酒店管理系统软件设计说明书

酒店管理系统需求规格说明书目录1. 引言.31.1目的.31.2 定义.31.3 产品的范围和产品特性.31.4 参考文献.42. 综合描述.42.1 产品的前景.42.2 产品的描述.42.3 用户类和用户特性.42.4 运营环境.52.5 设计和实现的约束条件.52.6 假设和依赖.53. 外部接口需求.53.1 用户接口.53.2 硬件接口.63.3 软件借口.63.4 通信接口.64. 系统特性.6 4.1前台管理6 4.2 消费管理.8 4.3 收银管理.9 4.4 客房服务.115. 其他非功能需求135.1 性能需求.135.2 安全性需求.135.3 软件质量需求.136. 附件14 附录 分析模型.141.引言11目的随着旅游业的民展，酒店、餐饮娱乐行业日趋发达，引入全方位的电脑服务和电脑管理日益流行。同时，酒店和餐厅娱乐业引入电脑服务和管理也取得了优良的经济效益和社会效益。酒店管理系统将先进的电脑技术和现代酒店服务管理管理完美地结合起来，实现了住宿，餐饮全新概念的服务和管理方式。酒店管理的电脑化，不仅是体现酒店现代化形象的一个重要标志，并且对于提高员工的工作效率，加速资金周转，减少各项成本及改善服务质量都有十分积极的作用。12定义 1.客房预定系统:可以解决散客预定、团队预定、客房预定、预定未到解决、预售查询等事务。2.前台接待系统：可以解决散客入住登记，合约入住，团队自动入住和手动入住，补填客单，修改客人信息、转房、调房、设立房态、客人留言，预定客房查询、可售客房查询等事务。3.前台必银系统：解决记账、埋单、限制客人消费、退房、押金加入、查账、转账、设立跑单、客用保险箱管理、团队埋单及退房业务。4.账务系统：除具有收银的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低。5.管家系统；可解决设立净房、脏房、坏房及取消坏房，设立SKIP房、SLEEP房，查询诌房表、脏房表、坏房表，房间状态，新入住查询等业务。6.电话系统：具有自动计费、夜间稽核，客人信息查询、动态房态查询、房间明细账查询、收银员报表、当天入住客人报表等功能。7.客历系统：能解决客人手工、自动输入，客人资料查询与修改，黑名单，入住客人自动查询客历、入住客人自动归入客历。8.合约系统：可将酒店签约的单位或个人的资料输入电脑，并可随时查询和更新。9.经理系统：可修改客房定价，增长、删除、修改各级密码，个性特别客单，设立系统参数，内部银行系统，数据整理，自我诊断，数据备份。10.总经理系统：具有客单查询，查询客房状态，查询可售情况，客房占用记录，账务查询，万能查询，报表输出功能11.密码管理系统：可以管理客户和酒店的各种密码。12.报表系统：重要是对解决一些非账务表单。重要有客房占用表、转房改租表、预定未到表、客房取消表、房租分析表、经营登记表、可售情况表、房间状态表、坏房状况表、日租登记表、合约销售表。13.账务报表：重要是解决酒店的平常的账务报表，有收入报表（前台收入明细表、现付收入明细表）、消费报表、顾客账务（住房账务、离店客人账务各跑单账务）、交班报表、信用卡报表、街账报表、应收报表、催账报表、转账报表、借贷报表、联网消费、酒店总表。13产品的范围和产品特性 “酒店管理系统”允许酒店工作人员对酒店的客房、员工以及入住酒店的顾客进行客房入住、酒店服务等一些管理。“酒店管理系统”实行后，能节约人力资源，提高服务质量，方便各项管理。账务解决的时间明显减少，数学计算上的错误也会消失。对客房状态（如是否入住，入住顾客信息等）的查询与记录也显得非常方便，减少了顾客等待与员工分类记录的时间。具体的项目描述请参见酒店管理系统前景和范围文档。文档中这一部分的标题为“初始版本和后续版本的范围”，列出了按照进度计划在这一版本中实现的所有或部分特性。1.4 参考文献 1）软件需求Karl E.Wiegers(美)著 清华大学出版社2）前期所写的酒店管理系统的前景和范围文档3）现代软件工程 孙涌等著 北京希望电子出版社2.综合描述 2.1 产品的前景 随着计算机技术的飞速发展，信息时代的到来，信息改变了我们这个社会。各类行业在平常经营管理各个方面也在悄悄地走向规范化和网络化。客房管理的信息化限度体现在将计算机及网络与信息技术应用于经营与管理，以现代化工具代替传统手工作业。无疑，使用网络信息化管理使客房管理更先进、更高效、更科学，信息交流更迅速。 酒店客房管理系统是酒店经营管理中不可缺少的部分，它的内容对于经营的决策者和管理者来说都至关重要,所以客房管理系统、信息管理系统应当可认为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文献档案，这种管理方式存在着许多弊端，如:效率低、保密性差，容易出现差错等，且对于查询空房间及已定房间等极为不方便。在当今时代，这些完全可以改用计算机来代替人的手工操作。 作为计算机及网络应用的一部分，使用计算机对客房信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点可以极大地提高客房经营管理的效率，也是公司的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。且办事效率也是决定收入的一个关键因素。 “酒店管理系统”代表了酒店管理的信息化，不仅是体现酒店现代化形象的一个重要标志，并且对于提高员工工作效率，加速资金周转、减少各项成本及改善服务质量都有十分积极的作用。2.2 产品的描述 一个成熟的酒店管理系统不仅仅是记录酒店客人的信息，提供查询，报表打印等一系列简朴的工作，它能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且酒店管理系统自身就代表着一种管理方法。随着它的进一步，将带动公司的运作，为管理和决策提供支持。本项目在通过对各酒店软件进行分析和研究后，参考国际上的先进酒店软件管理思想，结合中国酒店的实际特点，认为可将整个酒店管理系统细分为五个子系统：（1）前台管理系统（2）消费管理系统（3）收银管理系统（4）客房服务系统（5）系统维护2.3 用户类和用户特性 酒店前台工作人员（优先考虑）：前台服务员的重要职能是负责订房和退房，以及查询入住的客户信息。所有该角色只可以使用部分功能，涉及客房经营管理、客户信息查询、个人密码修改以及注销功能。 前台工作人员对客房信息进行管理，涉及对客房的基本信息(如客房号、客房类型客房位置等)进行检索、录入和修改。工作人员根据酒店规定可定义客房类型，并对其进行管理，涉及对客房类型的基本信息(如类型名称、面积、床位、价格等)进行检索、录入和修改系统。界面会自动显示各种房类的订房情况，以方便前台接待控制房态。按客人姓名系统可自动调出回头客信息 及历次住店记录信息以拟定房价优惠、优惠时段和客人具体的消费记录等。 酒店管理人员：酒店管理员享有最高权限，可以使用酒店客房管理系统所提供的所有功能，涉及员工信息维护、客房类型维护、客房信息维护、客户信息查询、经营状况记录、个人密码修改以及注销功能。 顾客：顾客可以在酒店提供的网上酒店管理系统进行自助查询酒店的一些相关信息，以及预定客房等。 财务管理部门：根据酒店客房的业务记录，酒店财务管理部门的工作人员可选择客房类别和日期的记录方式对营业额进行记录。他们需要接受培训，学会如何让使用计算机以及一些office应用。 酒店房务服务人员：酒店的房务服务人员运用系统可看到系统根据自家酒店的实际情况按顺序房号列出客房，很直观地显示客房所属的房间类型及用图形及颜色表达不同的房态，有没有顾客入住、退房等，客房需要什么样的服务，是否需要打扫、服务。2.4 运营环境 为了达成系统规定，必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运营。酒店电脑系统规定24小时连续运营，数据量大，可靠性规定高，因此整个电脑系统供电采用专线方式，加配lips（不间断供电系统），并合理接地，以便保障整套系统的正常运营。2.5 设计和约束条件 CO-1:部分子系统将使用酒店本来的业务流程。CO-2:系统必须操作简朴、用户手册通俗易懂。CO-3：该服务器实现要使用由公司批准的Red Hat Linux版本和Apache HTTP Server.2.6 假设和依赖 AS-1: 酒店拥有一台打印机和传真机，能方便打印报表，以及对预定客房的商务传真进行解决。AS-2: 酒店有链接外网的服务器或计算机，能提供网上预定功能，方便顾客预定。DE-1: 对于经常光顾或规定打折的顾客以及节假日或者店庆优惠活动，应具有折扣管理功能。DE-2: 对于使用酒店管理软件前的电话预定等，该管理软件应当有专门的录音功能。3.外部接口需求 3.1 用户接口（User Interfaces,UI） UI-1:入住登记界面应包含：部门，可选设施图标区，来宾登记信息区，选定设施列表。 UI-2：消费点单操作界面应包含：部门选择，总账单列表区，子账单列表区，消费记录区，消费品选择区。 UI-3:外卖零单消费界面应包含：消费品选择区，消费记录区，支付方式选择区。 UI-4:在退房结账界面应包含：部门选择，总账单列表区，子账单列表区，消费明细表，结账操作面板。3.2 硬件接口（Hardware Interfaces,HI） HI-1:采用基于超5类双绞的综合布线系统，同时支持语音和数字的传输。 HI-2：对机器的指示是：CPU2400转以上，显示器支持800*600分辨率，基本内存512兆推荐2G，Windows兼容打印机。 3.3 软件借口（Software Interfaces,SI） “人事管理系统”。“人事管理系统”通过程序界面与“酒店管理系统”进行通信，完毕下面这些工作： 1：提取人员业务完毕情况，作为进行绩效考核的依据。 2：根据酒店管理系统中各部门的项目消费情况，作为合理分派人员的依据。 3.4 通信接口（Communications Iterfaces,CI） CI-1：“酒店管理系统”接受熟客的电子邮件预订，由操作员将预订信息输入系统。 CI-2：“酒店管理系统”将向来宾发送电子邮件消息，以确认收到预订或者预订失败信息。4.系统特性 4.1 前台管理（1）描述和优先级 为住店客人提供预订信息，并为顾客办理登记入住手续，将登记信息录入电脑。并可认为客人增长房间，更换房间，还能根据操作员的权限不同，对客人登记信息及房间价格加以修改，提高系统的灵活性，满足不同客人的规定。 （2）刺激/响应序列 预定刺激：选择客人准备预约登记的部门，如客房等，点击“新增预订”。响应：系统给出预定登记区。刺激：在预订登记区填入相关信息、选择具体需预订的设施项目及数量。填写无 误后按“保存”按钮。响应：系统记录预定信息，并返回预定成功。刺激：反之选择“取消”按钮。响应：系统取消预定。 入住登记 刺激：进入“接待画面”后，先选择当前需接待登记的部门，如：客房、餐饮 再选择设施规格，默认状态下是“标准”。响应：建立客户消费帐，为每位客人安排一个房间、床位、桌号、牌号、及其他相关登记类型索引记录。刺激：选择和填写完毕，按“拟定”按钮。响应：完毕接待操作。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。 顾客换房刺激：进入“登记调整”界面，响应：系统调出所有已登记来宾和空余设施。刺激：一方面选择需调整来宾当前所登记的“部门”，在界面“原登记”列表框内移动光标选择需调整的来宾。在“设施列表”中选择想调换的设施。按“调换”按钮。响应：完毕调换。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。 追加登记刺激：进入“追加登记”界面，在客人列表框内直接移动光标选择需追加登记的客人。响应：系统调出该客人已登记的项目。刺激：在“可供追加项目”列表框内双击鼠标添加新的项目到该来宾资料中，点击“拟定”。响应：系统更新该客人的已登记记录，并返回追加成功。刺激：选中追加项目，通过点击“”取消追加。响应：系统将新追加项目从该来宾资料中移除。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。4.2 消费管理（1）描述级和优先级根据客人需求，为已登记在店客人提供店内能提供的消费服务，并自动建立消费档案。每位顾客发生消费前必须进行登记，需要建立客户帐，然后是顾客在酒店里进行了各种消费，例如：就餐点菜、会议室的租用、沐浴按摩、酒水消费等等，将这些消费信息录入在客户帐上，对这些消费进行管理满足顾客不同的消费。 （2）刺激/响应序列 点单 刺激：进入“总帐单列表区”界面，通过移动上下键或直接用鼠标在此区域选择需 要消费的客人，或者直接在“定位框”中输入需要消费客人的编号或姓名直接进行定位选择客人，选定客人，点击客户姓名。 响应：弹出选定顾客的消费总账单，包含总帐单下的所有子帐单。子账单也会并行 显示在“子帐单列表区”。 刺激：根据客人的需求通过移动上下键或直接用鼠标在此区域选择具体子帐单人，点击进入。响应：系统进入选定顾客的消费品选择区，系统并行弹出消费品选择区和消费记区界面。 刺激：先选择消费品所在部门，然后根据该部门所提供的消费品列表双击某消费品或按添加按钮。 响应：系统添加该客人的本次消费品记录，并返回添加成功。刺激：所有消费品点单完毕后，按“保存”按钮。 响应：系统将本次操作所产生的消费额记录在该客人的帐单数据表中，并生成消费品记录单反馈到消费服务部门，提醒服务人员提供消费服务。 外卖 刺激：先选择消费品所在部门，然后根据该部门所提供的消费品列表双击某消费或按“添加”按钮。 响应：系统添加该客人的本次消费品记录，并返回添加成功。 刺激：所有消费品点单完毕后，在顾客支付方式选择区，根据客人的支付方式，如：钞票、支票、信用卡等支付方式，进行选择，按“保存”按钮。 响应：系统即刻将消费记录在消费记录区等待顾客付费并弹出提醒框，提醒客人进行付款。刺激：点击“付款”按钮，输入顾客已付款数额。响应：弹出应找零金额。刺激：点击“付款完毕”按钮。响应：系统即刻生成客人消费记录单反馈到服务部门，弹出提醒框服务人员提供服务。 查单 刺激：进入“消费查询（未结帐）”界面后，选择需要查询的部门，如选择：进店日期、消费部门这两个项目，点击“拟定”按钮。 响应：系统拟定所查询的范围，弹出客人列表框。 刺激：在画面左边的客人列表框中移动光标，进一步拟定某位客人的具体“消费明细”和“收银明细”情况。通过鼠标点击“消费明细”和“收银明细”页框。 响应：系统显示“消费明细”或“收银明细”页面。 刺激：可再进一步用鼠标点击“只显示电话费”明细。 响应：系统显示电话费明细信息。4.3 收银管理（1）描述和优先级 每一个客人从入住房间起，系统就需要自动产生该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，这将刺激客人的消费心理，增长酒店收入，酒店管理者还应可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。 前台收银的埋单应允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单，退房时能自动检测：客人的帐务余额为零；客人帐号的帐项为空；否则不能退房。 系统还应具有合并、分拆帐户的功能，既不仅可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定期期特定几类消费转入另一帐号，便于满足客人的多种结帐规定。 细分为如下四个需求：退房结帐、取消结帐、合并帐户、订金管理。（2）刺激/响应序列 退房结账 刺激：客人提出退房结账申请。响应：系统给出退房结账界面。刺激：在“总账单列表区”选择登记客人、在“子账单列表区”选择该客人账目下项目。响应：系统在“消费明细表”区域显示“待结账客人列表框”或“子客列表框”中光标焦点所指客人的记录，在“结账操作面板”中显示结算金额、已收金额，计算出实际收款。刺激：选择付款方式、付款。响应：系统更新数据库，提醒结账成功。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。 取消结账 刺激：客人登记后随即提出“退单”。响应：系统给出退房结账界面。刺激：在“退房解决”处打勾，点击结账按钮。响应：完毕取消结账操作，其所有消费不作营业额记录。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。 合并账户刺激：选择需要合并帐单的客人所在的部门。响应：系统调出所有已登记来宾的账户信息。刺激：在 “已登记在店客人”列表框内移动光标或直接用鼠标指定客人，也可在“已登记在店客人”文本框内输入来宾姓名或房间编号迅速查找定位相关来宾。“已登记在店客人”列表框内按回车键或双击鼠标。 响应：将当前光标所指的客人记录移动到“合并区”列表框。刺激：反复操作，选择另一位需合并的客人。响应：将当前光标所指的另一位客人记录移动到“合并区”列表框。刺激：在“合并区”移动光标，可拟定合并后以哪个帐单号作为合并后的帐单号。点击“合并”按钮。响应：系统将合并的账单存储到合并后账单号下，另一个账号账单清空，并提醒合并成功。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。定金管理刺激：在“客人列表框”，通过直接用鼠标在此区域选择欲缴款客人。也可以在“定位框”中输入客人的编号或姓名直接进行定位选择欲缴款客人。也可在“子帐单列表区”直接接用鼠标在此区域选择的欲缴款客人。响应：根据选择的客人，其账户作为缴款账号。刺激：在“单据编号”文本框中输入收款单据号（“单据编号”文本框为可选项，可通过“需要单据号”是否打勾拟定）。响应：根据单据号调出客人信息，作为缴款账号。刺激：选择“付款方式”，系统默认付款方式为“钞票”。响应：等待输入钞票金额。刺激：在“续缴金额框中输入具体金额。点击“拟定”响应：系统将定金信息存储到该客人的账单号下，并提醒缴纳定金成功。刺激：按“取消”按钮。响应：取消所有操作。4.4 客房服务（1）描述和优先级 酒店提出需要一个专门的子系统用于客房部检查客房等项目设施状态，根据多家酒店调研得出，通常将客房分为五种状态：清洁、有客、清理中、待修理和有预约，在电脑系统中应以五种图标代表。为增长灵活性，可以对其进行修改或调整。客房部根据电脑中的资料对脏房进行清洁，并能将清洁后的房态更改为清洁房。也可将部分房态改为待修理，使前台不能出售此类房间。可显示各部门的设施运用率，对已离店来宾的具体情况进行查询或打印。 （2）刺激/响应序列 房态管理 刺激：光标在“接待状态表”主画面上，直接用鼠标点击图标来选择设施，假如该设 施状态为：“有客”。 响应：系统在界面右下部会显示使用该设施客人概况。 刺激：在房态标示为“有客”图标上双击鼠标左键。 响应：系统弹出该客人的基本情况表。 刺激：点击右键。 响应：系统弹出一菜单，供选择改变当前指定设施的状态。 刺激：假如改变了当前客房的房房态。 响应：被改变客房的房态图标下面的文字变为红色文字。 刺激：进行的更改完毕，按“保存”按钮完毕保存操作。 响应：系统自动进行保存。 员工留言 刺激：系统界面设计有员工留言窗口，员工登录留言。 响应：系统提醒员工输入登录用户名。 刺激：员工输入用户名点击登录。 响应：系统界面跳转到员工留言窗口输入框。 刺激：员工进行留言输入，点击完毕发表。 响应：系统将员工的留言进行记录在员工留言数据表中。 刺激：操作员登录留言窗口进行查看时，如有“未接受”留言一提醒，点击查看。 响应：系统将“未接受”留言从数据表抽取出来显示在界面上。 刺激：操作员查看完留言，进行回馈，点击“完毕”按钮。 响应：系统将状态为“未接受”留言改为“已接受”留言。将操作员的回复信息显示在员工留言窗口。设施运用记录刺激：系统有一个查看酒店各部门的项目设施运用率，出租率情况的界面。酒店员工点击查看。响应：系统弹出输入员工ID号的输入框。刺激：员工输入自己的ID号，点击“拟定”按钮。响应：系统判断此员工是否有查看的权限。刺激：假如有，系统弹出选择框，选择需查看的酒店部门，点击“拟定”按钮。响应：系统弹出员工确认查询的酒店部门项目设施运用率以及出租情况。刺激：假如有部门项目设施运用率发生变化，员工规定更改记录，点击“修改”按钮。响应：系统再次规定输入员工身份认证密码，弹出密码输入框。刺激：员工输入密码，点击“确认”按钮。响应：系统进行确认是否有修改权限。刺激：假如有修改权限，进入设施记录修改界面进行修改，修改完毕，点击“保存”按钮。 响应：系统将新的记录保存在酒店各部门的项目设施运用率，出租率报表中，进行更新。 客史资料查询 刺激：系统有一个“登记人信息”界面，移动鼠标选择要查询客人的姓名，点击“拟定”。响应：系统弹出输入酒店工作人员ID号的输入框。刺激：工作人员输入自己的ID号，点击“拟定”按钮。响应：系统判断此员工是否有查看的权限。刺激： 假如有，系统弹出进入指示，提醒工作人员选择进一步要查询某位客人的信息 类别。 响应：系统根据员工的选择弹出需查询某位客人具体的登记情况。 刺激：在“其别人信息”区中移动光标，选择进一步拟定某位客人的查询。响应：系统根据员工的选择弹出需进一步查询某位客人的具体情况。 刺激：有一个“登记人信息”界面，点击“查找按钮”。响应：系统弹出的“查找窗口”。刺激：输入“姓名”、“住址”和“证件号”，点击查询。 响应：弹出查询客人信息。5. 其他非功能需求 5.1 性能需求 PE-1：当查询空余项目时，系统的响应时间不能超过2秒。 PE-2：用户向系统提交信息后，系统将在1秒钟内向用户显示确认信息。 5.2 安全性需求SE-1：用户安全性需求：（1）限制不必要的用户。经常检查系统的用户，删除已经不再使用的用户。（2）创建两个管理员账号。创建一个一般权限用户用来解决一些平常事物，另一个有管理员权限的用户只在需要的时候使用。（3）启动用户策略，分别设立复位用户锁定计数器时间为20分钟，用户锁定期间为20分钟，用户锁定阈值为3次。 SE-2：密码安性需求：（1）使用安全密码，注意密码的复杂性，还要经常改密码。（2）设立屏幕保护密码。（3）启动密码策略。设立密码长度最小值为6位，设立强制密码历史为5次，时间为3天。 SE-3：系统安全性需求：（1）安装防毒软件，经常进行系统扫描并升级病毒库。（2）关闭默认共享。 SE-4：服务安全性需求：（1）关闭不必要的端口。用端口扫描器扫描系统已开放的端口，拟定系统开放的哪些服务也许引起黑客入侵。（2）设立好安全记录的访问权限。安全记录在默认情况下是没有保护的，把它设立成只有管理员和系统账户才有权访问。（3）要把一些重要的用户数据（文献、数据表、项目文献等）定期备份在另一个安全的服务器中。5.3 软件质量需求 Available（可用性）-1：“酒店管理系统”将具有天天24小时可用。 Robustness（健壮性）-1：假如在缴纳定金或退房结账时客户机和服务器中断，那么当时的操作所有视为无效，系统不记录到数据库。6.附件 附录 分析模型 图1是酒店管理系统用例图。用例视图是表达整个系统需求。这个用例视图反映了：参与者为系统管理员（总经理）和各部门经理，用例为各部门子系统，除了系统管理员（总经理）能与所有的用例进行通信外，每位部门经理只能与一个用例进行通信。 图2为酒店管理系统的局部DFD图。 图8为酒店管理系统的状态图，它是描述客房状态的状态图。