酒店管理系统操作手册

目录第一章系统介绍5第一节系统特点简介5第二节系统功能简介6第三节系统运行8第四节系统退出9第二章客房预订10第一节个人预订10第二节团体预订14第三节预订信息15第三章入住登记16第一节床位入住16第二节套房入住第三节团体入住19第一节床位退房20第二节套房退房22第三节团体退房23第四节转房24第五节收银记账25第六节催缴欠款26第七节夜间稽查第四章交费退房27第五章信息査询27第一节团体信息27第二节旅客信息系统管理作 员 管 理第六章苗一.蚯甘 第一节基29第二节营30第三节客3T第四节操33第五节系33第六节操34T第七节房35第八节交本章内容提要：系统特点简介系统功能简介系统运行系统退出第一节系统特点简介系统融合国内外先进的酒店管理思想，结合 中国国情和管理基础，采用MS SQL Server 7.0 大型数据库、组件式开发等先进技术，优化酒店 管理流程，强化过程控制，构建企业数字神经系 统，实现信息化管理。为企业管理层提供最佳的 企业管理手段，使企业信息资源充分共享，能有 效提高企业工作效率和节约资源。系统实现了从客房预订、客人入住、退房、 交费的酒店业务全过程进行管理，对所有客房的 状态进行即时的更新和统计，对收费和欠费情况 进行即时的统计、对欠费进行跟踪和及时追缴， 从而有效地优化酒店资源配置，帮助酒店加速资 金周转，降低成本，提高经济效益。界面风格清新靓丽、简洁流畅，用户还可进行个性化设置，操作方便、快捷，具有 Windows 风格。基础资料可扩展性强，对操作人员进行严 格的口令管理、操作日志管理和交接班管理，保 障系统在安全，受控的状态下运行。采用大型数据库，实现真正的分布式网络计 算。能够在大用户量和大数据量的情况下，保证 应用的稳定性、数据的完整性和系统的可扩展 性。第二节系统功能简介功能模块图洒店管理系统图1 功能模块图二、 功能摘要一） 客户预订 录入和查询个人和团体预订信息，包括预订房间的号码、房间名称、入住时间和预住天数以 及定金交付情况。（二）入住登记分为三种入住方式：床位入住、套房入住、 团体入住。分别进行管理，可录入和査询客人入 住的基本信息。包括房间号、房租折扣、交付押 金、客人姓名、证件类型、证件号码等。确认后 系统自动更新已入住房间的状态。（三）交费退房既包括与入住对应的三种退房方式：床位退 房、套房退房、团体退房，还可处理客户转房， 收银记帐、催收欠款等业务。（四）信息查询可查询所有正在入住或曾经入住的团体和 旅客的相关信息，包括团体名称、团体负责人、 客人姓名、证件名称及号码等。（五）系统管理录入和查询酒店的基本信息、所有客房的基 本信息，对操作员进行管理，还可修改客房状态, 处理操作人员交接班。所有基础资料一旦录入， 即可在需要的地方以查找方式录入，充分共享。严格的口令管理保证了系统的安全运行。第三节系统运行运行Windows 开始一程序一酒店管理系 统一酒店前台管理系统V1.0登录到建好的 账套，系统登录界面如下图：图2操作员登陆界面录入用户名和密码后，点击确定，即可成功进入 系统主界面：xff工具窗口帮助规退出gLIJ牛人预订团诩前订预订倍息图3系统主界面节系统退出在系统初始界面中，退出系统有三种方式: 点击”文件”菜单栏，按”退出”菜单项。点击系统初始界面最右上角刘图符。点击系统初始界面右上角规命令按钮 执行以上三种方式之一，系统都出现以下提示:图4系统退出提示界面用户如果确定要退出，按是按钮，系统退出。 否则，按否按钮，系统回到主界面。第一章客房预订本章内容提要：个人预订团体预订预订信息第一节个人预订在主界面点击客房预订模块的个人预订图标，系统弹出个人预订单过滤窗口:图5过滤窗口定义条件时，从“字段” “条件”下拉列表 中选择，有必要时在值中填列内容，组成一条 过滤条件，点击“添至列表”按钮，则会将此 条过滤条件添至列表中，作为当前的过滤条 件，过滤条件可以有多条。点击“保存”可将 常用过滤框中的组合条件保存为方案，在下次进入只要从过滤条件下拉列表中找出此方案 即可。财酒店管豐系疑-个人预订过滤条件编辑好后，单击“确定”按扭，序 进薄中显示的是过滤出的单据列表：文仲（）爭辑E）：-：: :窗口他丘新增瞎傷改X別除连过注屁刷新些打印L5顶览疝週出牛人族订翩SI水号录IE时| J1订观应订目SfflA住目餌应计入性无敘|订金|帀别I ntA I农订恳间数匮1if：? 1 1 r.n i -11-1ij.nsM i：O20(i-i：e-L9 澆 ce,i：i：ij ooo ABrfiuThT?iOF2WIOSIOTC2:bi-incKOI-ffi-19 CO W3D0HK-2tJ E 471190 000 ARffi已入世L ywiff-inT|图6个人预订单列表双击光标所在行，可打开已录入的个人预订 单：图7 个人预订单界面=1也可点击工具条上的口按钮，新增一张个 人预订单，新增个人预订单时需录入预定客 名，联系电话、房间号码、入住日期、预住天数等信息，录入房间号码时，应点击该栏右侧的劃按钮，会显示出系统已建好的客房资料:图8查找客房资料界面通过光标上下移动，选中某一房间，双击该行或 点击返回按钮，即可自动录入房间号码，并 携带出该房间类型。若客人交付定金，还需录入 定金金额和币别。在单据上还可录入备注信息。录入完毕后，点击确定按钮保存，系统会自动检 查预订的房间在预订期间的是否为空，若为空则 保存成功，若不为空，则会提示保存失败。保存成功后，系统会自动将该房间的状态置为预 订状态。按钮介绍：按钮：新增一张个人预订单。修改：对已录入的个人预订单进行修改。重新过滤个人预订单。 对单据进行打印预览。 对当前单据进行打印。 刷新当前屏幕内容。退出个人预订单模块。K按钮：删除光标所在行对应的个人预订单，已 入住后不能修改和删除。舀按钮：P按钮：昌按钮：HI按钮：按钮：第二节团体预订点击团体预订图标，可处理团体预订业务。过滤框的使用以及界面操作与个人预订类似，对 相同的操作不再赘述。团体预订业务与个人预订 业务不同的是，团体预订业务可在同一单据上同 时预订多个房间，应录入团体名称和联系人：图9团体预订单界面在查找录入预定房间时，可使用Shift键或Ctrl 键进行多选。必要项目填列完整后，点击确定按 钮可对单据进行保存。系统会自动将预定房间的 状态由空房置为预定状态。第三节预订信息点击预订信息图标，可对所有的预订信息进 行查询，通过该模块，可随时掌握客房的预订情 况。录入过滤条件后，点击确定，进入预订信息 综合查询界面：Q 文件 绢辑 观图 窗口（町 沟过硯刷新自打印丸预览疝退出虜间预定區单at水号就 T11订譴型厂 也订日期 I-IfPiiAitSSrll |币刖AAffiC | 岳惟hz个人获走-t.-L9 CO. CO 200帀-旳 2. GE1i. 000.000 .Afirs性L yingEun-L0QKKO061Mffi xLuig 吓人找定iXuM2.-I?1150.0W A同币 1-L yvifiLori-L0OKKOliKSIffl z个人歿走 3勺5-S6 DJ JlO 3如酣 L& S2o.ooo ARrfiL SuptiJFi&Ia-L0KKO3053MO3 z团萍应走 3H-L9 CCUlO 3J5-2 .25L0. Mi人民币 4TiLlTi-L0QKm061MO3 z团Oxe 315L9：.2cm人民市T. E yvifiLori-L图10预定信息查询第三章入住登记本章内容提要：床位入住套房入住A团体入住第一节床位入住客人入住的方式分为床位入住、套房入住和团体 入住。采用床位入住时，同一房间中的剩余床位 还可租给其他客人。在入住登记模块点击床位入 住按钮，选择筛选条件后，进入床位入住列表界 面：O 文件迥 编辑理）观图 窗口理总卡7于N 乜讹圧直岂可旨十门巳忙匚EL七 杯入住库单百水吕ifcS1 mu证件| HE件吕码usAttMl间岳间钢空间类型岳间电恬AttWtn血G学生证応曲SIS3 :H:35503j:和WOTIOSSOTiLUXr学生证imiiiiaXU5-2? S L0：4l1EflOL5理已图11床位入住列表该列表显示了已入住房间和旅客的基本情况，双 击光标所在行，可调出单据界面，点击新增按钮, 可办理客人床位入住手续：图12床位入住单当查找录入房间号时，界面只会显示有空床位的 房间信息，操作人员须录入房租折扣、选择付款 方式，录入预住天数，交付押金数额及币别。客 人信息项下应列入客人姓名、性别、证件类型、 证件号码，入住原因等信息，客人也可隶属某个团体，由该团体统一结账。录入完整后，点击确 定按钮，系统即保存了入住信息。该房间的状态 变为入住状态。第二节套房入住点击套房入住按钮，处理套房入住业务，套房入住以整个房间为出租单元，而非以床位为出 租单元。套房入住单的录入项目与床位入住略有 不同，如下图:图13套房入住单只需录入房间号，不显示房位号。其他项目的录 入参照床位入住单。第三节 团体入住办理团体入住业务时，通过团体入住模块进行。点击团体入住图标，进入团体入住模块，以下显 示的是团体入住单：图14团体入住单团体入住单须录入团体信息，包括团体名称、负 责人、联系地址等。可选多个入住房间，每个房 间须录入旅客姓名。录入完整后，点击确定按钮， 即可完成团体入住业务。本章内容提要：床位退房套房退房团体退房转房收银记账催缴欠款夜间稽查第一节床位退房同入住对应，退房也分为床位退房、套房退房、 团体退房，处理相应的退房和收费业务。在交费 退房模块点击床位退房图标，选择过滤条件后进 入床位退房列表界面：图15床位退房列表选定了需办理退房的账单后，打开编辑下拉菜单：IT酒店管理系统-床位退房Q文件（D编辑（X）视图）窗口（S）百过滤蜀.账单查询（H）览那退岀退房D过滤L）账单流水号-脈壬r性别BF200105270001GFDG男性BP200105280001DJG男性学生图16打开编辑下拉菜单点击退房，出现退房处理界面：怙床位退房矗匪号.旅客底息床泣蝎号.T9KicBP20010520001旅容姓右丽JB问齡：房问电话sT人住日Ht |：C.-：5-：E li .： J床位曲，三入麻址：入性慢飯：I皿“辺|7oo卿币科.卜刊.三I f寸幻T式ii?T三顶目若將押金登帧1市别EtttS-Il-150- FSufgrni g2CC1-O5-33 ECi.DO.QD20ARrESupArt an2C01-05-2fi 3 34 160.-K-5 Up Oh1 HlL2C01-05-S6 9.34.IB计.120150.卢；找手盘卽pnHIB现評11.耶认退用即11职帶咀出坦）1图17床位退房单用户可录入结算币别，选择付款方式，录入各费用项目的消费金额，系统自动计算出应收金额， 若押金超过消费金额之和，则为找零金额。项目录入完毕，点击确认退房按钮后，完成床位退房 业务。用户也可在此界面点击旅客信息，查 看相关的旅客信息，如下图：图18旅客信息退房业务完成后，系统会自动将此房间或引床位 的状态置为待清洁。用户可在系统管理一房态管 用户还可利用编辑下拉菜单中的账单查询功能, 来査询已办理完退房手续的账单的明细情况。第二节套房退房套房退房业务与床位退房略有不同，套房退房以 房间为单元，如下图：L.XSit-s sis.e IJWP200102S0003卿如：S间电话：A-ffiHRI： |0OO1-O5-2B 23:30:23底餌To 33 鵬你I：are入住天類：Jm床天敬J租折卅.结師种：|丸吊九二J付M式丽 HJ顶目；3帖电 issssiai .O电话夷D920 nD_9220如氏5?150AHffi 人民币 AKrfi2O0KI&2G 23:3)573Dl-a26 23 3572O0KI&2G 22191572am-aEr2G23GD5T宦收EJJB电询;单口 I图19套房退房项目录入完毕后，点击确认退房后，完成退房手 续，系统自动记录收入的金额，并更改房间的状 态。第三节团体退房团体退房往往涉及多个房间，且可能一次入住， 分次退房和结账，比套房退房更为复杂，团体退 房单包括需结账房间、未结账房间、团体信息三 页：需结WS尽同亘荃犠煎C|团佈信焙I已皓IK覇同轍单:務個J入隹吋间5022i工U-05冊 23 (-务费消夷金槪EflO0D13B33rfiFfi币11币 民民民鬲鬲 AA人人人yricfu.y-irirfaiLEOO-05-26 3E001-05-26 3E001-OS-26 33JDJ-U5-26 23电话话单图20团体退房单用户可在需结账房间页选择相应的房间进行 退房或结账处理，在已结账房间页查询已结 账房间的账单，还可在团体信息页查询该团 体的信息。第四节转房客人入住后，因为种种原因可能需要转房，可点 击转房图标办理客人的转房手续，选择一张入住 单,在编辑下拉菜单中选择转房，岀现以下界面:图21转房单以査找方式录入转往房间号，预住天数，若补交 押金还需录入押金金额，币别，房租折价和付款 方式。录入完毕后，点击确认转房，即可完成转 房业务。系统会自动将原房间消费金额转到客人 转到的房间下，并更新原房间的状态。第五节收银记账该模块处理入住客人的消费记账业务，点击收银 记账图标，进行收银记账界面，选择入住信息行, 在编辑下拉菜单中点击收银记账，出现以下单据 界面：图22收银记账单选择收银项目，本例中为中餐，录入消费金额的 币别后，点击记账，该收费即记入客人账单，可 在退房与房费一起结算。第六节催缴欠款该模块可显示和打印入住客人未结算的消费账 单，用户可利用该模块即时查询和打印催款单。 点击催缴欠款图标,进入入住客人未结算消费账 单列表：图23入住旅客账单第七节 夜间稽查第五章信息查询本章内容提要：A团体信息旅客信息第一节团体信息点击团体信息图标，可过滤和査看目前正入住或曾经入住的团体的信息，如下图:团体偉息酒店管理系统-团体信息团悴茗称负责人联系址址邮政騙码联系电话333考奈团王一43363453Q文件（町 編辑迴 视图匹）窗口遡舀过滤谢显騎昌打印耳预氏仙退岀图24团体信息第二节 旅客信息点击旅客信息图标，可过滤和查看目前正入住或曾经入住的旅客的详细信息，如下图：F讥丁总浬m司一-上:.善唁总一，寸I泊沆 卫吨I 711 I；：U切狀屈鯛E打印国预览変昼出 旅客偉息伽悝别旅霑削1证伸GE理聊 |号捋UE住址濟曲哽袤地址由瞰員码电话ASEE理tt隹住11isdidsEEsfEfdsgfdiBkd83BE:；学生证GDStEBJBKF73JHSFH333JLI00D52125H-.T学主证mawDGI颐D閒EUHE机24E3EB字生证 L2354E图25旅客信息第六章系统管理本章内容提要：基础资料营业资料客房设置操作员管理系统令操作日志房态管理 交接班第一节 基础资料在系统管理模块点击基础资料图标，进行基础资 料管理界面，系统基础资料包括性别资料、币别 资料、房间状态、房间朝向、消费项目、客源资 料、信用卡、挂帐单位、证件类型、旅客类型、 订单执行状态、付款方式、住宿原因、入住类型IT酒店管理系统-基本资料名称摘要预订状态已入住过期耒入住已部分人住团 文件便）编辑 查看炮）窗口 帮助側D新增* $属性X删除眺查找贞预览雪打印娅退岀帀冠行伏葫_ I菖有4毎纪录订单执行状态付住入型态向目 位型型 类状朝项卡单类类 别别间间间费源ffl-帐件客 性币房房房消客信挂证旅类图26基础资料房间类型、消费项目等资料可新增和删除，新增点击新增条目 出现条目录入界面，录入后点击 保存按钮即可。以上建好的资料可供业务处理时 查找，充分共享。第二节营业资料点击营业资料图标，出现系统设置界面，分 为酒店资料、核算币别、营业资料、其他页，如 下图所示：图28营业资料酒店资料录入酒店的基本信息，如酒店名称、电 话、地址等。核算币别页录入结算的本位币及代 码，本版本以单一币种核算，外币需折算为本位 币录入。营业资料页录入酒店规定的加收半天房 租和全天房租的时间，以及包房固定服务费，包 房全房租服务费比率等资料，用于结算。其他项 包括密码最短长度设置，操作日志文件大小设置 等，只有系统管理员才有权限进行以上设置。第三节客房设置该模块用于建立详细的客房资料，供办理酒店日常业务时查询和引用，是系统最重要的基础资料之一，必须开始用本系统处理业务系统前完整录 入。每一个房间的信息包括房间号码、房间名称、楼层、房间朝向、房间类型、床位数、套房价格、 床位价格等，其中房间朝向、房间类型可从基础 资料查找录入。若房间存有图片文件，还可指向 该图片文件。烹埠理人间3543BEDISJ3 如BEDE图29客房设置录入完毕后，点击确定即可保存此房间资料。还 可对房间资料进行修改、删除、过滤、打印等操 作，请查阅相关章节的按钮使用说明。可利用本模块进行操作员管理，包括新增、删除 操作员，录入和更改操作员密码等。酒店管理系统-基本资料阑文件编辑遡査看仞窗口帮助匚新増囹属-性X删除 開查找 殳预览目打印 舰退出图30操作员管理操炬员甘理匕跻员据若操作员为系统管理员，则具有所有操作权限。 若系统管理员栏为否，则不能执行系统管理模 块。第五节系统口令本模块可更改当前操作员的密码，点击系统口令 图标，出现更改密码对话框：图31更改密码录入老密码和新密码，并验证密码，点击确定， 即可修改当前操作员的密码，当前操作员下次登 录时，须录入新密码。第六节操作日志系统管理员可利用该模块査询系统使用记录:F酒店管理系统-操作日.志文件编辑遡视圏辺窗口遡為过滤 卫刷新 呂打印r预览 症退出操作H志时间操作员车件鮭IW2DDL-O5-Z9 ZlLB：fl3S-npcarnutZME-EflEEEEUTIlEQ黒卄冶束/成0.2t0L6-：Z9 21 4B32Supcarnkut转房SKSqBBBmTBD辛|忙召岂社龙2t0L6-：Z9 22 05嵋Superman收*R记帐7K3-=C,TS3侧丫 31辛IF陌刊咸龙SQOHE-29 22 1027SiiperniajiS.6&A 性菇伟话诗矶r+3Q0HE-29 Z2 2516Siiperniaji应间稽査菇伟话诗矶r+ZQ0L6-9 22.526Supers o团体信息ZJBB5BEVY7BD哄伟貉宗巧r+3Q0L6-29 22:2B07Superraaji团注信息21BgBBBEVV7BD哄忙汙目応丄+3Q0L6-29 22:3556Superraaji基本资科2in!-6gBBBEVV7BD哄忙汙目応丄+200L6-29 23:0714SuparnuL客房设置2Q：H=qi!l!BE7BLi嗓作菇束7成功200L6-29 23:262HBH=qi!l!BE7BLi200LHJ5-27 23:34J-JV：房:包甘艺拥卜治丸咸比ZQ0K6-E7 Z3 ：31:-V：庁乞丄1跻诘束/成功ZQ0K6-E7 Z3 ：3B人”V：庁乞运房跻诘束/成功2t0L6-2T 23 3B伍V7疔爪吃此辛iF佶耳咸龙2t0L6-2T 23 3B沾yr僵谢二M辛IF佶耳咸龙aJ0L6-27 更 3944yf交擂班辛比话頁辰r+aJ0L6-27 更 4037yf床 iSZiBM对伟话頁眄r+3aOL6-27 S3 41鮎团远匸巨对伟话頁眄r+图32操作日志第七节房态管理该模块可显示每一个房间的详细信息以及目前 的状态，如下图：图33房态管理图中不同的颜色代表不同的状态，如绿色代表空 房，粉红代表代维修等。当用户点击左边的房间 号，右边会出现该房间的详细信息。用户还可在光标停留在某个房间时点击鼠标右 键，更改房间状态。应注意只能将空房状态改为 待维修、待清洁，或将待维修、待清洁状态改空房。第八节 交接班点击交按班图标，进行交接班业务处理，用户可 在交班向导的指引下，一步一步地完成交按班操 作，包括交按班双方操作员密码验证，核对相关 账目（本班收入，上班移交,本班上缴财务金额） 余款移交，如下图：图34交接班交接班操作完成后，系统自动进行相关账目的计 算和结转。