Word邮件合并应用-制作成绩单课件

第六章 Word邮件合并应用 -制作成绩单焦作大学信息工程学院焦作大学信息工程学院焦作大学信息工程学院焦作大学信息工程学院 计算机基础教研室计算机基础教研室计算机基础教研室计算机基础教研室5/4/2024学习目标学习目标掌握掌握Word中中“邮件合并邮件合并”、“邮件合并向邮件合并向导导”的使用方法。的使用方法。掌握利用掌握利用“邮件合并邮件合并”批量制作批量制作“成绩单成绩单”、“信封信封”的方法、技巧。的方法、技巧。5/4/20242Word邮件合并应用-制作成绩单目录目录6.1 制作成绩单案例分析制作成绩单案例分析6.2 实现方法实现方法6.2.16.2.1利用邮件合并制作成绩单利用邮件合并制作成绩单6.2.2 6.2.2 应用邮件合并向导制作信封应用邮件合并向导制作信封6.3 案例总结案例总结6.4 课后练习课后练习5/4/20243Word邮件合并应用-制作成绩单6.1 制作成绩单案例分析制作成绩单案例分析任务的提出任务的提出学期结束时，班主任许老师要根据已有的学期结束时，班主任许老师要根据已有的“各科成绩各科成绩(素材素材)”)”，给每位同学发一份，给每位同学发一份“成绩单成绩单”。解决方案解决方案1.1.先制作好先制作好“成绩单成绩单”空白表；空白表；2.2.运用邮件合并将运用邮件合并将“各科成绩各科成绩(素材素材)”)”的数据合并的数据合并到到“成绩单成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单；中，生成每人单独一张的成绩单；3.3.对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件合并将件合并将“班级通信录班级通信录”的数据合并到信封中，生成每的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封；人单独一个的信封；4.4.打印出这些信封给每个学生邮寄打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单成绩单”。5/4/20244Word邮件合并应用-制作成绩单6.2.1利用邮件合并制作成绩单利用邮件合并制作成绩单1 1建立主文档建立主文档成绩单的设计成绩单的设计2 2打开数据源打开数据源3 3在成绩单中插入数据域在成绩单中插入数据域4 4插入各科目的班级平均分插入各科目的班级平均分5 5利用利用“插入插入WordWord域域”填写获奖信息填写获奖信息6 6查看数据连接状况查看数据连接状况7 7在一页中放置多个成绩单在一页中放置多个成绩单8 8合并数据合并数据5/4/20245Word邮件合并应用-制作成绩单1建立主文档建立主文档成绩单成绩单v在在Word中，制作一张没有具体数据的中，制作一张没有具体数据的“成绩单成绩单”（模（模板）。如下图所示。完成后保存在板）。如下图所示。完成后保存在D盘盘“邮件合并邮件合并”文文件夹中，同时把作为后台数据库的件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件数据表文件“各科成绩数据各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。也保存在这个文件夹中。v设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。5/4/20246Word邮件合并应用-制作成绩单2打开数据源打开数据源v任务：打开数据源任务：打开数据源“各科成绩各科成绩(素材素材).xls”，作为，作为“邮件合并邮件合并”的后台数据库的后台数据库。v操作方法：操作方法：1.选择选择“视图视图”“工具栏工具栏”“邮件合并邮件合并”，打，打开开“邮件合并邮件合并”工具栏工具栏；2.单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“打开数据源打开数据源”按按钮，找到并打开数据表钮，找到并打开数据表“各科成绩各科成绩(素材素材).xls”，打，打开后出现一个开后出现一个“选择表格选择表格”对话框对话框；3.在对话框中选择第一项在对话框中选择第一项“成绩汇总表成绩汇总表”，单击，单击“确定确定”按钮按钮。5/4/20247Word邮件合并应用-制作成绩单3在成绩单中插入数据域在成绩单中插入数据域v任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源的合并域的合并域。v操作方法：操作方法：1.插入点放在成绩单（模板）的插入点放在成绩单（模板）的“学号：学号：”后面，后面，单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“插入域插入域”按钮，打开按钮，打开“插入合并域插入合并域”对话框对话框；2.在在“域域”列表框中，选择列表框中，选择“学号学号”项，单击项，单击“插插入入”按钮。在成绩单（模板）的按钮。在成绩单（模板）的“学号：学号：”后面就会后面就会插入域插入域“学号学号”；3.重复步骤重复步骤2，用同样的方法在成绩单的对应位置插，用同样的方法在成绩单的对应位置插入其它的域。入其它的域。5/4/20248Word邮件合并应用-制作成绩单成绩单的设置结果成绩单的设置结果 5/4/20249Word邮件合并应用-制作成绩单4插入各科目的班级平均分插入各科目的班级平均分v任务：输入成绩单第任务：输入成绩单第3列的列的“班级平均班级平均”成绩数据成绩数据。v操作方法：操作方法：打开打开“成绩汇总表成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均工作表，找到各科目的班级平均分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴；或者分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴；或者直接输入到成绩单的直接输入到成绩单的“班级平均班级平均”列中的相应位置。列中的相应位置。5/4/202410Word邮件合并应用-制作成绩单5利用利用“插入插入Word域域”填写获奖信填写获奖信息息v任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息：平均分在：平均分在85分以上分以上填写填写“恭喜你！你的平均分达到恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！分以上，将获得奖学金！”，85分以下填写分以下填写“你的平均分未达到你的平均分未达到85分，请继续努力！分，请继续努力！”。v操作方法：操作方法：插入点放在成绩单最后一行插入点放在成绩单最后一行“获奖情况获奖情况”列右边的单元格中，单列右边的单元格中，单击击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“插入插入Word域域”下拉按钮，从打开的菜下拉按钮，从打开的菜单上选择单上选择“IfThenElse”，打开，打开“插入插入Word域：域：IF”对话框，对话框，各项参数设置如下图所示。再单击各项参数设置如下图所示。再单击“确定确定”按钮。按钮。5/4/202411Word邮件合并应用-制作成绩单6查看数据连接状况查看数据连接状况v任务：查看数据连接后成绩单的变化任务：查看数据连接后成绩单的变化。v操作方法：操作方法：1.单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“查看合并数据查看合并数据”按钮，这时成绩单的各按钮，这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据个数据域显示出第一条记录中的具体数据；2.单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“上一记录上一记录”按钮或按钮或“下一记录下一记录”按钮，按钮，可以查看其他记录的数据可以查看其他记录的数据；3.单击单击“首记录首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录尾记录”按钮，按钮，可以显示最后一条记录的数据可以显示最后一条记录的数据。5/4/202412Word邮件合并应用-制作成绩单7在一页中放置多个成绩单在一页中放置多个成绩单v任务：在一页内放置两份成绩单任务：在一页内放置两份成绩单。v操作方法：操作方法：1.把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份，再把插把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后，粘贴得到第入点定位到文档的最后，粘贴得到第2个成绩单个成绩单；2.将插入点放在第将插入点放在第2个成绩单的首行处（必须在第个成绩单的首行处（必须在第2个成个成绩单中所有数据域的前面），单击绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并邮件合并”工具栏上工具栏上的的“插入插入Word域域”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录下一记录”，就可看到在第，就可看到在第2个成绩单中，已显示出下一条记录的数个成绩单中，已显示出下一条记录的数据了据了。5/4/202413Word邮件合并应用-制作成绩单v任务：运用任务：运用“合并数据合并数据”，生成全班的成绩单，生成全班的成绩单。v操作方法：操作方法：1.单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“合并到新文档合并到新文档”按钮，按钮，打开打开“合并到新文档合并到新文档”对话框对话框；2.在对话框中选择在对话框中选择“全部全部”选项，单击选项，单击“确定确定”按钮。按钮。Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为系统自动命名为“字母字母1”；3.将合并数据产生的新文档将合并数据产生的新文档“字母字母1”保存在保存在D盘盘“邮件邮件合并合并”文件夹中，文件改名为文件夹中，文件改名为“成绩单成绩单”。8合并数据合并数据5/4/202414Word邮件合并应用-制作成绩单v任务：批量制作信封任务：批量制作信封。6.2.2 应用邮件合并向导制作信封应用邮件合并向导制作信封v操作方法：操作方法：1.在菜单栏中选择在菜单栏中选择“工具工具”“信函与邮件信函与邮件”“中文中文信封向导信封向导”命令，制作好信封初稿；命令，制作好信封初稿；2.根据根据“班级通信录班级通信录”中的信息，修改该信封：删除数中的信息，修改该信封：删除数据域，只保留收信人邮编、收信人地址一和收据域，只保留收信人邮编、收信人地址一和收信人姓名三个域；信人姓名三个域；3.选择域选择域“邮政编码邮政编码”，插入对应域插入对应域“收信人邮编收信人邮编”；用同样方法插入其它域；设置各个域的字符格式；用同样方法插入其它域；设置各个域的字符格式；4.将所有记录合并，每条记录生成一个信封，并自动生将所有记录合并，每条记录生成一个信封，并自动生成新文档成新文档“信封信封1”，再保存。，再保存。5/4/202415Word邮件合并应用-制作成绩单案例总结案例总结 本章通过本章通过“制作成绩单制作成绩单”案例，详细介绍了邮案例，详细介绍了邮件合并的操作。方法主要有以下三步：件合并的操作。方法主要有以下三步：第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当于模板）。如：于模板）。如：“成绩单成绩单”或或“信封信封”中不变的部分。中不变的部分。第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常是是WordWord或或ExcelExcel中的表格，可事先建好，在此处直接打中的表格，可事先建好，在此处直接打开。如：开。如：“各科成绩（素材）各科成绩（素材）.xls”.xls”。第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中。方式插入到主文档中。5/4/202416Word邮件合并应用-制作成绩单课后练习课后练习 1利用利用“邮件合并邮件合并”将数据文件将数据文件“报考名单报考名单.xls”合并到合并到“准考证准考证”主文档中，生成所有考主文档中，生成所有考生的准考证。生的准考证。2圣诞新年将至，某公司公关部要给所有的客圣诞新年将至，某公司公关部要给所有的客户和合作伙伴发一封户和合作伙伴发一封“贺卡贺卡”，贺卡内容完全一，贺卡内容完全一样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请用用“邮件合并向导邮件合并向导”根据根据“客户客户.xls”数据文件数据文件中的数据给每人制作一个贺卡。中的数据给每人制作一个贺卡。5/4/202417Word邮件合并应用-制作成绩单