有效提升执行力的方法

有效提升執行力的方法 The Discipline of Getting Things Done 主講：鄭偉修 William 安瑟管理顧問有限公司 TOC知識研發中心 APICS(美國資源管理協會 ) .tw 2 .tw 版權所有 請勿翻印 大綱 1. 建立個人的核心競爭力與執行力 2. 清楚了解與傳達公司未來的期待 3. 協助主管完成團隊的任務及共同的績效 4. 設定目標、擬定具體計畫、安排工作順序 5. 如何結合組織三項核心流程落實執行力 6. 如何利用數據強化執行力 3 .tw 版權所有 請勿翻印 大綱 7. 運用記事本成為時間管理的利器 8. 如何讓會議迅速而有效 9. 提高工作效率、早上順利完成工作的要訣 10. 塑造團隊的執行力 11. 運用問問題的方法，創造個人最高價值 12. 結語 4 .tw 版權所有 請勿翻印 公司執行力常發生的問題 1._ 2._ 3._ 4._ 5._ 6._ 7._ 8._ 9._ 5 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力為何不佳？ -外部因素 (external sources for changes) 、天氣不好，颱風來襲，或雨季過長 、供應商無法如期供應所需的原料或器材 、客戶不斷地變更工程規格 -這些都不是我可以控制的，錯不在我 6 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力為何不佳？ -內部因素 (internal sources for changes) 、當初高階主管所訂的期限太短，不切合實際 、寧可選擇報價最低的供應商，但交期或品質不可靠 、所需要的人力和資源不足 、工作成員，身兼數職，分身乏術 、太多的協調，追蹤會議 、高階主管口惠而實不至 lip service -問題發生的原因指向內部，特別是高層主管 7 .tw 版權所有 請勿翻印 1. 建立個人的核心競爭力與執行力 8 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力方程式 觀念 個性 命運 習慣 行為 態度 9 .tw 版權所有 請勿翻印 面對多變的環境 Do better Do more Do Something difference 10 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力的三項關鍵要點 執行 是一種 紀律 領導人 的首要 工作 組織 文化的 核心 11 .tw 版權所有 請勿翻印 讓自己成為不可或缺的人財 人盡 人才 人財 人在 Good Good ? Bad Bad 績效 行為 12 .tw 版權所有 請勿翻印 2. 清楚了解與傳達公司未來的期待 13 .tw 版權所有 請勿翻印 厚植實力 有紀律的員工 有紀律的思考 有紀律的行動 保存 核心價值觀 與核心目的 改變 文化習慣和營運方式 具體的目標和策略 傳達公司的期待 P D C A 14 .tw 版權所有 請勿翻印 3. 協助主管完成團隊的任務及 共同的績效 15 .tw 版權所有 請勿翻印 達成團隊目標的方法 1. 讓部屬完全瞭解工作目標 2. 下達具體指示，並將重要性與成功後效果，一 併說明 3. 重視個人目標，設定全體目標 4. 富人情味的鼓勵：期望對方成長的心 5. 適時支援和協助，讓部屬能順利工作 6. 將部屬的不平轉化為工作動力 16 .tw 版權所有 請勿翻印 培育部屬是增強執行力的秘訣 1. 運用部屬的長處、特性 2. 帶頭做，與部屬一起教學相長 3. 真誠關懷部屬 4. 讓部屬也瞭解自己 5. 嚴守個人隱私 6. 小事也要迅速處理 7. 和部屬間要有報告、聯絡、相談等時間 17 .tw 版權所有 請勿翻印 授權應注意的事項 1. 明確劃分工作 2. 派予每人適當持續性的工作並適當授權 3. 交付工作時，先說明工作內容取得共識 4. 決定工作的優先順序 5. 掌握部屬的工作進度 6. 讓部屬有徹底思考與危機管理的能力 18 .tw 版權所有 請勿翻印 團隊最佳的支援管理 1. 工作進展如何？ 2. 目前最大問題？ 3. 還需要什麼訊息或支援？ 19 .tw 版權所有 請勿翻印 4. 設定目標、擬定具體計畫、 安排工作順序 20 .tw 版權所有 請勿翻印 工作目標的設定 1. 設定目標必須合理化 2. 目標必須為全員皆有 3. 目標應盡量量化與時序化 4. 目標應有近程 , 中程 , 與遠程 5. 定期評估績效 21 .tw 版權所有 請勿翻印 工作的執行與推動 1. 嚴格落實執行 2. 想得很完美 , 溝通很完善 , 計劃很詳盡 , 最重要 的還是執行力 3. 目標確認 , 擬定計劃 , 用心執行 , 自我追蹤與檢 討 , 即時改善 22 .tw 版權所有 請勿翻印 5. 如何結合組織三項核心流程 落實執行力 23 .tw 版權所有 請勿翻印 策略流程 人員流程 營運流程 執行力 執行力 執行力 執行力的三大核心流程 24 .tw 版權所有 請勿翻印 有執行力的管理者 1. 積極參與並實際領導三項核心流程 2. 實事求是 3. 設定明確的目標與優先順序 4. 貫徹後續追蹤 5. 將績效與報酬做連結 ， 論功行賞 6. 傳授經驗以提升員工能力 7. 有情緒韌性 (真誠 、 自我了解 、 自我掌控 、 謙虛 ) 25 .tw 版權所有 請勿翻印 工作的改善程序 1. 有了執行的文化，有了執行的人才，下一步就 是將執行的精神落實到企業的組織程序中 2. 企業要永續經營，追根究柢，最重要的還是企 業的能力是否能勝過對手。而企業的能力就來 自於組織流程（ processes）。 26 .tw 版權所有 請勿翻印 6. 如何利用數據強化執行力 27 .tw 版權所有 請勿翻印 利用數據執行管理 1. 古今中外傑出商業人士的習慣 2. 提高投資報酬率的 1小時 = 50分鐘法 3. 以計畫力和 PDCA循環打破屏障 4. 計畫是會行動而存在的嗎 ? 5. 經營季報使績效改觀 28 .tw 版權所有 請勿翻印 7. 運用記事本成為時間管理的利器 29 .tw 版權所有 請勿翻印 用筆記本自我管理 1. 記事本是時間管理最重要的工具 2. 你的人生未來年表 3. 夢想 : 虛擬實境相片小集 4. 行動 : 短 , 中 , 長期計畫表 5. 思考 : 思考集的善用方法 30 .tw 版權所有 請勿翻印 如何做好時間管理的動作 1. 時程表（行事曆）準備 -可分年、月、週、日 2. 每日計畫表 3. 工作事項 /生活事項要記錄落實 4. 運用現代科技工具 31 .tw 版權所有 請勿翻印 時間分派優先次序 1. 輕重緩急排定 -何時？多少時間？分配時間 2. 設立優先順序交代部屬、與人聯絡、親自處理 3. 承接工作一定要問對方需要什麼時候完成？ 4. 每天自我彩 排 時間、程序、內容掌握 5. 每天上午 /下午時段要預留彈性時間 6. 突發事項，需立即調整時間 32 .tw 版權所有 請勿翻印 8. 如何讓會議迅速而有效 33 .tw 版權所有 請勿翻印 開會可以 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作 ，公平合理 但開會也會 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶 為什麼要開會 34 .tw 版權所有 請勿翻印 會議改革的三個構面 改革與會者心態 改變議事內容 改善會議流程 創造 革新 能力 35 .tw 版權所有 請勿翻印 四種會議型式 會議類型 需要時間 每日報備會 5 分鐘 每週戰術會 4590 分鐘 每月策略會 ( 或臨時策略會 ) 24 小時 每季場外檢討會 12 天 36 .tw 版權所有 請勿翻印 會議迅速而有效的方法 持續地尋求 最佳解決方案 What Why Do what Best 37 .tw 版權所有 請勿翻印 重要的四個問題 1. 是什麼事 ? 2. 造成此事的可能原因有哪些 ? 3. 有哪些可能的解決辦法 ? 4. 最好的解決辦法是什麼 ? 38 .tw 版權所有 請勿翻印 小組討論 假設問題 : 公司有四分之一的員工年資還不到一年 ! 生產力的提升很重要 假設你是經理人要面對的問題是 問題、原因、方法、最佳方案 39 .tw 版權所有 請勿翻印 開好會議的秘訣 會議目的：策略形成、問題解決、凝聚共識、 有效溝通、績效評估 會議革命： 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力 40 .tw 版權所有 請勿翻印 9. 提高工作效率、早上順利完成 工作的要訣 41 .tw 版權所有 請勿翻印 早上順利展開工作的要訣 1. 晨間日記的好處 2. 早上是自己與自己相處最好的時間 3. 數位晨間日記 4. 藉由日記實現夢想的重要性 5. 早晨再次確認工作 ， 提高執行力 42 .tw 版權所有 請勿翻印 10. 塑造團隊的執行力 43 .tw 版權所有 請勿翻印 鏈條的譬喻 問題：如果將此鏈條，從兩頭向外拉，它會從那 裡斷掉？ 44 .tw 版權所有 請勿翻印 鏈條的強度 整個鏈條的強度決定於它最弱的一環 問題：如何強化這鍵條？ 45 .tw 版權所有 請勿翻印 如何強化一個鏈條？ 首先，要強化這一條鏈條的那一個環結？ 46 .tw 版權所有 請勿翻印 強化團隊執行力的方法 步驟一 找出團隊的限制所在 步驟二 決定如何充分利用該限制 步驟三 其他的配合上述的決定 步驟四 提昇該限制的效能 步驟五 如果在上述步驟已打破一個限制， 回到步驟一，不要讓惰性成為團隊 的限制 47 .tw 版權所有 請勿翻印 限制 Constraint 任何因素阻礙團隊達成其更高的績效 (目標 ) 有形的限制：材料、人、設備 無形的限制：政策或作業程序 問題：造成我們團隊的限制是什麼？ 48 .tw 版權所有 請勿翻印 團隊執行力提昇的步驟 指出團隊的限制 充份利用限制 非限制的配合限制 提昇 (打破 )限制 別讓惰性成為限制 49 .tw 版權所有 請勿翻印 11. 運用問問題創造個人最高價值 50 .tw 版權所有 請勿翻印 企業的招牌動作 責怪外部因素 -不是我 於事無補 內耗組織的生命力 我們全在同一個團隊裡 如果我們經常抱怨推拖 只會內耗組織的生命力 51 .tw 版權所有 請勿翻印 人們遇到事情的第一時間反應 趨吉避兇 自我保護 不干我事 負面 52 .tw 版權所有 請勿翻印 有什麼更好的問法？ 要改變成什麼？ What to change to？ 53 .tw 版權所有 請勿翻印 如何適應這多變的世界 選擇 結果 事情 54 .tw 版權所有 請勿翻印 最佳抉擇 提出更 好問題 答案在 問題中 做出更好抉擇 提出更好問題 就會 獲得更好的答案 55 .tw 版權所有 請勿翻印 好問題與壞問題 誰負責？ 為什麼？ 什麼時候？ 能做什麼 我該如何 爛問題 好 問題 56 .tw 版權所有 請勿翻印 以什麼和該如何 發問 包括我字在內 將焦點放在行動上 答案就在問題中 提出更好的問題 獲得更好的答案 What、 How + I + Action 執行力從個人擔當我開始 57 .tw 版權所有 請勿翻印 最好的祈禱文 願上天賜我平靜，接受我無法改變的人 願上天賜我勇氣，改變我能改變的人 願上天賜我智慧，了解那人就是我 58 .tw 版權所有 請勿翻印 在現有資源條件下成功 好啊！試身手 的機會來了！ 我該如何善用 不利的狀況 扭轉現況 ！ 反而更可能 實現 一開始的願望 碰到 問題 時 事情 來時 運用 現有 條件 成功 59 .tw 版權所有 請勿翻印 創造執行力的環境 不責備 不抱怨 不批評 公司內的成員不再各自為政、推拖、延宕 激發彼此向上之心 ,同心協力、同舟共濟 60 .tw 版權所有 請勿翻印 關切範圍與影響範圍 關切範圍 (外在環境 ) 影響範圍 (能力所及 ) 一但把問題的焦點擺在如何將力氣與精神用在 能力所及的事物時，將大幅提升我們的影響力 61 .tw 版權所有 請勿翻印 語言的力量可以帶動執行力 做得好！ 你真了不起。 棒極了！ 你今天看來真有精神！ 你給人的感覺真好。 跟你一起真是感到驕傲！ 你今天真特別。 謝謝你作我的夥伴。 62 .tw 版權所有 請勿翻印 分 享 你在此課程的收穫是什麼，請說出來分享： _ _ _ _ _ _ _ _ _ 63 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力十問 、身為主管應該以身作則 ，事必躬親，永遠保持忙碌，才是一位好主管。 是 非 、當一位主管將工作交給部屬去執行時，這位部屬就負有該項任務全部的 權力和責任，主管本身就不再負有該權責。 是 非 、最有能力解決某一特定問題的人或部門，往往是該業務或功能的負責人 或單位。 是 非 、主管的職務主要是承上啟下，負責將上級的目標及政策告訴部屬，本身 不需做太多的決策或計劃。 是 非 、執行力的控制要越細越好，才能防止萬一的情況發生。 是 非 你對執行力的瞭解和認知如何？請回答下列十個問題： 64 .tw 版權所有 請勿翻印 執行力十問 、為了增加生產的產出，生產計劃人員應該增加投入。 是 非 、每天進辦公室，不管重不重要應優先處理緊急的事。 是 非 、解決問題的首要工作，就是盡快找出可能的有效解決方法。 是 非 、員工的教育訓練有助於促成變革管理，並減少員工的抗拒心理，但應考 慮成本和時間，如果環境和條件不允許時，應可以省去。 是 非 10、大多數人在面對一個改變時，第一個反應通常是樂於面對事實，並接受 改變，例如對執行力有更好的方法時。 是 非 65 .tw 版權所有 請勿翻印 3-4-3 法則 聽到或瞭解一個新的觀念時： 三成的人會立即領悟並導入實施 四成的人會觀望一陣 (wait and see)再慢慢加入 三成的人毫無知覺，並不感興趣 例如：電話、電腦、手機、網際網路， 要花多少時間 才能普遍 66 .tw 版權所有 請勿翻印 聞 道 上士聞道，勤而行之。 中士聞道，若存若亡。 下士聞道，大笑之。 不笑，不足以為道。 老子道德經第 41章 67 .tw 版權所有 請勿翻印 結語 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 68 .tw 版權所有 請勿翻印