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第二节第二节 计调工作中的采计调工作中的采购管理购管理Your Subtitle Goes Here计调人员是如何降低采购成本的计调人员是如何降低采购成本的在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一4242人人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人员在操作此团队时，谈下的车费是员在操作此团队时，谈下的车费是38003800元辆，元辆，房费为房费为8080元人元人2 2天，当计调部经理回来时，该天，当计调部经理回来时，该计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况，计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况，经理对于地接社给予的价位并不满意，对车费也经理对于地接社给予的价位并不满意，对车费也有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把车费降到车费降到32003200元辆，房费调为元辆，房费调为7575元人元人2 2天，天，由于团队人多时值淡季，地接社又让出由于团队人多时值淡季，地接社又让出5 5 7575元的元的优惠。这样算下来，团队的利润增加了优惠。这样算下来，团队的利润增加了11851185元。元。由此可见计调人员的口才是很重要的。由此可见计调人员的口才是很重要的。一、计调部门采购的内容一、计调部门采购的内容旅游交通服务旅游住宿服务旅游餐饮服务旅游参观游览项目娱乐服务购物商店保险服务异地接待服务采购 航空交通铁路交通公路交通水运交通二、计调采购的原则二、计调采购的原则1 1、保证供给原则、保证供给原则保证客人进的来、住得下、散的开、吃得满意，保证客人进的来、住得下、散的开、吃得满意，玩的开心，出的去。即保证住宿、车、火车票或玩的开心，出的去。即保证住宿、车、火车票或机票等服务完全实现。机票等服务完全实现。2 2、质量保证原则、质量保证原则3 3、成本领先原则、成本领先原则三、计调采购方式三、计调采购方式1 1、集中采购、集中采购旅行社以最大的采购量去争取最大的优惠价格，旅行社以最大的采购量去争取最大的优惠价格，过大采购批量，减少采购批次，降低采购价格。过大采购批量，减少采购批次，降低采购价格。2 2、分散采购、分散采购一团一购；分散采购一团一购；分散采购从不同类型供应商获得所从不同类型供应商获得所需需3 3、建立采购协作网络、建立采购协作网络比较广泛、覆盖面广；运用经济规律，互惠互利；比较广泛、覆盖面广；运用经济规律，互惠互利；加强公关活动，建立良好的人际关系。加强公关活动，建立良好的人际关系。接待计划（接待计划（A业务员签收）业务员签收）三、计调采购工作实务三、计调采购工作实务订车、船票（订车、船票（B业务员负责）业务员负责）订房（订房（C业务员负责）业务员负责）市内交通（市内交通（D业务员负责）业务员负责）安排游览活动（安排游览活动（E业务员负责）业务员负责）订文艺节目（订文艺节目（F业务员负责）业务员负责）向接待部下达接团通知（向接待部下达接团通知（G业务员负责）业务员负责）（一）与交通部门合作的步骤和注意事项（一）与交通部门合作的步骤和注意事项与交通部门合作的步骤：与交通部门合作的步骤：（1）向交通部门申请建立合同关系（2）及时领取最新价格表和时间表（3）将各种票务的规定了解清楚，然后进行 整理、打印。（4）与财务部门协商，设计，印制一些订单如：飞机票的采购如：飞机票的采购预订预订：旅游者的信息旅游者的信息（游客的全称、同行人的信息、旅（游客的全称、同行人的信息、旅游者的联系电话、目的地、旅游时间、支付方式、特殊要游者的联系电话、目的地、旅游时间、支付方式、特殊要求等）求等）航空公司的信息航空公司的信息（飞机设施设备、机票价格等）（飞机设施设备、机票价格等）购买购买：团体客票团体客票（只开一张客票，团体客票误机、不退（只开一张客票，团体客票误机、不退款）款）散客客票散客客票确认确认：退订和退购退订和退购：若退购时，航班离开时间：若退购时，航班离开时间2424小时以前申请退小时以前申请退票，支付原票款票，支付原票款5 5 退票费；航班离开前退票费；航班离开前2 2小时小时-24-24小时小时内内1010的退票费；的退票费；2 2小时内退票小时内退票5050的退票费。的退票费。飞机票预订单火车票预订单机/车票变更/取消通知单深航机票变更通知单深航机票变更通知单深航客服部：深航客服部：现通知贵部，我公司协议号是现通知贵部，我公司协议号是 ,原计划申请办理的原计划申请办理的以下机票需要做以下变更：以下机票需要做以下变更：乘机人乘机人乘机日期乘机日期始发地始发地目的地目的地航班号航班号起飞日期起飞日期特此通知，特此通知，通知人（签名）：通知人（签名）：联系电话：联系电话：客户单位公章：客户单位公章：年年 月月 日日温馨提示温馨提示：变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理。变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理。请您保留好原件交给我们的工作人员，以方便机票变更的及时办请您保留好原件交给我们的工作人员，以方便机票变更的及时办理。理。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。（二）与饭店部门合作的步骤和注意事项（二）与饭店部门合作的步骤和注意事项住宿服务设施的选择：住宿服务设施的选择：1 1、饭店的位置：价格；不同类型的旅游者对、饭店的位置：价格；不同类型的旅游者对于饭店的不同要求和偏好。于饭店的不同要求和偏好。2 2、饭店设备：客房配置、卫生条件、隔音、饭店设备：客房配置、卫生条件、隔音、有无会议室、宴会厅、健身设备等；有无会议室、宴会厅、健身设备等；3 3、服务水平：行李服务；娱乐场所、早餐情、服务水平：行李服务；娱乐场所、早餐情况等。况等。4 4、停车场所、停车场所饭店预订渠道的选择：饭店预订渠道的选择：1 1、直接预订：组团社直接预订、直接预订：组团社直接预订优点优点（1 1）能够直接从饭店获得客房信息；能够直接从饭店获得客房信息；（2 2）直接与饭店达成预订协议，既能保证游客住）直接与饭店达成预订协议，既能保证游客住宿需要，又能免去中间环节所需费用，降低成本；宿需要，又能免去中间环节所需费用，降低成本；（3 3）直接订房能够不断加强和饭店的联系，可以）直接订房能够不断加强和饭店的联系，可以与之建立密切的合作关系与之建立密切的合作关系缺点：缺点：（1 1）采购人员必须同各家饭店逐一打交道，不仅）采购人员必须同各家饭店逐一打交道，不仅在预订时要联系，还要在随后寄送预订申请、确在预订时要联系，还要在随后寄送预订申请、确认住房人数及名单、付房费等，占用大量人力和认住房人数及名单、付房费等，占用大量人力和时间。时间。（2 2）有时外地的饭店不愿意了解组团旅行社，因）有时外地的饭店不愿意了解组团旅行社，因而不愿向组团社提供优惠价格，不远给予优惠。而不愿向组团社提供优惠价格，不远给予优惠。2 2、代订、代订委托地接社预订。委托地接社预订。优点：优点：（1 1）往往能够根据旅游者的要求，比较称心地安）往往能够根据旅游者的要求，比较称心地安排饭店；排饭店；（2 2）能够拿到组团社接收的价格）能够拿到组团社接收的价格（3 3）外地的组团社只能通过地接社才能预订到该）外地的组团社只能通过地接社才能预订到该地区的饭店地区的饭店缺点：缺点：（1 1）地接社截留饭店给予的一部分折扣作）地接社截留饭店给予的一部分折扣作为代订的佣金；为代订的佣金；（2 2）若没有选择到实力和信誉的地接社，）若没有选择到实力和信誉的地接社，容易造成代订失约，从而导致组团社工作容易造成代订失约，从而导致组团社工作失误。失误。3、委托饭店代订中心预订、委托饭店代订中心预订客房价格的确定客房价格的确定1 1、门市价格、门市价格2 2、团体价格、团体价格3 3、协商价格、协商价格4 4、净价格：扣除折扣，加上税收、服务费、净价格：扣除折扣，加上税收、服务费饭店客房预订手续的办理饭店客房预订手续的办理1 1、提出预订申请、提出预订申请（1 1）旅行社名称、客房数量和类型、入住）旅行社名称、客房数量和类型、入住时间、离店退房时间和结算方式。时间、离店退房时间和结算方式。（2 2）游客国籍或居住地、游客姓名或旅游）游客国籍或居住地、游客姓名或旅游团代号、游客性别、夫妇人数、随行儿童团代号、游客性别、夫妇人数、随行儿童及年龄及年龄（3 3）旅游者的特殊要求）旅游者的特殊要求（1 1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有有VIPVIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。客房内摆放鲜花或水果等。（2 2）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响饭店的正常营业。饭店的正常营业。2 2、缴纳预定金、缴纳预定金缴纳时间、比例、取消预订的退款比例等事项缴纳时间、比例、取消预订的退款比例等事项3 3、办理入住手续、办理入住手续凭团号、确认函等办理凭团号、确认函等办理 订房通知单订房通知单 收件单位：收件单位：大酒店大酒店 发件单位：发件单位：省中旅省中旅 部部 收件人：收件人：杨杨 经理经理 发件人：发件人：传真号：传真号：0833-65305480833-6530548 团号：团号：CTSJ20090702ACTSJ20090702A 入住时间：入住时间：2009,7,2 2009,7,2 入住人数：入住人数：26+326+3 入住标准：双人标间入住标准：双人标间 价格：价格：8787元（含早餐）元（含早餐）中晚餐标：无中晚餐标：无 特殊要求：特殊要求：无无 备注：备注：2011 2011，7,27,2 请确认，谢谢合作！请确认，谢谢合作！负责人签字：负责人签字：发件日期：发件日期：订房回执单订房回执单 兹收到兹收到 旅行社旅行社 旅行团订房委托旅行团订房委托书，房价按书，房价按 元每间结算，结算方式元每间结算，结算方式，已列入，已列入计划。计划。饭店（酒店）饭店（酒店）联系人联系人付款按照达成的协议执行。付款按照达成的协议执行。（三）订房业务中常见的问题及应对措施（三）订房业务中常见的问题及应对措施1.1.饭店无房，无法确认预订饭店无房，无法确认预订2.2.无法拿到理想房价无法拿到理想房价3.3.在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店4.4.因故临时增加或减少甚至取消订房因故临时增加或减少甚至取消订房与饭店部门合作的注意事项：与饭店部门合作的注意事项：（1 1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有有VIPVIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。客房内摆放鲜花或水果等。（2 2）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响饭店的正常营业。饭店的正常营业。（三）与餐饮行业合作的步骤和注意事项（三）与餐饮行业合作的步骤和注意事项 定点订餐：旅行社经过对采购的餐馆、酒店进定点订餐：旅行社经过对采购的餐馆、酒店进行综合考察筛选后，与被筛选的餐馆、酒店进行洽行综合考察筛选后，与被筛选的餐馆、酒店进行洽谈，就旅行社送客人数，各类旅游者、团队的就餐谈，就旅行社送客人数，各类旅游者、团队的就餐标准、付款方式等达成协议。标准、付款方式等达成协议。与餐饮行业合作的步骤：与餐饮行业合作的步骤：（1 1）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。（2 2）与财务部门协商印制和打印专用的）与财务部门协商印制和打印专用的餐饮费用结算单餐饮费用结算单。（3 3）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部备案。部备案。签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风味最低标准、饮料单价等。味最低标准、饮料单价等。（4 4）与业务部协商，设计、印制一些订单。）与业务部协商，设计、印制一些订单。用餐预订单用餐预订单用餐变更通知单用餐变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写上内（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更容，加盖变更/取消章）。取消章）。用餐取消变更通知单用餐取消变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更上内容，加盖变更/取消章）。取消章）。（5 5）根据接待计划或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转）根据接待计划或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转告接待部门或陪同人员，以便搞好接待工作。告接待部门或陪同人员，以便搞好接待工作。（6 6）根据）根据餐饮费用结算餐饮费用结算与财务部门共同进行复核，并与财务部门共同进行复核，并由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款与餐饮行业合作的注意事项：与餐饮行业合作的注意事项：（1 1）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且要注意地理位置的合理要注意地理位置的合理（2 2）订餐时，及时把旅游者（团）的宗教信仰和个）订餐时，及时把旅游者（团）的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆。别客人的特殊要求转告餐馆。（3 3）提醒餐厅，结算用的）提醒餐厅，结算用的餐饮费用结算单餐饮费用结算单上，上，必须有陪同的签字，否则无效。必须有陪同的签字，否则无效。（四）与游览点部门合作的步骤（四）与游览点部门合作的步骤 和注意事项和注意事项与游览点部门合作的步骤：与游览点部门合作的步骤：（1 1）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议书及经济合同书。书及经济合同书。旅游团门票记账事宜。旅游团门票记账事宜。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。大、小车进园的单价。大、小车进园的单价。结账的期限。结账的期限。（2 2）与签约单位协商印制结算用的）与签约单位协商印制结算用的参观游览券参观游览券。将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印后分发给接待部并报审计、财务备案。后分发给接待部并报审计、财务备案。签约单位的名称、电话、联系人。签约单位的名称、电话、联系人。将带团前往某旅游参观点的进门方向。将带团前往某旅游参观点的进门方向。去某旅游参观点的行车路线、停车地点去某旅游参观点的行车路线、停车地点游览参观券游览参观券参观游览券存根参观游览券存根 中国中国旅行社游览参观旅行社游览参观券券团名：团名：旅游团名称：旅游团名称：人数：人数：旅游团人数：（大写）旅游团人数：（大写）地点：地点：收款单位：收款单位：陪同：陪同：陪同签名：陪同签名：日期：日期：日期：日期：年年 月月 日日（五）与商店部门合作的步骤（五）与商店部门合作的步骤 （1 1）根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与）根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与定点商店签订协议书。定点商店签订协议书。（2 2）兼顾利益，鼓励多劳多得，制定内部分配政策和奖）兼顾利益，鼓励多劳多得，制定内部分配政策和奖励措施。励措施。（3 3）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。（4 4）与财务部和接待部协商后，设计、印制）与财务部和接待部协商后，设计、印制购物结算购物结算单单，并明确使用方法。，并明确使用方法。（5 5）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实行奖励。行奖励。（六）与娱乐行业合作的步骤（六）与娱乐行业合作的步骤（1 1）与娱乐单位就以下事宜进行合作洽谈，并签订协议书：）与娱乐单位就以下事宜进行合作洽谈，并签订协议书：（2 2）将下列事宜整理列表，打印后分发给接待部，并报审）将下列事宜整理列表，打印后分发给接待部，并报审计、财务备案。计、财务备案。（3 3）随时与娱乐单位保持联系，有新节目上演时，了解节）随时与娱乐单位保持联系，有新节目上演时，了解节目内容，索取节目简介并通报接待部。目内容，索取节目简介并通报接待部。（4 4）与外联部协商后，设计、印制一些单子，并明确其使）与外联部协商后，设计、印制一些单子，并明确其使用方法，其中包括：用方法，其中包括：（5 5）根据接待计划或定票单，实施定票并把定票情况如实）根据接待计划或定票单，实施定票并把定票情况如实转告接待部或陪同。转告接待部或陪同。（6 6）财务部按协议统一结账或一次一报。）财务部按协议统一结账或一次一报。计调采购的注意事项：计调采购的注意事项：1 1、建立广泛的采购协作网络、建立广泛的采购协作网络2 2正确处理保证供应和降低成本的关系正确处理保证供应和降低成本的关系3 3正确处理集中采购与分散采购的关系正确处理集中采购与分散采购的关系4 4调整预订与退订的关系调整预订与退订的关系 5 5计划变更的采购调整计划变更的采购调整6 6加强采购合同管理（加强采购合同管理（确保各自利益，谈判与交易确保各自利益，谈判与交易间有时间距离、空间距离：合同标的、数量质量、价格、间有时间距离、空间距离：合同标的、数量质量、价格、付款办法、合同期限、违约责任等付款办法、合同期限、违约责任等）案例案例:礼物礼物 案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租客房的策略客房的策略 思考：思考：从以上的问答中我们看出了计调工作是从以上的问答中我们看出了计调工作是纷繁复杂的，但有是十分重要的，请同学纷繁复杂的，但有是十分重要的，请同学们思考怎样才能做一名称职的计调人员？们思考怎样才能做一名称职的计调人员？
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