程序文件编写培训

*(上 海 )*有 限 公 司 *(上 海 )*有 限 公 司 系 统 性 应 对 质 量 体 系 文 件 结 构 进 行 策 划 ， 要 求 覆 盖 ISO9001全 部 相关 要 素 的 要 求 和 规 定 ， 具 体 等 明 天 手 册 定 下 来 ， 才 能 确 定 有哪 些 需 编 程 序 符 合 性 应 符 合 ISO9000标 准 条 款 的 要 求 ； 应 符 合 本 公 司 流 程 的 实 际 情 况 。 应 以 满 足 实 际 需 要 为 度 ， 而不 是 越 多 越 严 就 越 好 ， 要 适 度 。 通 过 清 楚 、 准 确 、 全 面 、 简 单 扼 要 的 表 达 方 式 ， 实 现 唯 一 的理 解 ， 所 有 文 件 的 规 定 都 应 保 证 在 实 际 工 作 中 能 完 全 做 到 ； 协 调 性 文 件 和 文 件 之 间 应 相 互 协 调 ， 避 免 产 生 不 一 致 的 地 方 ， 从 整体 上 结 构 针 对 编 写 具 体 某 一 文 件 来 说 ， 应 紧 扣 该 文 件 的 目 的和 范 围 ， 尽 量 不 要 叙 述 不 在 该 文 件 范 围 内 的 活 动 。 应 认 真 处 理 好 各 种 过 程 的 接 口 ， 避 免 不 协 调 或 职 责 不 清 。 *(上 海 )*有 限 公 司 l 职 责 分 明 ， 语 气 肯 定 （ 避 免 用 “ 大 致上 ” 、 “ 基 本 上 ” 、 “ 可 能 ” 、 “ 也 许 ”之 类 词 语 ） ；l 结 构 清 晰 、 文 字 简 明 、 文 风 一 致 。 ；l 遵 循 “ 最 简 单 、 最 易 懂 ” 原 则 编 写 各 类文 件 ； *(上 海 )*有 限 公 司 -目 的 ： 说 明 为 什 么 开 展 该 项 活 动 。-范 围 ： 说 明 活 动 涉 及 的 （ 产 品 、 项 目 、 过 程 、 活 动 ） 范 围 。 -职 责 ： 说 明 活 动 的 管 理 和 执 行 、 验 证 人 员 的 职 责 。 -定 义 ： 说 明 文 件 中 使 用 的 专 有 之 名 词 、 缩 写 。 -作 业 内 容 ： 流 程 步 骤 的 详 细 文 字 说 明 。 -流 程 图 ： 使 用 统 一 的 符 号 ， 以 图 解 方 式 说 明 流 程 。 -相 关 文 件 ： 列 出 支 持 本 程 序 的 第 二 、 第 三 层 文 件 。 -相 关 表 单 ： 列 出 支 持 本 程 序 的 第 四 层 文 件 （ 表 单 ） 。 *(上 海 )*有 限 公 司 l 先 繪 制 流 程 圖 。 首 先 確 保 流 程 正 確 。l 確 定 過 程 的 涉 及 部 門 及 職 責 。l 結 合 ISO要 求 和 實 際 工 作 ， 確 定 流 程 圖 應涉 及 的 內 容 。 例 如 ： 合 約 評 審 時 就 涉 及 到 對 産 品 有 關 過 程 的 確定 ， 合 同 或 訂 單 處 理 程 序 ， 評 審 程 序 （ 內 容 ， 權限 ， 結 果 處 理 ） ， 合 同 或 訂 單 的 變 更 等 內 容 。l 根 據 流 程 圖 及 程 序 內 容 編 寫 文 件 。 *(上 海 )*有 限 公 司 l 使 用 部 門 稱 謂 應 統 一 如 文 管 中 心 、 業 務 部 、 生 管 課 、 品 保 課 不 要 出 現許 多 程 序 書 或 流 程 圖 上 有 文 件 中 心 、 營 業 部 、 銷售 部 、 品 檢 課 等 。l 在 程 序 書 或 流 程 圖 中 所 引 用 的 文 件 名 稱或 記 錄 、 表 單 的 名 稱 亦 應 正 確 統 一 。 如 有 的 程 序 書 上 引 用 的 是 EB操 作 指 導 書 ， 有 的程 序 書 上 引 用 的 是 EB操 作 標 准 書 等 。 *(上 海 )*有 限 公 司 所 引 用 表 單結 案 、 歸 檔 審 查 、 檢 查動 作 處 理NoYes *(上 海 )*有 限 公 司 *(上 海 )*有 限 公 司 书 面 或 口 头 订 单 业 务 接 单 (与 客 户 联 系 保 证 相 关 要 求 得 到 确 定 ) 业 务 部 评 审 生 管 接 单 审 核 系 统 订 单 列 印 /核 准 /分 发 通 知 客 户 已 受 订 生 管 排 单 生 产 客 户 业 务 部 厂 务 部 YES YES NO NO 此 流 程 图 的 错误 在 哪 里 ?此 流 程 图 的 错误 在 哪 里 *(上 海 )*有 限 公 司 目 的 ： 及 时 并 正 确 处 理 订 单 。范 围 ： 始 自 客 户 对 Pioneer下 单 ； 终 于 客 户 订 单 移 转 生 产 管 理 。职 责 ： 无定 义 ： 无 此 段 内 容 的 错误 在 哪 里 ? *(上 海 )*有 限 公 司 作 业 内 容 ：1. 客 户 对 Pioneer下 单 后 (口 头 或 书 面 )， 如 果 为 新 产 品 ， 则 为 特 殊 订单 。 特 殊 订 单 负 责 之 业 务 专 员 应 填 写 “ 接 单 检 查 表 (产 品 规格 )” (表 单 :300-99-01)， 送 请 各 相 关 单 位 会 签 ， 确 认 生 产 技 术 可行 ， 如 果 生 产 技 术 有 问 题 ， 则 由 业 务 专 员 召 开 会 议 ， 行 销 、 制 造 及品 管 等 人 员 依 需 要 参 加 。2. 特 殊 订 单 技 术 已 经 确 认 后 或 一 般 订 单 （ 旧 料 号 ） ， 负 责 之业 务 助 理 应 确 认 （ 1） 产 品 规 格 (并 凭 此 转 换 成 Pioneer内 部 之 料 号 )及 （ 2） 单 价 、 （ 3） 交 期 、 （ 4） 数 量 、 （ 5） 送 货 地 址 、 （ 6） 付 款条 件 、 （ 7） 交 易 条 件 、 （ 8） 货 运 方 式 等 八 项 。3. 如 果 该 订 单 为 新 产 品 或 新 客 户 ， 业 务 助 理 应 由 各 相 关 单 位 处 搜 集 资料 ， 将 系 统 上 之 基 本 资 料 (客 户 基 本 资 料 “ 依 客 户 调 查 问 卷 ” （ 表 单 ： 300-99-02） 录 入 、 料 品 基 本 资 料 )建 立 完 成 。 4. 业 务 助 理 负 责 将 订 单 资 料 输 入 系 统 (未 核 准 订 单 )， 查 核 单 价 、 信 用额 度 ， 产 销 协 调 (交 期 )， 并 打 印 出 “ 销 售 订 单 ” (表 单 :300-99-03)一 式 四 联 (未 核 准 )。 此 段 内 容 的 错误 在 哪 里 ? *(上 海 )*有 限 公 司 5. 如 果 客 户 有 书 面 之 订 购 资 料 且 与 “ 销 售 订 单 ” (未 核准 )之 资 料 完 全 一 致 ： 业 务 助 理 将 “ 销 售 订 单 ” (未核 准 )并 客 户 之 书 面 订 购 资 料 依 核 决 权 限 送 业 务 主 管签 核 完 毕 ， 即 完 成 订 单 书 面 核 准 作 业 。6. 如 果 客 户 没 有 书 面 之 订 购 资 料 或 有 书 面 之 订 购 资 料但 是 与 “ 销 售 订 单 ” (未 核 准 )之 资 料 不 完 全 一 致 ：业 务 助 理 将 “ 销 售 订 单 ” (未 核 准 )送 签 核 完 毕 ， 再传 真 给 客 户 签 认 后 并 传 回 Pioneer， 才 算 完 成 订 单 书面 核 准 作 业 。7. 订 单 核 决 权 限 如 “ 核 决 权 限 一 览 表 ” （ 600-99-09） ，每 年 年 底 修 订 一 次 。 *(上 海 )*有 限 公 司 8. 客 户 订 单 之 外 部 原 始 凭 证 ： 客 户 之 书 面 订 购 资 料 或 客 户 签 认 之“ 销 售 订 单 ” ， 业 务 助 理 依 客 户 别 妥 善 保 存 。9. 完 成 订 单 书 面 核 准 作 业 后 ， 业 务 助 理 请 业 务 主 管 进 行 系 统 之 订单 核 准 作 业 ， 并 将 已 签 核 之 “ 销 售 订 单 ” 一 式 四 联 给 生 管 签 收后 分 发 各 单 位 (第 一 联 业 务 助 理 留 存 ； 第 二 联 给 生 管 ； 第 三 联给 包 装 ； 第 四 联 给 品 管 )。10. 如 果 是 5.3项 之 状 况 ， 业 务 助 理 应 传 真 已 签 核 之 “ 销 售 订单 ” (第 一 联 )通 知 客 户 Pioneer已 经 接 受 该 订 单 。11. 时 间 控 制 ： 自 客 户 对 Pioneer下 单 至 Pioneer回 复 客 户 订 单 消 息(5.5项 或 5.9项 )一 般 订 单 最 多 3个 工 作 天 ， 急 单 一 个 工 作 天 。 *(上 海 )*有 限 公 司 l 手 册 试 行 稿 确 定 ；l 二 三 级 文 件 的 确 定 ； (需 要 与 管 代 和 总 经理 共 同 讨 论 )l 小 组 成 员 每 人 写 一 份 简 单 的 程 序 书 。 (写小 程 序 书 ， 有 流 程 图 ， 文 字 部 分 最 好 是两 三 页 。 周 六 单 独 辅 导 。 ) *(上 海 )*有 限 公 司请离开会请离开会请离开会议室时把议室时把议室时把桌椅摆放桌椅摆放桌椅摆放整齐整齐整齐!