提高工作效率

如何提高工作效率 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 是指在在单位时间内完成工作的数量，叫做工作效率 思 考 :为 什 么 有 人 比 我 工 作 更 出 色 ？目 标 、 途 径 、 方 法 、 效 率 哪些因素导致工作效率低下 1、工作熟练度不够 工作一段时间后即使完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。 2、时间概念不强 看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。 对于时间概念不强的问题，应该从2个方面着手进行处理。1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题； 2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时我干什么？工作统筹能力不足：1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作；2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里；3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化；4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。 3、任务分解能力不足有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细的把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。然而有些人并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项工作。于任务分解能力上的不足，这需要我们时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。 4、目标不明确明确的目标，合理的职业生涯规划对于我们在职业生涯发展道路上至关重要。没明确的目标对个人的职业生涯发展是极其不负责任的，先就业后择业不失为当下一策略但大方向，必须清楚个人目前所从事的职业必须结合最终的职业生涯为基础，除了要有明确的目标，坚定的信念，在物质上生活品质的提高对大部分人来讲是当前最切实际的。具体的目标可以从基本生活保障开始到生活品质的提高。 怎样提高工作效率 一、目标管理 行 为 研 究 结 论 表 明 ： 人 不 会 持 续 不 断 地 做 自 己 都 不 知 道 为 什 么 要 做 的事 情 。 哈 佛 大 学 的 调 查 ：目 标 的 作 用 ：1.给 人 的 行 为 设 定 明 确 的 方 向 ， 使 人 充 分 了 解 自 己 每 一 个 行 为 所 产 生 的 效 果 。2.使 自 己 知 道 什 么 是 最 重 要 的 事 情 ， 有 助 于 合 理 安 排 时 间 。3.能 清 晰 地 评 估 每 一 个 行 为 的 进 展 ， 正 面 检 讨 每 一 个 行 为 的 效 率 。4.能 预 先 看 到 结 果 ， 稳 定 心 情 ， 从 而 产 生 持 续 的 信 心 、 热 情 与 动 力 。 以 目 标 为 导 向 1、 设 立 明 确 的 目 标 ： 写 出 年 度 的 几 个 目 标 ， 找 出 一 个 核 心 目 标 ， 并 依 次 排 列 重 要 性 ， 然 后 依 照 你 的 目 标 设 定一 些 详 细 的 计 划 ， 你 的 关 键 就 是 依 照 计 划 进 行 。 2、 进 行 目 标 切 割 ： （ 1） 年 度 目 标 切 割 成 季 度 目 标 ， 列 出 清 单 ， 每 一 季 度 要 做 哪 一 些 事 情 ； （ 2） 季 度 目 标 切 割 成 月 目 标 ， 并 在 每 月 初 重 新 再 列 一 遍 ， 碰 到 有 突 发 事 件 而 更 改 目 标 的 情 形 便 及 时 调 整 过 来 ； （ 3） 每 一 个 星 期 天 ， 把 下 周 要 完 成 的 每 件 事 列 出 来 ；（ 4） 每 天 晚 上 把 第 二 天 要 做 的 事 情 列 出 来 。 有 效 工 作 目 标 的 特 征l明 确 具 体l可 衡 量l可 行 性l相 关 性l时 间 性制 定 个 人 工 作 目 标 前 ,请 首 先 结 合 部 门 的 年 度 目 标 设 定 目 标 的 7个 步 骤将 实 现 这 些 计 划 的 行 动 列 入 每 天 的 日 程 安 排 第 七 步根 据 自 己 制 定 的 计 划 立 即 采 取 行 动 第 六 步 将 事 情 按 照 轻 重 缓 急 排 列 顺 序 第 五 步实 现 目 标 要 做 的 所 有 事 情 的 任 务 清 单 第 四 步将 自 己 的 目 标 设 定 一 个 最 后 的 期 限 第 三 步将 自 己 的 目 标 写 下 来 ,把 目 标 变 的 清 晰 而 具 体 第 二 步确 定 自 己 的 目 标 ， 明 确 自 己 想 要 什 么 第 一 步 为什么要做计划练 习u列出下一年你个人要实现的10个目标u找出其中最重要的一个目标u将目标进行分解,按照七个步骤制定行动计划 二、时间管理 时间管理是什么？ 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 时 间 的 特 性 供 给 毫 无 弹 性 ； 无 法 蓄 积 ； 无 法 取 代 ； 无 法 失 而 复 得 ； 影 响 时 间 流 失 的 因 素 目标或目的性不明确 工作描述不明确 缺乏决定的权力 时间安排不合理 不速之客来访 等候他人 处理工作的技能差 日常过多的行政事务 过多的路途时间 办公室闲聊 沟通不好 工作安排不当 有 效 利 用 时 间 的 方 法 精心计划是高效工作的基础，我们为什么要做计划？ ( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 )不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 )所以，在做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。 1、 精 心 计 划 精 心 计 划 工 作 的 最 高 目 标 之 一 ,就 是 让 自 己 投 入 的 心 力 ,体 力 与 情 感 有 最 大 的 回 报 ,令 人 欣 慰 的 是 ,制 定 计 划 时 多 花 费 一 分 钟 ,就 能 让 你 在 行 动 中 节 约 10分 钟 ,花费 十 几 分 钟 做 每 天 的 计 划 ,可 以 让 你 为 自 己 节 约 两 个 小 时 的 时 间 和 精 力 。你 需 要 的 计 划 单 ：u每 天 计 划 ：u每 周 计 划u每 月 计 划 步 骤 :u准 备 纸 笔u列 出 任 务 清 单 （ 想 起 一 件 新 的 工 作 立 刻 加 到 清 单 上 ）u根 据 轻 重 缓 急 来 排 先 后 的 顺 序u在 每 天 工 作 中 将 完 成 的 任 务 划 掉10/90定 律 ,工 作 前 花 10%的 时 间 用 于 制 定 计 划 ,在 工 作 中 将 节 约 90%的 时 间 。 2、 重 要 VS紧 要 重 要 事 情 l你 个 人 觉 得 有 价 值 且 对 你 的 使 命 、 价 值 观 及 首 要 目 标 有 意 义 的 事 和 活 动 。l如 果 它 成 功 地 完 成 ， 你 或 别 人 将 取 得 很 大 的 收 益 。 带 来 的 收 益 越 高 ， 这 项 任 务 的 重 要 程 度 越 高 。 紧 急 事 情 l你 或 别 人 认 为 需 要 立 刻 注 意 的 事 和 活 动 。l如 果 不 能 按 期 完 成 ， 它 对 你 或 别 人 的 价 值 会 减 少 甚 至 消 失 。 明 确 自 己 的 价 值 观 设 定 目 标 制 定 阶 段 性 步 骤 把 握 今 日 ： 最 重 要 时 刻 长 期中 期 短 期 3、 自 我 领 导 4、 使 用 ABCDE的 方 法 来 管 理 每 天ABCDE法 是 一 种 极 为 有 效 的 设 置 优 先 时 间 的 方 法 ， 适 合 每 天 使 用 。uA是 项 目 的 非 常 重 要 事 情 ， 如 果 不 只 一 项 ， 可 以 A1 A2 。 。 。 。uB项 目 是 你 应 该 做 的 ， 后 果 不 严 重 ， 但 是 你 不 做 会 让 别 人 麻 烦uC项 目 是 做 起 来 轻 松 愉 快 ， 地 位 却 无 足 轻 重 的 事 情uD是 可 以 委 派 别 人 来 做 的 事 情uE是 完 全 取 消 的 不 做 的 事 情 练 习将 你 明 天 的 任 务 清 单 ， 用 ABCDE的 方 法 来 练 习 。 5、 工 作 的 关 键 点 管 理 “ 你 为 什 么 能 拿 到 薪 水 ” ？ 公 司 需 要 你 完 成 具 体 的 工 作 ， 薪 水 和 奖 金 是对 你 完 成 的 数 量 以 及 质 量 的 回 报 。u 我 们 每 个 人 的 工 作 可 以 分 解 为 57个 环 节 。 我 们 需 要 把 关 键 点 找 出 来 。u 找 出 自 己 在 每 个 环 节 的 优 势 和 劣 势 。u 你 工 作 中 最 薄 弱 的 那 个 环 节 ， 决 定 了 你 发 挥 自 己 能 力 的 最 大 限 度 。 6、 克 服 拖 沓克 服 拖 沓 最 好 的 办 法 就 是 在 做 事 之 前 将 一 切 准 备 就 绪 。u清 理 你 的 办 公 桌 （ 将 文 件 按 照 你 需 要 的 程 度 摆 放 ， 收 起 无 用 的 文 件 和 物 品 ） 。u准 备 工 作 所 需 要 的 资 料 、 电 脑 程 序 、 电 子 邮 件 地 址 、 其 他 通 讯 的 资 料 。u为 自 己 创 建 一 个 长 时 间 工 作 舒 适 的 办 公 环 境 。u良 好 的 自 我 确 认 ： 自 己 是 个 效 率 很 高 的 人 ， 迅 速 进 入 状 态 。 7、 给 自 己 压 力 将 重 要 的 工 作 的 完 成 日 期 书 面 化 ， 以 提 醒 自 己 剩 余 的 时 间 。 并 书 写 下 列 项 目 。适 当 的 给 自 己 一 些 压 力 ：u写 出 完 成 这 个 工 作 可 以 给 自 己 带 来 的 五 项 好 处u写 出 不 完 成 这 个 工 作 给 自 己 带 来 的 五 项 损 失u冥 想 完 成 后 自 己 的 心 理 感 受 和 场 景u与 压 力 共 处 ， 将 压 力 化 为 动 力 1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么耗时过长的事？3、我做了什么会浪费别人时间的事？8、 以 后 要 经 常 反 省 自 己 总 结目 标 清 晰 ：清 晰 自 己 的 各 阶 段 目 标请 让 自 己 的 年 度 工 作 目 标结 合 部 门 的 目 标设 定 有 效 目 标高 效 工 作 管 理 等 于 ： 自 我 管 理 到 位 ：精 心 计 划轻 重 缓 急 、 按 照 角 色 自 我 领 导用 A-E的 方 法 管 理 每 天 工 作 的 关 键 点 管 理克 服 拖 沓 与 给 自 己 压 力 经 常 反 省 自 己 时 间 管 理 水 平 自 测 选 择 “ 从 不 ” 记 0分 ， 选 择 “ 有 时 ” 记 1分 ， 选 择 “ 经 常 ” 记 2分 ， 选 择 “ 总 是 ” 记 3分 。 1、 我 在 每 个 工 作 日 之 前 都 能 为 计 划 中 的 工 作 做 些 准 备 。2、 凡 是 可 交 派 下 属 （ 别 人 ） 去 做 的 ， 我 都 交 派 下 去 。3、 我 利 用 工 作 进 度 表 来 规 定 工 作 任 务 与 目 标 。4、 我 尽 量 一 次 性 处 理 完 毕 每 份 文 件 。5、 每 天 列 出 应 办 事 项 清 单 ， 按 重 要 顺 序 排 列 并 依 次 办 理 。6、 尽 量 回 避 干 扰 性 电 话 、 不 速 之 客 来 访 以 及 突 然 约 会 。7、 我 试 着 按 照 生 理 节 奏 变 动 有 规 律 的 来 安 排 我 的 工 作 。 8、 我 的 日 程 表 留 有 回 旋 余 地 ， 以 便 应 对 突 发 事 件 。9、 当 其 他 人 想 占 用 我 的 时 间 ， 而 我 又 必 须 处 理 更 重 要 事 情 时 ， 我 会 说 “ 不 ” 。 0 -12分 ： 你 自 己 没 有 时 间 规 划 ， 总 是 让 别 人 牵 着 鼻 子 走 。 13-17分 ： 你 试 图 掌 握 自 己 的 时 间 ， 却 不 能 持 之 以 恒 。 18-22分 ： 你 的 时 间 管 理 状 况 良 好 。 23-27分 ： 你 是 值 得 学 习 的 时 间 管 理 的 典 范 。