档案管理办法

国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 1 档案管理档案管理档案管理档案管理办法办法办法办法 1 1 1 1 总则总则总则总则 1.1 为规范国投晋城能源投资有限公司（以下简称公司）档案管理工作，保证公司档案资料的完整性和准确性，更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定，结合公司实际，特制定本办法。1.2 公司档案指各部门（子公司）在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。1.3 公司档案工作是公司生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟公司各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。1.4 公司及各部门（子公司）切实加强对公司档案管理工作的领导，在加强档案管理硬件设施建设的同时，应着力加强软件建设，按照国家档案管理达标要求，公司档案管理按照二级以上标准建设，基建期档案管理标准应不低于三级，逐步实现公司档案管理标准化、信息化、现代化。国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 21.5 涉及机密的项目档案的管理与利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法规和公司相关规定办理。2 2 2 2 职责职责职责职责 2.1 公司档案管理归口由综合管理部负责，并设置公司级档案室，配备专（兼）职档案管理员，负责档案资料的归档监督检查和日常管理工作。各部门（子公司）为公司档案管理工作的责任单位，配备专(兼)职资料管理员。2.2 公司财务类档案由资产财务部按照国家法律、法规及公司相关规定并责成相关负责人保管。2.3 人力资源部负责保管公司人事档案。2.4 公司各部门（子公司）主要负责人为本单位档案管理工作的负责单位，负责协调、指导、检查本单位的档案管理工作，切实解决工作中存在的实际问题。各部门（子公司）在工作活动中和项目筹建中不断产生的具有查考利用价值的文件材料等，不得由承办单位或个人分散保存，必须由本单位整理立卷，按规定交综合管理部档案室集中保管。2.5 各子公司档案由本单位指定专人负责档案的收集、保护和统计等管理工作。项目基建期间，工程技术档案管理工作由项目公司根据公司档案管理要求具体负责，工程结束后及时移交公司综合管理部档案室。3 3 3 3 管理内容管理内容管理内容管理内容 国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 33.1 归档范围 3.1.1 文书类 3.1.1.1 上级机关发来的与本公司业务有关的，必须贯彻执行的文书材料，如：指示、命令、决定、决议、通知、规章、制度、条例、办法、规定、通报、批复等。3.1.1.2 为开展工作而形成的反映本公司的主要工作和基础情况的文书材料，包括：a)各单位召开的各种会议文件记录材料及总经理办公会记录；b)本公司向外发出的文件材料（上报、下发的），如：通知、办法、规定、请示、报告、批复等；c)供本公司内部使用、执行参考的文件，如：情况反映、报表、总结、计划、规定、各项制度、人员情况编制报表、名册及有价值的文件材料。3.1.1.3 各部门（子公司）与平级单位或非隶属单位在联系工作和共同开展工作的过程中形成的具有查考利用价值的文书材料，如：公函、合同或与本公司有关的协议书、办法、规定、通知、注意事项等。3.1.1.4 各部门（子公司）与国内、外企业及有关方面商洽公司业务工作的重要文件材料，如：对方企业所有重要的情况、洽谈记录、意向书、协议书、合同书及往来的电函、传真文件、重要的会议记录及所有得有价值的文件材料。国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 43.1.1.5 公司领导及工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议等带回来的有重要价值的文件材料。3.1.2 项目类 公司在投资经营活动中所形成的一系列具有法律效力和保存价值的各种文件、合同、资料和记录均属于归档范围。主要包括（内容和保管期限）：3.1.2.1 投资项目开发期间阶段所形成材料：a)项目推荐建议书，考察报告及有关附件（永久）；b)项目投资建议书及有关部门、领导的批示和批复文件（永久）；c)项目投资可行性研究报告及有关部门、领导的批示和批复文件（永久）；d)项目谈判纪要、合作意向书、协议书、签报及有关部门、领导的批示（永久）。3.1.2.2 投资项目组建期间所形成的材料：a)项目合同、章程的正式文本、法人代表授权委托书及有关补充协议（永久）；b)项目股东各方执照、股东名册、土地证明和房产证明的复印件（永久）；c)出资证明、验资证明和资产评估证明（永久）；d)国家有关部门对项目组建、设立和变更的批复（永久）。国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 53.1.2.3 投资项目建设期间所形成的材料：a)项目新建、改建、扩建的建议书、可行性研究报告、图纸及初步设计的政府部门批复文件（永久）；b)项目类合同；c)项目概算报告、调概算报告的批复文件（永久）；d)项目建设资金拨付计划、建设进度及建设中出现的重大问题报告及解决结果（长期）；e)项目工程验收、决算报告的批复文件（永久）。3.1.2.4 投资项目经营管理期间形成的材料：a)项目股东会、董事会、监事会的报告、决议、会议纪要及有关附件（永久）；b)项目董事会、监事会成员及高级管理人员的推荐、任免文件及有关附件（长期）；c)项目年度财务报告，生产销售统计报告及审计报告（永久）；d)项目涉及的法律诉讼、仲裁等法律事务文件（永久）；e)涉及项目的咨询、分析报告、意见及建议，项目负责人关于项目的年度分析报告及相关建议（长期）；f)就项目经营管理的有关情况向公司领导及有关部门的请示、报告及批复（永久）。3.1.2.5 投资项目退出过程中所形成的材料：a)项目股权转让的股东会决议、转让协议及还款协议，资产国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 6评估文件，国有资产管理部门关于股权变动的批件及有关附件（永久）；b)项目解除和终止合同，企业清算申请报告及有关批件，清算小组的清算报告及批件（永久）；c)项目破产申请报告及批件，债权债务明细表及法院的判决书及公告（永久）；d)项目合作及借款合同、担保文件以及执行完毕的结论材料（永久）。3.1.2.6 其他有关项目管理重要信息资料。3.1.3 其它 3.1.3.1 在工作活动中形成的录音带、录像带、DV、照片（含底片）等（长期）；3.1.3.2 其它认为有保存价值的记录及材料。3.2 监督检查 3.2.1 公司档案管理工作纳入公司年度管理考核体系，作为对部门管理、子公司综合管理工作中一个子项进行考核评分。3.2.2 公司档案管理工作采取包括抽查在内的多种检查方式，每年不少于一次，检查结果作为考核的依据。3.3 收集和归档 3.3.1 公司综合管理部设专人负责文件的收集、整理、保管、日常的查阅立卷等工作；各部门（子公司）应设立专（兼）国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 7职档案管理人员，并保持相对稳定，负责本单位档案的收集、整理、临时保管、统计等工作。3.3.2 各类文书档案以及添置设备、财产的产权资料等由综合管理部负责收集、归档。各类承包合同、商务合同、协议以及公司工作计划和工作总结的正本原件由经营管理部收集、归档，副本原件由综合管理部备案。项目筹建期所涉工程技术档案资料由所属项目公司负责收集、管理。3.3.3 公司各部门（子公司）相关人员将收集的档案材料汇集整理立卷后，一般应每月向公司综合管理部移交一次，重要档案应即时归档。移交档案要办理移交手续，填写移交目录。3.3.4 各子公司应根据本办法建立相应的实施细则和管理制度，切实做好项目筹建期档案管理工作。3.4 归档要求 3.4.1 归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。3.4.2 归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映公司工作、生产、基建、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。3.4.3 归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 8文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。3.4.4 归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。3.4.5 电子文件的归档应遵守两个原则：3.4.5.1 电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。3.4.5.2 同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。3.4.6 归档前由综合管理部验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留份，以备查考。3.4.7 电子文件归档前，各部门（子公司）负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。3.4.8 公司各部门（子公司）应在每月月底以前将本月办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司综合管理部档国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 9案专职移交。3.4.9 各部门（子公司）必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。3.5 档案的分类和编号 3.5.1 根据国有企业文件材料归档办法、电力工业企业档案分类表、煤炭工业企业档案分类表、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则对公司各种档案进行科学、规范、统一的分类和编号。3.5.2 公司档案按照以下八大类进行（第 05 大类详细分类主表见附件一）：0-党群工作 1行政管理 2经营管理 3生产技术管理 4财务审计 5人事管理 6基本建设 7设备管理 3.5.3 第 6、7 大类分类主表由各个子公司根据项目性质参照电力工业企业档案分类规则，火（水）电企业档案分类表、煤炭工业企业档案分类表执行。国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 10 3.5.4 档案的案卷标号由目录号、分类号、案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“-”号连接。0 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 0000 案 卷 号 四级类号 三级类号 二级类号 一级类号 目录号 目录号：用年度号、工程代号或机组号表示。分类号：一般由三级类号构成，第 8、9 大类由四级类号构成。案卷号：一般由三位数组成，记录同案卷顺序流水号，用“001-999”标识。3.6 档案立卷要求 3.6.1 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：3.6.1.1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 11 应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片、移动存储等。3.6.1.2 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。3.6.1.3 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.6.1.4 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。3.6.1.5 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 12 3.6.1.6 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。3.6.1.7 各部门（子公司）立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司综合管理部统一发放。3.7 档案借阅 3.7.1 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。非公司本部人员未经公司领导批准不得借阅。3.7.2 公司各单位因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导或公司分管领导批准，然后到公司综合管理部档案管理专职填写档案借阅单，方可借阅。阅档必须在指定地点，不得携带外出。需要借出档案的，必须履行批准程序。3.7.3 借阅档案，必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，超过期限由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合管理部经理批准。3.7.4 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。3.7.5 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。3.7.6 对涂改、拆散、泄露档案或未经综合管理部经理批准转借、复印、携带档案外出的，视具体情况，对其所属单位国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 13 负责人和当事人予以通报批评及进行相关行政处理。3.8 档案保管期限 3.8.1 公司档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。3.8.2 确定公司档案保管期限的原则：3.8.2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌、涉及项目有关资料的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.8.2.2 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。3.8.2.3 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。3.9 档案的鉴定与销毁 3.9.1 公司综合管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。3.9.2 档案鉴定工作由综合管理部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3.9.3 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册，提出销毁报告，报经公司分管领导审批。未经批准同意，任何单位和个人都国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 14 不能任意处置和销毁公司档案。3.9.4 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。4 4 4 4 附则附则附则附则 4.1 子公司应根据本办法，结合本单位实际，制定实施细则。4.2 本办法由公司综合管理部负责解释。自发布之日起施行。5 5 5 5 附录附录附录附录 档案分类主表（05 类）国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 15 附录 档案分类主表档案分类主表档案分类主表档案分类主表（第第第第 0 0 0 0-5 5 5 5 类类类类）0 0 0 0 党群工作党群工作党群工作党群工作 01010101党群工作综合党群工作综合党群工作综合党群工作综合 02020202党务工作综合党务工作综合党务工作综合党务工作综合 020工作计划、总结 021党委会、民主生活会、政工会议记录、报告 022党员大会、党员代表大会文件 023党委指示、决定、报告、通知 024党委调查研究形成的材料 025党委专题总结、报告（如清查、核查、两清工作）026争先创优和表彰先进 03030303组织工作组织工作组织工作组织工作 030组织工作计划、总结、规定、通知等 031组织设置（机构级别、待遇、领导关系变动、启用印信等）032党员管理（组织生活、组织关系介绍信及存根、党籍、党龄）033整党建党（思想、组织、作风整顿、党员入党、转正）034干部管理（党内干部任免、选举、审查、考核、考绩、党委领导分工）国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 16 035党费管理 039统计报表、党员名册 04040404纪检工作纪检工作纪检工作纪检工作 040纪检工作计划、总结 041纪检会议记录 042关于纪检工作的指示、通知、报告、会议纪要等 043党风建设 049统计、报表 05050505宣传工作宣传工作宣传工作宣传工作 050宣传工作计划、总结 051宣传工作的指示、通知、会议纪要 054反应本单位活动的剪报、广播稿、本单位办的报刊 059简报 1 1 1 1 行政管理行政管理行政管理行政管理 11111111行政管理综合行政管理综合行政管理综合行政管理综合（公司筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程等）12121212行政事务行政事务行政事务行政事务 120行政工作计划、总结、通知、规定、办法等 121公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）的构成、变更、会议、纪要、决议等 122综合事务、管理文件、文秘、机要、保密工作，国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 17 印鉴的管理 123工商行政管理、法律事务 124修志工作、大事记 129简报 16161616后勤福利后勤福利后勤福利后勤福利 160后勤福利工作的通知、规定、会议纪要 163生活管理（食堂、洗浴、接待）164车辆、道路管理 166用水、用电管理 169统计、报表 2 2 2 2 经营管理经营管理经营管理经营管理 21212121经营管理综合经营管理综合经营管理综合经营管理综合 22222222计划统计计划统计计划统计计划统计 220生产、基建计划、总结及计划调整 221计划管理规定、通知等 222技术经济指标完成情况分析 223月度计划任务书或月度工作计划 229统计报表及统计资料汇编（固定资产报表如此）23232323物资管理物资管理物资管理物资管理 230年度物资采购、分配计划 231物资管理的通知、办法、规定 232重要物资供应文件（招标、投标、合同、协议、国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 18 来往函件）235仓库管理 239统计、报表 3 3 3 3 生产技术管理生产技术管理生产技术管理生产技术管理 31313131生产技术管理综合生产技术管理综合生产技术管理综合生产技术管理综合 32323232规划规划规划规划、基建管理基建管理基建管理基建管理 320公司长远规划 321勘测设计管理（资格认证、设计招标、投标等）323基建工程管理的规定、办法等 324工程项目管理 325工程概算定额管理规定及外包管理（外包队伍资格认证、外包合同等）33333333生产管理生产管理生产管理生产管理 331生产技术管理的通知、规定、办法等 332检修、调度、运行管理 333三项费用工程计划、总结、报告等 334四项监督（金属、绝缘、化学、仪表的技术监督）339统计、报表 34343434施工管理施工管理施工管理施工管理 340施工管理的计划、总结 341施工调度会议、文件 342施工技术管理的规定、办法、条例、通知等 国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 19 345施工协议、合同 35353535安全环保安全环保安全环保安全环保 350安全管理通知、规定、制度、通报、会议纪要等 351安全措施、总结（含事故措施、安全教育）354事故报告、调查分析（含设备、人身、交通等非生产事故及障碍、未遂事故）359统计、报表、简报 37373737质量管理质量管理质量管理质量管理 370全面质量管理规划、计划、措施、总结、通知等（含工程质量规划、措施、总结）371全面质量管理办法、规定、培训、考试、检查 372工程质量监督办法、规定、通知、考核 379统计、报表 39393939信息工作信息工作信息工作信息工作 390关于信息工作的通知、规定等 391计算机应用和管理 4 4 4 4 财务审计财务审计财务审计财务审计 41414141财务审计综财务审计综财务审计综财务审计综合合合合 42424242财务管理财务管理财务管理财务管理 420财务管理制度、规定、办法、通知等（各种补贴标准入此）421流动资金核定、结算 国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 20 422固定资产的新增、调拨、报废（含请产核资、设备保险）423专项资金的提取、分配（更改、大修、福利、奖励基金等）424生产财务和成本（含财务收支计划、经济分析、增收节支、利润、年度财务决算等）425基建财务 426税收（含财政、税收、预算调节基金、教育基金）43434343会计账务会计账务会计账务会计账务 430报表 431账册 432工资单 433凭证 434会计档案移交、销毁清册 44444444审计工作审计工作审计工作审计工作 440审计工作的通知、规定、计划、总结等 441专项审计的通知、报告、结论、证明材料等 449统计、报表 5 5 5 5 人事劳资人事劳资人事劳资人事劳资 51515151人事劳资综合人事劳资综合人事劳资综合人事劳资综合 53535353人事管理人事管理人事管理人事管理 54545454劳动管理劳动管理劳动管理劳动管理 国投晋城能源投资有限公司 GTJN（ZX）0203 21 540劳动管理的规定、办法、通知等 541劳动合同 547劳动保险、劳动保护、福利（含劳保统筹）55555555工资管理工资管理工资管理工资管理 551工资管理（含调资、定级、工龄计算）552奖金、津贴（含工程考核奖励）56565656教育培训教育培训教育培训教育培训 560教育、培训计划、规划、总结 561教育、培训经费 563职工技术培训和继续教育 569统计、报表