Access创建数据库和表课件

Access创建数据库和表11、获得的成功越大，就越令人高兴。野心是使人勤奋的原因，节制使人枯萎。12、不问收获，只问耕耘。如同种树，先有根茎，再有枝叶，尔后花实，好好劳动，不要想太多，那样只会使人胆孝懒惰，因为不实践，甚至不接触社会，难道你是野人。(名言网)13、不怕，不悔(虽然只有四个字，但常看常新。14、我在心里默默地为每一个人祝福。我爱自己，我用清洁与节制来珍惜我的身体，我用智慧和知识充实我的头脑。15、这世上的一切都借希望而完成。农夫不会播下一粒玉米，如果他不曾希望它长成种籽；单身汉不会娶妻，如果他不曾希望有小孩；商人或手艺人不会工作，如果他不曾希望因此而有收益。-马钉路德。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 （3）在）在“保存位置保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名文件名”文本框中输文本框中输入数据库的名称，保存类型选择默认的入数据库的名称，保存类型选择默认的“Microsoft Office Access数据库数据库（*.mdb）”。（4）单击）单击“创建创建”按钮，就可以生成空数据库窗口，如图按钮，就可以生成空数据库窗口，如图2-1-4所示。所示。图2-1-4 “教学管理”数据库窗口2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 2.1.2 使用向导建立数据库使用向导建立数据库创建空数据库后，还要建立真正的基本数据，如表、查询、窗体与报表等。创建空数据库后，还要建立真正的基本数据，如表、查询、窗体与报表等。如果用户对数据库不是太熟悉，则可以使用如果用户对数据库不是太熟悉，则可以使用“数据库向导数据库向导”来快速、有效地创来快速、有效地创建一个完整的数据库文件。建一个完整的数据库文件。“数据库向导数据库向导”在让用户回答多个对话框所提出的问题后，建立一个用户所需在让用户回答多个对话框所提出的问题后，建立一个用户所需要的数据库，在这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。要的数据库，在这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。使用向导创建数据库的具体操作步骤如下。使用向导创建数据库的具体操作步骤如下。（1）单击）单击“文件文件”“新建新建”菜单命令，调出菜单命令，调出“新建文件新建文件”任务窗格，如图任务窗格，如图2-1-2所示。所示。（2）在）在“模板模板”栏中单击栏中单击“本机上的模板本机上的模板”选项，调出选项，调出“模板模板”对话框，如图对话框，如图2-1-5所示。所示。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 图2-1-5 “模板”对话框2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库如果本机上的模板还不能满足要求，可以在该栏中选择到网上进行搜索，直如果本机上的模板还不能满足要求，可以在该栏中选择到网上进行搜索，直接单击接单击“Office Online模板模板”按钮。按钮。（3）在）在“模板模板”对话框中单击对话框中单击“数据库数据库”选项卡，选择选项卡，选择“联系人管理联系人管理”模板，如模板，如图图2-1-5所示。所示。（4）单击）单击“确定确定”按钮，调出按钮，调出“文件新建数据库文件新建数据库”对话框，如图对话框，如图2-1-3所示。所示。（5）在）在“保存位置保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名文件名”文本框中输文本框中输入入“联系人管理联系人管理”文字，保存类型选择默认的文字，保存类型选择默认的“Microsoft Office Access数据库数据库（*.mdb）”。（6）单击）单击“创建创建”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之一，如图对话框之一，如图2-1-6所示。所示。这时如果要对数据库进一步进行设置，则单击这时如果要对数据库进一步进行设置，则单击“下一步下一步”按钮，如果不再创建按钮，如果不再创建此数据库，则单击此数据库，则单击“取消取消”按钮，如果准备全部按向导中默认设置创建数据库，按钮，如果准备全部按向导中默认设置创建数据库，则可以单击则可以单击“完成完成”按钮，直接创建。按钮，直接创建。本书中以后可能要遇到的有关本书中以后可能要遇到的有关“上一步上一步”、“下一步下一步”、“取消取消”和和“完成完成”按钮的按钮的使用方法和含义，都与上面所述的基本一致，其向导的设置过程的作用都是使用方法和含义，都与上面所述的基本一致，其向导的设置过程的作用都是相同的。相同的。（7）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之二，如图对话框之二，如图2-1-7所示。所示。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 图2-1-6 “数据库向导”对话框之一 图2-1-7 “数据库向导”对话框之二2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库在在“数据库中的表数据库中的表”列表框中显示了本数据库所创建的列表框中显示了本数据库所创建的3个表：个表：“联系信息联系信息”、“通话信息通话信息”和和“联系类型联系类型”。在向导中不能修改表的数量和名称，单击一个表，。在向导中不能修改表的数量和名称，单击一个表，则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。在此对话框中在此对话框中“上一步上一步”按钮有效，如果要修改对上一个对话框的设置，单击按钮有效，如果要修改对上一个对话框的设置，单击此按钮可以回到上一个对话框。此按钮可以回到上一个对话框。（8）在）在“数据库中的表数据库中的表”列表框中选中列表框中选中“联系信息联系信息”，则其右侧，则其右侧“表中的字段表中的字段”列表框如图列表框如图2-1-7所示，根据需要选择要增加的字段。所示，根据需要选择要增加的字段。在这个列表框中有所有可以选择的字段。在所列出的字段中有些是正体字，在这个列表框中有所有可以选择的字段。在所列出的字段中有些是正体字，默认情况下字段前的复选框中有默认情况下字段前的复选框中有“”标记，表示该字段为选中状态，这些字标记，表示该字段为选中状态，这些字段是必选字段，不能取消；另外一些字段是斜体字，默认情况下字段前的复段是必选字段，不能取消；另外一些字段是斜体字，默认情况下字段前的复选框中没有选框中没有“”标记，如果单击该复选框，选中该项，则在表中可以添加此标记，如果单击该复选框，选中该项，则在表中可以添加此字段。字段。在此对话框中的其他两个表中均为必选字段，不能进行修改，所以在此不再在此对话框中的其他两个表中均为必选字段，不能进行修改，所以在此不再列出其中的内容，请读者上机查看。列出其中的内容，请读者上机查看。（9）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之三，如图对话框之三，如图2-1-8所示，所示，在右侧的列表框中选择一种样式。在右侧的列表框中选择一种样式。在该对话框中要对在屏幕上显示的样式进行设置，右侧的列表框中是可以选在该对话框中要对在屏幕上显示的样式进行设置，右侧的列表框中是可以选择的样式，左侧为该样式的效果。择的样式，左侧为该样式的效果。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库（10）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之四，如图对话框之四，如图2-1-9所示，所示，对打印报表所用的样式进行设置，在右侧的列表框中选择一种格式。对打印报表所用的样式进行设置，在右侧的列表框中选择一种格式。图2-1-8 “数据库向导”对话框之三 图2-1-9 “数据库向导”对话框之四2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库（11）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之五，如图对话框之五，如图2-1-10所示。所示。在在“请指定数据库的标题请指定数据库的标题”文本框中输入其标题，如果要在所有报表上加一幅文本框中输入其标题，如果要在所有报表上加一幅图片，则可以选中图片，则可以选中“是的，我要包含一幅图片是的，我要包含一幅图片”复选框，这时复选框，这时“图片图片”按钮有效，按钮有效，单击它可以调出单击它可以调出“插入图片插入图片”对话框，用于选择所需要的图片。对话框，用于选择所需要的图片。（12）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“数据库向导数据库向导”对话框之六，如图对话框之六，如图2-1-11所示。所示。如果对前面所做的工作没有要修改的内容，这时单击如果对前面所做的工作没有要修改的内容，这时单击“完成完成”按钮，如果要重按钮，如果要重新设置前面的选项，单击新设置前面的选项，单击“上一步上一步”按钮。如果选中按钮。如果选中“是的，启动该数据库是的，启动该数据库”复复选框，则在创建完数据库后，直接启动该数据库，否则不启动它。选框，则在创建完数据库后，直接启动该数据库，否则不启动它。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 图2-1-10 “数据库向导”对话框之五 图2-1-11 “数据库向导”对话框之六2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 （13）单击）单击“完成完成”按钮，则按钮，则Access 2003开始创建数据库，屏幕上显示正在开始创建数据库，屏幕上显示正在创建的提示性对话框，如图创建的提示性对话框，如图2-1-12所示。所示。图2-1-12 “数据库向导”对话框之七 2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库创建完成之后就可以看到数据库窗口，如图创建完成之后就可以看到数据库窗口，如图2-1-13所示，同时在屏幕上显示所示，同时在屏幕上显示“主切换面板主切换面板”窗体，如图窗体，如图2-1-14所示。此窗体会在每次打开数据库后显示，所示。此窗体会在每次打开数据库后显示，目的是让用户在此进行操作。目的是让用户在此进行操作。图2-1-13 “联系人管理”数据库窗口 图2-1-14 “主切换面板”窗体2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库在数据库中输入数据以后，如果要预览报表，可以在图在数据库中输入数据以后，如果要预览报表，可以在图2-1-14所示的窗体中所示的窗体中单击单击“预览报表预览报表”选项，则显示下一层选项，则显示下一层“报表切换面板报表切换面板”窗体，如图窗体，如图2-1-15所示，所示，在这层窗体中选择要预览的报表名称。图在这层窗体中选择要预览的报表名称。图2-1-15所示为选择所示为选择“预览每周通话预览每周通话摘要报表摘要报表”复选框后所出现的对话框，在该对话框中输入开始日期和终止日复选框后所出现的对话框，在该对话框中输入开始日期和终止日期后，单击期后，单击“预览预览”按钮，就可以看到报表。按钮，就可以看到报表。图2-1-15 “报表切换面板”窗体2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 2.1.3 数据库窗口的工具栏在第在第1章中曾提到章中曾提到Access的工具栏是随着对象发生变化的，当用户创建数据的工具栏是随着对象发生变化的，当用户创建数据库之后，就可以打开数据库窗口，这时的工具栏就是数据库的工具栏，如图库之后，就可以打开数据库窗口，这时的工具栏就是数据库的工具栏，如图2-1-16所示。所示。“数据库数据库”工具栏中各按钮的作用如表工具栏中各按钮的作用如表2-1-1所示。所示。图2-1-16 “数据库”工具栏2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 2.1.4 有关组的操作有关组的操作在数据库窗口中左侧的对象栏下方有一对象为在数据库窗口中左侧的对象栏下方有一对象为“组组”，建立组是为了更方便的，建立组是为了更方便的管理数据库中的各种对象，例如，可以将同一类对象放到一个组中，这样有管理数据库中的各种对象，例如，可以将同一类对象放到一个组中，这样有利于查找，下面介绍有关组的操作。利于查找，下面介绍有关组的操作。1新建、删除或重命名组新建一个组的方法如下所述。新建一个组的方法如下所述。（1）将鼠标移动到）将鼠标移动到Access数据库窗口的左边数据库窗口的左边“组组”下面的区域，然后单击鼠下面的区域，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择标右键，在弹出的菜单中选择“新组新组”菜单命令，调出菜单命令，调出“新建组新建组”对话框，如图对话框，如图2-1-17所示。所示。（2）在）在“新组名称新组名称”文本框中输入名称，单击文本框中输入名称，单击“确定确定”按钮，这时就新建了一按钮，这时就新建了一个组。个组。如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，从菜单中选择键，从菜单中选择“删除组删除组”，这个组就被删除。，这个组就被删除。如果要修改一个组的名称，可将鼠标移动到组名上，右键单击这个组名，在如果要修改一个组的名称，可将鼠标移动到组名上，右键单击这个组名，在弹出的菜单中选择弹出的菜单中选择“重命名组重命名组”菜单命令，弹出菜单命令，弹出“重命名组重命名组”对话框，如图对话框，如图2-1-18所示。在对话框的所示。在对话框的“新建组名新建组名”文本框中输入新组的名字，然后单击文本框中输入新组的名字，然后单击“确定确定”按钮。图按钮。图2-1-19所示为重命名为所示为重命名为“订单订单”的组和组中的对象。的组和组中的对象。2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 图2-1-18 “重命名组”对话框图2-1-17 “新建组”对话框2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 图2-1-19 组中的对象2.1 创建第一个创建第一个Access数据库数据库 2在组中添加、删除对象（1）向建立好的空组中添加对象：首先要选中对象所属的类别，然后在已）向建立好的空组中添加对象：首先要选中对象所属的类别，然后在已有对象的列表中，选中要添加的对象，将它拖动到组中即可。有对象的列表中，选中要添加的对象，将它拖动到组中即可。（2）删除组中的一个对象：选中这个对象，然后按键盘上的）删除组中的一个对象：选中这个对象，然后按键盘上的Delete键，就键，就会弹出一个对话框询问是否要删除这个对象，单击会弹出一个对话框询问是否要删除这个对象，单击“是是”按钮，组中的这个对按钮，组中的这个对象将被删除。象将被删除。这个对象被从组中删除，只是删除了它在组中的快捷方式，并没有将这个对这个对象被从组中删除，只是删除了它在组中的快捷方式，并没有将这个对象真正的删除。象真正的删除。2.2 创建创建“员工员工”表表 如果要用如果要用Access数据库数据，必须将数据存放在表中，表是数据库数据，必须将数据存放在表中，表是Access中最重要中最重要的组件，也是很多应用的根源。表是由一组特定的数据或相同主题的数据集的组件，也是很多应用的根源。表是由一组特定的数据或相同主题的数据集合而成，同时也是查询、窗体及报表的基础，一个合而成，同时也是查询、窗体及报表的基础，一个Access数据库中至少应包数据库中至少应包含一个以上的表。含一个以上的表。在在2.1节中是用数据库向导创建的数据库，可以直接学习表中数据的输入，节中是用数据库向导创建的数据库，可以直接学习表中数据的输入，如果用户创建的是一个空数据库，则这个库中还没有任何对象，这时就要自如果用户创建的是一个空数据库，则这个库中还没有任何对象，这时就要自己建立表，建立表时也可以使用己建立表，建立表时也可以使用Access所提供的表向导。所提供的表向导。2.2.1 用表向导创建表用表向导创建表创建一个名为创建一个名为“客户资料客户资料”的空数据库，在的空数据库，在“对象对象”列表中单击列表中单击“表表”对象，这时对象，这时的数据库窗口中列出的是当前数据库中的表和创建表的方法，如图的数据库窗口中列出的是当前数据库中的表和创建表的方法，如图2-2-1所所示。可以看到在这个数据库中还没有任何一个表，下面就要在这个数据库中示。可以看到在这个数据库中还没有任何一个表，下面就要在这个数据库中创建表。用表向导创建表的具体操作步骤如下。创建表。用表向导创建表的具体操作步骤如下。（1）使用下面的一种方法，调出）使用下面的一种方法，调出“表向导表向导”对话框。对话框。单击数据库窗口中的按钮，调出单击数据库窗口中的按钮，调出“新建表新建表”对话框，如图对话框，如图2-2-2所示，选择所示，选择“表向导表向导”选项，单击选项，单击“确定确定”按钮，调出按钮，调出“表向导表向导”对话框，如图对话框，如图2-2-3所示。所示。2.2 创建创建“员工员工”表表 图2-2-1 “客户资料”数据库窗口 图2-2-2 “新建表”对话框2.2 创建创建“员工员工”表表 双击图双击图2-2-1所示数据库窗口中的所示数据库窗口中的“使用向导创建表使用向导创建表”选项，也可以调出图选项，也可以调出图2-2-3所示的所示的“表向导表向导”对话框对话框。（2）选择）选择“商务商务”单选钮，然后在单选钮，然后在“示例表示例表”列表框中选择列表框中选择“客户客户”选项，在选项，在“示示例字段例字段”列表框中选择所需要的字段名，然后双击该字段名或单击按钮，将列表框中选择所需要的字段名，然后双击该字段名或单击按钮，将所选择的字段添加到所选择的字段添加到“新表中的字段新表中的字段”列表框中。列表框中。（3）重复步骤（）重复步骤（2）中的操作，将新建表中所需要的其他字段添加到）中的操作，将新建表中所需要的其他字段添加到“新表新表中的字段中的字段”列表框中。列表框中。添加、删除和重命名字段的方法有以下几种：添加、删除和重命名字段的方法有以下几种：单击按钮，可以将单击按钮，可以将“示例字段示例字段”列表框中所有的字段都添加到列表框中所有的字段都添加到“新表中的字新表中的字段段”列表框中。列表框中。选中一个已经添加到选中一个已经添加到“新表中的字段新表中的字段”列表框中的字段，双击该字段名或单列表框中的字段，双击该字段名或单击按钮，可以在击按钮，可以在“新表中的字段新表中的字段”列表框中将其删除。列表框中将其删除。单击按钮可以将单击按钮可以将“新表中的字段新表中的字段”列表框中所有的字段均删除。列表框中所有的字段均删除。如果要在如果要在“新表中的字段新表中的字段”列表框中移动字段，则需要先清除它，然后在列表框中移动字段，则需要先清除它，然后在“新表中的字段新表中的字段”列表框中单击字段要出现的地方，再将这个字段添加进来。列表框中单击字段要出现的地方，再将这个字段添加进来。单击单击“重命名字段重命名字段”按钮，调出按钮，调出“重命名字段重命名字段”对话框，如图对话框，如图2-2-4所示，在所示，在“重命名字段重命名字段”文本框中输入新的字段名，单击文本框中输入新的字段名，单击“确定确定”按钮。按钮。2.2 创建创建“员工员工”表表 图2-2-3 “表向导”对话框之一 图2-2-4 “重命名字段”对话框2.2 创建创建“员工员工”表表（4）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出如图按钮，调出如图2-2-5所示的所示的“表向导表向导”对话框之二，在对话框之二，在“请指定表的名称请指定表的名称”文本框中输入表的新名称，选中文本框中输入表的新名称，选中“是，帮我设置一个主键是，帮我设置一个主键”单选钮。单选钮。（5）单击）单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“表向导表向导”对话框之三，如图对话框之三，如图2-2-6所示，在这所示，在这个对话框中要对创建完表以后的操作进行设置。个对话框中要对创建完表以后的操作进行设置。图2-2-5 “表向导”对话框之二 图2-2-6 “表向导”对话框之三2.2 创建创建“员工员工”表表 （6）单击）单击“完成完成”按钮，就可以根据上一步的设置，调出按钮，就可以根据上一步的设置，调出“客户：表客户：表”窗口或窗口或“客户客户”窗体，同时在图窗体，同时在图2-2-1所示的数据库窗口中也看到刚刚建立的表。所示的数据库窗口中也看到刚刚建立的表。图2-2-7 “客户：表”窗口 图2-2-8 “客户”窗体2.2 创建创建“员工员工”表表 2.2.2 在数据表视图中直接输入数据创建表在数据表视图中直接输入数据创建表在在Access 2003中，表共有中，表共有4种视图，即数据表视图、设计视图、数据透视表种视图，即数据表视图、设计视图、数据透视表视图和数据透视图视图。图视图和数据透视图视图。图2-2-7所示的表窗口就是表的数据表视图。所示的表窗口就是表的数据表视图。1在数据表视图中创建表Access 2003除了允许用户使用表向导创建表，也允许用户自选创建一个具除了允许用户使用表向导创建表，也允许用户自选创建一个具有个性的表。在自选设计时，要注意做好表的规划工作，首先要确定表中要有个性的表。在自选设计时，要注意做好表的规划工作，首先要确定表中要放的字段，一般窗体上的一个窗格要对一个字段。在设计表时，表中只包含放的字段，一般窗体上的一个窗格要对一个字段。在设计表时，表中只包含原始数据，而不应包含任何计算结果。在数据表视图中创建表的具体操作步原始数据，而不应包含任何计算结果。在数据表视图中创建表的具体操作步骤如下。骤如下。（1）创建或打开一个空数据库，其窗口如图）创建或打开一个空数据库，其窗口如图2-2-1所示，用下面的方法调出所示，用下面的方法调出数据表视图。数据表视图。单击数据库窗口中的单击数据库窗口中的“新建新建”按钮，调出按钮，调出“新建表新建表”对话框，如图对话框，如图2-2-2所示。所示。选择选择“数据表视图数据表视图”选项，双击该选项或单击选项，双击该选项或单击“确定确定”按钮。按钮。在图在图2-2-1所示的数据库窗口中，双击所示的数据库窗口中，双击“通过输入数据创建表通过输入数据创建表”选项。选项。（2）屏幕上出现表窗口，这个窗口就是）屏幕上出现表窗口，这个窗口就是“数据表视图数据表视图”，如图，如图2-2-9所示。所示。2.2 创建创建“员工员工”表表 该窗口是由行和列构成的表格，其中列标记是该窗口是由行和列构成的表格，其中列标记是“字段字段1”、“字段字段2”这样的名称，这样的名称，说明数据库的表中，字段名只能在列上输入，行方向上可以输入不同的记录。说明数据库的表中，字段名只能在列上输入，行方向上可以输入不同的记录。图2-2-9 数据表视图 2.2 创建创建“员工员工”表表 （3）双击）双击“字段字段1”文字，使其反白显示，输入新的字段名称，然后用同样文字，使其反白显示，输入新的字段名称，然后用同样的方法在的方法在“字段字段2”、“字段字段3”中输入字段名称。中输入字段名称。（4）单击）单击“关闭关闭”按钮，弹出提示保存的对话框，如图按钮，弹出提示保存的对话框，如图2-2-10所示。所示。（5）单击）单击“是是”按钮，调出按钮，调出“另存为另存为”对话框，如图对话框，如图2-2-11所示。所示。如果单击如果单击“保存保存“按钮，则会直接调出按钮，则会直接调出“另存为另存为”对话框。对话框。图2-2-11 “另存为”对话框图2-2-10 提示对修改进行保存2.2 创建创建“员工员工”表表 （6）在）在“表名称表名称”文本框中输入表的名称，按文本框中输入表的名称，按Enter键或单击键或单击“确定确定”按钮，按钮，调出提示对话框要求设置主键，如图调出提示对话框要求设置主键，如图2-2-12所示。所示。图2-2-12 提示设置主键2.2 创建创建“员工员工”表表 调出这个对话框的原因是在表中输入字段时没有设置主键，有关主键的含义调出这个对话框的原因是在表中输入字段时没有设置主键，有关主键的含义及设置方法，将在后面进行介绍。及设置方法，将在后面进行介绍。（7）单击）单击“是是”按钮，由系统自动设置主键。按钮，由系统自动设置主键。这时表设计视图关闭，同时可以在数据库窗口中看到刚刚建立的表。这时表设计视图关闭，同时可以在数据库窗口中看到刚刚建立的表。2数据表视图的工具栏在打开表的数据表视图后，这时的工具栏如图在打开表的数据表视图后，这时的工具栏如图2-2-13所示。所示。在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中按钮的作用类似，还有一些没在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中按钮的作用类似，还有一些没有介绍过的工具按钮，它们的作用如表有介绍过的工具按钮，它们的作用如表2-2-1所示。所示。图2-2-13 “表（数据表视图）”工具栏2.2 创建创建“员工员工”表表 2.2.3 用表的设计视图创建表用表的设计视图创建表Access中可以存放不同的数据，如果不用向导建立表，则应考虑数据的类型，中可以存放不同的数据，如果不用向导建立表，则应考虑数据的类型，在直接输入数据创建表的过程中，没有考虑数据类型。如果用在直接输入数据创建表的过程中，没有考虑数据类型。如果用“表设计器表设计器”创创建表，则在自定义创建表的过程中可以指定数据的类型。建表，则在自定义创建表的过程中可以指定数据的类型。1在设计视图中创建表表的设计视图也可以叫作表的设计视图也可以叫作“表设计器表设计器”，用它创建表的具体操作步骤如下。，用它创建表的具体操作步骤如下。（1）创建或打开一个空数据库，其窗口如图）创建或打开一个空数据库，其窗口如图2-2-1所示，用下面的方法调出所示，用下面的方法调出表设计窗口。表设计窗口。单击数据库窗口中的单击数据库窗口中的“新建新建”按钮，调出按钮，调出“新建表新建表”对话框，如图对话框，如图2-2-2所示。所示。选择选择“设计视图设计视图”选项，双击该选项或单击选项，双击该选项或单击“确定确定”按钮。按钮。在图在图2-2-1所示的数据库窗口中，双击所示的数据库窗口中，双击“使用设计器创建表使用设计器创建表”选项。选项。（2）屏幕上出现表设计窗口，如图）屏幕上出现表设计窗口，如图2-2-14所示。所示。2.2 创建创建“员工员工”表表 图2-2-14 表设计窗口2.2 创建创建“员工员工”表表 （3）在第一个）在第一个“字段名称字段名称”列处输入列处输入“客户编号客户编号”文字。文字。（4）单击其右侧的表格或按）单击其右侧的表格或按Tab键或按键或按键，均可在该表格中显示默认数键，均可在该表格中显示默认数据类型据类型“文本文本”，同时出现向下箭头，单击该箭头可以调出下拉列表框，如图，同时出现向下箭头，单击该箭头可以调出下拉列表框，如图2-2-14所示，单击所需要的数据类型。所示，单击所需要的数据类型。（5）将光标移到下一个字段名称处，输入另一个字段，如此操作直至所有）将光标移到下一个字段名称处，输入另一个字段，如此操作直至所有数据输入完成。数据输入完成。（6）单击标题栏上的）单击标题栏上的“表表”按钮，在调出的菜单中单击按钮，在调出的菜单中单击“关闭关闭”命令或单击表命令或单击表设计窗口右上方的设计窗口右上方的“关闭关闭”按钮，调出提示对话框，询问对表的修改是否保存，按钮，调出提示对话框，询问对表的修改是否保存，单击单击“是是”按钮，完成表的设计。按钮，完成表的设计。2设计视图和它的工具栏（1）设计视图：整个表设计窗口分为两部分，上半部分是用于输入字段的）设计视图：整个表设计窗口分为两部分，上半部分是用于输入字段的表格，下半部分列出对不同数据类型所具有的属性以及对属性的描述，图表格，下半部分列出对不同数据类型所具有的属性以及对属性的描述，图2-2-14所示是对文本属性的描述。每一种属性都可以进行设置，当光标移到某所示是对文本属性的描述。每一种属性都可以进行设置，当光标移到某一个属性上面时，在其右侧的文本框中会显示对该属性的描述，而对该属性一个属性上面时，在其右侧的文本框中会显示对该属性的描述，而对该属性进行设置的文本框会出现进行设置的文本框会出现3种情况：一种是直接输入文本；另一种是出现下种情况：一种是直接输入文本；另一种是出现下拉列表框，提供不同的选项；第三种情况是出现按钮，单击它会调出一个对拉列表框，提供不同的选项；第三种情况是出现按钮，单击它会调出一个对话框以便对属性进行进一步的设置。话框以便对属性进行进一步的设置。2.2 创建创建“员工员工”表表 （2）设计视图工具栏：在打开表的设计视图后，这时的工具栏如图）设计视图工具栏：在打开表的设计视图后，这时的工具栏如图2-2-15所示。所示。在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中按钮的作用类似，还有一些在这个工具栏中的一些按钮与数据库工具栏中按钮的作用类似，还有一些没有介绍过的工具按钮，它们的作用如表没有介绍过的工具按钮，它们的作用如表2-2-2所示。所示。图2-2-15 “表（设计视图）”工具栏2.2 创建创建“员工员工”表表 2.2.4 Access数据类型数据类型定义数据类型的目的是定义数据类型的目的是“允许在此字段输入的数据类型允许在此字段输入的数据类型”，例如一个字段的类，例如一个字段的类型为数字，就不可以输入文本，如果输入错数据，型为数字，就不可以输入文本，如果输入错数据，Access会发出错误信息，会发出错误信息，并且不允许保存。并且不允许保存。1Access数据类型的种类Access的数据类型共有的数据类型共有10种，当光标移到种，当光标移到“数据类型数据类型”这一列上的任意位置时，这一列上的任意位置时，在其下方的在其下方的“字段属性字段属性”栏中就会出现该种类型字段的属性。栏中就会出现该种类型字段的属性。（1）文本：这种数据用于保存文本或数字，最大字符数为）文本：这种数据用于保存文本或数字，最大字符数为255个字符。个字符。除了一般的文本要设置为这种类型外，还有一些数字也必须设置为这种类型，除了一般的文本要设置为这种类型外，还有一些数字也必须设置为这种类型，如邮政编码、电话号码、传真号码和如邮政编码、电话号码、传真号码和E-mail地址等字段。文本与数值这两种地址等字段。文本与数值这两种类型的主要区别是文本类型可以加入标点符号和字母。类型的主要区别是文本类型可以加入标点符号和字母。（2）备注：可以用于保存比较多的文本，最大允许为）备注：可以用于保存比较多的文本，最大允许为64 000个字符。一般个字符。一般用于保存经历、说明等文字比较多的数据。用于保存经历、说明等文字比较多的数据。（3）数字：用于数学计算的数值数据。）数字：用于数学计算的数值数据。（4）日期）日期/时间：可以保存日期及时间，允许的范围从时间：可以保存日期及时间，允许的范围从100年到年到9999年。年。（5）货币：用于保存货币值或用于数学计算的数值数据，这里的数学计算）货币：用于保存货币值或用于数学计算的数值数据，这里的数学计算的对象是带有的对象是带有1到到4位小数的数据，有美元和欧元符号可供选择，会自动加上位小数的数据，有美元和欧元符号可供选择，会自动加上千分位分隔。千分位分隔。2.2 创建创建“员工员工”表表（6）自动编号：由）自动编号：由Access自动分配，不能人工改变的数字。自动分配，不能人工改变的数字。（7）是）是/否：其值只允许输入是和否的字段。否：其值只允许输入是和否的字段。（8）OLE对象：内容为图形、声音和其他软件制作的文件或数据。对象：内容为图形、声音和其他软件制作的文件或数据。（9）超链接：存入的内容可以是文件路径、网页的名称等。）超链接：存入的内容可以是文件路径、网页的名称等。（10）查阅向导：来自其他表、查询或用户提供的数值清单的数据。）查阅向导：来自其他表、查询或用户提供的数值清单的数据。如果要进一步了解如何决定表中字段的数据类型，单击表设计窗口中的如果要进一步了解如何决定表中字段的数据类型，单击表设计窗口中的“数数据类型据类型”列，然后按列，然后按F1键，打开帮助的键，打开帮助的DataType属性来查看。属性来查看。2数据类型中字段属性在表设计窗口的下方是在表设计窗口的下方是“字段属性字段属性”栏，它有栏，它有“常规常规”和和“查阅查阅”两个选项卡，这两个选项卡，这个区域一次只能显示一个字段的属性，每一种数据类型的属性也不尽相同，个区域一次只能显示一个字段的属性，每一种数据类型的属性也不尽相同，但有些属性对各种数据类型都存在，下面将介绍在部分进行字段属性设置时但有些属性对各种数据类型都存在，下面将介绍在部分进行字段属性设置时所遇到的属性。所遇到的属性。（1）允许空字符：如果为）允许空字符：如果为“是是”，则该字段可以接受空字符串为有效输入项。，则该字段可以接受空字符串为有效输入项。（2）字段大小：可以指定字段中文本或数字的范围，文本缺省长度为）字段大小：可以指定字段中文本或数字的范围，文本缺省长度为50，数值为长整型。数值为长整型。2.2 创建创建“员工员工”表表 （3）文本字段的长度设置不会影响磁盘空间，但字段大小的最大值比较小）文本字段的长度设置不会影响磁盘空间，但字段大小的最大值比较小时可以节约内存和加快处理速度。时可以节约内存和加快处理速度。（4）格式：可以定义字段中数据的格式。）格式：可以定义字段中数据的格式。（5）标题：可以定义字段的别名，作为创建窗体和报表时数据单中使用的）标题：可以定义字段的别名，作为创建窗体和报表时数据单中使用的标签。因字段名的要求比较严格，如字段名中不能有空格，如果字段名为标签。因字段名的要求比较严格，如字段名中不能有空格，如果字段名为LastName，将标题设置为，将标题设置为Last Name则其可读性有了很大的提高。则其可读性有了很大的提高。（6）索引：可以选择是否为这个字段建立索引或者是否允许重复建立索引。）索引：可以选择是否为这个字段建立索引或者是否允许重复建立索引。（7）默认值：定义自动插入字段的值，必要时可在数据项输入不同值。）默认值：定义自动插入字段的值，必要时可在数据项输入不同值。（8）小数位数：用一个数字指定小数点右边的位数，选择）小数位数：用一个数字指定小数点右边的位数，选择“自动自动”时格式的时格式的属性自动确定小数位。属性自动确定小数位。（9）输入掩码：用于设置数据输入字段的模式，单击该属性后的，会调出）输入掩码：用于设置数据输入字段的模式，单击该属性后的，会调出“输入掩码向导输入掩码向导”对话框。对话框。（10）必填字段：用于设置这个字段是否必须填写，设置成）必填字段：用于设置这个字段是否必须填写，设置成“是是”时，这个字时，这个字段不能空着。段不能空着。（11）有效性规则：创建测试进入字段的数据并拒绝无效项目的表达式，它）有效性规则：创建测试进入字段的数据并拒绝无效项目的表达式，它的规则与查询中的条件类似，请参看第的规则与查询中的条件类似，请参看第4章的内容。章的内容。（12）有效性文本：定义字段中输入无效数据时屏幕上显示的错误消息。）有效性文本：定义字段中输入无效数据时屏幕上显示的错误消息。2.2 创建创建“员工员工”表表 3Access 2003对象命名的规则在上面创建表的过程中，遇到了给表命名的问题，在上面创建表的过程中，遇到了给表命名的问题，Access 2003中的表、字中的表、字段、窗体、报表、查询、宏和模块等都是对象，给它们命名时允许的自由度段、窗体、报表、查询、宏和模块等都是对象，给它们命名时允许的自由度很大，但也不是没有规则的，一般来说要遵循以下原则。很大，但也不是没有规则的，一般来说要遵循以下原则。（1）任何一处对象的名称不能与数据库中其他同类对象同名，例如不能有）任何一处对象的名称不能与数据库中其他同类对象同名，例如不能有两个名为两个名为“客户客户”的表。的表。（2）表和查询不能同名。）表和查询不能同名。（3）命名字段、控件或对象时，其名称不能与属性名或）命名字段、控件或对象时，其名称不能与属性名或Access已经使用的已经使用的其他要素同名。其他要素同名。（4）名称最多可用）名称最多可用64个字符，包括空格，但是不能以空格开头。个字符，包括空格，但是不能以空格开头。虽然字段、控件和对象名中可以包含空格，但要尽量避免这种现象。原因是虽然字段、控件和对象名中可以包含空格，但要尽量避免这种现象。原因是某些情况下，名称中的空格可能会和某些情况下，名称中的空格可能会和 Microsoft Visual Basic for Applications 存在命名冲突。存在命名冲突。用户应该尽量避免使用特别长的字段名。因为如果不调整列的宽度，就难以用户应该尽量避免使用特别长的字段名。因为如果不调整列的宽度，就难以看到完整的字段名。看到完整的字段名。（5）名称可以包括除句号（）名称可以包括除句号（.）、感叹号（）、感叹号（!）、重音符号（）、重音符号（）和方括号（）和方括号（）之外的标点符号。）之外的标点符号。2.2 创建创建“员工员工”表表 （6）不能包含控制字符（从）不能包含控制字符（从 0 到到 31 的的 ASCII 值）。值）。（7）在）在Microsoft Access 项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包括双项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包括双引号（引号（）。）。（8）为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和）为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和 Microsoft Access 中中已有的属性和其他元素的名称不重复；否则，在某些情况下，数据库可能产已有的属性和其他元素的名称不重复；否则，在某些情况下，数据库可能产生意想不到的结果。生意想不到的结果。有关命名的详细信息可以查看有关命名的详细信息可以查看Office助手。助手。2.2.5 主键和索引Microsoft Access 2003是一种关系型数据库系统，其强大功能来自于其可以是一种关系型数据库系统，其强大功能来自于其可以使用查询、窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信息。为了使用查询、窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信息。为了做到这一点，每个表都应该设定主关键字。关键字是用于惟一标识每条记录做到这一点，每个表都应该设定主关键字。关键字是用于惟一标识每条记录的一个或一组字段，的一个或一组字段，Access 2003建议为每一个表设置一个主关键字，主关建议为每一个表设置一个主关键字，主关键字简称为主键。设立主键能提高键字简称为主键。设立主键能提高Access在查询、窗体和报表操作中的快速在查询、窗体和报表操作中的快速查找能力。查找能力。2.2 创建创建“员工员工”表表 1主键表中所存储的每条记录的惟一标识，即称作表的主键。指定了表的主键之后，表中所存储的每条记录的惟一标识，即称作表的主键。指定了表的主键之后，Access 将阻止在主键字段中输入重复值或将阻止在主键字段中输入重复值或Null值。值。主键可以包含一个或多个字段，以保证每条记录都具有惟一的值。设定主键主键可以包含一个或多个字段，以保证每条记录都具有惟一的值。设定主键的目的在于以下几个方面：一个是保证表中的所有记录都能够被惟一识别，的目的在于以下几个方面：一个是保证表中的所有记录都能够被惟一识别，二是保持记录按主键字段项目排序，三是加速处理。二是保持记录按主键字段项目排序，三是加速处理。Access 2003中可以设中可以设置置3种主键，即自动编号、单字段及多字段。种主键，即自动编号、单字段及多字段。（1）“自动编号自动编号”主键：当向表中添加每一条记录时，可将主键：当向表中添加每一条记录时，可将“自动编号自动编号”字段字段设置为自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主设置为自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前未设置主键，则键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前未设置主键，则Microsoft Access会询问是否要创建主键，如果回答为会询问是否要创建主键，如果回答为“是是”，Microsoft Access 将创建将创建“自动编号自动编号”主键。主键。（2）单字段主键：如果字段中包含的都是惟一的值，例如）单字段主键：如果字段中包含的都是惟一的值，例如ID号或部件号码，号或部件号码，则可以将该字段指定为主键。只要某字段包含数据，且不包含重复值或则可以将该字段指定为主键。只要某字段包含数据，且不包含重复值或Null值，就可以为该字段指定主键。值，就可以为该字段指定主键。（3）多字段主键：在不能保证任何单字段包含惟一值时，可以将两个或更）多字段主键：在不能保证任何单字段包含惟一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。多的字段指定为主键。2.2 创建创建“员工员工”表表 2设定和删除主键的方法如果表中没有可以用作惟一识别表中记录的字段，则可以使用多个字段来组如果表中没有可以用作惟一识别表中记录的字段，则可以使用多个字段来组合成主关键字。在表设计器中设置主键的步骤如下。合成主关键字。在表设计器中设置主键的步骤如下。（1）在表设计视图中，单击字段名称左边的字段选择按钮，选择要作为主）在表设计视图中，单击字段名称左边的字段选择按钮，选择要作为主键的字段。单击字段选择按钮的同时按住键的字段。单击字段选择按钮的同时按住Ctrl键可以同时选择多个字段。键可以同时选择多个字段。（2）单击）单击“编辑编辑”“主键主键”菜单命令，或单击工具栏上的菜单命令，或单击工具栏上的“主键主键”按钮，则在按钮，则在该字段的左边显示钥匙标记，如图该字段的左边显示钥匙标记，如图2-2-16所示。所示。如果要删除主键，只要重复上面两步操作即可。如果要删除主键，只要重复上面两步操作即可。3索引“索引索引”是数据库（不只是是数据库（不只是Access）中极为重要的概念，它就像数据的指针，）中极为重要的概念，它就像数据的指针，能够迅速地找到某一条数据。当表中的数据量越来越大时，就会越来越体现能够迅速地找到某一条数据。当表中的数据量越来越大时，就会越来越体现出索引的重要性。以公司的人事数据库为例，一般的查询方式是利用出索引的重要性。以公司的人事数据库为例，一般的查询方式是利用“编号编号”或或“姓名姓名”，但姓名可能重复（同名同姓），编号则不应该有两人一样的情况，但姓名可能重复（同名同姓），编号则不应该有两人一样的情况，因而因而“编号编号”就比就比“姓名姓名”更适合作为索引键。更适合作为索引键。并不是所有的数据类型都可以建立索引，不能在并不是所有的数据类型都可以建立索引，不能在“自动编号自动编号”及及“备注备注”数据类数据类型上建立索引，在设定时请稍加注意。此外，并非是表中所有的字段都有建型上建立索引，在设定时请稍加注意。此外，并非是表中所有的字段都有建立索引的必要，因为每增加一个索引，就会多出一个内部的索引文件，增加立索引的必要，因为每增加一个索引，就会多出一个内部的索引文件，增加或修改数据内容时，或修改数据内容时，Access同时也需要更新索引数据，有时反而降低系统的同时也需要更新索引数据，有时反而降低系统的效率。效率。2.2 创建创建“员工员工”表表 图2-2-16 设置了主键2.2 创建创建“员工员工”表表 增加或删除字段的索引，具体操作步骤如下。增加或删除字段的索引，具体操作步骤如下。（1）单击要处理的字段名。）单击要处理的字段名。（2）单击字段属性栏中的）单击字段属性栏中的“常规常规”选项卡。选项卡。（3）单击）单击“索引索引”属性出现向下箭头，单击此箭头出现属性出现向下箭头，单击此箭头出现3个选项，如图个选项，如图2-2-17所示，从中选择一个选项。所示，从中选择一个选项。图2-2-17 定义索引2.2 创建创建“员工员工”表表 索引的这索引的这3个选项的含义如下。个选项的含义如下。无：该字段不需要建立索引。无：该字段不需要建立索引。有（有重复）：以该字段建立索引，其属性值可重复出现。图有（有重复）：以该字段建立索引，其属性值可重复出现。图2-2-18 “索索引引”对话框对话框 有（无重复）：以该字段建立索引，其属性值不可重复。设置为主键的字有（无重复）：以该字段建立索引，其属性值不可重复。设置为主键的字段取得此属性，要删除该字段的这个属性，首先应先删除主键。段取得此属性，要删除该字段的这个属性，首先应先删除主键。单击工具栏上的单击工具栏上的“索引索引”按钮，可以调出按钮，可以调出“索引索引”对话框，如图对话框，如图2-2-18所示，在所示，在该对话框中，可以定义索引。该对话框中，可以定义索引。图2-2-18 “索引”对话框2.3 2.3 建立建立建立建立“睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司”数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系 在数据库中设立了不同的表以后，必须告诉在数据库中设立了不同的表以后，必须告诉Access 2003如何再将信息合并如何再将信息合并在一起，这种合并要定义表之间的关系，然后创建查询、窗体和报表。在一起，这种合并要定义表之间的关系，然后创建查询、窗体和报表。2.3.1 关系的种类关系的种类要在两个表间建立关系，必须在这两个表中拥有相同数据类型和大小的字段。要在两个表间建立关系，必须在这两个表中拥有相同数据类型和大小的字段。表与表之间的关系有表与表之间的关系有3种，分别是：一对一关系、一对多关系和多对多关系。种，分别是：一对一关系、一对多关系和多对多关系。1“一对一”关系和“一对多”关系（1）“一对一一对一”关系：如果一个表关系：如果一个表A中的一个记录与另一个表中的一个记录与另一个表B中的一个记录中的一个记录直接相关联，这就是直接相关联，这就是“一对一一对一”的关系。的关系。例如，在一个教学管理数据库中，有一个表例如，在一个教学管理数据库中，有一个表“学生学生”和另一个表和另一个表“成绩成绩”，因为，因为一个学生只有一个成绩，所以这种关系就是一对一的关系。在一个学生只有一个成绩，所以这种关系就是一对一的关系。在Access中，这中，这种关系可以直接用视图的方式进行设置并显示出来，显示关系的视图是关系种关系可以直接用视图的方式进行设置并显示出来，显示关系的视图是关系窗口，在关系窗口中两个表之间由一条直线相连，表示这是窗口，在关系窗口中两个表之间由一条直线相连，表示这是“一对一一对一”的关系，的关系，如图如图2-3-1所示。所示。（2）“一对多一对多”关系：如果一个表关系：如果一个表A中的一个记录与另一个表中的一个记录与另一个表B中的多个记中的多个记录直接相关联，这就是录直接相关联，这就是“一对多一对多”的关系，这种关系是的关系，这种关系是Access中最常使用的关中最常使用的关系种类。系种类。2.3 2.3 建立建立建立建立“睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司”数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系 在关系窗口中在关系窗口中“一对多一对多”关系在两个表之间用一条直线相连，直线的一端有关系在两个表之间用一条直线相连，直线的一端有“1”，表示是一对多中的一端；另一端有，表示是一对多中的一端；另一端有“”符号，表示是一对多中的多端，符号，表示是一对多中的多端，如图如图2-3-2所示。在这个关系中，因为一位雇员承接或完成的订单不只一个，所示。在这个关系中，因为一位雇员承接或完成的订单不只一个，所以一个所以一个“雇员雇员”表的表的“雇员雇员ID”就会重复出现在就会重复出现在“订单订单”表的记录中，代表着表的记录中，代表着一对多的关系。一对多的关系。图2-3-1 “一对一”关系 图2-3-2 “一对多”关系2.3 2.3 建立建立建立建立“睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司睿智图书发展公司”数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系数据库中表之间的关系 2“多对多”关系“多对多多对多”关系是一个表关系是一个表A中的一条记录对应到另一个表中的一条记录对应到另一个表B中的多条记录，同中的多条记录，同时表时表B中的一条记录，反过来也会对应到表中的一条记录，反过来也会对应到表A中的多条记录，这种关系就是中的多条记录，这种关系就是多对多的关系。多对多的关系。（1）多字段主键：）多字段主键：“多对多多对多”型的关系仅能通过定义第型的关系仅能通过定义第3个表（称作联结表）个表（称作联结表）来达成，它的来达成，它的主键主键可以包含两个以上字段，即来源于可以包含两个以上字段，即来源于A和和B两个表的两个表的外键外键，外键