项目变更管理

第 8章 ： 项 目 变 更 管 理 变 更 时 应 考 虑 的 因 素1. 驱 动 力2. 范 围3. 深 度4. 步 伐5. 支 持 （ 资 源 、 组 织 结 构 、 观 念 ）6. 宣 传 目 的 就 是 使 每 个 变 更 都 为 有 效 变 更 变 更 的 难 点“或 许 唯 一 发 自 内 心 想 要 做 改 变 的 人 ， 是 湿了 的 婴 儿 ” 变 更 管 理 v.s.项 目 管 理变 更 管 理 和 项 目 管 理 可 以 融 合 起 来前 沿 探 索 ： 项 目 变 更 框 架 (The Project Change Frame) 琳 赛 麦 肯 纳 (Lindsay McKenna) 提 出项 目 是 实 现 变 更 的 可 靠 工 具在 项 目 管 理 的 框 架 下 进 行 变 更 管 理 ， 更简 单 本 章 主 题 -项 目 变 更 管 理 案 例 叶 先 生 刚 出 任 项 目 经 理 ， 并 承 接 了 一 个 中 型 建 设项 目 。 上 任 时 公 司 高 层 再 三 叮 咛 他 一 定 要 尊 重 客户 意 见 ， 充 分 满 足 客 户 需 求 。 项 目 开 始 比 较 顺 利 ，但 进 入 到 后 期 ， 客 户 频 繁 的 变 更 带 来 很 多 额 外 工作 。 叶 经 理 通 过 项 目 团 队 加 班 ， 保 持 了 项 目 的 正常 进 度 ， 业 主 相 当 满 意 。但 业 主 提 出 的 变 更 越 来 越 多 。 为 了 节 省 时 间 ， 业主 方 的 工 程 人 员 不 再 向 叶 经 理 申 请 变 更 ， 而 是 直接 找 施 工 班 组 长 商 量 。 班 组 长 疲 于 应 付 ， 往 往 直接 改 变 施 工 细 节 而 不 做 任 何 记 录 ， 或 记 录 与 施 工现 状 不 符 。 很 快 叶 经 理 就 发 现 ： 设 计 、 施 工 计 划和 现 状 无 法 保 持 一 致 ， 甚 至 没 有 人 能 说 清 楚 “ 现在 到 底 改 成 什 么 样 了 ” 。 但 在 进 度 压 力 下 ， 他 也只 能 将 错 就 错 。 但 因 另 一 方 面 ， 频 繁 出 现 “ 改 好的 问 题 又 出 问 题 ” 的 情 况 ， 客 户 开 始 不 满 ， 表 示“ 失 去 了 耐 心 ” 。 案 例 客 户 却 最 终 投 诉 到 建 筑 方 管 理 层 了 ， 表 示 “ 无 法 容 忍这 种 低 层 次 的 项 目 管 理 水 平 ” 。 更 糟 糕 的 是 ， 因 为 担心 已 完 工 的 部 分 还 隐 含 着 问 题 ， 客 户 高 层 对 整 个 项 目的 工 程 质 量 也 开 始 疑 虑 重 重 。随 后 发 生 的 事 情 让 叶 经 理 更 加 为 难 ： 业 主 的 两 个 负 责人 对 装 修 风 格 的 看 法 不 一 致 ， 并 为 此 发 生 了 激 烈 争 执 。叶 经 理 知 道 如 果 发 表 意 见 可 能 会 得 罪 其 中 一 方 ， 于 是保 持 了 沉 默 。 最 终 客 户 决 定 调 整 装 修 设 计 ， 叶 经 理 只好 立 刻 施 工 团 队 大 家 抓 紧 时 间 修 改 。 可 后 来 当 听 说 因装 修 已 造 成 了 项 目 延 误 一 个 月 后 ， 业 主 方 原 来 发 生 争执 的 两 人 却 非 常 一 致 ， 同 时 质 问 王 先 生 ： “ 为 什 么 你不 早 点 告 诉 我 们 要 拖 一 个 多 月 ！ 早 知 这 样 才 不 会 让 你改 呢 ！ ” ， 并 再 次 投 诉 到 建 筑 方 管 理 层 。这 次 叶 经 理 受 到 高 层 的 严 厉 训 斥 ， 并 有 被 炒 鱿 鱼 的 迹象 ， 叶 经 理 委 屈 极 了 ， 自 己 到 底 错 在 哪 里 了 ？ ！ 项 目 变 更 的 概 念项 目 干 系 人 由 于 各 种 原 因 对 项 目 基 准 进 行 修 改 ， 甚 至 重 新 规 划 ， 这 类 变 化 叫做 项 目 变 更 。变 更 内 容 ： 项 目 范 围 、 质 量 、 进 度 、 费用 、 占 用 资 源 、 合 同 等 多 方 面 ， 并 将 影响 到 其 他 方 面 基 准 （ baseline ） 的 定 义 ： 一 份 经 过 批 准 的 项 目 计 划 ， 加 上或 减 去 经 批 准 的 变 更 。 通 常 与 修 饰 词 连 用 （ 如 成 本 绩 效 基 准 、进 度 基 准 、 绩 效 测 量 基 准 、 技 术 基 准 ） 是 为 使 得 项 目 基 准 与 项目 实 际 执 行 情 况 相 一 致 ， 对 项 目 变 更 进行 管 理 的 一 套 方 法 。其 可 能 的 两 个 结 果 ： 拒 绝 或 者 调 整 按 性 质 分 ： 重 大 变 更 、 重 要 变 更 和 一 般 变 更 。 通过 不 同 审 批 权 限 控 制 ；按 迫 切 性 分 ： 紧 急 变 更 可 非 紧 急 变 更 。 通 过 不同 的 变 更 处 理 流 程 控 制 ；按 领 域 分 ： 进 度 变 更 、 成 本 变 更 、 质 量 变 更 、设 计 变 更 、 实 施 变 更 和 工 作 范 围 变 更 ；按 空 间 分 ： 内 部 环 境 变 更 和 外 部 环 境 变 更 ； 变 更 原 因 举 例外 部 事 件 市 场 环 境 变 化 ,如 材 料 成 本 波 动 ； 竞 争 对 手 的 某 些 举 动项 目 范 围 定 义 的 过 失 或 疏 忽 设 计 错 误 ； 原 计 划 的 实 施 方 案 ， 不 能 顺 利 执 行替 代 物 更 优 的 新 技 术 、 手 段增 加 值 提 高 装 修 档 次 ， 谋 求 更 高 利 润项 目 执 行 与 项 目 基 准 的 背 离 随 意 更 改 项 目 内 容 ， 以 及 因 此 带 来 的 被 动 调 整 项 目 实 施 组 织 公 司 、 部 门 合 并 ， 人 事 变 化特 定 风 险 由 于 特 定 风 险 爆 发 ， 实 施 应 急 计 划 变 更 管 理 的 原 则 是 首 先 建 立 项 目 基 准 、 变 更 流 程 和 变 更 控 制 委员 会 。具 体 包 括 以 下 内 容 ：1） 基 准 管 理 ： 基 准 是 变 更 的 依 据 。 每 次 变 更 通 过 评 审 后 ， 都应 重 新 确 定 基 准2） 建 立 变 更 控 制 流 程 ： 所 有 变 更 都 必 须 遵 循 控 制 流 程 进 行 控制 。3） 明 确 组 织 分 工 ： 明 确 变 更 相 关 工 作 的 评 估 、 评 审 和 执 行 职能 。4） 完 整 体 现 变 更 的 影 响 ： 客 户 方 影 响 、 项 目 内 部 工 作 变 更 影响5） 妥 善 保 存 变 更 产 生 的 相 关 文 档 ： 可 利 用 配 置 管 理 工 具 。 变 更 控 制 系 统变 更 控 制 系 统 就 是 一 套 事 先 确 定 的 修 改 项 目 文件 或 改 变 项 目 活 动 时 应 遵 循 的 程 序 。为 了 对 项 目 变 更 进 行 有 效 控 制 ， 应 由 项 目 所 有方 、 实 施 方 分 别 或 共 同 建 立 更 控 制 系 统变 更 控 制 系 统 通 常 包 括 一 个 变 更 控 制 委 员 会(CCB)、 责 任 追 踪 和 变 更 审 批 制 度 、 人 员 （ 及相 应 权 限 ） 、 必 要 的 表 格 或 其 他 书 面 文 件 。 变 更 控 制 系 统变 更 请 求 ： 可 是 口 头 或 书 面 、 直 接 和 间 接 的 ，可 以 来 自 项 目 外 部 或 内 部 ， 也 可 以 是 法 律 要 求的 或 可 由 项 目 班 子 加 以 选 择 。 除 紧 急 情 况 外 ，口 头 变 更 必 须 形 成 书 面 文 件 后 才 能 受 理 。沟 通 是 项 目 变 更 控 制 的 一 个 重 要 要 素 。是 否 有 不 经 审 查 的 变 更 ？有 。 自 动 变 更 ， 又 称 现 场 变 更 ， 是 不 经 事先 审 查 即 可 批 准 的 变 更 。 多 由 意 外 的 紧 急 情 况造 成 的 。 对 此 ， 项 目 变 更 控 制 系 统 应 当 有 处 理自 动 变 更 的 机 制 。 （ 机 制 包 括 哪 些 ？ ） CCB（ 变 更 控 制 委 员 会 /变 更 管 理 委 员 会 ）由 项 目 所 涉 及 的 多 方 人 员 共 同 组 成 。是 决 策 机 构 ， 评 审 决 定 项 目 是 否 能 变 更一 般 不 由 CCB提 出 变 更 方 案项 目 经 理 ： 其 权 利 由 项 目 章 程 取 得响 应 变 更 提 出 者 的 要 求 ， 评 估 变 更 对 项 目 的 影 响 及 应对 方 案 ， 将 要 求 由 技 术 要 求 转 化 为 资 源 需 求 ， 供 授 权人 决 策 ； 并 根 据 评 审 结 果 实 施 项 目 基 准 ； 1） 提 出 与 接 受 变 更 申 请 ： 及 时 以 正 式 方 式 进 行 ， 并 留 下 书 面 记 录2） 对 变 更 的 初 审（ 变 更 的 影 响 、 必 要 性 、 评 估 所 需 信 息 准 备 充 分 ）目 的 ： 对 变 更 提 出 方 施 加 影 响 ， 确 认 变 更 的 必 要 性 ， 确 保 变 更 是 有价 值 的 格 式 校 验 ， 完 整 性 校 验 ， 确 保 评 估 所 需 信 息 准 备 充 分 。 在 干 系 人 间 就 提 出 评 估 的 变 更 信 息 达 成 共 识 变 更 初 审 的 常 见 方 式 为 变 更 申 请 文 档 的 审 核 流 转3） 变 更 方 案 论 证 变 更 方 案 的 主 要 作 用 ， 首 先 是 对 变 更 请 求 是 否 可 实 现 进 行 论 证 。如 果 可 实 现 ， 则 将 变 更 请 求 转 化 为 资 源 需 求 以 供 CCB决 策 。 常 见 方案 内 容 包 括 ： 技 术 评 估 和 经 济 评 估 。 前 者 评 估 需 求 如 何 转 化 为 成 果 ，后 者 评 估 价 值 和 风 险 4） 项 目 管 理 委 员 会 审 查 是 项 目 所 有 者 据 变 更 申 请 及 评 估 方 案 决 定 是 否 批 准 变 更 。 通 常是 文 档 会 签 形 式 ， 重 大 变 更 审 查 可 以 包 括 正 式 会 议 形 式 。 审 查 过 程 应 注 意 分 工 ， 项 目 决 策 者 、 专 业 评 审 、 经 济 评 审 分 开5） 发 出 变 更 通 知 并 开 始 实 施 调 整 项 目 基 准 ， 确 保 变 更 方 案 中 的 资 源 需 求 及 时 到 位6） 变 更 实 施 的 监 控 确 保 项 目 的 整 体 实 施 工 作 受 控 。 由 项 目 经 理 负 责 项 目 基 准 的 监控 。 CCB监 控 成 果 、 进 度 里 程 碑 等 ， 也 可 以 委 托 监 理 单 位7） 变 更 效 果 的 评 估 首 要 的 评 估 依 据 是 项 目 基 准 。 还 需 结 合 变 更 的 初 衷 来 看 ， 是 否已 达 成 目 的 。 评 估 变 更 方 案 中 的 技 术 论 证 、 经 理 论 证 内 容 与 实 施过 程 的 差 距 并 推 进 解 决 评 估 、 审 查 时 需 考 虑 的 要 点变 更 涉 及 的 范 围 及 决 定 其 对 客 户 、 公 司 业 务 和技 术 方 面 带 来 的 影 响变 更 将 会 对 项 目 交 付 物 带 来 的 变 化变 更 对 项 目 计 划 和 过 程 带 来 的 影 响需 要 对 项 目 计 划 基 准 和 合 同 文 修 改 的 幅 度估 算 要 实 施 该 变 更 需 要 的 资 源 和 费 用 以 及 不 作变 更 所 需 的 费 用 ， 并 提 出 相 关 的 报 价提 出 如 何 处 理 该 变 更 的 建 议 变 更 管 理 流 程 图 示简 化 的 变 更 管 理 流 程 ： 提 出 变 更影 响 分 析批 准 变 更实 施 变 更 验 证 整 体 变 更 管 理 （ 控 制 ） 整 体 变 更 就 是 影 响 项 目 整 体 和 贯 穿 项 目 生 命 周 期 全 过程 的 变 更 。 整 体 变 更 控 制 就 是 协 调 贯 穿 整 个 项 目 过 程的 变 更 。 例 如 ， 可 交 付 成 果 的 技 术 要 求 说 明 的 改 变 ，若 影 响 到 项 目 范 围 ， 进 而 影 响 到 、 进 度 、 质 量 、 风 险或 其 他 方 面 ， 则 该 变 更 就 是 整 体 变 更 。整 体 变 更 控 制 的 三 大 目 标 是 ：1)确 定 变 更 的 发 生 ；2)对 造 成 变 更 的 因 素 施 加 影 响 ， 以 确 保 变 更 对 整 个 项 目有 利3)当 变 更 出 现 时 ， 设 法 处 理 之 整 体 变 更 管 理 流 程 图建 立 基 准 计 划评 审 项 目 状 态和 进 展 情 况确 认 变 更 的 发生 或 将 要 发 生 更 新 项 目 计 划 采 取 纠 正 措 施 共 享 教 训项 目 计 划执 行 绩 效 报 告变 更 请 求 整 体 变 更 的 例 子 ： 某 重 要 可 交 付 成 果 的 技 术 要 求 说 明 的 改变 ， 影 响 到 项 目 范 围 ， 进 而 影 响 到 费 用 、进 度 、 质 量 、 风 险 等 方 面 ， 则 该 变 更 就是 整 体 变 更 ， 应 该 通 过 范 围 变 更 进 行 控制 依 据 、 工 具 和 结 果整 体 变 更 管 理 的 依 据 ： 项 目 计 划 、 进 展报 告 、 变 更 请 求整 体 变 更 管 理 的 工 具 ： 变 更 控 制 系 统整 体 变 更 管 理 的 结 果 ： 项 目 计 划 的 更 新 、纠 正 行 动 、 应 汲 取 的 教 训 范 围 变 更 控 制范 围 ： 一 个 项 目 所 提 供 的 产 品 、 服 务 的 总 和 。 包 括 了产 品 、 服 务 应 该 包 含 的 特 征 和 功 能 ； 亦 可 包 括 实 现 特征 和 功 能 所 必 须 要 做 的 工 作 。范 围 变 更 控 制 可 包 括 ：1） 为 了 使 项 目 朝 着 有 益 方 向 发 展 而 变 动 和 调 整 某 些 方 面因 素 而 引 起 项 目 范 围 变 化 的 过 程2） 确 定 项 目 范 围 变 化 情 况 的 活 动3） 对 其 采 取 纠 正 措 施 的 过 程简 单 地 说 ， 范 围 变 更 就 是 对 已 确 立 ， 建 立 在 已 审 批 通 过的 WBS基 础 上 的 项 目 范 围 进 行 改 变 与 调 整 范 围 变 更 控 制 的 依 据WBS： 因 为 建 立 WBS是 确 立 项 目 范 围 的 基 础 和前 提项 目 进 展 报 告 ： 它 提 供 与 项 目 范 围 变 化 有 关 的信 息 ； 比 如 哪 些 工 作 已 完 成 、 未 完 成 。 还 能 提醒 项 目 团 队 哪 些 事 情 将 要 发 生 ， 将 会 怎 样 影 响到 项 目 的 范 围 变 化 。变 更 请 求 ： 可 以 来 自 内 部 或 外 部 ， 自 愿 或 被 迫 ，内 容 可 以 是 延 长 或 缩 短 工 期 、范 围 管 理 计 划 范 围 变 更 控 制 的 工 具 、 技 术范 围 变 更 控 制 系 统 它 是 用 来 定 义 项 目 范 围 变 更 处 理 程 序 的 。 包 括 ： 计 划 范 围 文 件 、跟 踪 系 统 、 偏 差 系 统 、 控 制 决 策 机 制报 告 进 展 情 况 进 度 报 告 需 要 反 映 任 何 已 发 生 的 项 目 变 化 。 而 且 为 了 采 取 有 效 措施 ， 控 制 项 目 范 围 变 化 ， 进 度 报 告 还 需 说 明 导 致 范 围 变 化 的 原 因计 划 调 整 很 少 有 项 目 能 严 格 按 计 划 进 行 实 施 。 因 此 ， 在 认 识 这 一 客 观 事 实的 基 础 上 ， 为 有 效 进 行 项 目 范 围 的 变 更 与 控 制 ， 需 不 断 进 行 项 目工 作 任 务 再 分 解 ， 并 以 此 为 基 基 础 ， 建 立 多 个 可 选 计 划 更 新 方 案 。 范 围 变 更 控 制 的 意 义1. 合 理 调 整 项 目 范 围 ： 范 围 变 更 常 伴 随 着 一 个 对 成 本 、 进 度 、 等目 标 进 行 调 整 的 要 求 。 项 目 范 围 改 变 是 通 过 计 划 过 程 。 技 术 、计 划 文 件 的 更 新 而 确 定 的 。 变 更 一 旦 确 立 ， 需 将 所 有 更 新 内 容或 文 件 以 适 当 的 凡 是 通 知 干 系 人 。2. 纠 偏 行 动 。 它 将 是 将 计 划 实 施 拉 回 到 计 划 轨 道 的 任 何 行 为 。3. 总 结 经 验 教 训 。 导 致 范 围 变 化 的 原 因 、 采 取 纠 偏 行 动 的 依 据 以及 其 它 来 自 变 更 实 践 中 的 经 验 教 训 。 都 应 该 书 写 成 文 ， 形 成 数据 ， 作 为 项 目 干 系 人 的 资 料 Scope Creep范 围 渐 变未 经 控 制 的 逐 渐 变 化时 常 是 项 目 参 与 各 方 都 未 意 识 到 的 变 化达 到 一 定 程 度 ， 才 暴 露例 如 ： 超 市 购 物 控 制 范 围 渐 变1） 明 确 变 更 费 用 没 有 免 费 的 变 更 ， 借 此 约 束 各 方 。 2） 变 更 要 经 过 出 资 方 的 正 式 认 可 过 分 重 视 用 户 代 表 的 意 见 ， 容 易 忽 略 否 经 过 了 真 正 有 决 策 权 的 人员 的 认 可 。 3） 小 的 变 更 也 要 经 过 正 规 的 管 理 流 程 ， 否 则 会 积 少 成 多 在 实 践 中 ， 人 们 往 往 不 愿 意 为 小 的 变 更 去 执 行 正 规 的 需 求 管 理 过程 ， 认 为 降 低 了 开 发 效 率 ， 浪 费 了 时 间 。 正 式 由 于 这 种 观 念 才 使变 更 渐 变 为 不 可 控 。4） 精 确 的 范 围 定 义 并 不 能 阻 止 范 围 变 更 。 并 非 对 范 围 定 义 的 越 细 ， 越 能 避 免 范 围 渐 变 。 因 为 变 化 是 永 恒 的 ，并 非 范 围 写 细 了 ， 它 就 不 会 变 化 了 。 项 目 经 理 的 角 色面 对 变 更 ， 项 目 经 理 应 主 动 提 问 ！ 举 例 ： 该 变 更 确 实 必 要 吗 ？ 变 更 将 造 成 的 费 用 是 多 少 ？ 这 个 费 用 合 理 吗 ？ 这 对 质 量 有 何 影 响 ？ 带 来 的 额 外 的 质 量 管 理 工 作 将 造 成 多 少费 用 ？ 该 变 更 对 项 目 进 度 有 何 影 响 ？ 该 变 更 对 项 目 的 总 目 标 有 影 响 吗 ？ 如 果 是 ， 影 响 是 什 么 ？ 对项 目 结 果 的 影 响 是 什 么 ？ 作 业结 合 本 章 教 学 内 容 ， 对 上 课 初 给 出 的 叶经 理 的 案 例 （ 幻 灯 片 6-7） 进 行 分 析 。 找出 他 本 人 、 建 筑 商 、 业 主 方 分 别 的 问 题所 在 ， 进 行 深 层 次 分 析 ， 并 给 出 建 议 。