如何提高工作效率培训

2 用 友 软 件 园 搬 家 的 故 事姚 明 做 家 务 的 故 事基 金 狂 潮 中 的 思 考 3 时 间 管 理 的 理 论 与 原 则时 间 管 理 的 步 骤 与 方 法时 间 管 理 的 工 具 介 绍 4 5 6 7 一 年 有 365天 ； 其 中 双 休 日 共 _天 ； 法 定 假 日 _天 ； 公 司 带 薪 休 假 _天 ； 带 薪 病 假 _天 ； 实 际 工 作 _天 ， 共 _小 时 ; 假 定 有 效 工 作 时 间 为 _%； 全 年 有 效 工 作 时 间 为 _小 时 。 8 一 年 有 365天 ； 其 中 双 休 日 共 _104_天 ； 法 定 假 日 _11 _天 ； 公 司 带 薪 休 假 _10_天 ； 实 际 工 作 约 240_天 ， 共 _1920_小 时 ; 假 定 有 效 工 作 时 间 为 _20-30_%； 全 年 有 效 工 作 时 间 为 _384-576_小 时 。 9 全 球 调 查 结 果 ： 时 间 管 理 无 效 十 大 原 因 1.优 先 顺 序 不 明 确2.电 话 打 扰3.缺 乏 目 标 计 划4.贪 多 嚼 不 烂5.不 速 之 客6.无 效 授 权7.桌 面 杂 乱 无 章 /找 不 到 东 西8.缺 乏 自 律 /拖 延9.不 会 说 “ 不 ”10.低 效 的 会 议 10 可 以 支 配 的 时 间 就 是 财 富 本 身 。马 克 思世 界 上 最 珍 贵 的 东 西 就 是 时 间 。爱 迪 生人 类 都 忽 略 了 时 间 的 可 贵 ， 失 去 它 ， 才 懊 恼 不 已 。伏 尔 泰要 充 分 利 用 时 间 ， 每 一 事 务 都 要 安 排 时 间 。富 兰 克 林时 间 是 最 高 贵 而 有 限 的 资 源 。彼 德杜 拉 克 11 时 间 的 价 值 基 本 上 分 两 种 ， 一 种 叫 做 无 形 的 价 值 ， 另 一 种 叫 做 有 形的 价 值 。 无 形 价 值时 间 的 无 形 价 值 是 把 时 间 投 资 于 你 的 工 作 、 家 庭 、 社 交 的 功 能 方 面 ，建 立 工 作 关 系 、 家 庭 关 系 、 人 际 关 系 等 。 你 为 此 花 掉 时 间 ， 但 它 带给 你 的 收 获 可 能 是 无 法 用 金 钱 来 衡 量 的 ， 这 叫 做 无 形 的 价 值 。 有 形 价 值 时 间 的 有 形 价 值 是 指 你 所 苦 心 开 拓 的 许 多 家 庭 关 系 、 社 会 关 系 ，会 在 以 后 带 来 有 形 的 报 酬 。 例 如 你 是 一 名 销 售 人 员 ， 拜 访 客 户 ， 跟客 户 建 立 关 系 ， 最 后 与 客 户 达 成 交 易 ， 你 定 会 有 报 酬 。 12 韦 氏 大 辞 典 中 的 定 义 ：时 间 是 由 过 去 、 现 在 及 未 来 构 成 的 。时 间 就 是 过 去 、 现 在 及 未 来 的 连 续 不 断 的 连 续 线 。时 间 的 基 本 元 素 是 事 件 ， 是 过 去 的 事 ， 现 在 的 事 和 未 来 的事 。 时 间 是 由 每 一 个 时 间 的 事 件 构 成 的 。 13 时 间 管 理 中 最 根 本 的 要 素 ?-事 件 时 间 管 理 的 实 质 是 什 么 ?-事 件 的 选 择 与 管 理 14 时 间 管 理 的 关 键 就 是 事 件 的 控 制 ， 即 把 每 一 件 事 情 都 能 够 控 制 得 很好 。 时 间 管 理 是 日 常 事 务 中 执 行 的 一 种 有 目 标 的 可 靠 的 工 作 技 巧 ， 例如 ， 如 何 安 排 你 的 生 活 ， 怎 样 去 规 划 你 的 职 业 生 涯 或 者 工 作 的 步 骤 ，关 键 是 合 理 有 效 地 利 用 可 以 支 配 的 时 间 。 赢 得 时 间 ， 就 可 以 赢 得 一 切 。 因 为 时 间 管 理 的 关 键 就 是 事 情 的 控 制 ，所 以 能 够 把 事 情 控 制 得 很 好 ， 就 能 够 赢 得 时 间 。 因 为 时 间 就 是 生 命 的本 身 ， 连 自 己 生 命 本 身 都 管 理 不 好 ， 还 能 管 理 些 什 么 呢 ?不 能 管 理 时 间 的 人 ， 就 不 能 够 管 理 一 切 。 彼 得 杜 拉 克时 间 管 理 的 基 本 思 路 就 是 让 自 己 活 得 更 快 乐 ， 因 为 人 生 的 过 程 中 ，快 乐 、 快 乐 是 追 求 的 目 标 ， 所 以 时 间 管 理 的 基 本 目 的 就 是 更 能 够 活 出你 自 己 ， 有 意 识 地 掌 控 你 自 己 的 生 命 ， 这 叫 做 自 己 做 决 定 。 而 不 是 为他 人 生 活 ， 不 是 为 了 某 一 项 事 情 ， 或 者 成 为 被 别 人 利 用 的 一 种 工 具 。 15 供 给 毫 无 弹 性 ： 时 间 的 供 给 量 是 固 定 不 变 的 ， 在 任 何 情 况 下 不 会增 加 、 也 不 会 减 少 ， 每 天 都 是 24小 时 ， 所 以 我 们 无 法 开 源 。 无 法 蓄 积 ： 时 间 不 象 人 力 、 财 力 、 物 力 和 技 术 那 样 被 积 蓄 储 藏 。不 论 愿 不 愿 意 ， 我 们 都 必 须 消 费 时 间 ， 所 以 我 们 无 法 节 流 。 无 法 取 代 ： 任 何 一 项 活 动 都 有 赖 于 时 间 的 堆 砌 ， 这 就 是 说 ， 时 间是 任 何 活 动 所 不 可 缺 少 的 基 本 资 源 。 因 此 ， 时 间 是 无 法 取 代 的 。 无 法 失 而 复 得 ： 时 间 无 法 象 失 物 一 样 失 而 复 得 。 它 一 但 丧 失 ， 则会 永 远 丧 失 。 花 费 了 金 钱 ， 尚 可 赚 回 ， 但 倘 若 挥 霍 了 时 间 ， 任 何 人都 无 力 挽 回 。 时 间 是 一 种 心 态 、 心 境 的 表 现 ， 你 如 何 看 待 时 间 ，如 何 运 用 时 间 ， 就 是 心 态 和 心 境 的 表 现 。 良 好 的 时间 管 理 ， 是 一 种 习 惯 的 养 成 。 16 大 趋 势 的 作 者 约 翰 艾 兹 彼 特 ， 曾 经 说 过 这 么 一 句 话 ：“ 我 们 正 站 在 一 个 新 的 起 点 ， 两 千 年 (即 2000年 )， 这 重 要 的 一 年 ，象 征 着 未 来 ， 是 人 们 为 之 奋 斗 的 里 程 碑 ， 变 化 的 速 度 加 快 ， 知 道 的事 情 增 多 ， 因 而 我 们 不 得 不 重 省 自 身 ， 再 悟 自 己 的 价 值 观 和 传 统 习惯 ， 而 这 一 切 ， 都 是 个 人 所 为 ， 个 人 试 图 改 变 这 个 社 会 之 前 ， 首 先要 改 变 自 己 。 ”这 就 是 一 种 心 理 建 设 的 过 程 ， 其 实 这 句 话 ， 早 在 1905年 ， 著 名 的哲 学 家 威 廉 詹 姆 斯 就 说 过 ： “ 我 们 这 一 代 最 伟 大 的 革 命 就 是 发 现 ，一 个 人 可 以 由 改 变 调 整 内 在 的 心 态 来 改 变 外 在 的 环 境 。 ”所 有 的 结 果 是 行 动 造 成 的 ， 所 有 的 行 动 是 思 考 造 成 的 ， 所 有 的 思考 是 来 自 于 你 一 念 之 间 。因 此 所 有 的 改 变 是 由 自 己 的 思 考 和 意 念 来 决 定 的 。 它 这 里 包 括 哪些 东 西 呢 ？ 17 欲 望 。 你 要 把 事 情 做 好 ， 时 间 管 理 好 ， 欲 望 是 不 是 很 强 烈 ?决 定 。 决 定 做 或 时 间 管 理 的 目 标 是 什 么 ？ 要 把 时 间 管 理 做 好 ， 你的 目 标 价 值 ， 人 生 的 方 向 很 重 要 。行 动 。 时 间 管 理 是 一 种 技 巧 ， 也 是 一 种 观 念 ， 跟 行 为 有 一 定 差 距 ，必 须 不 断 地 去 练 习 ， 才 能 养 成 一 种 良 好 的 习 惯 。决 心 。 时 间 管 理 也 是 一 种 决 心 。 你 下 决 心 持 续 地 学 习 ， 直 到 运 用自 如 。 如 果 你 把 时 间 管 理 好 ， 就 能 够 达 到 自 我 的 理 想 ， 建 立 自 我 的形 象 ， 进 一 步 提 升 自 我 价 值 。 每 个 人 应 该 把 自 己 当 成 一 个 时 间 管 理的 门 外 汉 ， 而 努 力 不 断 学 习 。如 果 每 天 你 能 够 让 自 己 节 省 两 个 小 时 ， 一 个 星 期 就 能 够 节 省 10个小 时 ， 一 年 就 能 节 省 500个 小 时 ， 这 种 生 产 力 就 能 提 升 到 至 少 25%以上 。 所 有 有 成 就 的 人 ， 或 是 有 成 就 的 企 业 ， 总 会 把 时 间 用 在 高 深 产业 的 地 方 ， 源 自 于 他 们 知 道 时 间 大 于 金 钱 ， 时 间 就 是 他 们 生 活 追 寻的 一 种 方 向 。 18 理 论 的 演 进 特 点 优 点 缺 点第 一 代 时 间 管理 备 忘 录 型 应 变 力 很 强 没 有 压 力 随 意 忽 略 整 体 规划第 二 代 时 间 管理 计 划 导 向 型 追 踪 约 会 事 件 达 成 率比 较 高 产 生 安 排 的 习 惯第 三 代 时 间 管理 目 标 导 向 型 重 视 目 标 忽 略 了 自 然 法 则缺 乏 远 见第 四 代 时 间 管理 团 队 导 向 型 关 注 团 队 忽 视 个 体第 五 代 时 间 管 理 自 然 法 则 和 罗 盘 导 向型 工 作 生 活 均 衡 19 1. 效 果 效 率 - 做 正 确 的 事 情2. 目 标 计 划 - 书 面 界 定 结 果3. 计 划 行 动 - 缜 密 思 考 策 划4. 排 序 罗 列 - 优 先 高 于 一 切5. 20 80 - 保 证 少 数 重 点6. 集 中 分 散 - 专 注 整 块 时 间7. 人 事 - 投 资 情 感 帐 户8. 罗 盘 时 钟 - 平 衡 工 作 生 活 20 时 间 管 理 的 理 论 与 原 则时 间 管 理 的 步 骤 与 方 法时 间 管 理 的 工 具 介 绍 21 1. 明 确 角 色 、 职 责 与 目 标 2. 列 出 事 件 清 单3. 排 定 事 件 次 序4. 制 定 时 间 计 划 表5. 言 行 一 致 地 执 行6. 调 整 和 改 善 22 1、 明 确 角 色 、 职 责 与 目 标 1) 公 私 兼 顾 ： 工 作 +家 庭2) 价 值 为 先 ： 以 价 值 观 为 依 据 23 【 案 例 】 1953年 ， 美 国 耶 鲁 大 学 对 应 届 毕 业 生 做 了 一 项 研 究 调 查 ， 他 们 发 现 有 3%的 同 学 还没 有 毕 业 就 设 定 了 他 们 人 生 的 目 标 ， 20年 后 ， 也 就 是 1973年 ， 这 3%的 同 学 比 其 他 97%的 同 学 更 显 得 富 裕 。 这 3%的 同 学 ， 他 们 做 了 7件 事 情 ： 他 们 曾 经 很 确 实 地 写 下 了 他 们 想 做 的 事 情 ； 他 们 列 出 了 达 成 目 标 所 得 到 的 好 处 ； 他 们 列 出 达 成 目 标 要 克 服 的 障 碍 ； 他 们 列 出 了 达 成 目 标 必 须 必 备 的 知 识 以 及 信 息 ； 他 们 列 出 了 达 成 目 标 需 要 共 同 协 力 的 团 队 、 人 员 或 者 组 织 ； 他 们 总 结 出 一 套 行 动 计 划 ； 他 们 写 出 了 达 成 目 标 的 具 体 时 间 。另 外 97%的 人 他 们 没 有 去 设 定 目 标 。 原 因 在 于 ： 他 们 对 目 标 不 了 解 ； 他 们 不 知 道 如 何 去 设 立 目 标 ； 对 失 败 有 一 种 恐 惧 感 ； 害 怕 被 拒 绝 ； 自 我 形 象 不 佳 ； 他 们 对 自 己 缺 乏 热 忱 。要 想 在 你 的 一 生 或 者 未 来 实 现 你 的 梦 想 ， 你 必 须 做 一 件 事 情 ， 那 就 是 设 定 目 标 。 24 25 时 间 规 划 系 统 里 ， 日 计 划 就 是 每 天 要 花 一 些 时 间 规划 你 的 活 动 。 你 的 日 计 划 要 从 周 计 划 而 来 。 自 己 每天 的 趋 势 都 是 朝 着 更 大 的 目 标 迈 进 。 一 天 检 查 所 有工 作 的 来 源 ， 包 括 你 的 专 案 、 你 记 载 截 止 日 期 的 计划 、 排 进 去 的 活 动 和 应 该 注 意 的 事 项 等 。你 未 来 的 一 周 应 该 处 理 的 事 情 ， 首 先 应 该 决 定 这 些事 情 的 优 先 顺 序 然 后 再 做 周 计 划 ， 这 样 可 以 对 工 作做 一 些 全 盘 的 检 查 ， 将 你 自 己 的 目 标 系 统 化 以 后 可以 为 新 的 一 周 做 更 好 的 准 备 。 周 计 划 往 上 延 伸 就 是月 计 划 。 有 时 从 比 一 周 更 长 的 时 间 范 围 来 看 ， 工 作也 是 非 常 重 要 的 ， 月 计 划 可 以 提 供 一 个 宽 广 的 视 野 ，使 你 每 一 周 计 划 得 更 有 效 果 。 它 通 常 包 含 的 都 是 下个 月 工 作 里 更 重 要 的 事 情 。月 计 划 再 往 上 就 是 你 的 季 计 划 ， 一 年 之 中 固 定 每 隔一 段 时 间 就 要 检 查 已 经 到 期 的 目 标 ， 并 视 情 况 做 必 要 的 修 正 和 改 进 。 在 每 一 个 季 度 末 你 可 以 确 定 下 一个 季 度 的 方 针 ， 并 决 定 哪 些 方 面 任 务 应 该 取 消 、 增加 或 加 快 。 例 如 下 一 季 度 你 可 能 晋 升 为 主 管 ， 你 需要 接 受 一 些 主 管 方 面 的 知 识 培 训 ； 你 下 个 月 可 能 要去 一 个 地 方 旅 游 ， 那 你 必 须 要 去 收 集 旅 游 地 点 的 一些 信 息 资 料 ， 这 些 都 应 该 安 排 在 季 计 划 的 内 容 之 内 。 26如 果 目 标 不 明 确 ， 就 没 有 办 法 做 时 间 规 划 。 同 时 如 果 你 的 目 标 设 定 还 要 把 健 康 、 家 庭 、 工 作 、人 际 、 理 财 、 心 智 、 休 闲 、 心 灵 等 因 素 考 虑 进 来 ， 把 每 一 个 你 它 目 的 、 角 色 、 价 值 观 、 信 念诠 释 出 来 。 例 如 ， 你 重 视 健 康 ， 因 为 你 相 信 健 康 就 是 财 富 ， 你 知 道 拥 有 健 康 的 身 体 ， 才 可 以做 你 能 做 的 事 情 。 第 二 个 角 色 ， 你 现 在 是 一 个 什 么 层 次 的 年 龄 ， 你 在 家 庭 里 扮 演 的 是 一 个 什么 样 的 角 色 ， 假 如 你 的 健 康 出 问 题 的 话 ， 你 可 能 会 怎 么 样 。 你 了 解 健 康 是 人 生 最 重 要 的 一 点 ，因 此 你 相 信 不 好 的 食 物 不 能 随 随 便 便 入 口 ， 所 以 你 必 须 让 我 自 己 更 快 乐 ， 更 健 康 ， 而 且 你 的健 康 不 只 是 生 理 的 健 康 ， 我 还 追 求 心 理 的 健 康 。 你 相 信 ， 你 的 锻 炼 ， 你 的 付 出 ， 会 让 你 的 健康 更 得 到 充 实 ， 让 你 的 健 康 状 态 变 得 更 佳 ， 这 就 是 全 方 位 的 检 视 过 程 。 借 此 去 达 到 你 的 目 的 、价 值 观 和 信 念 。 27 n Specific具 体 的 ；n Measurable可 以 计 量 的 ；n Attainment可 以 达 到 的 ；n Reasonable合 理 的 ；n Time有 时 间 性 的 28 1、 具 体 的 ： 有 人 说 ： “ 我 将 来 要 做 一 个 伟 大 的 人 ” 。 这 就 是 一 个 不 具 体 的 目 标 。 目 标 一 定 要 是 具 体 的 ， 比 如 你 想 把 英 文 学 好 ，那 么 你 就 订 一 个 目 标 ： 每 天 一 定 要 背 十 个 单 词 、 一 篇 文 章 。 有 人 曾 经 做 过 一 个 试 验 ， 他 把 人 分 成 两 组 ， 让 他 们 去 跳 高 。 两 组 人 的 个 子 差 不 多 ， 先 是 一 起 跳 过 了 1米 。 他 对 第一 组 说 ： “ 你 们 能 够 跳 过 1.2米 。 ” 他 对 第 二 组 说 ： “ 你 们 能 够 跳 得 更 高 。 ” 经 过 练 习 后 ， 让 他 们 分 别 去 跳 ， 由 于 第 一组 有 具 体 的 目 标 ， 结 果 第 一 组 每 个 人 都 跳 过 1.2米 ， 而 第 二 组 的 人 因 为 没 有 具 体 目 标 ， 所 以 他 们 中 大 多 数 人 只 跳 过 了 1米 ， 少 数 人 跳 过 了 1.2米 。 这 就 是 有 和 没 有 具 体 目 标 的 差 别 所 在 。 2、 可 衡 量 的 ： 任 何 一 个 目 标 都 应 有 可 以 用 来 衡 量 目 标 完 成 情 况 的 标 准 ， 你 的 目 标 愈 明 确 ， 就 能 提 供 给 你 愈 多 的 指 引 。 比 如 你 要买 一 栋 房 子 ， 先 要 在 心 里 有 个 底 。 房 子 要 多 大 ， 是 几 层 楼 ？ 需 要 多 少 卧 室 ？ 要 木 头 砌 还 是 钢 筋 水 泥 的 ？ 要 多 少 平 方 ？座 落 地 点 呢 ？ 你 的 预 算 呢 ？ 有 了 这 些 明 确 的 标 准 ， 你 才 有 可 能 顺 利 地 盖 好 你 的 房 子 。 3、 可 达 到 的 ： 不 能 达 到 的 目 标 只 能 说 是 幻 想 、 白 日 做 梦 ， 太 轻 易 达 到 的 目 标 又 没 有 挑 战 性 。 多 年 前 在 美 国 进 行 了 一 项 成 就 动 机 的 试 验 。 15个 人 被 邀 请 参 加 一 项 套 圈 的 游 戏 。 在 房 间 的 一 边 钉 上 一 根 木 棒 ， 给 每 个 人 几 个 绳 圈 套 到 木 棒 上 ， 离 木 棒 的距 离 可 以 自 己 选 择 。 站 得 太 近 的 人 很 容 易 就 把 绳 圈 套 在 木 棒 上 ， 而 且 很 快 地 就 泄 气 了 ； 有 的 人 站 得 太 远 ， 老 是 套 不 进 去 ， 于 是 很 快 就泄 气 了 ； 但 有 少 数 人 站 的 距 离 恰 到 好 处 ， 不 但 使 游 戏 具 有 挑 战 性 ， 而 且 他 们 也 还 有 成 就 感 。 实 验 者 解 释 这 些 人 有 高 度的 成 就 动 机 ， 他 们 通 常 不 断 地 设 定 具 挑 战 性 但 做 得 到 的 目 标 。 4、 相 关 的 ： 目 标 的 制 定 应 考 虑 和 自 己 的 生 活 、 工 作 有 一 定 的 相 关 性 ， 比 如 一 个 公 司 的 职 员 ， 整 天 考 虑 的 不 是 怎 样 才 能 做 好 工作 ， 却 一 心 发 着 明 星 梦 ， 又 不 肯 努 力 奋 斗 ， 在 一 天 一 天 消 耗 中 丧 失 学 习 、 工 作 的 能 力 ， 不 思 进 取 ， 不 努 力 提 高 工 作 业务 能 力 ， 最 终 会 被 公 司 抛 弃 、 会 被 社 会 遗 弃 。 5、 基 于 时 间 的 ： 任 何 一 个 目 标 的 设 定 都 应 该 考 虑 时 间 的 限 定 ， 比 如 你 说 ： “ 我 一 定 要 拿 到 律 师 证 书 。 ” 目 标 应 该 很 明 确 了 ， 只 是不 知 是 在 一 年 内 完 成 ， 还 是 十 年 后 才 完 成 ？ 29 目 标 你 的 目 标 （ SMART标准 ） 排 序 如 何 达 到 你 的 目标目 标 的 长 短 ： 长 期 目 标 中 期 目 标 短 期 目 标 目 标 的 对 象 ： 家 庭 目 标 健 康 目 标 工 作 目 标 财 务 目 标 人 际 关 系 目 标 学 习 成 长 目 标 娱 乐 目 标 公 益 目 标 30 目 标 将 有 助 于 把 力 量 集中 在 真 正 的 重 点 上 ,如 果 你有 意 识 地 有 目 标 ， 会 将 你潜 意 识 的 力 量 转 化 到 你 的行 动 上 。 目 标 可 以 让 你 了 解 自 己的 目 标 并 执 著 地 追 求 ,把 精力 集 中 在 最 重 要 的 事 情 上 ，而 不 会 把 精 力 浪 费 在 不 重要 的 事 情 上 。 可 以 引 发 你 对 工 作 强 烈的 自 我 驱 动 力 量 31 2、 列 出 事 件 清 单 主 动 性 任 务-帮 你 实 现 工 作 目 标 应 对 性 任 务-不 太 重 要 却 不 可 缺 少 每 日 计 划 T P Task List 78 910 1112 1314 1516 1718 1920 会 见13-11-2000 32 3、 排 定 事 业 次 序 根 据 ： 工 作 的 重 要 程 度 (重 要的 工 作 需 要 安 排 足 够 的时 间 处 理 ） 工 作 的 紧 急 程 度 （ 紧 急的 工 作 需 要 马 上 着 手 处理 ） 33 查 尔 斯 史 瓦 在 半 世 纪 前 担 任 伯 利 恒 钢 铁 公 司 总 裁 期 间 ， 曾 经 向 管 理顾 问 李 爱 菲 提 出 这 样 一 个 不 寻 常 的 挑 战 ： “ 请 告 诉 我 如 何 能 在 办 公时 间 内 做 妥 更 多 的 事 ， 我 将 支 付 给 你 任 意 的 顾 问 费 。 ”李 爱 菲 于 是 递 了 一 张 纸 给 他 ， 并 向 他 说 “ 写 下 你 明 天 必 须 做 的 最 重要 的 各 项 工 作 ， 先 从 最 重 要 的 那 一 项 工 作 做 起 ， 并 持 续 地 做 下 去 ，直 到 完 成 该 项 工 作 为 止 。 重 新 检 查 你 的 办 事 次 序 ， 然 后 着 手 进 行 第二 项 重 要 的 工 作 。 倘 若 任 何 一 项 着 手 进 行 的 工 作 花 掉 你 整 天 的 时 间 ，也 不 用 担 心 。 只 要 手 中 的 工 作 是 最 重 要 的 ， 则 坚 持 做 下 去 。假 如 按 这 种 方 法 你 无 法 完 成 全 部 的 重 要 工 作 ， 那 么 即 使 运 用 任 何 其它 方 法 ， 你 也 同 样 无 法 完 成 它 们 ， 而 且 倘 若 不 借 助 某 一 件 事 的 优 先次 序 ， 你 可 能 甚 至 连 哪 一 种 工 作 最 为 重 要 都 不 清 楚 。 将 上 述 的 一 切变 成 你 每 一 个 工 作 日 里 的 习 惯 。 当 这 个 建 议 对 你 生 效 时 ， 把 它 提 供给 你 的 部 属 采 用 ” 。 数 星 期 后 ， 史 瓦 寄 了 一 张 面 额 两 万 伍 仟 美 元 的 支 票 给 李 爱 菲 ， 并 附 言 她 确 实 已 为 他 上 了 十 分 珍 贵 的 一 课 ， 伯 利 恒 瓮 后 来 之 所 以 能 够 跃升 为 世 界 最 大 的 独 立 钢 铁 制 造 者 ， 据 说 可 能 是 导 因 于 李 爱 菲 的 那 数句 真 言 。 34 35 36 紧 急 不 紧 急重 要 压 力筋 疲 力 尽危 机 处 理忙 于 收 拾 残 局 有 远 见平 衡纪 律自 制少 有 危 机 不 重 要 短 视 近 利危 机 处 理被 视 为 巧 言 令 色轻 视 目 标 与 计 划 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨人 际 关 系 浮 泛 ， 破 裂 全 无 责 任 感工 作 不 保依 赖 他 人 或 社 会 机 构维 生 37 重 要 紧 急 38 紧 急 不 紧 急重要不重要 IIII IIIV 39 q花 更 多 时 间 在 第 二 象 限 ， 来 创 造 机 会 和 保 护 资 源q为 第 一 象 限 活 动 做 预 测 并 将 它 们 移 入 第 二 象 限q预 防 或 为 第 一 象 限 活 动 做 准 备 ， 以 减 弱 紧 急 程 度q确 认 和 消 除 不 能 帮 助 实 现 目 标 的 活 动 40 案 例 : 给 张 经 理 安 排 一 天 的 任 务任 务 清 单 主 动 性 /应对 性 重 要 性 紧 迫 性 排 序举 行 项 目 办 公 例 会制 定 明 天 时 间 计 划接 待 一 个 老 同 学向 总 经 理 汇 报 季 度 工 作给 外 地 客 户 打 电 话 与 同 事 聊 一 部 电 影到 门 诊 部 看 病 41 任 务 评 分 标 准任 务 重 要 性 评 分 :非 常 重 要 重 要 不 很 重 要 可 有 可 无4分 3分 2分 1分任 务 紧 迫 性 评 分 :非 常 紧 迫 紧 迫 不 很 紧 迫 可 以 推 迟4分 3分 2分 1分 42 4、 制 定 时 间 计 划 表1) 计 算 事 件 时 间 长 度2) 保 证 为 重 要 工 作 预 留 整块 时 间3) 适 当 预 留 弹 性 43 5、 言 行 一 致 地 执 行1) 有 序 工 作2) 有 效 授 权3) 排 除 干 扰 44 45 该 扔 则 扔 不 要 移 师 暗 处 不 放 无 关 物 品 ， 将 物 品 放 在 固 定 地 方 。 建 立 良 好 的 文 件 管 理 系 统 让 文 件 在 面 前 只 流 通 一 次 下 班 最 后 一 件 事 - 收 拾 办 公 桌 46 47 雪 莉 吾 友 ： 我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来 48 雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 为 49 建 构 从 结 论 说 起 的 风格Governing thought中 心 思 想 Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由 Support 支 撑 理 由 Support支 撑 理 由 50 您 能 用 一 句 话 介 绍 您 的 这 本 大 作 吗 ？ 51 管 理 是 通 过 他 人 将 事 情 办 妥 。 授 权 就 是 将 分 内 的 若 干 工 作 委 托 部 属 履 行 。 主 管 所 授 予 的 权 力 应 以 刚 好 能 够 完 成 指 派的 工 作 为 限 度 。 授 权 不 卸 责 。 52 沟 通 技 巧 不 佳令 部 属 等 候 （ 傲 慢 、 优 柔 寡 断 、 遥 控 ）干 扰 部 属 的 工 作过 分 挑 剔 细 节纵 容 或 无 视 传 达 信 息 的 人 员 ， 任 意 提 高 信 息 的 紧 迫 性 53 管 理 者 要 学 会 如 何 授 权 ， 必 须 先要 克 服 两 个 障 碍 ： 要 舍 得 把 自 己 喜 欢 的 工 作 ， 分派 给 别 人 去 做 克 服 恐 惧 心 理 ， 不 要 害 怕 工 作局 面 失 控 54 哪 项 任 务 ？ 由 谁 负 责 ？ 如 果 派 他 ， 她 /他 能 胜 任 吗 ？ 需 要 多 长 时 间 培 训 ， 她 /他 才 能 胜 任 工 作 ？ 制 定 培 训 计 划 。 55 提 供 必 要 的 支 援 关 键 处 把 关 ， 监 督 工 作 进 展 56 57 58 6、 调 整 和 持 续 改 善 1) 每 日 调 整 与 应 变2) 阶 段 自 我 评 估 与 改 善 59 受制于人主动积极 刺 激 反 应刺 激 反 应选 择 的 自 由自 觉 想 象 力 良 知 独 立 意 志 603） 要 事 第 一1） 主 动 积 极 2） 以 终 为 始 4） 双 赢 思 维5） 知 彼 解 己 6） 统 合 综 效7） 不 断 更 新 61 1. 定 角 色 和 职 责 (明 确 价 值 观 ) 公 私 兼 顾 ,价 值 为 先2. 列 出 事 件 清 单 按 照 主 动 性 与 应 对 性 分 类3. 排 定 事 件 优 先 次 序 以 重 要 性 和 紧 急 性 来 排 定4. 制 定 时 间 计 划 表 预 留 弹 性 ,保 证 重 点5. 言 行 一 致 地 执 行 排 除 干 扰 ,有 效 授 权6. 调 整 和 改 善 自 我 评 估 ,持 续 改 善 62 时 间 管 理 的 理 论 与 原 则时 间 管 理 的 步 骤 与 方 法时 间 管 理 的 工 具 介 绍 63 工 作 日 历 法 ： 年 时 间 规 划 季 度 时 间 规 划 周 时间 规 划 日 时 间 规 划 ； 工 作 日 历 表 时 间 资 源 表信 息 系 统 工 具 ：BLOG协 同 办 公脑 图 软 件 日 程 管 理 软 件 64 视 时 间 为 主 宰 ： 重 形 式 不 重 实 质 （ 岁 月 不 饶 人 、 时 间 是 最好 的 试 金 石 ） 视 时 间 为 敌 人 ： 重 效 率 不 重 效 能 （ 与 时 间 赛 跑 ） 视 时 间 为 神 物 ： 忘 记 时 间 视 时 间 为 奴 隶 ： 工 作 狂 65 让 高 价 值 活 动 充 实 每 一 天 ， 剩 余 的 时 间 再 用 于做 琐 碎 的 小 事 。 坚 持 重 点 ， 排 除 外 界 干 扰 ， 头 脑 中 始 终 有 最 终的 结 果 。 设 定 最 后 期 限 ， 合 理 安 排 事 情 的 进 展 。 将 大 项 目 分 解 ， 逐 步 完 成 。 高 效 运 用 自 己 的 黄 金 时 段 奖 励 自 己 ， 始 终 保 持 积 极 进 取 的 态 度 。 66 授 权 或 分 派 出 这 些 活 动 ， 节 约 自 己 的 时 间 。 降 低 自 己 的 标 准 ， 不 要 追 求 完 美 。 学 会 放 弃 既 没 有 价 值 ， 又 浪 费 时 间 的 事 。 将 它 们 汇 总 ， 集 中 时 间 处 理 。 做 正 确 的 事 比 正 确 的 做 事 更 重 要 67 (高 效 能 人 士 的 七 个 习 惯(走 在 时 间 前 面 的 七 条 捷 径(一 生 的 计 划(要 事 第 一(80/20法 则(阳 光 心 态(追 逐 日 光 68 知 识(做 什 么 ,为 何 做 )知 识（ 做 什 么 、 为 何 做 ）意 愿(想 要 去 做 ) 技 能(怎 么 做 ) 习 惯 69 70 71 谢 谢 大 家