同的变更、或解除应注意以下事项：（1）主体变更，应征得合同各方书面同意；）主体变更，应征得合同各方书面同意；（2）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；（3）经各单位负责人或相关部门批准登记的合同变更、解除，应报合同备案执行部门或更新登记；）经各单位负责人或相关部门批准登记的合同变更、解除，应报合同备案执行部门或更新登记；（4）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准之前，原合同继续有效，仍应履行。）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准之前，原合同继续有效，仍应履行。3、合同的变更或解除的程序：35（六）（六）合同的合同的统计统计和和归归档管理档管理1、集团物资管理部合同专员负责各项目公司物资采购合同统计汇总归、集团物资管理部合同专员负责各项目公司物资采购合同统计汇总归档。各项目采购员（合同管理员）负责本单位合同台账，合同归档。档。各项目采购员（合同管理员）负责本单位合同台账，合同归档。2、采购员（合同管理员）将已签订的物资采购合同录入合同量统计的、采购员（合同管理员）将已签订的物资采购合同录入合同量统计的相关信息后，内容是文本合同原件相关信息后，内容是文本合同原件1份及签订该合同的所有附件（包括份及签订该合同的所有附件（包括采购计划、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评采购计划、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件）。品在销售时提供的相关证件）。整理合同归档时相关资料附在合同后整理合同归档时相关资料附在合同后（合同评审表、（合同评审表、OA审批表、询价对比表等）审批表、询价对比表等）3、公司应建立完善的合同文件档案管理办法。档案室根据合同编号，、公司应建立完善的合同文件档案管理办法。档案室根据合同编号，有序存放，未经批准不能随便翻阅，确实需要查阅时，严格按程序办有序存放，未经批准不能随便翻阅，确实需要查阅时，严格按程序办理，记录借档、查阅信息。理，记录借档、查阅信息。（六）合同的统计和归档管理1、集团物资管理部合同专员负责各项36（七）（七）合同合同纠纷纠纷的解决的解决1、合同在履行过程中如发生纠纷，合同在纠纷发生后双、合同在履行过程中如发生纠纷，合同在纠纷发生后双方协商及达成一致意见或对方未按调解协议执行的，由采方协商及达成一致意见或对方未按调解协议执行的，由采购部门整理有关资料的书面形式及补充法律事务提出法律购部门整理有关资料的书面形式及补充法律事务提出法律意见。意见。2、公司法务审计部收到合同纠纷情况资料后，根据情况、公司法务审计部收到合同纠纷情况资料后，根据情况在七日内提出处理建议，由采购部门在法务部的协助下妥在七日内提出处理建议，由采购部门在法务部的协助下妥善解决。善解决。3、协商不成的，需要提起仲裁或诉讼的，按公司法律纠、协商不成的，需要提起仲裁或诉讼的，按公司法律纠纷管理相关规定办理。纷管理相关规定办理。（七）合同纠纷的解决1、合同在履行过程中如发生纠纷，合同在37 第七章第七章 供应商管理供应商管理1、集团公司物资管理部负责采购物资的供应商管理，负责项目公司当地采购物资的供、集团公司物资管理部负责采购物资的供应商管理，负责项目公司当地采购物资的供应商准入及监督管理。应商准入及监督管理。2、公司实行供应商准入管理，通过加强供应商管理评价，筛选出行业知名一线品牌的、公司实行供应商准入管理，通过加强供应商管理评价，筛选出行业知名一线品牌的原则，不断提升物资供应的质量、服务和性价比，供应商准入必须具备以下基本条件：原则，不断提升物资供应的质量、服务和性价比，供应商准入必须具备以下基本条件：（一）具有法人资格；（一）具有法人资格；（二）具备国家和集团公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；（二）具备国家和集团公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；（三）具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；（三）具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况。督检查中无不合格情况。（五）公司要求具备的其它条件。（五）公司要求具备的其它条件。3、公司对重要、战略物资，选择、培育战略供应商，在互惠互利、共同发展的基础上，、公司对重要、战略物资，选择、培育战略供应商，在互惠互利、共同发展的基础上，订立战略合作协议，保持长期稳定的战略合作关系。订立战略合作协议，保持长期稳定的战略合作关系。4、经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商、经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商优先准入。优先准入。5、供应商准入由集团公司物资管理部审定，项目公司当地采购物资的供应商需物资管、供应商准入由集团公司物资管理部审定，项目公司当地采购物资的供应商需物资管理部评审确定。理部评审确定。第七章供应商管理386、采购物资供应商准入证由集团公司统一制作。供应商准入证由集团公司物、采购物资供应商准入证由集团公司统一制作。供应商准入证由集团公司物资管理部发放。资管理部发放。7、供应商准入证实行有效期制，准入证有效期为一年，期满后复审。复审合、供应商准入证实行有效期制，准入证有效期为一年，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。8、公司相关部门及项目公司相关人员参与集团公司采购物资的供应商的考评，、公司相关部门及项目公司相关人员参与集团公司采购物资的供应商的考评，每年组织考评一次，确定合格年度供应商入围。每年组织考评一次，确定合格年度供应商入围。9、公司物资管理部组织各单位每年对当地供应商进行一次考评，考评内容包、公司物资管理部组织各单位每年对当地供应商进行一次考评，考评内容包括物资采购数量、物资质量、合同履约、到货及时率、售后服务、诚信经营等。括物资采购数量、物资质量、合同履约、到货及时率、售后服务、诚信经营等。考评结果作为确定供应商准入证是否继续有效和供应商分级管理的主要依据。考评结果作为确定供应商准入证是否继续有效和供应商分级管理的主要依据。考评结果报集团公司物资采购管理部备案。考评结果报集团公司物资采购管理部备案。6、采购物资供应商准入证由集团公司统一制作。供应商准入证由集3910、供应商有下列情形之一的，取消准入资格，在公司范围内通报，、供应商有下列情形之一的，取消准入资格，在公司范围内通报，并上报集团公司：并上报集团公司：（一）考核不合格的；（一）考核不合格的；（二）弄虚作假、骗取准入证的；（二）弄虚作假、骗取准入证的；（三）不履行或不当履行合同义务造成集团公司、项目公司或各单位（三）不履行或不当履行合同义务造成集团公司、项目公司或各单位损失的；损失的；（四）有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；（四）有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；（五）因故意、过失提供不合格物资的；（五）因故意、过失提供不合格物资的；（六）其它违法违规行为的。（六）其它违法违规行为的。物资采购管理办法概述课件40第八章采购实施第一节第一节 一般规定一般规定1、各单位应依据批准后的物资采购计划，按照程序实施采购。、各单位应依据批准后的物资采购计划，按照程序实施采购。2、采购方式的选择：、采购方式的选择：物资采购原则上采用招标采购方式。单项物资采购原则上采用招标采购方式。单项30万元以下万元以下5万元以上的通用物资和设备，一般可采用询价对比方万元以上的通用物资和设备，一般可采用询价对比方式进行采购。不符合招标和对比询价采购条件的可采用竞争性谈判采购、单一来源采购等方式。式进行采购。不符合招标和对比询价采购条件的可采用竞争性谈判采购、单一来源采购等方式。招标采购招标采购是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易对象的采购。对象的采购。竞争性谈判采购竞争性谈判采购是指邀请三家以上的供应商通过谈判进行的采购。是指邀请三家以上的供应商通过谈判进行的采购。询价采购询价采购是指至少比较三家供应商的报价进行的采购。是指至少比较三家供应商的报价进行的采购。单一来源采购单一来源采购是指从唯一供应商处进行的采购（一般为指定或特殊要求品牌，如流量阀等）。是指从唯一供应商处进行的采购（一般为指定或特殊要求品牌，如流量阀等）。3、各单位须首先采购、各单位须首先采购集团合格供应商名录集团合格供应商名录下的公司进行采购，下的公司进行采购，不在供应商名录外的厂商单位需报集团物资不在供应商名录外的厂商单位需报集团物资管理部批准备案管理部批准备案。各项目公司权限内采购的物资，须经过询价对比后报集团物资管理部审批后与选定厂家签。各项目公司权限内采购的物资，须经过询价对比后报集团物资管理部审批后与选定厂家签订合同。订合同。4、公司及各单位工程建设项目所需物资，按照公司物资集中采购要求执行。实行工程项目总承包的，依据、公司及各单位工程建设项目所需物资，按照公司物资集中采购要求执行。实行工程项目总承包的，依据合同约定执行，采购前须提交集团物资部审批合同约定执行，采购前须提交集团物资部审批施工单位材料价格确认表施工单位材料价格确认表作为工程结算的依据。作为工程结算的依据。第八章采购实施第一节一般规定41第二第二节节 质质量管理量管理1、公司实行采购物资质量责任制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究设计选型、公司实行采购物资质量责任制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究设计选型、供应商选择、采购实施、驻厂监造等单位和人员的责任。供应商选择、采购实施、驻厂监造等单位和人员的责任。2、采购物资严格执行有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以、采购物资严格执行有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购特殊物资。如用户有指定的要求，应在销售合同中设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购特殊物资。如用户有指定的要求，应在销售合同中明确约定。明确约定。3、采购员必须从集团合格供应商名录中选择供应商，并对供应商质量保证能力进行检查或验证。、采购员必须从集团合格供应商名录中选择供应商，并对供应商质量保证能力进行检查或验证。4、订立物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量保证金，约定质量验收方法和质量、订立物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量保证金，约定质量验收方法和质量责任的承担。责任的承担。5、设备及材料到货后，由库管员通知各相关负责人、技术人员、采购员共同进行验收，验收实际到、设备及材料到货后，由库管员通知各相关负责人、技术人员、采购员共同进行验收，验收实际到货物料的数量、规格，不同的物资按照相关技术标准验收，验收质量合格后方可入库。货物料的数量、规格，不同的物资按照相关技术标准验收，验收质量合格后方可入库。经相关技术部门提出需驻厂监造的采购物资，公司须派质量监督人员或委托具有监造资质的单位驻经相关技术部门提出需驻厂监造的采购物资，公司须派质量监督人员或委托具有监造资质的单位驻厂监造。厂监造。6、各单位对重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资，委托质量检测机构进行检验。检验不合、各单位对重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资，委托质量检测机构进行检验。检验不合格的，不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。格的，不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。第二节质量管理1、公司实行采购物资质量责任制。采购物资42第三节第三节 价格管理价格管理1、物资采购价格根据不同的采购方式分别确定，但因价格原因造成采购金额高于批准概算或年度投、物资采购价格根据不同的采购方式分别确定，但因价格原因造成采购金额高于批准概算或年度投资计划的，各单位应重新履行采购程序或按管理权限，报集团公司审核后方能执行。资计划的，各单位应重新履行采购程序或按管理权限，报集团公司审核后方能执行。（1）采用招标采购的，根据中标结果确定；）采用招标采购的，根据中标结果确定；（2）采用对比询价方式采购的，由集团公司物资采购管理部组织制定定价方式，并确定价格；）采用对比询价方式采购的，由集团公司物资采购管理部组织制定定价方式，并确定价格；（3）采用其它采购方式的，通过谈判或市场动态交易确定价格，并按管理权限报批后执行。）采用其它采购方式的，通过谈判或市场动态交易确定价格，并按管理权限报批后执行。2、公司与战略供应商依据战略合作协议商定价格调整原则与调整方式，按照约定的方式确定物资价、公司与战略供应商依据战略合作协议商定价格调整原则与调整方式，按照约定的方式确定物资价格。格。3、集团公司物资管理部负责组织建立的物资采购价格信息库，并根据市场价格动态及时更新，作为、集团公司物资管理部负责组织建立的物资采购价格信息库，并根据市场价格动态及时更新，作为采购物资价格的参考依据。采购物资价格的参考依据。第三节价格管理43第四第四节节 付款管理付款管理1、集团物资管理部负责各项目物资付款计划的审批工作。、集团物资管理部负责各项目物资付款计划的审批工作。2、付款计划审批流程如下：各项目公司采购员按合同约定提出月度付款计划、付款计划审批流程如下：各项目公司采购员按合同约定提出月度付款计划集团物集团物资管理部合同管理员汇总资管理部合同管理员汇总集团物资管理部总监审批集团物资管理部总监审批集团分管领导审核集团分管领导审核集团财务部集团财务部审核审核返回集团物资管理部返回集团物资管理部项目公司采购员项目公司采购员/财务部执行付款流程。财务部执行付款流程。3、经审批月度付款计划内的付款由项目公司采购员负责按照各公司内部付款流程进行、经审批月度付款计划内的付款由项目公司采购员负责按照各公司内部付款流程进行付款，支付的物料资金专款专用，项目公司必须严格执行，不得挪用。付款，支付的物料资金专款专用，项目公司必须严格执行，不得挪用。4、无审批计划的付款，需项目公司采购员与集团物资管理部沟通提出付款申请单报集、无审批计划的付款，需项目公司采购员与集团物资管理部沟通提出付款申请单报集团总部审批，不准在未经过集团物资管理部审批的前提下随意支付货款。团总部审批，不准在未经过集团物资管理部审批的前提下随意支付货款。5、物资采购应按照合同约定的付款方式进行付款。特殊情况下需要预付款的，一般不、物资采购应按照合同约定的付款方式进行付款。特殊情况下需要预付款的，一般不得超过合同总价款的得超过合同总价款的30%。第四节付款管理44第九章仓储与供应第九章仓储与供应1、各单位应建立各单位应建立物资入库验收出库管理制度、物资入库验收出库管理制度、仓储管理制度和标准仓储管理制度和标准，并按照标准组织开展库房建设和物资仓储管理工作。仓储管理人员应，并按照标准组织开展库房建设和物资仓储管理工作。仓储管理人员应经过专业培训后上岗。经过专业培训后上岗。2、各单位应依据物资采购合同和验收标准，对到货物资在规定时间内完成验收工作，并将有关信息及时、准确、完整录入物资采购管理信、各单位应依据物资采购合同和验收标准，对到货物资在规定时间内完成验收工作，并将有关信息及时、准确、完整录入物资采购管理信息系统。未验收或验收不合格的物资，不得入库。息系统。未验收或验收不合格的物资，不得入库。对直达送料物资，各单位应及时组织现场验收。对验收不合格的，使用单位有权拒绝接收。对直达送料物资，各单位应及时组织现场验收。对验收不合格的，使用单位有权拒绝接收。3、各单位应制定合理的库存储备定额，并对仓储物资数量和质量定期盘点，防止积压和毁损各单位应制定合理的库存储备定额，并对仓储物资数量和质量定期盘点，防止积压和毁损。建立应急物资储备，保证突发性事