[论高校院系档案管理人员的教育培训] 档案管理制度

论高校院系档案管理人员的教育培训 档案管理制度 “档案是人类各项实践活动的原始记录，是珍贵历史文化遗产的重要组成部分，是社会文明进步的阶梯。”档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，作为档案工作的主体，档案人员素质的高低直接影响着档案工作的质量乃至整个档案事业的发展。高校院系档案工作者是档案管理基础的基础，因此，要与时俱进，加强继续教育，不断更新、优化自己的知识结构，不断提高自己的综合素质和业务水平，进一步推动高校的全面发展。 一、加强档案人员教育培训的需求 1、现实需求 随着信息技术的飞速发展，社会对各方面人才的需求，档案工作表现出明显的全面化、正规化、智能化发展规律，各种新技术应用于档案管理正逐步变为现实并不断推广。目前，在档案工作中推广的以电子计算机为核心的包括电信、缩微复制、声像技术在内的一切先进手段使档案管理工作日益自动化、数字化、网络化。相反，就我国高校院系现有档案人员的整体水平很难应对信息化带来的严峻挑战，远远不能适应档案管理工作的需求和发展。 从文化水平来看，我国人口基数大，从事档案工作的人员数量多，但整体文化水平较低，专业水准更是令人堪忧。从高校发展的全面看，重视成度欠缺，资金投入严重不足，据有关材料统计，没有受到过任何档案专业培训，其比例达到了全部人员的40%左右。无职称的人员占全部人员总数的33%。 信息时代的档案工作正在实现以电子计算机等物化智能应用为主的档案管理自动化、档案信息资源数字化以及档案信息传递网络化，档案缩微及保护水平也日益提高，原有的那些工作经验和理论已经难以满足实际工作的需要了。原有的管理设施早应淘汰，传统的管理方法与模式 已远远跟不上时代的发展，一些上了年纪的工作人员甚至打字还处于“一指禅”的水平，对于网络管理、无纸办公更是无从谈起，这样的技术水平显然无法满足现代档案工作的需要。 从政治素质和职业道德水平来看，档案工作的机要性和服务性要求档案人员要具备较高的政治素养和爱岗敬业的奉献精神。但在现实情况中，由于档案管理部门无职无权，晋升提拔评职称都存在相当的难度，档案工作的职业特点致使一些业务人员在工作中产生了消极落后的思想观念。比如个别档案人员出于对物质利益的追求，政治立场不够坚定，没有树立起正确的是非观念，违背了档案工作的基本准则，借助工作便利，私自篡改或销毁档案，泄漏机密档案的内容等。还有档案人员在工作中没有端正工作态度，为用户提供服务时态度不够热情。对工作应付了事，得过且过。以上种种行为在很大程度上影响了档案工作在公众心目中的形象，甚至违背了档案工作维护历史原貌的基本原则，造成的危害是不可估量的。 其次，在资金投入上严重不足，当前，高校受各方面的影响，把有限的资金往往大量投入到建高楼、建大门 、见实验室、人才引进等等，在档案管理的硬件上能拖则拖、能应付则应付，舍不得投资。再者，高校的院系甚至没有专门的档案室，也没有专职的管理人员，许多是办公室人员、教务员兼职，更谈不上配备正规先进的设施。 2、理论需求 科学发展观的第一要义就是发展，档案管理工作也是如此，首先要设立正规的管理机构和正式的人员编制。领导重视，编制合理，配备完善，才能不断发展，才能促进档案事业的科学发展。随着档案工作的不断发展，档案人员自身的知识与技能也应当经常扩大和更新，因此应当为档案人员在职业生涯中需要学习的各个阶段提供多种多样的学习机会，这就需要为在职人员提供各种形式的教育培训以满足需要。 其次“人本管理”思想是加强档案人员教育培训的出发点。以人为本也是科学发展观的核心。人是档案工作中最基本、最关键的因素。这就要求各级领导重视这项工作，给管理人员创造良好的环境、良好的出路，调动其积极性。人本管理的出发点是人，归宿也是人，其目标就在于人的发展。加强档案人员的教育培训和创造良好的出路正是以“人本管理”思想为出发点，充分重视档案人员在档案工作中主体地位的体现。 二、对加强档案人员教育培训的几点建议 1、加强师资和教材建设 面对当前档案人员的整体组成、素质、以及业务水平的现实，教育培训闲的尤为重要，档案管理人员的培训不同于一般的学习深造，受教育者有其自身的特点。由于接受教育培训的学习者大都是处于档案管理、科研第一线的在职人员，因此教育培训要求理论联系实际，学以致用，既要反映当前新知识、新方法、新内容，具有理论性和先进性，又要切合实际情况，具有针对性和实用性。要达到这一点，一要精心组织，配备高水平的教师，或聘请专家。既对当前情况进行详细的讲解，又要善于解答工作中遇到的问题。二要有切合实际的教材。就师资而言，目前来源主要有两个，一是聘请经验丰富的有一定知识水平的在职或离职的本行业人员，一是借助高校的师资优势，聘请专职教师。确保教育培训的师资质量，切实做到可行、管用。教育培训的教材也应做到紧密联系实际。由于参与培训的人员情况各有不同，因此要考虑到学员的整体特点和整体水平。，编写适合以自学为主的实用性强的教材，同时要注重行业新热点、新动态，涵盖一些前沿内容，满足档案工作向前推进、向前发展的需要。 2、为档案人员的教育培训提供制度和资金保障 要想做到这一点，首先重要的一点是领导重视，把此项工作纳入重要工作日程。计划的制定、领导的组织、实施的措施，都要做到精心严密。针对档案工作和档案工作人员的实际情况，建立健全针对档案人员教育培训的一套规章制度。一方面，可以保障档案工作人员接受继续教育的基本要求，为其个人专业和业务发展提供一定的空间，满足个人发展的需要;必要时，推荐和输送到高级别院校和科研院所进行深造，另一方面可以使档案部门人力资源的质量得到不断提升，培养更多的专业人才，特别是为年轻工作人员创造更好的环境和成长机会以便推动档案工作更好的发展。再就是舍得资金投入，配备全必需的和高性能的硬件设施，逐步向高智能、网络化上发展。 3、结合个单位实际情况，采取灵活多样、适合本单位实际的教育培训形式 档案人员教育培训的形式有许多种，从时间上看，有长期培训和短期培训;从内容上看有专业理论培训和工作技能培训;从培训手段上看，有讲授、自学、研讨交流、进修等等。各级档案部门应当从实际出发，根据本单位的人员水平和实际情况，采取灵活多样的教育培训形式。参加培训的多是在职的档案业务人员，一方面他们有一定的学习和分析能力，另一方面，他们是在职人员，有自己的工作要做。针对档案人员自身的特点，一般应当采取以自学和短期培训班、进修为主、其他培训方式为辅的培训形式。另外，组织定期或不定期的参观、交流。举办专家讲座、学术交流等等。总之，在条件允许的情况下，积极妥善的安排好教育培训，以保证档案业务人员的水平和素质不断的提高。 4、 根据实际需要，拓展教育培训的内容 目前高等院校档案人员教育培训的主要内容还局限于专业理论和业务技能两大部分。事实上，一个合格的档案工作者不仅需要具有较高的理论水平和扎实的业务能力，还应该具备良好的职业道德，一定的创新能力以及爱岗敬业、无私奉献精神等多方面的素质。档案管理人员岗位虽然光荣，但一般无职无权，更不分管钱物。因此，档案人员的教育培训不仅要实现更新扩充知识、强化提高技能的目标，还要拓宽培训内容的口径，增强职工的事业心、责任感，要教育职工耐得住寂寞，经得住诱惑。扎实工作，甘于奉献。因此，高等院校为塑造复合型高素质档案人才，必须搭建一个更广阔的平台。 第一，要重视职业道德的教育培训。只有同时具备良好的专业素质和职业道德的档案工作者才能做好档案工作，因此应在教育培训中加强职业道德教育和爱岗敬业教育。第二，强化档案专业人员创新意识和创新能力的培养。在知识激增和知识老化同时加快的今天，档案专业教育培训既需要不断传授最新的科技知识和技能，又必须不断地培养和提高专业人员立足本职岗位的自主创新能力。第三，加强档案专业人员的外语运用能力。随着出入境人员的增多，涉外档案的大量涌现、档案工作的国际交流日益密切，例如外文的学习成绩及学历认证等，需要我们的档案人员具备一定的外语运用能力。这就要求我们充分利用各方面的有利条件，适时地开设不同层次的外语辅导班进行基础外语和专业外语的培训和强化，使其能够达到基本的交流需要，能够胜任或基本胜任工作的需要。第四，加强档案人员的团队意识。一方面，各单位的档案部门自身是一个有机整体，档案人员之间应当本着团结互助的协作精神，共同搞好档案工作。另一方面，档案部门的工作人员应当协同其他部门人员的工作，积极协调有关部门和有关人员，做好档案的收集和归档工作，共同推动档案工作的发展。 如果没有档案与档案管理，整个社会的统一性和整体连续性就不能得到很好的维系;社会历史和整个事件情况就不能得到很好的研究与论证，特别是对我们高校的发展来讲，更具有现实和不可替代的作用，而如果没有高素质的档案人才，档案管理工作就不能得到很好的继承和发展。因此加强档案人员的教育培训，培养专业知识过硬、业务能力扎实、具有创新精神的复合型档案人才，不断总结档案人员教育培训的经验和不足，摸索出一条适合我们高校的档案人员教育培训之路应当引起我们的足够重视。 注释: 冯惠玲、张辑哲:档案学概论，北京:中国人民大学出版社，2001:135143. 傅华:在数字繁荣的背后我国档案工作人员的状况分析，浙江档案，x年第1期:1013.