管理信息系统9信息系统的管理

第九章 信息系统的管理 第一节 信息系统开发的项目管理 规划的实施工作 信息系统战略规划（近几年实施顺序） 具体实施计划 项目启动 项目定义 人员组织 可行性分析 制定进度报告 正式启动 一 项目定义 项目定义 准确地定义要解决的问题， 将会 取得的商业收益；系统的能力；系 统资源需求；系统的边界 /范围，即主要 用户及与用户之间交换的信息。 因此， 项目定义 确定了将要达到的目 标，并影响所有随后的活动。 一 项目定义 项目定义 需提供以下描述： 新系统所能解决的问题 系统收益说明 系统资源需求 新系统预期能力 系统边界图 /信息关联图 顶层图， 系 统分析 的起点 系统边界：系统与环境之间的输入输出关系 输入（ 如单据填写、 基本信息等 ） 输出（ 各种报 表、统计结果等 ） 系统边界 软件开发所需要的资源 硬件资源 开发系统 目标运行环境 (硬件设备、网络） 软件资源 操作系统 数据库系统 程序设计开发环境 特定领域的软件包 人 ，包括参与人员的能力要求，层次，数量，开 始和持续时间。这部分工作一般在人员安排中考虑。 项目 ：学生学期选课系统 背景 ：在学分制实行过程中，学生选课 进行人工登记效率低。容易冲突，任课 教师难以获得及时有效的课程选修学生 名单。 目标 ：建立一个基于教学管理计算机网 络的学生学期选课系统。 案例： 某高校学生选课系统开发计划 系统能力 ：为学生提供填写选课卡片和计 算机网络终端查询对话两种选课方式，教 学管理科能够对选课冲突学生进行随机、 确定调整，系统产生课程注册数据库，输 出学生课程表、课程成绩记录单。 资源要求 ：硬件主要利用现有计算机教学 管理网络。增配少量专用设备（如读卡机、 扫描仪），软件开发费用预期 5000元。 可行性研究 ：由分析员和教学管理科进行。 案例： 某高校学生选课系统开发计划 项目调研第一步 面谈 案例： 某高校学生选课系统开发计划 0 学生选 课系统 学生 教师 选课单 课程表 成绩记录单 系统关联图（系统边界） 举行面谈 面谈之前 ： 确立面谈目的 确定要包括的相关用户 确定参加会议的项目小组成员 建立要讨论的问题和要点列表 复查有关的文档和资料 确定时间和地点 通知所有参加者有关会议的目的、时间 和地点 举行面谈 进行面谈 ： 衣着得体 准时到达 寻找关注的细节 详细记录 指出和记录未解决的问题 举行面谈 面谈之后 ： 复查笔记的准确性、完整性和可理解性 确定需要进一步澄清的问题域 适当的时候向参加会议的每一个人发一 封感谢信 二 人员组织安排 组织结构： 信息系统指导 /监督委员会 信息系统项目管理组 信息系统项目开发组 二 人员组织安排 人员构成： 技术人员 系统分析员、程序设计人员、网络专家 某些情况下，可补充招聘新人员 用户 来自组织内部的职能人员，根据需要对他 们进行技术或其他培训工作 二 人员组织安排 各阶段人员配备： 信息系统指导委员会（全阶段） 系统规划阶段 项目经理、有经验的系统分析员 系统分析阶段 增加系统分析员 某些关键业务领域的用户 （一般是中层 管理人员， 表述业务需求） 二 人员组织安排 各阶段人员配备 （续）： 系统设计阶段 补充专业技术人员，如网络专家和数据库 专家 系统实施阶段 编程人员 质量控制人员（完成软件测试工作） 用户（学习系统操作方法，然后留在组织 内担当培训员） 典型项目的人员配备 计划 分析 设计 实施 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 人 员 数 项目时间 人员安排步骤 为项目制定一个人员需求计划 确定并邀请专门技术人才 确定并邀请专门用户人员 把项目组按任务分成工作小组 实施初步的培训和建组训练 三 可行性分析 GB 8566-88 软件开发规范 中指出： 可行性研究的主要任务是 “ 了解用户 的要求及现实环境，从技术、经济和社 会因素等三方面研究并论证本项目的可 行性，编写可行性研究报告，制定初步 项目开发计划。 ” 三 可行性分析 经济可行性 组织上和管理上的可行性 技术可行性 资源可行性 （人员、计算机资源、 物理设备） 经济可行性 第一步 评估开发和运行成本 第二步 评估预期的财务收益 第三步 风险 /收益分析 风险 /收益分析 ：分析比较成本与收益 并了解在新系统开发上的风险，确定项 目是否值得开发。 成本 开发成本 薪水 /工资 硬件设备与安装 软件与许可证 咨询费与对第三方的付款 培训 设施 实用程序与工具 差旅杂项 成本 运行费用 设备连通 设备维修 软件维护 计算机运行 设备分期偿付 培训和辅助 系统开发和每年运行费用举例 1.系统开发费用（一次） 人员： 2名系统分析员 (450小时 /名 ,45美元 /小时 ) $40,500 5名系统开发人员 (275小时 /名 ,36美元 /小时 )49,500 1名网络通讯专家 (60小时 /名 ,42美元 /小时 ) 2,400 1名数据库管理员 (30小时 /名 ,42美元 /小时 ) 1,260 2名技术写作者 (120小时 /名 ,25美元 /小时 ) 6,000 1名秘书 (160小时 /名 ,15美元 /小时 ) 2,400 2名在转换期间数据输入人员 (40小时 /名 ,12美元 /小时 )49,500 系统开发和每年运行费用举例 培训： 三天的开发人员内部培训课程 7,000 30个用户，三天的内部培训课程 10,000 物资： 复印 500 磁盘、纸张等消耗品 打印消耗品（色带、色盒等） 650 系统开发和每年运行费用举例 购买硬件、软件： 20台工作站 Windows软件 1,000 20台工作站内存升级 8,000 网络软件 17,500 20台工作站办公软件产品 20,000 系统开发总费用 $161,670 系统开发和每年运行费用举例 2.年运行费用（每年）人员： 维护程序员 /分析员 (250小时 /年 ,42美元 /小时 ) $10,500 网络管理员 (300小时 /年 ,50美元 /小时 ) 15,000 购买硬件、软件升级： 硬件 5,000 软件 6,000 物资和杂项 3,500 每年总运行费用 $40,000 收益 （直接）收益来源 增加生产力 降低操作费用 减少劳动量 降低计算机开支 降低外购费用 降低职员和专家费用 降低开支增长率 减少设备费用 减少成本 增加收入 收益 （直接）收益来源 例： 由于手工自动化或效率增加而减少工作人员 维持定量的工作人员而增加工作量 减少运行费用，如应急发货的运输费用 由于自动检错而减少错误率 确保文件或交易的快速处理和周转 捕获货币管理上损失的折扣 减少不良账单或不良信贷损失 收益 （直接）收益来源 例： 由于严格控制，减少库存或商品损失 更快地收取可收账款 较好的库存管理减少由于过期造成的损失 采用批量折扣和购买减少商品成本 采用电子数据交换和其他自动化手段减少文 书工作的成本 收益 财务计算 确定新系统的净现值 确定投资回收期 确定投资回收率 收益 财务计算 净现值：新系统投资的收益与成本的现值 净现值 =将来所得金额 /（ 1+贴现率） 年数 投资回收期：收益抵消成本的时间段 一年内的分数式 =|年初金额 |/（年终金额 +|年 初金额 |） 投资收益率：从一个新系统投资中得到的收 益百分数 投资收益率 =（预计时间内的利润 - 预计时间内 的成本） /预计时间内的成本 收益 无形收益 改良资产利用 改良资源控制 改良组织计划 增加组织适应性 更多及时信息 更多信息 增加组织的学习 达到合理要求 提高雇员的积极性 增加工作满意程度 改良决策 改良运作 提高客户满意程度 更好的合作前景 （应估算成相应的金额计入总收益） 风险 /收益分析 慎重检查 确定开发 常规项目避免 项目风险 低高 高 低 潜 在 收 益 利益可能无法获得 实施费用超过预算 实施时间超过预计 技术未达到预期效果 系统与现有软硬件不 兼容 主要风险 组织上和管理上的可行性 考虑的问题 (1)领导的合作态度 (2)人员心理（抵制 /支持） (3)基础工作的规范化（数据、过程） (4)管理制度和机构 技术可行性 度量一个特定技术信息系统解决方案的实用性 及技术资源的可用性 考虑的问题 (1)开发风险 (2)资源有效性 (3)相关技术的发展 (4)是否需要额外的培训、雇用顾问或新的人员 三 可行性分析 可行性分析结论 (1) 立即展开 (2) 推迟 (3) 修改后进行 (4) 不能进行 (5) 不必要进行 四 制定项目进度 1 术语： 任务、活动、阶段 阶段由一组有关的活动组成 活动由一组有关的任务组成 任务是可识别和安排的最小工作， 是进度安排的最小单位 四 制定项目进度 2 步骤： 确定各阶段的活动及任务 估算任务大小，即人力资源、每 人工作日、所需日程、相关资源数 确定任务的前后关系 对每个任务进行时间安排 项目管理原则 作好任务、日程、资源以及如何管理项 目的详细计划 尽早发现项目异常及进展迟缓的原因 把项目分成能够管理的几个阶段（进度管 理一般是 40-20-40规则 ，即分析设计占 40%、编程 20%、测试 40%） 在每一个阶段中设置检查点 确立项目活动的开工指示及工作成果 项目管理原则 （续） 强调每个阶段要写出系统文档 开发进度控制 目标不能过细，应适当粗些 工作计划要留有一定的宽裕度 及时交换意见，减少不确定性 尽可能保证 “ 先前的工序 ” 按时 完成 四 制定项目进度 3 方法： PERT/CPM 甘特图 四 制定项目进度 4 工具： Microsoft Project 计算机辅助 CASE工具 项目管理工具 Microsoft Project 项目管理应用软件。可使用它为项目管理做计划， 排定日期和编制项目信息图。 主要功能 ： 仅输入任务、工期、所需资源、成本等，就可得到全面的成 本预算。 实时的任务跟踪 。（ 输入完成情况，自动得到进度图表） 管理错综复杂的项目 。 生成多种直观、易懂的图形及报表 。 （如甘特图、 PERT图等） 可以用 web页面的方式发布用户的工程图表信息 。 项目管理工具 Microsoft Project 常用视图有 ： 甘特图 跟踪甘特图 任务分配状况 工程网络图（ PERT） 资源工作表（存放所有资源信息、包含人力资源 的工资、材料的造价、工具的使用成本等信息） 第二节 信息系统的运行管理 MIS的日常运行管理 系统运行情况的纪录 系统运行的日常维护 系统的适应性维护 信息系统的运行管理 (续 ) 系统文档的管理 文档标准与规范的制定 文档编写的指导与督促 文档的收存、保管与借用手续的办理等 系统的安全保密 引起安全问题的原因 维护安全应采取的措施 信息系统的运行管理 (续 ) 系统维护 维护的理由 维护类型 维护内容 维护的实施 ( 人员、财务 ) 系统评价 评价指标体系 评价方法 第三节 信息系统的评价 1 系统维护 维护的理由： 用户的新需求 技术更新、硬件问题 公司购并或并购 政府政策的调节 运行环境的变化 维护的类型： 正确性维护 适应性维护 完善性维护 预防性维护 1 系统维护 (续 ) 维护的内容： 程序维护 数据文件维护 代码维护 机器、设备维护 1 系统维护 (续 ) 维护的实施： 保证维护的队伍 保证维护的经费 软件维护的成本 1 系统维护 (续 ) 使用时间 软 件 维 护 成 本 2 系统评价 评价 贯穿系统建设的全过程，尤其在设计、 实施阶段更为重要。它分析系统的处理，以确保 系统能按期望运行。 系统评价通常涉及：设计中对系统的运行及收益 的要求与系统实际运行情况及收益进行比较 系统运行后，重新估价设计中的成本、控制等复 杂因素。 评价的问题反馈给建设的各阶段以便重新处理 系统评价指标体系 从三个角度来考虑评价指标体系 : 从建设、运行维护角度评价的指标 从用户角度考虑的指标 从对外部影响考虑的指标 上述三个角度考虑的指标共有 20个，组 成指标体系。 2 系统评价 (续 ) 系统的评价方法 多因素加权平均法 一种简单易用的综合评价方法。该方法 把上述 20项指标列成表一所示的最上层， 然后请专家对每个指标按其重要性打一个 权重，权重最高分为 10分，最低分 1分。 再请每个专家分别对被评价系统 20个指标 打分，最高分也是 10分，最低分 1分。 2 系统评价 (续 ) 系统的评价方法 (续 ) 层次分析法 (AHP)评价方法 五个步骤 ： 1建立层次结构模型 2构造判断矩阵 3层次单排序及其一致性检验 4层次总排序 5层次总排序的一致性检验 2 系统评价 (续 ) 系统的评价方法 (续 ) 数据包络 (DEA)评价方法 数据包络分析方法 (DEA)的 CCR模型可以看作 是处理具有多个输入 (输入越小越好 )和多个输 出 (输出越大越好 )的多目标决策问题的方法。 它是根据一个关于输入 -输出的观察值来估计 有效的生产前沿面。具体来说， DEA是使用数学 规划模型比较决策单元之间的相对效率，对决 策单元作出评价。 2 系统评价 (续 ) 系统的评价方法 (续 ) 数据包络 (DEA)评价方法 (续 ) 企业 MIS的评价中，可以根据投资项目的输 入数据和投资后 MIS的输出数据来评价。输入数 据是指投资项目在投资过程中需要耗费的某些量， 例如投入项目资金总额，投入的总专业人数及素 质情况等。输出数据是指建设项目经过一定的输 入后，所产生的表明该管理信息系统活动成效的 某些信息量，根据输入数据和输出数据来评价信 息系统规模效益的优劣，即所谓评价信息系统间 的相对有效性。 2 系统评价 (续 ) 系统的评价方法 (续 ) 经济效果评价方法 1直接经济效果 （ 1）年收益增长额（ P）。 （ 2）投资效果系数（ E）。 （ 3）投资总额（ K）。 2间接经济效果 2 系统评价 (续 ) 讨论与思考 管理变革为什么要首先关注 流程的合理性 ?