中小企业行政后勤管理流程模板

中小企业行政后勤管理流程模板 1 行政事务处理流程 部门（人员）步骤主管副总行政部经理制定行政事务处理制度行政部 相关部门/人员编制行政事务资源调配方案进行行政事务处理开始事务处理结果审查结束制定行政事务处理制度审核审批审批下达任务协助发布并执行行政事务处理制度确定并分配行政事务处理任务接收任务，明确处理要求行政事务处理需求编制行政事务资源调配方案权限外按计划办理事务权限内分析过程中遇到的问题指示、支持完成事务处理编制事务处理报告处理结果的审查审批文件资料归档2 行政费用控制工作流程 部门（人员）步骤总经理主管副总分解费用控制目标财务部行政部行政费用报销申请各职能部门开始费用控制分析与报告办公用品管理审批审核年度行政费用预算计划结束分解费用控制目标分解费用控制目标行政费用报销申请按阶段预算指标审核预算外按批示意见报销预算内登记行政费用统计台账登记部门费用统计台账行政物品采购、发放、登记行政物品的使用、登记汇总、对账汇总、对账编制费用控制分析与报告费用控制工作改进审核部门考核结果统计各部门目标完成情况汇总审批3 收文管理工作流程 部门（人员）步骤总经理行政部经理公文接受整理行政部相关部门公文审批进行公文处理开始资料归档结束接收相关部门发来的公文审批进行相关公文检查、分类整理将文件登记在收文登记簿上将公文进行传阅传阅资料归档提出办理意见进行文件筛选各部门处理具体的公文事件直接办理或回复督促检查注明办理日期及办理结果分送收回公文否是4 发文管理工作流程 部门（人员）步骤总经理主管副总进行文件初步编写行政部相关部门进行文件审核与审批文件排版及正式确立开始文件分装投送结束相关部门提出意见进行初步文件的编写修改文件形成草案会签进行核稿后文件更正审核审批进行文件排版加盖单位印章文件分装文件投送形成正式的签发文件进行研究文件接收文件的初步审核进行文件登记文件存档5 档案管理工作流程 部门（人员）步骤总经理行政部经理制定并执行档案管理制度行政部各职能部门执行文件分类审核审批部门日常文件存档指导、监督档案分类立卷档案日常维护与借阅管理开始拟定档案管理制度发布档案管理制度卷内文件排列填写文件目录、说明、封面日常记录、维护办理借阅手续档案借阅申请审核审批权限内权限外权限外权限内办理借阅手续工作检查提出整改意见改进工作档案销毁处理案卷装订与排列审核审批权限外权限内档案整理销毁申请档案销毁处理工作检查与改进结束6 办公用品日常管理流程 部门（人员）步骤总经理行政部经理办公用品管理制度建设行政部相关部门办公用品采购办公用品领用与使用开始结束.拟定办公用品日常管理制度办公用品申购办公用品报废审核审批执行办公用品日常管理制度统计办公用品库存采购办公用品采购办公用品验收入库领用审查办公用品发放办公用品使用领用申请监督办公用品的使用办公用品报废申请.报废审查报废处理审核审批权限外权限内否是办公用品需求审批审批7 会议管理工作流程 部门（人员）步骤主管副总行政部经理拟订年度会议计划行政部相关部门编制月度会议计划会议准备与开展会后管理会议准备拟订年度会议计划权限外接收通知并确认文件发布、归档总结评估与改进权限内会议文件编制开始结束审核发布、执行年度会议计划汇总月度会议计划会议计划调整及临时会议申请审查、确认当月会议计划审批审核会议通知会中服务会议善后审批审核草拟会议开展方案会议签到审批审核文件传阅权限内8 公关事务工作流程 部门（人员）步骤总经理行政部经理公关管理制度建设公关主管公关专员策划公关活动开展公关活动日常公关处理开始确定公关目标具体实施指导监督日常公关维护审批结束审核执行公关管理制度确定公关活动目的活动策划编制费用预算提交公关方案组织实施方案公关过程控制公关活动报告危机公关处理下达经营目标审批编制公关管理制度配合执行公关调查审批审批工作总结与改进审批权限内权限内权限外权限外9 员工保密管理流程 部门（人员）步骤总经理主管副总保密工作制度建设行政部相关部门/人员进行日常保密解密降密处理进行泄密处理审批开始制定保密制度签订保密协议补救工作及保密工作改进方案泄密奖惩处理接受奖惩结束员有无签订保密协议解密、降密处理授权权限设定审核保密工作监督权限内了解、使用保密协议执行保密制度，确定密级审核审批工作总结与归档方案执行审批审核审批10 票务服务管理流程 部门（人员）步骤总经理行政部票务购买申请部门经理申请员工票务发放登记票务机构关系维护开始提出票务需求收到通知领取、登记结束汇总票务需求订票操作审核信息确认购票领取通知发放、登记.财务结算票务相关机构关系日常维护工作总结与改进审查、签字提出意见、建议确定票务需求11 员工违纪处理流程 部门（人员）步骤总经理行政部相关部门经理员工违纪调查取证违纪处理违纪处理申请开始违纪提出违纪处理申请审核审批调查取证确认违纪情况处理办法接受处理备案存档结束违纪处理下达违纪处理结果12 临时接待管理流程 部门（人员）步骤高层领导行政部受访部门/人员临时访客送别访客访客来访问询来访申请处理访客接待问候来客结束受访准备受访临时到访开始询问来访事由、来访对象证件查证说明到访目的婉言谢绝访客访客离开登记访客离开出示证件联系受访部门/人员接收拜访信息指引访客登记引导进入接待室茶水服务沟通、洽谈访客离开指引与访客道别沟通、洽谈受访记录是否下达指示并处理是否异常13 车辆使用管理流程 部门（人员）步骤行政部经理车辆管理员申请使用车辆用车部门/人员车辆使用汇报车辆使用情况车辆调度开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息使用车辆归还车辆结束验车登记出车信息月末汇报车辆的使用情况审批资料存档14 环境卫生管理流程 部门（人员）步骤行政部经理后勤主管制定并执行卫生标准保洁人员卫生检查奖惩记录与归档日常卫生维护与检查开始制定清洁卫生标准审批发布清洁卫生标准学习并执行作业标准检查清洁卫生情况填写卫生检查表日常清洁卫生维护参与、协助提出处罚与改善建议审批罚处公布与建议记录与归档达标结束督促相关部门落实否是卫生检查结果公布15 安全检查工作流程 部门（人员）步骤主管副总行政部经理保安人员各职能部门安全检查与评定安全检查制度建设制定安全检查方案安全自检制定安全检查管理制度审批审核确定安全检查方案明确统一检查标准审核规定安全检查形式和频率规定各部门进行自我安全检查定期自我检查各部门安全检查安全检查考评，确定奖惩办法提供资料记录归档填写记录、提交安全检查开始结束审批审核结果公布工作改进16 日常消防管理流程 部门（人员）步骤总经理行政部经理消防制度控制后勤主管消防管理人员值班与检查消防队消防后续处理收到通单确认事项立即行动消防结束后的注意事项落实分工与职责资料保管落实值班人员 通知消防队收回通知单签字确认审核审批审批审批开始结束消防事项存档备案明确消防管理专区定期检查安装消防电话收到消防警报警报记录签字确认统计所用费用报送财务部制定消防管理制度协助配合消防事件处理17 员工出差管理办法制度名称员工出差管理办法编 号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章 总则第1条 目的为规范员工出差管理的各项工作，加强出差预算、结算的管理，提高出差效率，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于规范员工出差各相关工作事项，包括出差申请、出差费用报销、出差报告等工作。第3条 管理职责1. 公司行政部是员工出差管理的归口管理部门。2. 公司财务部负责报销各部门的差旅费。3. 各部门出差人员按照公司相关规定，办理出差申请手续和差旅费报销申请手续。第2章 出差申请与审批第4条 出差员工填写“出差申请单”，提出出差申请，注明出差的时间、地点和事由，派遣部门经理按实际需要确定出差期限，行政部据此安排差旅、住宿等事宜。第5条 出差人员应将“出差申请表”送行政部留存，以记录考勤。第6条 出差审批1. 当日出差，即当日即可往返的出差，由部门经理核准。2. 远途国内出差，4天内返回的由部门经理核准，4天以上的由总经理核准。3. 部门经理以上人员的出差，一律由总经理核准。4. 国外出差，一律由总经理核准。第7条 员工不得因私事延长出差时间，否则其差旅费不予报销。第8条 出差途中生病、遇意外或因工作情况需要延长差旅时间时，员工应向公司请示。第3章 出差待遇与补助第9条 交通工具的选择应依据业务的重要程度、紧急情况、出差地点、员工职级来定，具体内容详见下表。差旅交通工具标准表出差类型出差情况出差工具短途出差单程距离在300公里以内公务车、自用车前往长途出差同行超过两人公务车需要速去速达单程距离300公里以上公司没有为其配公务车的员工长途出差长途客车、火车客船、飞机已经配有公务车、自用车的员工长途出差公务车、自用车运行时间在6小时以上火车出差在当日晚6时至次日早8时硬卧经理级及公司聘任的高级专业人员副总经理级及资深级专业（含）以上人员软卧因故未能乘坐卧铺的夜间（当日晚6时至次日早8时）备注1员工应通过公司指定的代理商购买机票2机场巴士应该作为标准的往来机场的交通工具3员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息4一般员工因情况特殊需乘飞机出差的，需经总经理同意后公司给予报销第0条 公司员工因出差情况不同和出差人员不同，其住宿级别也有差异，具体详见下表。差旅住宿标准一览表出差情况住宿级别一般员工出差标准间员工所去城市有公司定点酒店入住公司定点酒店需要超标准住宿事先需由总裁及财务总监批准员工出差人数为两人，且为同性别员工合住标准间出差是为了参加会议员工入住会议组织者指定的宾馆出差城市在员工家庭所在地时不报住宿费，特殊情况需请示上级主管批准方可报销不同级别员工出差住宿费按高岗位员工所住宿酒店的标准间标准核付员工出差遇正常工作日（周一至周五）只领取差旅补助，不计加班或倒休员工出差遇休息日（周六、周日）除领取差旅补助外，可计加班或倒休员工出差遇法定节假日可领取3倍差旅补助，同时给予相应时间的倒休第11条 公司员工去不同城市出差其补助会有差异，具体内容详见下表。补助标准一览表行政级别总经理（天/元）副总经理（天/元）部门经理一级（天/元）部门主管一级（天/元）公司员工（天/元）A类800650500350250B类700500400300200C类600450300200150备注1A类：北京、上海、天津、重庆、南京、大连、青岛、杭州、宁波、温州、福州、厦门、广州、深圳、珠海、海口、三亚2B类：除A类以外的我国其他省会及地市级城市3C类：除A类、B类以外的我国其他各地第12条 公司员工出差的其他费用报销标准详见下表。其他出差费用的报销标准费用明细报销条件新员工路费、行李托运费人力资源主管签字办理出差期间因业务发生的传真费、邮寄费票据背面填写清楚事由据实报销项目组前期未设食堂享受餐费补助项目所在地和回总部后的考勤记录出国考察期间产生的费用行政部签字提交的考察报告记录员工发生的误机、误车费用个人承担60%的费用出差发生的订票费、往返机场、火车站的交通费用人力资源主管签字办理未经许可逾期返回产生的费用扣减其逾期天数的住宿费及出差补助未按照“出差登记表”中拟定路线所产生的费用相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助第4章 出差借款与报销第13条 出差费用预算公司坚持“先预算后开支”的费用控制原则。各部门对本部门的出差费用进行预算，做出年度计划、月度计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，公司原则上不支出计划外费用。第14条 出差借款1. 借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。2. 公司人员出差需借大笔现金时，应提前向财务预约，若为大额开支，应按银行的有关规定用支票支付。3. 出差人员在出差返回后三天内，到财务部结算还清出差借款，无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。4. 出差借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。第15条 员工出差后，必须于三日内向总经理汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。第16条 未按行政部规定手续办理出差手续或未经审批发生的费用，公司将不予报销，并按旷工处理。第5章 附则第17条 本办法由行政部制定，其解释权亦归行政部所有。第18条 本办法经总经理审批后自发布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期18 会议管理工作细则制度名称会议管理工作细则编 号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章 总则第1条 为规范公司的会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本细则。第2条 本细则适用于公司召开的各类一般日常会议。第3条 公司会议的准备安排与召开由公司行政部负责。第4条 公司经营管理会议分类及说明详见下表。会议分类及说明序号会议名称主题/特点类别主持人参加人1总经理办公会固定时间、程序，解决即席提出的问题每周一公司例会总经理各部门经理2动员会发言固定、没有讨论程序行政会议主办部门负责人会议提拟人提拟3研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果行政会议公司临时研讨会召集人会议提拟人提拟4鉴定/评审会对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论行政会议公司临时总经理或由其指定相关部门经理5专题会为某一专题而开，必须有结论行政会议公司临时提拟人指定相关部门负责人6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开行政人事公司例会人力资源经理相关个人/部门7总结会总结前一段工作研究、部署下阶段工作每月1次公司例会总经理或其由指定各部门经理8汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况行政会议公司临时会议提拟人指定会议提拟人提拟9生产调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动行政会议公司临时会议提拟人提拟会议提拟人提拟10部门例会（含早会）各部门固定汇报程序部门会议部门负责人自定第2章 会议准备第5条 会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。第6条 对于定期召开常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。第7条 召开不定期会议时，组织人需推出会议申请报告，报告一般包括以下内容。1会议名称、主旨、目标。2会议议题。3会议时间、地点。4会议议程。5会议主持人、列席人员名单。6会议财务预算。7接待工作说明。8当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。9制定会议时间进度表。第8条 根据会议要求，行政部拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。编写会议通知时需注意以下内容。1. 通知内容需包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。2. 书写通知时文字表述要清晰，力求不发生误解，且要做到全面、周到，不要漏项，用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。3. 无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。4. 重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。5. 对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。第9条 行政部及时准备会议场所、会议文件或资料，并进行会场布置、设备调试，确保重点发言对象及时准确地发言。第10条 与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，并积极配合主持人，使会议收到预期的效果。第11条 已列入会议计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需要安排新的其他会议时，行政部需提前两天发出通知。第12条 会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。1. 重点、重要议题安排在会议前一时间段。2. 控制会议中各议题的时长。3. 控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。4. 保证与会人员有备而来。5. 注意引导、归纳、提升会议议题。6. 需下发的资料应提早发下去，使与会人员到会时已十分明确会议内容，并能及时提出自己的看法。7. 连续23小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。第3章 会议过程管理第13条 与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，对于涉外会议联系簿应包括姓名、职务、所代表单位或部门等内容。第14条 行政人员需做好会场服务工作1. 引导入座行政人员需按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。2. 分发会议文件、材料重要文件若要发放给个人或主要负责人，可事先认领签收，也可在会场认领签收。3. 内外联系、传递信息对会议进行中领导对外要办的事项，如外来人员电话重要日程安排布置等的办理、外来记者等接待陪同等事项。4. 维护会场秩序行政人员需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。5. 行政人员需处理会中临时事项，承办主要领导或重要与会人员交办的急事。6. 其他服务行政人员需对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求，同时保持会议场所的通风、采光良好和地面干净。第15条 会议记录要真实地反映会议的内容和进展情况，行政人员需将其在一天内整理完毕，送会议主持人审阅后形成正式的会议文件。第4章 会后工作第16条 行政部整理会议记录并编制会议纪要1. 分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项、事例等。2. 按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。3. 会议纪要内容包括会议简况（包括时间、地点、参加人员、议题）和会议结果（会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要）。4. 会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。5. 按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。第17条 行政部负责督办和催办会议形成的决议或决定，将会议决议事项催办通知单于会后一周内发给相关负责人，并收取反馈意见。第18条 行政部应做好会议总结，整理会议资料并进行归档。第5章 会议纪律管理第19条 与会人员及会议组织者需遵循以下规定。1. 与会人员需准时出席会议，因故不能参加需提前向上级领导请假，不得无故缺席或迟到，不得早退。2. 与会人员需携带记录本和笔，以做好会议记录。3. 会议期间，请将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不吸烟、不交头接耳、不做与会议无关的事情。4. 严格遵守会议开始时间，主持人在会议开始时应将会议进行顺序及时间安排告知与会人员，并指定专人控制会议进度， 引导在一定时间段做出总结。若需延长会议时间， 应先征得所有与会人员的同意。5. 妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第6章 附则第20条 本细则由行政部拟定，自总经理批准后实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期