金字塔原理与公文写作

有的领导说：我不喜欢与某些下属沟通，听了半天不知道他在说什么某同事说：我很怕上台讲话，也最怕写工作总结，真不知道怎么说，怎么写。某业务人员说：我写的营销方案同事看了都是呵呵，不错，但客户总是说看不懂。11某公司注塑部经理的报告修改后：我司急需进行注塑机机械手改造以提升框架如下：关于注塑机机械手改造的报告结论：我司现有注塑机需进行机械手改造 生产效率一、现有设备存在的问题：效率不高二、原因分析：设备落后一、为什么要进行机械手改造？二、改造能产生什么效益？三、我们打算如何改造？三、改善对策：进行机械手改造没有突出重点22老公和老婆的对话蛋奶产品鸡蛋 咸鸭蛋我去取报纸酸奶牛奶啊，刚好帮我带些东西回来。水果需要什么好好说话葡萄橘子西瓜葡萄、牛奶、土豆、鸡蛋、胡萝卜、橘子、咸鸭蛋、苹果、酸奶。蔬菜土豆胡萝卜33案例写给好友的一封信写给好友的一封信小芳：小芳：相交多年，共渡许多美好时光.但一个月前你说了一些令人难受的话.俩个星期前你又没参加我举办的聚会.最后.我恨你！因为1.XXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXX44金字塔原理与公文写作主讲人：主讲：张剑5培训寄语这是一个变革与寻求突破的时代思路决定出路，格局决定结局学习决定命运培训不仅是知识的传递与技能的训练也是人脉的拓展与格局的修炼成功的路上每个人都需要学习就象每个人每天不能离开食物和水一样最佳的学习方式就是持续学习与主动学习只有这样我们才能真正实现每天进步一点点6课程收益帮助学员了解金字塔原理的基本内容及特点，能够利用金字塔原理进行素材整理、公文构思和有效表达；帮助学员掌握金字塔结构的表达技巧，确保在公文表达上做到重点突出、逻辑清晰、层次分明、条理清楚，让听众（或读者）有兴趣、能理解、记得住，提升人际影响力与号召力；帮助学员掌握金字塔问题分析与思考的方法，能够准确领会上级意图，把握听众（或读者）的需求，科学组织材料、合理拟制公文；帮助学员了解金字塔原理在公文写作中的适用范围与情形，掌握公文常见文种中金字塔原理的应用技巧，提升公文写作水平；全面提升学员的逻辑分析、清晰思考以及结构化呈现的能力，促进工作效率的提高。77目 录第一单元 金字塔原理与呈现技巧金字塔原理与公文写作第二单元 金字塔原理的实战公文应用8第一单元 金字塔原理与呈现技巧高效的思维与表达金字塔内部的逻辑与结构序言的结构与呈现金字塔结构的构建结构化思维与问题分析9一、高效的思维与表达1、两种思维的碰撞垂直思维水平思维聚焦性、逻辑性思维、理性思维；优势：有利于理清目标与相关议题，找到问题的根本原因。发散性、创新性思维、感性思维；优势：有利于开拓思维，找到解决问题的新方法；弊端：有时会限制思维，影响创新。因此，适用于已知的、熟悉的领域。弊端：头脑风暴时控场难度大，会有遗漏重要事项的可能；因此适用于未知领域。1010一、高效的思维与表达逻辑思维必修课2、金字塔原理及其特点“金字塔原理”由麦肯锡国际管理咨询公司的咨询顾问巴巴拉-明托（Barbara Minto）在1973年发明，旨在阐述写作过程的组织原理，提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。金字塔原理又称为明托金字塔原理，为一结构化逻辑思考，论文写作与问题解决原则。对业界的影响力（1）麦肯锡标准，公司理念和规范的一个重要组成部分；（2）进一步发展成为管理者和咨询业的实际行业标准，并在包括哈佛商学院在内的世界著名商学院传授。1111一、高效的思维与表达逻辑特点：（1）结论先行：中心思想（2）以上统下：章节段落句子（3）归类分组：（4）逻辑递进：1212一、高效的思维与表达逻辑表达的三步曲表达什么？中心思想（论点）怎样表达?论据怎样才能更好的表达?论据的呈现逻辑1313一、高效的思维与表达金字塔结构的适用范围：1、纵向深入的沟通；表达特点：2、归纳总结性沟通；3、理性主题沟通；123先结论后原因先框架后细节先结果后过程从结论说起！456先总结后具体先论点后论据先重要后次要1414第一单元 金字塔原理与呈现技巧高效的思维与表达金字塔内部的逻辑与结构序言的结构与呈现金字塔结构的构建结构化思维与问题分析15二、金字塔内部的结构与逻辑1、金字塔结构的内部逻辑关系什么是逻辑？逻辑是事物本身内在的规律真伪逻辑的区分1616二、金字塔内部的结构与逻辑金字塔的逻辑架构纵向关系中心思想横向关系-纵向关系:主题与子题之间的包含关系-横向关系:子题之间的排列关系1717二、金字塔内部的结构与逻辑2、纵向的结构关系：主张依据我们必须努力提升职业素养职业素养是工作的基本要求职业素养是职场的通行证良好的职业行为习惯能获得更多的支持人才的竞争对职业素养提出了更高的要求职业技能是把工作做好的基础不断提升职业素养是客户的要求人们都喜欢与素养高的人打交道职业形象是个人的职场名片1818二、金字塔内部的结构与逻辑3、横向的结构关系：一般到个别递进总结表达/结论麻雀会飞，因为麻雀是鸟演绎推理归纳推理条件1条件2结论鸟都会飞麻雀是鸟所以麻雀会飞这个西瓜一定很甜结论/表达条件1条件2条件3西瓜纹路较宽拍起来声音厚实瓜蒂很新鲜19个别到一般19二、金字塔内部的结构与逻辑4、金字塔结构的三种逻辑顺序应用时间顺序（符合人的阅读习惯）注意事项 避免记成流水账 抓取时间节点上最重要的事情，与（论点）要有逻辑关系；同一时间内发生的事情，可按（重要性）顺序列举；避免出现错误的简单方法是进行（虚拟检查）。2020二、金字塔内部的结构与逻辑结构顺序先整体后局部实物先上后下先左后右思维框架的搭建顺序过程按活动发生的先后顺序按惯例非实物非过程2121二、金字塔内部的结构与逻辑应用工具逻辑结构的MECE原则MECE原则各部分之间相互独立无交叉 没有重叠无空白 没有遗漏（Mutually exclusive）所有部分完全穷尽（Collectively exhaustive）2222二、金字塔内部的结构与逻辑重要性顺序重要性程度取决于（你要回答）的问题第一第二你要回答的问题主要内容最具有该特征全部素材最后具有某共同特征根据重要性顺序，对不适当的分组进行修改，一般先（归类），然后排序。确定哪些素材有按重要性顺序对用，哪些素材无用将素材归类各类素材排序2323二、金字塔内部的结构与逻辑游戏：如何准确传达信息2424第一单元 金字塔原理与呈现技巧高效的思维与表达金字塔内部的逻辑与结构序言的结构与呈现金字塔结构的构建结构化思维与问题分析25三、序言的结构及呈现1、序言的结构呈现戴帽子讲故事2626三、序言的结构及呈现S：情景时间和地点C：冲突应该发生的问题序言的讲故事结构SituationQ：疑问读者提出问题-首先是事件发生的时间、地点等要素，这就构成了状况Complication序言-在这一状况当中，产生了某种困难或复杂性）A：主题：对序言问题的回答QuestionABC-这种复杂性使读者脑海中产生了一个疑问AnswerA1 A2 B1 B2 C1 C2-你就是要对这个疑问给出解答，而这一解答就位于金字塔的顶点2727三、序言的结构及呈现同一主题的四种SCQA结构标准式（情境S冲突CA解决方案）开门见山式（解决方案A情境S冲突C)情景：领导又要我赶报告解决方案：我要赶紧参加公文培训冲突：加班完成的报告老板不喜欢解决方案：我要赶紧参加公文培训冲突：加班完成的报告老板不喜欢情景：加班完成的报告老板不喜欢突出信心式（疑问Q情境S冲突C解决方案A）突出忧虑式（冲突C情境S解决方案A）冲突：加班完成的报告老板不喜欢疑问：如何写出领导满意的报告情景：领导又要我赶报告情景：老板又要我赶报告冲突：加班完成的报告老板不喜欢解决方案：我要赶紧参加公文培训解决方案：我要赶紧参加公文培训2828第一单元 金字塔原理与呈现技巧高效的思维与表达金字塔内部的逻辑与结构序言的结构与呈现金字塔结构的构建结构化思维与问题分析29四、金字塔结构的构建1、金字塔构建的常用方法自上而下法自下而上法3030四、金字塔结构的构建用于比较熟悉或者既定的课题自上而下法：第1步：确立中心思想第2步：根据中心思想构建逻辑框架第4步：完成金字塔构架第3步：分析素材并归类，放入框架3131四、金字塔结构的构建用于不太熟悉或者需要推理分析的情况自下而上法：第1步：利用现有素材，想办法搜集更多素材第2步：素材归类，构建初步框架，不断发现新的素材第3步：逐步完善框架，并将素材分类、给框架补充新的内容第四步：完成3232四、金字塔结构的构建2、主题构思的技巧Over orching贯穿整体Supportable有据可依主题构思的TOPS原则1234Target to our audiences有的放矢Powerful掷地有声3333四、金字塔结构的构建中心思想的表达方法1：金字塔表达法方法2：关键词表达法3434四、金字塔结构的构建3、材料与素材的组织材料是指为表现中心思想，从现实中摄取并列入表达的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是中心思想表达的基础和依据。题材素材材料3535第一单元 金字塔原理与呈现技巧高效的思维与表达金字塔内部的逻辑与结构序言的结构与呈现金字塔结构的构建结构化思维与问题分析36五、结构化思维与问题分析1、问题的界定什么是问题？问题目标（谋求的状态）与现状之间的差距问题目标 现状3737五、结构化思维与问题分析问题为什么无法得到解决？问题意识或责任心不强缺乏解决问题的能力缺乏解决问题的环境或资源正确的措施，错误的原因思维惯性，仅凭经验作出结论对问题的描述过于抽象，难以识别真正的问题3838五、结构化思维与问题分析2、问题的结构化分析问题的分类1、发生型问题存在2、设定型问题的问题3、未来型问题3939五、结构化思维与问题分析发现问题的方法了解问题发生的确认目标场合把握现状发现问题发生型问题设定型问题未来型问题4040五、结构化思维与问题分析3、问题解决方案的设计问题解决方案的流程123问题的展开与集中制定解决方案问题分析4141五、结构化思维与问题分析问题展开的5WHY法问题问题分层展开针对不同层面层面1层面2层面3连续追问4242五、结构化思维与问题分析逻辑树分析法论据一论据二论据三议题树假设树是建议一是否树？是否MECE原则建议二建议三Mutually ExclusiveCollectively Exhaustive？否4343目 录第一单元 金字塔原理与呈现技巧金字塔原理与公文写作第二单元 金字塔原理的实战公文应用44第二单元 金字塔原理的实战公文应用公文写作的金字塔基础结构化思维在公文写作中的应用通知、通报与通告的写作报告与请示的写作意见与函的写作45一、公文写作的金字塔基础1、公文金字塔的构成公文是指公务文书，它是党和国家机关、人民团体及各类企事业单位用以表达意志、传递政令、沟通情况、交流经验、推动公务活动开展的重要文字工具和手段。公文分为广义和狭义之分。公 文法定公文（15种）事务文书（N种）决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。计划、规划、总结、规定、办法、方案、纲要、议案、协议、贺信、感谢信、慰问信、倡议书、欢迎词、答谢词、简报、通讯等4646一、公文写作的金字塔基础狭义公文的类别公文的种类共15种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。2012年4 月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了“中办发201214号”文件党政机关公文处理工作条例，决定从2012年7月1日起施行新修订的党政机关公文处理工作条例。1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例，1993年制定、2000年8月24日国务院修订发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。党政机关公文处理工作条例在原国家行政机关公文处理办法十三类文种的基础上吸收了原中国共产党机关公文处理条例公报、决议的文种，取消了原中国共产党机关公文处理条例中指示、条例、规定的文种，并将“会议纪要”改为“纪要”。4747一、公文写作的金字塔基础按公文的属性分类分类依据种类指示类公文、知照类公文、报请类公文、规章类公文、记录类公文内容属性行文方向发文单位性质紧急程度上行文、下行文、平行文政府文件、党的文件、机关事业单位文件、企业文件一般文件、紧急文件、加急文件、特急文件公布文件、普通文件、秘密文件、机密文件、绝密文件内部文件、对外文件、外来文件秘密等级文件来源4848一、公文写作的金字塔基础法定公文的一般结构公 文文头部分行文部分文尾部分发文机关秘密等级紧主成送印发机关发文号签发人急程度标题送机关正文落款附件印章文时间附注达机关4949一、公文写作的金字塔基础2、公文写作的基本理念文理与法理相结合文 理法 理5050一、公文写作的金字塔基础3、公文的金字塔结构构思金字塔结构提升沟通的效率公文内容结构的逻辑关系5151一、公文写作的金字塔基础4、公文写作的基本要求底 线：合法生命线：准确活力线：5252一、公文写作的金字塔基础按照行文规则规范行文行文规则行文关系行文方向行文逻辑5353一、公文写作的金字塔基础5、公文写作的表达技巧公文写作中的用词规范 准确清楚，没有歧义 注意用词的感情色彩 注意用语的语体色彩 词义在不同语境中的不同变化 掌握公文的特定用词5454一、公文写作的金字塔基础公文写作中专业术语的应用 称谓语：贵、该、各、本、我、你、他 起首语：为、为了；根据、遵照、按照、依照；鉴于、由于、随着；兹定于、兹有、兹将、兹介绍、欣闻、欣悉 经办语：拟、拟定、拟于、拟予、草拟；布置、部署、计划、决定、安排、审定、审核、审批、审签、批阅、批复；出示、出具、赋予、付诸、会同、会签、会审、会晤；实施、施行、公布、颁布、发布、颁发、颁行；报请、报告、报批、报呈、呈请、呈阅、呈签；递交、申报、递送、送审、传阅、提请、准予、签发、签署、签证、签字；业已、业经、报经、业于 时间语：最近、目前、不久前、迅即、时限、时效、时宜、顷刻、过去、现在 期请语：请、务请、恳请、请予、请示、希、希望、务希、即希、尚希、尚祈、尚盼、尚望、接洽、商洽、商定、商议、商酌、须即、须经、务须、应予、应当、悉力、悉心 询问语：当否、妥否、可否、是否可行、是否同意、意见如何 表意语：应、拟、责成、同意、照办、禁止、取消、力戒、力避、切勿、切记、严惩、严厉、查询、查证、酌定、酌办 谦敬语：承、承蒙、不胜、大力、通力 过渡语：为此、现将、特作、基于、对此、据此、总之 结尾语：特此通知、此令、特此报告、请遵照执行、为荷5555一、公文写作的金字塔基础公文写作中数字的用法 真实 准确 统一 规范 得当5656一、公文写作的金字塔基础公文写作中的介词结构公文的表述，实际上是一个运用概念、进行判断和推理的过程，要求使用的语言必须概括精炼。运用介词结构正好能够比较恰切的反映和表达这样的推理思维过程。因此，在公文写作中介词结构的使用频率非常高。标题：关于（事由）的（文种）正文开头：为、为了；根据、遵照、按照、依照；鉴于、由于、随着正文结尾：特此通知、此令、特此报告、请遵照执行、为荷5757一、公文写作的金字塔基础公文写作中标点符号的用法 常用标点符号的规范用法 标点符号的正确位置 不得使用异形标点符号避免滥用标点符号公文写作中常见表达错误的避免5858一、公文写作的金字塔基础公文写作构思表公文标题中心思想内容大纲（金字塔结构图）5959第二单元 金字塔原理的实战公文应用公文写作的金字塔基础结构化思维在公文写作中的应用通知、通报与通告的写作报告与请示的写作意见与函的写作60二、结构化思维在公文写作中的应用1、结构化思维的应用范围及要点 结构化思维的特点中心思想导语论点1论点2论点3论据1 论据2论据1 论据2论据1 论据26161二、结构化思维在公文写作中的应用特殊的倒金字塔式结构论据1论据2论据3结论6262二、结构化思维在公文写作中的应用2、公文的结构化逻辑设计及应用 公文内容结构的逻辑关系中心思想论点1论点2论点3论据1 论据2论据1 论据2论据1 论据2纵向逻辑关系：横向逻辑关系：6363二、结构化思维在公文写作中的应用公文结构化设计的流程标准式流程逆向式流程6464二、结构化思维在公文写作中的应用3、公文的主题提炼与标题设计 遵循TOPS原则进行主题提炼公文标题的设计标题的作用标题的形式标题提炼的技巧6565二、结构化思维在公文写作中的应用4、公文开头的写法公文开头的常用方法开门见山式缘由引发式段前撮要式自然导入式6666二、结构化思维在公文写作中的应用5、公文结尾的写法公文结尾的常用方法总结式展望式首尾呼应式6767第二单元 金字塔原理的实战公文应用公文写作的金字塔基础结构化思维在公文写作中的应用通知、通报与通告的写作报告与请示的写作意见与函的写作68三、通知、通报与通告的写作1、通知、通报、通告、公告的区别与联系通知通报通告公告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文向特定对象告知或 用于表彰先进、转达有关事项时，批评错误，传达让受文对象知道或 重要精神或情况用于向国内宣布重要事项或者法定事项的一种公文。定义执行的公文。的公文单位内部及外部 广大国家或社会相关单位，主送 公众，无特定主单位内部，有明确 单位内部，有明适用范围文种属性标题的主送机关确的主送机关机关可省略。送机关。下行文，法定性、下行文或平行文，权威性、公布性、具有最高的权威告知性、无特定 性和告知性，无下行文或平行文，告谕性、惩戒性、教育性下行或平行文，使用广泛、灵活主送单位特定主送单位。“事由+文种”或“发文机关+事由+文种”“事由+文种”或“发文机关+事由+文种”“发文机关+事由“事由+文种”+文种”6969三、通知、通报与通告的写作通知与通报的区别适用范围不同行文目的不同内容构成层次不同7070三、通知、通报与通告的写作通告与公告的区别制发单位不同发布事项不同发布范围不同发布方式不同发布目的不同7171三、通知、通报与通告的写作2、通知的内容结构与写作方法通知是党政机关、企事业单位最常用的公文文种之一。是向特定对象告知或转达有关事项时，让受文对象知道或执行的公文。通知按性质分为三类：标题：“事由+文种”，如：“关于的通知”，也可以“发文机关+事由+文种”主送机关：收文单位名称正文：通知的原因、事项、要求等结束语：“特此通知！”落款：行文单位名称、日期7272三、通知、通报与通告的写作通知的写作要点 要讲求实效，切忌滥发通知 要把握内涵，切忌越俎代庖 要中心明确，切忌含糊其辞 要注意结尾，切忌千篇一律7373三、通知、通报与通告的写作3、通报、通告的内容结构与写作方法通报通告表彰先进型通报、批评错误型通报、传达事项型通报分类周知类通告、执行类通告（1）“事由+文种”，如：“关于的通报”（2）“发文单位+事由+文种”“事由+文种”，如：“关于的通告”标题主送机关 接收单位名称或被告知单位的称谓无通报的事由、要求或通报的内容、实施及要求正文通告的缘由、事项、内容、要求结束语落款“特此通报”“特此通告”或“此告”发文单位名称、日期发文单位名称、日期7474三、通知、通报与通告的写作通报、通告的写作要点通报的写作技巧通告的写作技巧1）以具体事实为基础；2）以典型事例为题材；3）以教育指导为目的；4）以及时有效为要求。1）制发主体必须是对社会各有关方面事务具有相关决定权或执行权的有关部门；2）发布事项必须是对社会某一方面工作的决定与安排；3）发布的目的和要求必须是明确的。7575第二单元 金字塔原理的实战公文应用公文写作的金字塔基础结构化思维在公文写作中的应用通知、通报与通告的写作报告与请示的写作意见与函的写作76四、报告与请示的写作1、报告、请示的联系与区别报告、请示的对比报告请示报告是向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问或要求时使用的一种公文。是指向上级单位请求指示、批准时使用的一种公文。定义及范围特点 适用范围广 超前性：必须先请示再办事；说明性：须说明情况、缘由 单一性：只能一事一请示。一般不得向平级单位或不相隶属单位发送报告 沟通功能结构标题、报告引据、报告事项、结尾报请性公文、陈述性公文、上行文标题、正文、结语公文类型报请性公文、上行文 按性质分：工作报告、情况报告；按内容分：综合报告、专题报告；按目的分：呈报性报告和呈转性报告。请求批准类 请求帮助类 请求批转类分类7777四、报告与请示的写作报告、请示的区别文种与适用范围不同行文要求不同行文时间与目的不同标题要求不同处理结果不同结束用语不同7878四、报告与请示的写作2、报告、请示使用中的常见错误文体混淆文体混用请示一文多事多头主送向个人请示论据、理由不足逻辑混乱、篇幅冗长7979四、报告与请示的写作3、报告与请示的写作要点报告的写作要点报告按内容的性质分为综合报告和专题报告。内容上要注意点与面、事与理、详与略的关系 要主题明确、重点突出、简明清晰；报告引据要合理，情况要真实；要注意行文规则，不能夹带请示事项。8080四、报告与请示的写作请示的写作要点 一文一事 逐级请示 主送机关只能一个 以组织为行文对象，不能以个人为行文对象 注重特定格式项目的完整性（签发人或会签人应签名以明确责任）8181第二单元 金字塔原理的实战公文应用公文写作的金字塔基础结构化思维在公文写作中的应用通知、通报与通告的写作报告与请示的写作意见与函的写作82五、意见与函的写作1、意见与函的区别意见函行文方向特点多向行文：上行、平行、下行平行或不相隶属机关之间的行文 对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如果仅供参考而不需回复时，用意见。对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如果需要回复时，用函。结构标题、主送机关、正文、结尾提出建议、表明态度、指导工作行文目的申请、商洽、询问、答复、告知 同一系统的平行机关、不同系统之间不具有统属关系的机关。本系统内对重要问题提出见解和处理办法适用范围8383五、意见与函的写作2、意见、函使用中的常见错误文种使用错误一文多事态度不明确、内容不具体、逻辑不合理意见、函满天飞8484五、意见与函的写作3、意见、函的写作要点意见的写作要点意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。根据意见的实际使用情况，可以分为：观点明确 依据充分 措施具体 结构严谨8585五、意见与函的写作函的类型与结构模式申请函：向有关主管部门请求批准事项的函商洽函：用于请求协助、商洽解决某一问题的函询问函：用于询问有关事项的函函的类型答复函：上级答复下级或主管部门批复申请事宜的函告知函：平级或不相隶属单位之间相互通知事情的函8686五、意见与函的写作函的写作要点叙事清楚、说理有节正确区分申请函与请示短小精悍，注意技法一事一函，简洁准确8787培训改变思路，学习改变命运！培训的结束就是行动的开始！8888