《excel培训》PPT课件

EXCEL 基 础 知 识 主 要 内 容 EXCEL基 础 EXCEL 数 据 管 理 EXCEL 图 表 的 创 建 EXCEL公 式 与 函 数 的 应 用 Excel使 用 技 巧 EXCEL基 础 EXCEL的 启 动 和 退 出 EXCEL的 组 成 单 元 格 的 操 作 工 作 簿 的 操 作 EXCEL的 工 作 环 境(1)通 过 WINDOWS开 始 菜 单(2)通 过 桌 面 快 捷 方 式(3)以 安 全 模 式 启 动 EXCEL 如 果 （ 1） ， （ 2） 两 种 方 式 均 无 法 正 常 启 动 EXCEL，可 以 在 键 盘 上 按 住 CTRL键 然 后 启 动 EXCEL进 入 安 全 模式 ， 此 时 EXCEL只 提 供 最 基 本 的 功 能 ， 而 禁 止 使 用 部分 可 能 产 生 问 题 的 功 能 。 EXCEL的 组 成 默 认 情 况 下 ， 打 开 一 个 工 作 簿 时 打 开 三 个 工 作 表 ， 最 多 可 建 立 255个 。 行 号 自 “ 1” 到 “ 65536” ， 列 号 由 左 到 右 采 用 字 母 编 号 从 “ A” 增 加到 “ IV” 。 “文 件 ” 就 是 “ 存 储 在 磁 盘 上 的 信 息 实 体 ” 。 使 用 计 算 机 ， 可 以 说 用 户 几乎 每 时 每 刻 都 在 与 文 件 打 交 道 。 如 果 把 计 算 机 比 做 一 个 书 橱 ， 那 么 文 件就 好 比 是 放 在 书 橱 里 的 书 本 。 每 本 书 都 会 在 封 面 上 印 有 书 名 ， 而 文 件 同样 也 有 “ 文 件 名 ” 作 为 它 们 的 标 识 。对 于 书 本 来 说 ， 通 常 会 有 历 史 类 、 文 学 类 、 科 技 类 、 社 会 类 等 不 同 的 种类 划 分 。 类 似 地 ， 对 于 计 算 机 文 件 来 说 ， 也 有 不 同 的 类 型 之 分 。 在WINDOWS操 作 系 统 中 ， 不 同 类 型 的 文 件 会 显 示 为 不 同 的 图 标 ， 以 帮 助用 户 直 观 地 进 行 区 分 。 EXCEL文 件 的 图 标 都 会 包 括 一 个 绿 色 的 EXCEL程序 标 志 。 如 下 图 ： 除 了 图 标 以 外 ， 用 户 区 别 文 件 类 型 的 另 一 个 重 要 依 据 是 文 件 的“ 扩 展 名 ” 。 “ 扩 展 名 ” 也 被 称 为 “ 后 缀 名 ” 或 “ 后 缀 ” ， 事 实上 是 文 件 名 的 一 部 分 。 熟 悉 早 期 DOS操 作 系 统 的 用 户 一 定 会 清 楚扩 展 名 这 个 概 念 ， 但 由 于 它 在 WINDOWS操 作 系 统 中 并 不 是 总 是显 示 出 来 ， 所 以 可 能 容 易 被 人 忽 视 。显 示 并 查 看 文 件 扩 展 名 的 方 法 如 下 ：在 键 盘 上 按 WIN+E组 合 键 打 开 WINDOWS资 源 管 理 器 ， 在 窗 口 的菜 单 栏 上 依 次 单 击 “ 工 具 ” “文 件 夹 选 项 ” ， 在 弹 出 的 “ 文 件 夹选 项 ” 对 话 框 中 选 择 “ 查 看 ” 选 项 卡 ， 然 后 去 掉 “ 隐 藏 已 知 文 件类 型 的 扩 展 名 “ 复 选 框 的 勾 选 即 可 。 取 消 扩 展 名 隐 藏 之 后 ， 可 以 在 文件 夹 窗 口 中 看 到 所 有 的 文 件 都 显示 出 其 完 整 名 称 。 其 文 件 名中 ” .“之 后 的 ” XLS“就 是 此 文件 的 扩 展 名 ， 标 识 了 这 个 文 件 的类 型 。其 它 不 同 类 型 的 文 件 也 会相 应 有 不 同 的 扩 展 名 ， 例如 WORD文 档 的 扩 展 名 默认 为 ” .doc“， PowerPoint的 演 示 文 稿 文 件 扩 展 名 默认 为 ” .ppt“等 。 通 常 情 况 下 ， EXCEL文 件 是 指 EXCEL的 工 作 薄 文 件 ， 即 扩 展 名 为XLS的 文 件 ， 这 是 EXCEL最 基 本 的 电 子 表 格 文 件 类 型 。 （ 2） 加 载 宏 文 件 （ .XLA） 加 载 宏 是 一 些 包 含 了 EXCEL扩 展 功 能 的 程 序 ， 其 中 既 包 括 EXCEL自 带 的 加 载 宏 程 序 （ 如 分 析 工 具 库 、 规 划 求 解 等 ） ， 也 包 括 用 户 自 己或 第 三 方 软 件 厂 商 所 创 建 的 加 载 宏 程 序 （ 如 自 定 义 函 数 、 命 令 等 ） 。加 载 宏 文 件 （ .XLA） 就 是 包 含 了 这 些 程 序 的 文 件 ， 通 过 移 植 加 载 宏 文件 ， 用 户 可 以 在 不 同 的 电 脑 上 使 用 相 同 的 加 载 宏 程 序 。（ 3） 工 作 区 文 件 （ .XLW） 许 多 时 候 ， 当 用 户 在 处 理 一 些 较 为 复 杂 的 EXCEL工 作 时 ， 通 常 会在 EXCEL工 作 窗 口 中 同 时 打 开 多 个 工 作 薄 。 这 样 的 工 作 也 许 并 非 一 时之 间 就 能 处 理 完 成 ， 用 户 在 下 一 次 继 续 这 项 工 作 时 往 往 还 需 要 再 次 打开 先 前 的 这 些 工 作 薄 。 而 通 过 保 存 工 作 区 的 功 能 可 以 很 方 便 地 为 用 户记 忆 下 每 个 当 前 打 开 的 工 作 薄 名 称 ， 以 备 在 下 一 次 继 续 工 作 时 能 够 快速 地 再 次 同 时 打 开 这 些 所 有 的 EXCEL工 作 薄 。 这 个 能 够 保 存 用 户 在 当前 工 作 区 打 开 工 作 薄 状 态 的 文 件 就 是 工 作 区 文 件 （ .XLW） 。 理 解 EXCEL文 件 的 概 念（ 4） 备 份 文 件 （ .XLK）（ 5） 网 页 文 件 （ .MHT、 .HTM）（ 6） 其 他 类 型 的 文 件 格 式 .CSV（ 逗 号 分 隔 ， EXCEL电 子 表 格 的 另 一 种 表 现 形 式 ） 等 菜 单 命 令 操 作 的 快 捷 键 和 组 合 键除 了 使 用 鼠 标 ， 还 可 以 使 用 键 盘 来 选 中 菜 单 项 及 菜 单 命 令 。 菜 单 项 及 菜 单命 令 后 面 的 括 号 中 ， 都 有 一 个 英 文 大 写 字 母 ， 在 键 盘 上 按 ALT+字 母 可以 快 速 定 位 到 相 应 的 菜 单 项 ， 继 续 按 快 捷 字 母 键 则 可 以 选 中 相 应 菜 单 命 令 。例 如 ： 下 图 中 的 方 法 可 以 选 中 ” 编 辑 “ 菜 单 中 的 ” 复 制 “ 命 令 。先 按 ALT后 再 按 E再 按 C 使 用 键 盘 选 中 菜 单 命 令 组 合 快 捷 键 还 有 一 类 组 合 快捷 键 则 标 识 在 菜单 命 令 的 右 侧 ，在 键 盘 上 同 时 按下 这 样 的 按 键 组合 就 可 以 快 速 执行 菜 单 命 令 。 窗 口 元 素 的 显 示 和 隐 藏用 户 可 以 根 据 自 己 的 使 用 习 惯 和 需 要 进 行 一 些 设 置 ， 来 控 制 显 示 或 隐 藏 上面 所 提 到 的 这 些 窗 口 元 素 。1、 视 图 菜 单在 EXCEL窗 口 的 菜 单 栏 上 单 击 ” 视 图 “ 菜 单 项 ， 显 示 的 下 拉 菜 单 如 图 ： 下 拉 菜 单 的 中 间 一 栏 中 分 别 有 ” 任 务窗 格 “ 、 ” 工 具 栏 “ 、 ” 编 辑 栏 “ 和 ” 状态 栏 “ 4个 选 项 ， 其 中 ” 工 具 栏 “ 还 有 二 级下 拉 菜 单 显 示 。 鼠 标 单 击 勾 选 这 些 选 项 ，就 可 以 在 当 前 EXCEL的 工 作 窗 口 中 显 示 这些 窗 口 元 素 ； 再 次 单 击 鼠 标 去 除 选 项 前 的勾 选 ， 则 可 以 隐 藏 当 前 工 作 窗 口 中 的 元 素 。其 总 的 工 具 栏 可 以 显 示 多 组 ， 如 左 图 所 示 就 是 勾 选 显 示 了 ” 常 用 “ 和 ” 格 式 “ 、 ”绘 图 “ 三 组 工 具 栏 。 关 闭 EXCEL后 ， 下 次重 新 启 动 EXCEL时 前 面 进 行 的 视 图 设 置 依然 有 效 。 通 过 右 键 单 击 菜 单 栏 或 现 有 工 具 栏 ，也 可 在 快 捷 菜 单 中 设 置 菜 单 栏 和 工 具 栏 的显 示 方 式 。 窗 口 元 素 的 显 示 和 隐 藏2、 工 具 选 项 设 置把 菜 单 栏 上 依 次 单 击 菜 单 ” 工 具 “ ”选 项 “ ， 在 弹 出 的 ” 选 项 “ 对 话 框 中 选 择 ”视 图 “ 选 项 卡 。” 编 辑 栏 “ 复 选 框 和 ” 状 态 栏 “ 复 选 框 控 制 着 是 否 显 示 工 作 窗 口 中 的 编 辑 栏 和 状态 栏 。 但 勾 选 或 去 除 勾 选 ” 启 动 任 务 窗 格 “ 并 不 能 立 即 对 工 作 窗 口 中 的 任 务 窗 格产 生 作 用 ， 而 是 要 在 下 一 次 启 动 EXCEL时 才 有 相 应 的 显 示 效 果 。”窗 口 选 项 “ 区 域 中 还 有 ”水 平 滚 动 条 “ 、 ” 垂 直 滚动 条 “ 和 ” 工 作 表 标 签“ 的 复 选 框 ， 勾 选 或 去 除勾 选 这 些 复 选 框 可 以 控 制 滚 动 条 和 工 作 表 标 签 的 显示 和 隐 藏 ， 但 此 处 的 设 置只 对 当 前 工 作 薄 起 作 用 。保 存 当 前 工 作 薄 可 以 保 留这 些 设 置 ， 并 在 下 一 次 打开 此 工 作 薄 时 依 然 生 效 。 使 用 工 具 栏在 默 认 情 况 下 ， EXCEL的 工 作 窗 口 中 会 显 示 两 组 工 具 栏 ， 分 别 为 ” 常 用 “ 和 ” 格式 “ 工 具 栏 。 除 此 以 外 ， EXCEL还 内 置 了 ” 绘 图 “ 、 ” 公 式 审 核 “ 、 ” 控 件 工 具箱 “ 等 数 十 种 不 同 功 能 的 工 具 栏 供 用 户 选 择 使 用 。 用 户 可 以 根 据 自 己 的 使 用 习 惯和 需 要 来 调 整 工 作 窗 口 中 的 工 具 栏 类 型 和 布 局 。1、 隐 藏 和 显 示 工 具 栏前 面 已 经 介 绍 过 显 示 和 隐 藏 工 具 栏 的 方 法 ， 其 中 通 过 在 菜 单 栏 或 工 具 栏 上 单 击 鼠标 右 键 ， 在 弹 出 的 工 具 栏 快 捷 菜 单 中 选 择 所 需 要 显 示 的 内 置 工 具 栏 。 如 下 图 ， 只要 勾 选 相 应 的 项 目 ， 即 可 显 示 此 工 具 栏 ， 而 取 消 勾 选 则 可 以 隐 藏 相 应 的 工 具 栏 。 使 用 工 具 栏如 果 在 快 捷 菜 单 上 选 择 最 后 一 项 ” 自 定 义 “ ， 将 弹 出 ” 自 定 义 “ 对 话 框 。 选 择 ”工 具 栏 “ 选 项 卡 ， 显 示 如 下 图 ： 可 以 发 现 ， 这 里 有 比 前 面 的 快 捷 菜 单 中更 多 的 工 具 栏 类 型 选 项 ， 如 ” 并 排 比 较“ 、 ” 全 屏 显 示 “ 等 ， 通 过 勾 选 或 取 消勾 选 这 些 复 选 框 ， 同 样 可 以 控 制 工 作 窗口 中 相 应 工 具 栏 的 显 示 和 隐 藏 。注 意 ： ” 工 作 表 菜 单 栏 ” 这 一 项 对 应 于工 作 窗 口 中 的 菜 单 栏 ,这 个 选 项 总 是 会在 勾 选 状 态 ,即 显 示 菜 单 栏 ,取 消 勾 选 的操 作 将 会 无 效 。 注 意 ： 有 些 工 具 栏 会 在 执 行 某 些 命 令 或在 选 定 某 些 对 象 时 自 动 显 示 ， 在 结 束 操作 或 离 开 对 象 时 自 动 隐 藏 ， 例 如 “ 图 表 ”工 具 栏 。 使 用 工 具 栏2、 移 动 和 调 整 工 具 栏设 置 为 显 示 状 态 的 工 具 栏 有 些 会 停 靠 在 EXCEL工 作 窗 口 的 上 下 左 右 4个 边 框上 ， 如 下 图 中 的 “ 停 靠 于 底 部 的 工 具 栏 ” ， 有 些 则 会 以 浮 动 的 形 式 出 现 ， 如下 图 中 的 “ 浮 动 工 具 栏 ” ， 浮 动 的 工 具 栏 上 含 有 标 题 栏 以 显 示 工 具 栏 的 名 称 。 使 用 工 具 栏2、 移 动 和 调 整 工 具 栏将 鼠 标 移 至 停 靠 的 工 具 栏 左 侧 ， 当 鼠 标 指 针 显 示 为 十 字 箭 头 时 ， 可 以 按 住 鼠标 左 键 移 动 工 具 栏 。 停 靠 在 窗 口 边 框 上 的 工 具 栏 可 以 移 动 到 其 他 方 向 上 的 边框 （ 例 如 从 窗 口 底 部 移 至 窗 口 顶 部 ） ， 也 可 移 动 到 窗 口 内 部 形 成 浮 动 工 具 栏 。类 似 地 ， 浮 动 工 具 栏 也 可 以 移 至 窗 口 上 的 任 意 位 置 ， 或 是 移 至 窗 口 边 沿 形 成停 靠 的 工 具 栏 。 与 前 面 的 操 作 稍 有 不 同 ， 在 浮 动 工 具 栏 的 标 题 栏 或 空 白 位 置按 下 鼠 标 左 键 即 可 拖 动 工 具 栏 ， 此 时 鼠 标 指 针 显 示 为 十 字 箭 头 。浮 动 工 具 栏 还 可 以 通 过 鼠 标 拉 伸 来 改 变 其 大 小 形 状 。 将 鼠 标 移 至 浮 动 工 具 栏的 边 沿 ， 当 鼠 标 指 针 显 示 为 双 向 箭 头 时 ， 可 以 按 住 鼠 标 左 键 进 行 拉 伸 变 形 ，改 变 形 状 后 的 工 具 栏 如 上 一 张 幻 灯 片 中 所 示 。 右 键 快 捷 菜 单除 了 在 菜 单 栏 和 工 具 栏 上 选 择 执 行EXCEL命 令 和 功 能 外 ， 还 可 以 通 过 使 用快 捷 菜 单 来 选 定 命 令 ， 使 用 快 捷 菜 单 可以 使 命 令 的 选 择 更 加 快 速 有 效 。 在EXCEL中 ， 通 常 只 要 单 击 鼠 标 右 键 就 可以 显 示 出 快 捷 菜 单 ， 所 显 示 的 快 捷 菜 单内 容 取 决 于 鼠 标 所 选 定 的 对 象 。 例 如 ，对 一 个 单 元 格 进 行 单 击 鼠 标 右 键 的 操 作 ，则 出 现 的 快 捷 菜 单 会 包 含 单 元 格 操 作 命 令 。 如 右 图 ： 单 元 格 的 操 作 a)单 元 格 的 地 址 表 达 法 ： 工 作 表 表 名 ！ 列 标 行 号 。 例 ： D5( 当 前 工 作 表 ） 、 sheet2!e2(非 当 前 工 作 表 ） 地 址 的 引 用 ： 用 ： 隔 开 表 示 引 用 ， 例 b2:d3 用 ， 隔 开 表 示 并 列 ， 例 b2:c3,d5:e6 b)单 元 格 的 选 定 选 定 一 单 元 格 ： 左 键 单 击 该 单 元 格 选 定 连 续 区 域 ： 拖 动 法 ： 将 鼠 标 指 向 要 选 定 区 域 的 左 上 角 ， 拖 动 鼠 标 到 选 定 区 域 的 右 下 角 后 松 开 左 键 。 快 速 法 ： 选 定 区 域 的 左 上 角 单 元 格 ， 按 住 shift键 ， 单 击 选 定 区 域 的 右下 角 单 元 格 。 指 定 法 ： 在 名 称 框 中 输 入 单 元 格 引 用 地 址 后 回 车 。 选 定 数 据 区 域 ： 选 定 其 中 一 个 单 元 格 ， 按 ctrl+shift+8或 ctrl+*。 选 定 行 和 列 ： 单 击 行 号 、 列 号 ； 按 住 “ Ctrl” 键 可 选 多 行 和 多 列 。 选 定 不 连 续 区 域 ： 按 住 “ Ctrl” 键 或 按 一 次 shift+F8。 再 分 别 选 择 区域 。 全 部 选 定 ： 按 一 下 工 作 表 左 上 角 的 全 选 按 钮 或 用 快 捷 钮 ctrl+A.c)单 元 格 的 命 名 ： 选 取 单 元 格 区 域 ， 在 名 称 框 中 输 入 名 称 后 回 车 确 定 。 工 作 簿 的 操 作 创 建 工 作 簿 ： 单 击 文 件 /新 建 命 令 ； 在 任 务 任 务 窗 口 中 选 择“ 空 白 工 作 簿 ” 或 “ 本 机 上 的 模 板 ” ， 选 择 一 种 模 板 后 确 定 。 保 存 工 作 簿 ： 单 击 文 件 /保 存 或 另 存 为 命 令 a)保 存 为 模 板 ： 在 “ 保 存 类 型 ” 中 选 择 “ 模 板 ” ， 保 存 位 置 自 动 为“ Templates” 文 件 夹 。 b)加 密 保 存 ： 单 击 “ 工 具 ” 下 拉 菜 单 中 “ 选 项 ” ， 在 保 存 选 项 对 话框 中 输 入 打 开 密 码 或 修 改 密 码 后 确 定 。 EXCEL 数 据 管 理 排 序 筛 选 排 序 简 单 排 序 ： 选 中 要 排 序 列 中 任 一 单 元 格 ， 单 击 常 用 工 具栏 的 “ 升 序 ” 或 “ 降 序 ” 按 钮 。 多 重 排 序 ： 选 定 数 据 区 域 ， 单 击 数 据 /排 序 命 令 ， 在“ 排 序 ” 对 话 框 中 依 此 选 择 主 要 关 键 字 及 升 降 序 和 次 要 关键 字 及 升 降 序 ； 防 止 字 段 名 参 与 排 序 可 选 中 “ 有 标 题 行 ” ；单 击 “ 选 项 ” 可 进 一 步 设 置 排 序 方 向 和 排 序 方 法 。 按 行 排 序 ： 只 要 在 “ 选 项 ” 中 设 置 排 序 方 向 为 “ 按 行 ”即 可 。 筛 选 自 动 筛 选 : 选 中 数 据 清 单 中 任 一 个 单 元 格 ， 单 击 数 据 /筛 选 /自动 筛 选 命 令 ， 字 段 名 右 下 角 出 现 自 动 筛 选 箭 头 。 单 击 某 字 段 的 筛 选 箭 头 ， 在 下 拉 列 表 中 可 选 择 排 序 、 “ 前10个 ” 、 “ 全 部 ” 或 具 体 数 值 。 如 选 择 “ 自 定 义 ” 则 弹 出 “ 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 ” 对 话 框 ，输 入 筛 选 条 件 后 确 定 。 取 消 筛 选 则 重 新 单 击 数 据 /筛 选 /自 动 筛 选 命 令 ， 或显 示 “ 全 部 ” 。 高 级 筛 选 ： 在 数 据 清 单 外 输 入 筛 选 条 件 ， 单 击 数 据 清 单 中 任 一 个 单 元格 ， 单 击 数 据 /筛 选 /高 级 筛 选 命 令 ， 出 现 高 级 筛 选对 话 框 。 在 “ 方 式 ” 框 中 选 择 输 出 位 置 、 确 认 “ 列 表 区 域 ” 、 输 入“ 条 件 区 域 ” 后 确 定 。 取 消 高 级 筛 选 则 单 击 数 据 /筛 选 /全 部 显 示 命 令 。 创 建 图 表 图 表 用 于 将 数 据 转 化 成 图 片 。 创 建 图 表案 例 ： 根 据 下 图 表 格 建 立 学 生 成 绩 统 计 图 创 建 图 表 步 骤Step1： 选 择 希 望 插 入 图 表 中 的数 据 ， 同 时 选 择 列 标 题 和 行 标题 。Step2： 点 击 菜 单 【 插 入 图表 】 ， 打 开 图 表 向 导Step3： 当 该 向 导 打 开 时 ， 会 自动 选 择 柱 形 图 类 型 。 您 可 以 方 便地 选 择 其 他 图 表 类 型 。Step4： 接 下 来 ， 根 据 向 导 完 成对 应 设 置 。 创 建 图 表第 一 步 选 择 创 建 图 表 的 数 据 选 择 A2:E6 必 须 包 含 行 、 列 标 题 栏 创 建 图 表第 二 步 打 开 图 表 向 导 创 建 图 表第 三 步 选 择 图 表 类 型 可 以 在 图 表 类 型 中 选择 各 种 图 表 ， 本 案 例我 们 用 柱 形 图 的 第 一个 子 图 进 行 举 例 点 击 此 按 钮 ， 可 以 立 即 预 览 图 表 效 果设 置 完 成 后 ，点 击 下 一 步 进入 数 据 源 设 置 创 建 图 表第 四 步 图 表 向 导 图 表 数 据 源 默 认 显 示 第一 步 时 选 择 的 数 据 源选 择 行 ， 则 表 示X轴 为 成 绩 科 目选 择 列 ， 则 表 示X轴 为 姓 名 表 示 系 列 创 建 图 表第 四 步 图 表 向 导 图 表 选 项 填 写 图 表 的标 题 、 X轴 、Y轴 的 名 称注 ：为 图 表 添 加 标 题 是 一 种 非 常 好 的 习 惯另 外 可 以 通 过 坐 标 轴 、 网 格 线 、 图 例 、 数 据 标 志 、 数 据 表 页 签 来 设 置 图 表 的 其 他 属 性 创 建 图 表第 四 步 图 表 向 导 图 表 位 置 注 ：作 为 新 工 作 表 插 入 表 示 独 立 图 表 为 单 独 的 一 页 ， 可 以 直 接 打 印 。作 为 其 中 的 对 象 插 入 是 指 该 图 表 作 为 “ 对 象 ” 与 数 据 放 置 在 同 一 张 工 作 表 上 。 它 可 以 移 动 和 调整 大 小 。 它 还 可 以 与 源 数 据 一 起 打 印 。 创 建 图 表完 成 后 的 效 果 注 ： 完 成 后 的 图 表 ， 可 以 直 接 进行 文 字 修 改 ， 字 体 设 置 ， 移 动 等操 作 EXCEL公 式 与 函 数 的 应 用 要 点 一 ： 了 解 EXCEL函 数 与 公 式 的 概 念 要 点 二 ： 认 识 并 掌 握 单 元 格 引 用 要 点 三 ： 了 解 并 掌 握 函 数 与 公 式 的 输 入 和编 辑 要 点 四 ： 掌 握 函 数 公 式 的 检 验 方 法 认 识 公 式公 式 的 概 念什 么 是 EXCEL的 公 式 （ Formula） ？ 公 式 就 是 用 户 自 行 设 计 并 结 合常 量 数 据 、 单 元 格 引 用 、 运 算 符 等 元 素 进 行 数 据 处 理 和 计 算 的 模 式 。用 户 使 用 公 式 是 为 了 有 目 的 地 计 算 结 果 ， 因 此 EXCEL的 公 式 必 须（ 且 只 能 ） 返 回 值 。 公 式 的 结 构下 面 表 达 式 就 是 一 个 简 单 的 公 式 实 例 。=(C2+D2)*5从 公 式 结 构 来 看 ， 构 成 公 式 的 元 素 通 常 包 括 等 号 、 常 量 、 引 用 和 运 算 符 等 元 素 。 其 中 ， 等 号 是 不 可 或 缺 的 。 但 在 实 际 应 用 中 ， 公 式 还 可 以使 用 树 组 、 EXCEL函 数 或 名 称 （ 命 名 公 式 ） 来 进 行 运 算 。 公 式 的 输 入 、 编 辑 与 复 制用 户 在 输 入 公 式 时 ， 通 常 以 等 号 “ =”作 为 开 始 （ EXCEL的 智 能 识 别 功 能 也允 许 使 用 加 减 号 作 为 公 式 的 开 始 ， 系 统 会 自 动 前 置 等 号 ） ， 否 则 EXCEL只能 将 其 识 别 为 文 本 。当 单 元 格 中 首 先 输 入 “ =”时 ， EXCEL就 会 识 别 其 为 公 式 输 入 的 开 始 ， 按键 结 束 公 式 的 编 辑 。如 果 用 户 希 望 对 原 有 公 式 进 行 编 辑 ， 使 用 以 下 几 种 方 法 可 以 进 入 单 元 格 编辑 状 态 。（ 1） 选 中 公 式 所 在 单 元 格 ， 并 按 下 F2键（ 2） 双 击 公 式 所 在 单 元 格（ 3） 选 中 公 式 所 在 单 元 格 ， 单 击 列 标 上 方 的 编 辑 栏如 果 在 某 个 区 域 使 用 相 同 的 计 算 方 法 ， 用 户 不 必 逐 个 编 辑 函 数 公 式 ， 这 是 因 为 公 式 具 有 可 复 制 性 。如 果 希 望 在 连 续 的 区 域 中 使 用 相 同 算 法 的 公 式 ， 可 以 通 过 “ 双 击 ” 或 “ 拖动 ” 单 元 格 右 下 角 的 填 充 柄 进 行 公 式 的 复 制 ； 如 果 公 式 所 在 单 元 格 区 域 并不 连 续 ， 还 可 以 借 助 “ 复 制 ” 和 “ 粘 贴 ” 功 能 来 实 现 公 式 的 复 制 。 使 用 简 单 公 式 计 算 产 品 销 售 利 润下 图 展 示 了 某 公 式 4月 份 所 有 产 品 的 销 售 情 况 ， 通 过 下 面 的 公 式 可以 计 算 各 产 品 的 销 售 利 润 。由 于 销 售 利 润 =产 品 单 价 *销 量 *利 润 率 （ 已 知 为20%） ， 因 此 E3公 式 为 ：=C3*D3*0.2由 于 各 个 产 品 利 润 的 计 算 方 式 相 同 ， 因 此 只 需 要拖 动 E3单 元 格 右 下 角 的 填 充 柄 ， 向 下 填 充 即 可 复制 公 式 。 提 示 ： 使 用 快 捷 键 在 连 续 区 域 中 填 充 公 式 与 填 充值 的 方 法 相 同 ： 当 选 择 E3： E7区 域 后 ， 再 按 下组 合 键 可 以 实 现 公 式 的 快 速 复 制 。10EG001 利 用 “ 选 择 性 粘 贴 ” 来 复 制 公式沿 用 上 一 个 实 例 的 销 售 情 况 表 ， 如 果 5月 份 的 销 量 表 结 构 与 4月 份 完 全 相 同 ， 使用 “ 选 择 性 粘 贴 ” 功 能 可 以 实 现 不 连 续 区 域 的 公 式 复 制 。 如 下 图 ：步 骤 1： 选 中 E4单 元 格 ， 按 下 组 合 键 ， 复 制 公 式 ；步 骤 2： 选 择 “ H4:H8”单 元 格 ,单 击 鼠 标 右键 ,在 弹 出 的 右 键 菜 单 中 选 择 ” 选 择 性 粘贴 ” ；步 骤 3： 在 “ 选 择 性 粘 贴 ” 对 话 框 的 “ 粘 贴 ”类 型 下 点 选 “ 公 式 ” 选 项 ， 单 击 “ 确 定 ”按 纽 完 成 公 式 复 制 。 如 右 图 ： 公 式 中 的 运 算 符运 算 符 是 构 成 公 式 的 基 本 元 素 之 一 ,每 个 运 算 符 分 别 代 表 一 种 运 算 .如 下 表 所示 ,EXCEL包 含 4种 类 型 的 运 算 符 算 术 运 算 符 、 比 较 运 算 符 、 文 本 运 算 符和 引 用 运 算 符 。算 术 运 算 符 ： 主 要 包 含 了 加 、 减 、 乘 、 除 以 及 乘 幂 等 各 种 常 规 的 算 术 运 算 ；比 较 运 算 符 ： 用 于 比 较 数 据 的 大 小 ， 包 括 对 文 本 或 数 值 的 比 较 ；文 本 运 算 符 ： 用 于 将 文 本 字 符 或 字 符 串 进 行 连 接 、 合 并 ；引 用 运 算 符 ： 这 是 EXCEL特 有 的 运 算 符 ， 主 要 用 于 单 元 格 引 用 。 数 据 的 比 较在 E中 ， 除 错 误 值 以 外 ， 文 本 、 数 值 、 和 逻 辑 值 之 间 都 存 在 着 大 小 关 系 ， 了 解这 种 关 系 在 数 据 之 间 进 行 比 较 判 断 时 显 得 非 常 重 要 。各 类 数 据 的 大 小 排 列 顺 序 为 ：、 -2、 -1、 0、 1、 2、 、 A-Z、 FALSE、 TRUE即 数 值 小 于 文 本 ， 文 本 小 于 逻 辑 值 ， 错 误 值 不 参 与 排 序 。示 例 ： 判 断 A2单 元 格 是 否 大 于 5且 小 于 10假 设 希 望 判 断 A2单 元 格 的 值 是 否 大 于 5且 小 于 10， 如 果 使 用 下 面 的 公 式 将 永 远无 法 得 出 正 确 结 果 。=5A210假 设 当 A2单 元 格 为 数 值 8时 ， 公 式 从 左 向 右 首 先 运 算 5A2， 结 果 为 True， 再 运 算 True10， 结 果 只 能 为 False； 而 且 当 A2为 任 意 非 错 误 值 时 ， 结 果 都 只 能 为False， 所 以 都 无 法 得 出 正 确 结 果 ， 该 公 式 的 正 确 写 法 应 为 ：=AND(5A2,A20 （ 错 误 公 式 ）=A1-(B1&C1)0 （ 正 确 公 式 ） 理 解 EXCEL函 数函 数 的 概 念EXCEL的 工 作 表 函 数 （ WorkSheet Function） 通 常 被 简 称 为EXCEL函 数 ， 它 是 由 Excel内 部 预 先 定 义 并 按 照 特 定 的 顺 序 、结 构 来 执 行 计 算 、 分 析 等 数 据 处 理 任 务 的 功 能 模 块 。 因 此 ，EXCEL函 数 也 常 被 人 们 称 为 “ 特 殊 公 式 ” 。 与 公 式 一 样 ，EXCEL函 数 的 最 终 返 回 结 果 为 值 。EXCEL函 数 只 有 唯 一 的 名 称 且 不 区 分 大 小 写 ， 它 决 定 了 函数 的 功 能 和 用 途 。EXCEL函 数 通 常 是 由 函 数 名 称 、 左 括 号 、 参 数 、 半 角 逗 号和 右 括 号 构 成 。 如 SUM(A1:A10,C1:C10)。 理 解 EXCEL函 数函 数 公 式 的 结 构当 EXCEL函 数 在 公 式 中 出 现 时 ， 它 通 常 由 两 个 部 分 组 成 ： 一 个 是 函 数名 称 前 面 的 等 号 ， 另 一 个 则 是 函 数 本 身 。 如 果 是 以 嵌 套 函 数 出 现 ， 则只 包 含 函 数 本 身 。例 如 常 见 IF条 件 判 断 函 数 公 式 结 构 ， 如 下 图 ：对 于 函 数 的 参 数 来 说 ， 可 以 由 数 值 、 日 期 和 文 本 等 元 素 组 成 ， 也 可 以 使 用 常 量 、 数 组 、 单 元 格 引 用 或 其 他 函 数 。 当 函 数 的 参 数 也 是 函 数 时 ，EXCEL称 之 为 函 数 的 嵌 套 。 理 解 EXCEL函 数为 什 么 在 公 式 中 使 用 函 数虽 然 用 户 通 过 自 行 设 计 公 式 也 可 以 实 现 某 些 计 算 ， 但 EXCEL专门 提 供 了 大 量 功 能 强 大 的 工 作 表 函 数 来 帮 助 用 户 解 决 实 际 问 题 ，其 除 了 能 够 简 化 公 式 书 写 外 ， 还 可 实 现 许 多 自 编 公 式 无 法 实 现的 需 求 。例 如 ， 计 算 单 元 格 区 域 A1:A5数 值 的 平 均 值 ， 初 学 者 通 常 利 用 下面 的 公 式 来 处 理 ：=(A1+A2+A3+A4+A5)/5而 使 用 函 数 表 达 方 便 得 多=AVERAGE(A1:A5) 理 解 EXCEL函 数函 数 的 易 失 性某 些 时 候 ， 当 用 户 打 开 一 个 工 作 薄 但 不 做 任 何 更 改 就 关 闭 文 档 时 ，EXCEL却 提 示 “ 是 否 保 存 对 文 档 的 更 改 ？ ” 。 则 有 可 能 是 打 开 的EXCEL文 档 中 使 用 了 某 些 具 有 Volatile特 性 的 函 数 ， 即 “ 易 失 性 函 数 ” 。这 类 函 数 的 特 征 表 现 在 ： 当 用 户 激 活 一 个 单 元 格 或 在 一 个 单 元 格 输 入数 据 后 ， 甚 至 只 是 打 开 工 作 薄 ， 具 有 易 失 性 的 函 数 都 会 自 动 重 新 计 算 。易 失 性 函 数 在 以 下 情 形 下 不 会 引 发 自 动 重 新 计 算 ：l工 作 薄 的 重 新 计 算 模 式 设 置 为 “ 手 动 重 算 ” 时 ；l当 手 工 设 置 列 宽 、 行 高 时 ， 但 隐 藏 行 或 设 置 行 高 值 为 0时 除 外 ； l当 设 置 单 元 格 格 式 或 其 他 更 改 显 示 属 性 的 设 置 时 。 理 解 EXCEL函 数常 用 函 数 的 分 类在 EXCEL函 数 中 ， 根 据 来 源 的 不 同 ， 通 常 分 为 以 下 三 种 ：l内 置 函 数只 要 启 动 了 EXCEL就 可 以 使 用 的 函 数l扩 展 函 数必 须 通 过 单 击 “ 工 具 加 载 宏 ” 菜 单 命 令 加 载 ， 才 能 正 常 使 用 的 函 数l自 定 义 函 数通 过 VBA代 码 实 现 特 定 功 能 的 函 数在 内 置 函 数 和 扩 展 函 数 中 ， 根 据 应 用 领 域 的 不 同 ， EXCEL函 数 一 般 分 为 ： 在 EXCEL的 300多 个 函 数 中 ，用 户 实 际 经 常 使 用 的 函 数 不 足100个 理 解 EXCEL函 数函 数 输 入 和 编 辑为 了 便 于 快 速 地 输 入 函 数 公 式 ， EXCEL提 供 了 几 种 方 法 供 用 户 选 择l利 用 “ 自 动 求 和 ” 按 纽 输 入 函 数 ；l利 用 “ 函 数 向 导 ” 插 入 函 数 ；l直 接 手 工 输 入 函 数 。使 用 工 具 栏 “ 自 动 求 和 ” 按 纽 插 入 函 数 单 击 自 动 求 和“ ”按 纽 ， 即可 得 到 汇 总 结果 。 理 解 EXCEL函 数函 数 输 入 和 编 辑使 用 插 入 函 数 向 导插 入 函 数 向 导 是 一 个 交 互 式 输 入 函 数 的 对 话 框 ， 选 中 任 意 单 元 格 ， 按 下组 合 键 或 者 单 击 编 辑 栏 左 侧 的 Fx按 纽 ， 可 以 打 开 “ 插 入 函 数 ” 对 话 框 。如 果 用 户 对 函 数 所 属 类 别 不 太 熟 悉 ，可 以 在 对 话 框 的 “ 搜 索 函 数 ” 文 本 框里 输 入 简 单 的 描 述 寻 找 合 适 的 函 数 。 如 在 “ 搜 索 函 数 ” 编 辑 框 中 输 入 “ 查找 信 息 ” ， 再 单 击 “ 转 到 ” 按 纽 ， 系统 会 显 示 一 个 “ 推 荐 ” 列 表 ， 如 下 图 ，可 以 通 过 查 看 列 表 中 的 函 数 简 介 以 确定 使 用 具 体 的 函 数 ， 最 终 单 击 “ 确 定 ”按 纽 来 输 入 函 数 。 理 解 EXCEL函 数函 数 输 入 和 编 辑手 工 输 入 函 数用 户 也 可 以 直 接 在 单 元 格 中 输 入 函 数 公 式 ， 当 输 入 等 号 、 函 数 名 和 左 括 号 ， 系 统会 自 动 出 现 当 前 函 数 的 语 法 结 构 信 息 提 示 ， 如 下 图 ：当 用 户 对 函 数 参 数 结 构 不 太 明 确 或 希望 进 一 步 了 解 参 数 含 义 时 ， 可 以 按 下或 组 合 键 来 打 开 ”函 数 参 数 ” 对 话 框 ， 如 下 图 所 示 ： 理 解 EXCEL函 数函 数 输 入 和 编 辑在 “ 插 入 函 数 ” 和 “ 函 数 参 数 ” 对 话 框时 ， 适 时 地 使 用 函 数 帮 助 文 件 将 对 理 解函 数 大 有 帮 助 。 在 任 何 时 候 都 可 以 单 击左 下 角 的 “ 有 关 该 函 数 的 帮 助 ” 或 按 下键 来 获 取 当 前 函 数 的 帮 助 文 档 。另 外 ， 爱 输 入 函 数 名 称 后 ， 如 下 图的 提 示 信 息 中 单 击 “ 函 数 名 称 ” ，同 样 可 以 打 开 当 前 函 数 的 帮 助 文 档 。 输 入 公 式 的 注 意 事 项有 时 候 ， 用 户 已 经 按 照 正 确 的 方 式 输 入 了 函 数 公 式 ， 但 结 束 编 辑 后 ， 公 式 并 未 得到 计 算 值 ， 而 是 显 示 公 式 表 达 式 本 身 。以 下 几 种 方 法 将 帮 助 用 户 查 找 并 解 决 问 题 。 l确 认 “ 选 项 ” 对 话 框 中“ 公 式 ” 复 选 框 是 否 被 选 中（ 正 常 情 况 下 ， 该 复 选 框 是没 有 被 选 中 的 ）l检 查 单 元 格 格 式 是 否 在 输入 公 式 前 被 设 置 为 文 本 格 式注 意 ： 如 果 在 公 式 输 入 之 后变 更 单 元 格 格 式 ， 则 不 会 出 现 此 现 象 ； 当 用 户 将 文 本 格式 转 为 常 规 格 式 后 ， 单 元 格依 然 显 示 为 公 式 表 达 式 ， 这是 因 为 对 单 元 格 格 式 的 更 改 ，必 须 要 重 新 激 活 单 元 格 后 才能 生 效 ） 创 建 公 式 常 用 运 算 符 算 术 运 算 符 ： 加 、 减 、 乘 、 除 、 乘 方 ， 运 算 结 果 为 数 值 。 比 较 运 算 符 ： 等 于 （ =） 、 大 于 （ ） 、 小 于 （ ） 等 ， 运算 的 结 果 为 逻 辑 值 TURE或 FALSE。 文 本 运 算 符 ： 文 本 运 算 符 “ &” 用 于 把 前 后 两 个 字 符 串 连接 在 一 起 生 成 一 个 字 符 串 。 输 入 公 式 ： 输 入 公 式 ： 选 中 单 元 格 ， 在 单 元 格 或 在 编 辑 栏 输 入 “ =”号 和 公 式 内 容 后 确 认 。 显 示 公 式 ： 要 在 单 元 格 中 也 显 示 公 式 ， 单 击 工 具 /选 项 命 令 ， 在 “ 视 图 ” 选 项 卡 中 选 中 “ 公 式 ” ， 单 元 格 就 不 再显 示 公 式 结 果 而 显 示 公 式 本 身 了 。 使 用 函 数 a)自 动 求 和 选 择 求 和 ： 选 中 一 个 输 出 结 果 的 单 元 格 ， 单 击 求 和 按 钮（ ） ， 用 鼠 标 拖 拽 选 择 需 求 和 的 数 据 区 域 ， 按 回 车 键 或者 点 击 编 辑 栏 中 的 输 入 按 钮 “ ”确 认 。 行 列 求 和 ： 直 接 选 中 数 据 区 域 右 侧 一 列 （ 下 方 一 行 ） 单 元格 ， 单 击 “ 自 动 求 和 ” 按 钮 （ ） 。 同 时 求 和 ： 直 接 选 中 数 据 区 域 及 右 侧 一 列 和 下 方 一 行 ， 单击 “ 自 动 求 和 ” 按 钮 （ ） 的 下 拉 菜 单 ， 可 以 选 择 求 和 、平 均 值 、 计 数 、 最 大 值 、 最 小 值 等 运 算 方 式 。 Excel使 用 技 巧1、 Excel标 题 打 印 每 页 出 现 ： 页 面 设 置 工 作 表 打 印 标 题 ， 点 击 表 格 行 、列 即 可 。2、 多 个 Excel工 作 表 的 页 眉 和 页 脚 同 时 设 置 ： 按 下 Ctrl键 ， 用 鼠 标 点 击 左 下 角 要 设 置 页 眉 和页 脚 的 工 作 表 ， 然 后 打 开 “ 页 面 设 置 ” 即 可 。 3、 Excel斜 线 表 头 的 画 法 ： 只 画 一 条 斜 线 ， 可 选 中 要 画 斜 线 的 表 头 ，按 右 键 选 择 “ 设 置 单 元 格 格 式 边 框 ” ，点 击 斜 线 即 可 。 画 两 条 及 两 条 以 上 的 斜 线 ，在 菜 单 栏 中 选 择 “ 视 图 工 具 栏 绘 图 ”中 选 择 “ 直 线 ” ， 连 接 即 可 。 4、 Excel中 多 个 单 元 格 求 和 的 方 法 ： 选 择 合 计 的 位 置 ， 按 菜 单 栏 的 合 计 符 号“ ”， 跳 出 公 式 SUM（ ） ， 如 （ ） 中 有 内容 ， 将 他 删 除 ， 然 后 按 下 Ctrl键 ， 用 鼠 标 点击 要 合 计 的 单 元 格 ， 点 击 公 式 栏 的 勾 即 可 。 5、 Excel中 多 个 单 元 格 相 同 公 式 的 输 入 方法 ： 选 中 公 式 单 元 格 ， 按 “ 复 制 ” ， 再 按 下Ctrl键 ， 点 击 要 设 置 公 式 的 各 单 元 格 ， 按 粘贴 即 可 。 6、 Excel单 元 格 输 入 文 字 换 行 的 方 法 ： 输 入 文 字 ， 按 “ Alt+Enter”即 可 。 7、 Excel单 元 格 数 据 斜 向 排 ： 选 中 需 要 斜 向 排 的 单 元 格 ， 打 开 “ 工具 自 定 义 命 令 类 别 格 式 ” ， 在“ 命 令 ” 列 表 中 找 到 “ 顺 时 针 斜 排 ” 或“ 逆 时 针 斜 排 ” ， 将 他 们 拖 到 菜 单 栏 合 适位 置 即 可 。 8、 Excel中 快 速 互 换 数 据 ： 假 定 将 A1、 B1互 换 数 据 ， 按 下 键 ， 再将 鼠 标 按 左 键 在 A1上 ， 成 十 字 箭 头 时 ， 拖到 B1上 ， 使 B1右 边 成 虚 线 ， 放 鼠 标 即 可 。 谢 谢 大 家