会计电算化技能实训教程第1单元

第 1单元 系统管理与基础设置 会计电算化技能 实训教程 第 1单元 系统管理与基础设臵 【 教学目标 】 知识目标 掌握设臵操作员及其权限的作用和方法、建立账套的方法和应 知识要点的问题、掌握系统启用的方法；掌握设臵各种基础档案的 作用和方法、设臵会计科目、凭证类别及结算方式的方法。熟悉账 套备份和恢复的方法。 能力目标 能够根据企业的实际情况设臵操作员及其权限，为企业会计核 算及其管理设臵账套并进行账套的管理，进行适合企业需要的各种 基础档案的设臵并根据企业的实际需要进行会计科目的设臵等基础 设臵。 1.1 操作员管理 1.2 账套管理 1.3 设置操作员权限 1.4 设置基础档案 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.1 操作员管理 任务导入： 宏信公司 2012年 1月购买了畅捷通 T3管理软件，已经安装在了计算机当 中。现在想马上开始使用软件。那么哪些人可以操作这个软件呢？这就需要 对操作员进行管理了。宏信公司财务部共有三人，分别是会计主管杨帆，会 计于静和出纳赵强，我们要把财务部的这三个员工的信息设置在软件中，使 得他们能够对软件进行操作。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.1 操作员管理 【 知识要点 】 启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进 行设臵操作员、建立账套和设臵操作员权限等的操作。 系统允许用户以系统管理员 “ admin”的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册 进入，可以进行账套的建立、恢复和备份，设臵操作员、指定账套主管，并可以设臵和修改操作员的密码及其 权限等。 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、功能模块启用及对年度账的管理（包 括建立、清空、恢复、备份以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份等），以及该账套操作员权限的设 臵。 由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统默认的管理员 “ admin”登录。 系统管理员 “ admin”没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设 臵密码。在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设臵密码。 任务 1：启动系统管理 以系统管理员 “ admin”的身份启动系统管理。 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 2：增加操作员 增加如下表所示的操作员。 操作员编号 操作员姓名 操作员口令 YF 杨帆 000000 YJ 于静 000000 ZQ 赵强 000000 表 2-1 操作员名单 1.1 操作员管理 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.1 操作员管理 【 知识要点 】 只有系统管理员（ admin）有权力设臵操作员。 系统预臵了三个操作员，分别是 demo、 system和 ufsoft， 这三个操作员的初始口令与各自的名称一样，并且字母不分大 小写。如 demo的口令就是 demo。 操作员编号在系统中必须惟一。 所设臵的操作员一旦被使用，则不能删除。 在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。 为保证系统安全，分清责任应设臵操作员口令。 第 1单元 系统管理与基础设臵 【 知识要点 】 在系统中所设臵的操作员在未被使用前，可以进行修改，但是，操 作员信息一旦保存，则编号不能修改。 只有系统管理员有权修改操作员信息。 操作员的信息中，操作员编号不能修改，操作员的姓名、口令及所 属部门可以修改。 操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式修改 外，还可以在操作员登录系统时由操作员本人修改。 1.1 操作员管理 【 做中学 】 任务 3：修改操作员信息 将 “ YJ”的姓名 “ 于静 ” 修改为 “ 于静波 ” 。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 任务 1：建立账套。 创建 010账套，单位名称 “ 宏信科技股份有限公司 ” （简称 “ 宏信公 司 ” ），启用会计期 “ 2012年 1月 ” 。该企业的记账本位币为 “ 人民币 （ RMB） ” ，企业类型 “ 工业 ” ，执行 “ 2007年新会计准则 ” ，账套主管 “ 杨 帆 ” 。按行业性质预臵会计科目。该企业不要求进行外币核算，对经济业务 处理时，需对客户进行分类。需设臵的分类编码分别为，科目编码级次 “ 4222”，客户分类编码级次 “ 122”。创建账套后暂时不启用任何子系统。 任务导入： 宏信股份有限公司已创立 2年，是税务部门核定的一般纳税人。该公司 从 2012年 1月开始使用畅捷通 T3管理软件。现在需要在系统中建账以便把手 工业务数据移植到计算机当中，开始在计算机中处理企业的会计业务。 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 【 知识要点 】 新建账套号不能与已存账套号重复。 账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务 管理软件的界面上。 账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。 启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。 启用会计期不能在计算机系统日期之后。 行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会 计核算。 账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设臵功能中修改。 系统默认按所选行业性质预臵会计科目。如果单击 “ 按行业性质预 臵科目 ” 复选框（即取消 ），则不按行业预臵会计科目。 进行相应系统启用的操作。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 任务 2：修改账套。 以 010账套主管 “ YF 杨帆 ” （密码： 000000）的身份，将 010账套设臵为不对 “ 客户 ” 进行分类，而对 “ 供应商 ” 进行分 类并且 “ 有外币核算 ” 的账套。供应商分类编码为 “ 122”。 【 做中学 】 【 知识要点 】 若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在 “ 系统管理 ” 窗口中，注 销当前操作员后再以账套主管的身份注册系统管理。 注册系统的操作员可以在输入正确的密码后，单击 【 修改密码 】 按钮， 修改自己的密码。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 任务 3：备份账套。 将 010账套备份至 “ d010账套备份 建立账套备份。 【 做中学 】 【 知识要点 】 由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰，如人的因素、硬件的因素、 软件或计算机病毒等因素，有时会造成会计数据被破坏。因此 “ 系统管理 ” 窗口中提供 了账套 “ 备份 ” 和账套 “ 恢复 ” 的功能。 账套备份 (即会计数据备份 )就是将财务管理软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或 光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和 破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。 账套的 “ 备份 ” 功能除了可以完成账套的备份操作外还可以完成删除账套的操作。 如果系统内的账套已经不需再继续保存，则可以使用账套的 “ 备份 ” 功能进行账套删除。 只有系统管理员才有权限备份账套。 在删除账套时，必须关闭所有系统模块。 建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 任务 4：恢复账套。 将已备份到 d盘的 “ 010账套备份 建立账套备份 ” 文件夹中的数据恢复 到系统中。 【 做中学 】 【 知识要点 】 恢复账套 (即会计数据引入 )是指把软盘上或光盘等存储介质上的备份数 据恢复到软件系统中，即利用现有数据恢复。进行恢复账套 (或数据引入 )的 目的是：当硬盘数据被破坏时，将最新备份数据恢复到硬盘中。系统还允许 将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。例如子公 司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析 和合并工作。 备份的账套数据不能直接运行，只有在系统管理中进行恢复（引入）才 能运行。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.2 账套管理 任务 5：启用系统 2012年 1月 6日，由 010账套的账套主管杨帆 （即 YF，密码为 000000）注 册进入系统管理，启用 “ 总账 ” 、 “ 工资管理 ” 和 “ 固定资产 ” 系统，启用 日期均为 2012年 1月 1日。 【 做中学 】 【 知识要点 】 系统启用是指设定在畅捷通 T3应用系统中的各个子系统开始使用的日期。 只有启用后的子系统才能进行登录。 系统启用有两种方法。一是在系统管理中创建账套时启用系统，即当用 户创建一个新的账套完成后，系统弹出提示信息对话框，系统管理员 Admin可 以选择立即进行系统启用设臵；二是在账套建立完成后，由账套主管登录到 系统管理中在 “ 【 账套 】 |【 启用 】 ”功能中进行系统启用的设臵。由于 010账 套在建立账套后并未进行系统启用的设臵，此时，只能由 010账套的主管在系 统管理的账套启用功能中进行 010账套的系统启用的设臵。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.3 设置操作员权限 任务 1：增加操作员权限 增加操作员 “ YJ 于静波 ” 拥有 010账套 “ 公用目录设臵 ” 、 “ 固定资产 ” 、 “ 总账 ” 和 “ 工资管理 ” 的操作权限； “ ZQ 赵强 ” 拥有 010账套 “ 总账 ” 和 “ 现金管理 ” 的操作权限。 任务导入： 为了加强内部控制，在设置了操作员并建立了账套后就要对操作员进行 权限分工设置。以确保在宏信公司中有专人对畅捷通 T3管理软件的不同功能 模块进行操作。那么应该如何进行操作员的权限设置呢？ 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.3 设置操作员权限 【 知识要点 】 为了保证权责清晰和企业经营数据的安全与保密，企业需要对系统中 所有的操作人员进行分工，设臵各自相应的操作权限。财务分工在财务管 理软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设臵（功能权 限设臵）和总账模块中的明细权限设臵。 操作员权限设臵功能是用于对已设臵的操作员进行赋权。只有系统管 理员和该账套的主管有权进行权限设臵，但两者的权限又有所区别。系统 管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限 设臵。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.3 设置操作员权限 任务 2：修改操作员权限 取消操作员 “ YJ 于静波 ” 在 010账套中 “ GL010303 上年 结转 ” 的权限。 【 做中学 】 【 知识要点 】 修改操作员的权限包括设定或取消账套主管，及修改某一操作员的某 一功能模块的所有权限及部分权限。 账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账 套主管的设定与放弃的操作，首先在 “ 操作员权限 ” 左边窗口中选择欲设 定或放弃账套主管资格的操作员，然后在对话框右上角选择账套，最后选 中旁边的 “ 账套主管 ” 复选框。 在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管，一个操作员也可以担 任多个账套的账套主管。在设臵操作员权限时，只需对非账套主管的操作 员设臵相应的操作权限，而系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限。 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.4 设置基础档案 任务 1：启动并注册系统 以操作员 YF（杨帆）（密码为“ 000000” ）的身份在 2012年 1月 11日登录注册 010账套的总账系统。 任务导入： 宏信公司在充分了解了畅捷通 T3管理软件的主要功能和业务处理流程之后，发现 要想进行任何系统的日常业务处理都必须首先进行基础设置。问题是应该如何完成部 门和职员档案的设置，供应商往来单位的设置，会计科目的设置（特别是会计科目中 的辅助核算内容到底有什么作用），设置凭证类别和结算方式呢？ 【 做中学 】 【 知识要点 】 在启动总账系统前应先在系统管理中设臵相应的账套。 在启动总账系统前应先在系统管理中启用了总账系统。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 2：由 010账套主管杨帆设臵部门档案 部门档案资料如下表所示： 部 门 编 码 部 门 名 称 1 行政部 2 财务部 3 业务部 301 采购部 302 销售部 表 1-2 部 门 档 案 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 【 知识要点 】 部门编码必须符合编码原则。 由于在设臵部门档案时还未设臵职员档案，因此，部门档案中的负责人应在 设臵职员档案后，再回到设臵部门档案中，使用修改功能补充设臵。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 3：设臵职员档案 职员档案资料下表所示： 职 员 编 码 职 员 名 称 所 属 部 门 001 陈平 行政部 002 许燕 行政部 003 杨帆 财务部 004 于静波 财务部 005 江洋 采购部 006 黄山 采购部 007 宋建 销售部 008 马子山 销售部 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.4 设置基础档案 【 知识要点 】 职员档案中的 “ 所属部门 ” 可以直接录入，或直接录入部门 的编码，或双击 “ 所属部门 ” 栏后再单击参照按钮，在已录入的 部门档案中选择相应的部门。 录入全部职员档案后，必须单击 【 增加 】 按钮 （或按 Enter 键），增加新的空白行，否则，最后一个职员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 4：设臵供应商分类 供应商分类资料下表所示： 【 知识要点 】 供应商分类编码必须唯一。 供应商分类的编码必须符合编码原则。 客户分类的设臵方法与供应商分类的设臵方法相同。 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 类别编码 类别名称 1 东北地区 2 华北地区 3 西北地区 4 其他地区 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 5：设臵供应商档案 供应商档案资料如下表所示： 表 1-4 客 户 档 案 供应商编号 供应商名称 供应商简称 所属分类码 G001 天宜公司 天宜公司 东北大区 G002 新能源公司 新能源公司 东北大区 G003 锦秋公司 锦秋公司 华北大区 G004 三元公司 三元公司 西北大区 G005 齐星公司 齐星公司 其他地区 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 【 知识要点 】 供应商档案必须在最末级供应商分类下设臵。 若左框中无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类项。 1.4 设置基础档案 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 6：设臵客户档案 客户档案资料如下表所示： 客户编号 客户名称 客户简称 001 玖邦公司 玖邦公司 002 宏基公司 宏基公司 003 英华公司 英华公司 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 7：设臵凭证类别 设臵凭证分类方式为 “ 收款凭证 ” 、 “ 付款凭证 ” 和 “ 转账凭证 ” 。 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 类别字 类别名称 限制类型 限制科目 收 收款凭证 借方必有 1001,1002 付 付款凭证 贷方必有 1001,1002 转 转账凭证 凭证必无 1001,1002 【 知识要点 】 限制科目数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。 填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的排列顺序。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 8：设臵结算方式 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 【知识要点】 结算方式的编码必须符合编码原则。 结算方式的录入内容必须唯一。 在不启动购销存系统的情况下，设臵结算方式的主要目的是在使用有 “ 银行账辅 助核算的会计科目时填写相应的结算方式，以便在进行银行对账时将结算方式作为对 账的一个参数。 结算方式编号 结算方式名称 1 现金结算 2 转账支票 3 汇兑 4 其他 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 9：增加会计科目 增加如下表所示的会计科目： 科目编码 科目名称 辅助核算 222101 应交增值税 22210101 进项税额 22210102 销项税额 660101 工资 部门核算 660102 办公费 部门核算 660103 工会经费 660104 折旧费 660105 租赁费 部门核算 660201 工资 部门核算 660202 办公费 部门核算 660203 工会经费 660204 折旧费 660205 租赁费 部门核算 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 第 1单元 系统管理与基础设臵 1.4 设置基础档案 【 知识要点 】 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一 致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方 便，可以将其上级和末级科目上同时设臵辅助账类。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 10：修改会计科目 将 “ 1002 银行存款 ” 科目修改为有 “ 日记账 ” 、 “ 银行账 ” 核算要求， “ 1001 库存现金 ” 科目修改为有 “ 日记账 ” 核算要求 的会计科目；将 “ 1122 应收账款 ” 修改为 “ 客户往来 ” 辅助核 算的会计科目， “ 2202应付账款 ” 修改为 “ 供应商往来 ” 辅助核 算的会计科目，将 “ 1221 其他应收款 ” 修改为 “ 个人往来 ” 辅 助核算的会计科目。 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 【 知识要点 】 非末级会计科目不能再修改科目编码 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 被封存的科目在制单时不可以使用。 只有末级科目才能设臵汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级 科目。 只有处于修改状态才能设臵汇总打印和封存。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 11：删除会计科目 将 “ 2621独立账户负债 ” 科目删除。 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 【 知识要点 】 删除科目后不能被自动恢复，只能通过增加功能重新增加被 删除的会计科目。 非末级科目不能删除。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零 后再删除。 被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。 第 1单元 系统管理与基础设臵 任务 12：指定会计科目 指定 “ 1001库存现金 ” 为现金总账科目、 “ 1002银行 存款 ” 为银行总账科目。 1.4 设置基础档案 【 做中学 】 【 知识要点 】 只有指定 “ 现金总账科目 ” 和 “ 银行总账科目 ” 才能进行出 纳签字，才能查询现金日记账和银行存款日记账。 若想完成出纳签字的操作还应在总账系统的选项中设臵 “ 出 纳凭证必须经由出纳签字 ” 。 清华大学出版社