OA系统使用说明书

OA系统使用说明书OfficeIM网络办公客户端 用户使用说明书 目录 1. 产品说明. 错误！未定义书签。 1.1 1.1.1 1.1.2 2. 2.1 2.2 3. 4. 应用环境 . 错误！未定义书签。 硬件环境 . 错误！未定义书签。 软件环境 . 错误！未定义书签。 安装步骤 . 错误！未定义书签。 卸载方法 . 错误！未定义书签。 安装及卸载 . 错误！未定义书签。 功能列表. 错误！未定义书签。 操作说明. 错误！未定义书签。 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 登陆 . 错误！未定义书签。 快速入门 . 3 个人办公 . 5 个人文件夹 . 5 公告通知 . 6 邮件 . 7 考勤/工作日志 . 11 考勤/工作日志查询 . 13 请假申请审核. 14 工作任务 . 14 工作任务查询. 19 工时统计 . 21 4.3.10 个人通讯录 . 21 4.3.11 个人资料库 . 23 4.3.12 网络硬盘 . 24 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8 4.4.9 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 公共事务 . 27 组织结构图 . 27 文档中心 . 28 公共通讯录 . 31 车辆管理 . 32 人事管理 . 35 物品管理 . 37 资产管理 . 41 进销存管理 . 48 项目管理 . 44 工作流 . 48 工作流表单定义 . 49 工作流流程定义 . 51 新建工作流 . 54 处理工作流 . 56 即时通讯 . 56 即时消息 . 56 文件传输 . 57 内部短信 . 58 网络电话 . 58 第 2 页 共 84 页 4.6.5 4.6.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.7.5 4.7.6 4.7.7 4.7.8 4.7.9 广播 . 59 远程管理 . 59 系统管理 . 61 修改个人状态. 61 个人设置 . 62 系统设置 . 62 系统消息 . 63 项目管理设置. 64 部门人员维护. 66 系统登陆日志. 72 职责维护 . 73 系统维护 . 74 4.7.10 考勤设置 . 81 4.7.11 文档中心设置. 83 快速入门 登录后,首先看到的是即时通讯面板，显示当前的所有部门，双击部门图标可以显示部门下属的人员。 新通知。 部门图标，双击可以显示下面的人员，点击右键可以进行部门的群发操作。 新邮件。 人员图标，双击打开即时消息，点击右键可以进行其他所有的操作。 点击”常用联系人”,可以显示自己定义的组和人员。 新消息。 点击”可以显示下面的显示所有功能”，可以打开办公系统主界面。 点击”所有功能”,可以打开办公系统主界面。 第 3 页 共 84 页 树状节点功能 导航窗体 点击左边的导航窗体,可以查看”个人办公” ，”即时通讯” ，“公共事务”,” “工作流”，“进销存”，“系统管理”的所有功能，点击树状的功能节点，可以进入相应的功能。 点击左边的“系统管理”-“部门人员维护”,出现下面的界面: 第 4 页 共 84 页 系统初始化了一个公司的部门和人员的模型,默认帐号1000，密码1 ，用户可以在“系统管理”-“部门人员维护”定制自己的部门和人员. 1 修改集团名称 点击“修改集团名称”按钮 2 增加部门 树状机构图选择一个上级部门，点击“增加部门” 3. 增加用户 树状机构图选择一个上级部门，点击“增加用户” 输入“登陆帐号”，“姓名”，“登陆密码”，“权限职责”，“考勤类型”点击确定。 1.1 个人办公 1.1.1 个人文件夹 当打开页面,会默认显示个人文件夹, 个人文件夹可以显示当天的通知、邮件、内部短信和工作流,双击相应的记录可以查看详细信息。 第 5 页 共 84 页 1.1.2 公告通知 选择”个人办公” 导航窗体,点击”公告通知” 点击”打开”按钮,显示详细的通知内容。 1.1.2.1 新增公告通知 点击”新增”按钮,选择”重要性”,点击出现下面界面, ,选择要发布的部门(可以多选, 发布的部门范围可以在 系统管理-部门人员维护-修改人员-管理维护-通知发布范围设置),输入标题,最后输入通知的内容,通知内容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能.点击菜单-附件 第 6 页 共 84 页 -增加附件,可以添加相应的附件.点击短信. ,可以发布通知,选择右边的”发送手机短信”可以同时发送手机如果选择“不允许另存或复制”，表示通知的内容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。 1.1.2.2 修改公告通知 点击”修改”按钮。 1.1.2.3 删除公告通知 点击”删除”按钮。 1.1.3 邮件 1.1.3.1 新邮件 选择“个人办公” 导航窗体,点击“新邮件” 第 7 页 共 84 页 点击可以选择要收信的部门或人员,可以多选,输入主题,输入邮件的内容,邮件内容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能。 点击菜单-附件-增加附件,可以添加相应的附件。 点击,可以保存到“草稿箱”,点击直接发送邮件。 如果选择“不允许另存或复制”，表示邮件的内容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。 1.1.3.2 收件箱 选择”个人办公” 导航窗体,点击”收件箱”。 第 8 页 共 84 页 点击”回复”按钮,直接回复发件人的邮件。 点击”转发”按钮,直接转发当前的邮件。 点击”打开邮件”按钮,显示详细的邮件内容。 ,找到附件,点击右键可以打开或另存。点击收信人页, 第 9 页 共 84 页 在这里可以看到其他收信人的回复信息,也可以修改自己的邮件状态和输入自己的回复信息,同时也可以转发邮件,最后点击”确定”保存。 1.1.3.3 草稿箱 选择”个人办公” 导航窗体,点击”草稿箱”，“草稿箱”保存的是编辑好但没发送的邮件,点击”打开邮件”可以再次发送。 1.1.3.4 发件箱 选择“个人办公“ 导航窗体,点击“发件箱”，“发件箱”保存的是已经发送成功的邮件,点击“打开邮件”可以查看收信人的查看情况和回复信息。 1.1.3.5 废件箱 选择“个人办公” 导航窗体,点击“废件箱”， “废件箱”保存的是已经删除的邮件,如果要彻底删除点击“删除”按钮。 第 10 页 共 84 页 1.1.4 考勤/工作日志 选择“个人办公” 导航窗体,点击“考勤/工作日志”. 在左上角可以选择年和月,查看相应的考勤和工作日志。 1.1.4.1 考勤登记 点击“考勤登记”按钮，点击“登记”可以对当前时间进行考勤登记“考勤设置”进行设置）。 1.1.4.2 请假申请 点击”请假申请”按钮。 第 11 页 共 84 页 输入“开始时间”、“结束时间”、“请假类型”、“原因”、“地点”、“审核人”,点击“确定”，如果有工作移交情况，选择工作移交人员。 1.1.4.3 工作日志内容 选择一天,点击“日志内容”按钮,可以输入当天的工作日志内容,点击“确定”保存.点击“附件”页 可以增加附件。 第 12 页 共 84 页 1.1.4.4 工时报告 选择一天,点击“日志内容”按钮,选择“工时”页，点击“增加”按钮，可以输入当天工时情况,点击“确定”保存。“项目管理设置”维护） 1.1.4.5 请假记录 点击“请假记录”页,可以查看自己的请假情况和批复情况。 1.1.5 考勤/工作日志查询 选择”个人办公” 导航窗体,点击“考勤/工作日志查询”。 在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段，可以查看相应的考勤和工作日志和请假记录和工时统计。“部门人员维护”）“修改人员”）“管理范围”）“考勤/工作日志查询”设置) 第 13 页 共 84 页 1.1.6 请假申请审核 选择“个人办公” 导航窗体,点击“请假申请审核”。 选择一条要审核的请假申请,要通过时点击“审核通过”按钮,不通过时点击“审核不通过”按钮。点击“已审核”页,可以查看已经审核过的请假申请。 1.1.7 工作任务 选择“个人办公” 导航窗体,点击“工作任务”。 第 14 页 共 84 页 左上角可以选择日期,查看相应的时间内的工作任务。 工作任务分两页，“我的任务”和“分配任务”。 “我的任务”是自己建立的任务，或者是领导下发的任务。 “分配任务”是给下属人员分配的任务。 1.1.7.1 新建工作任务 点击“新建”按钮 第 15 页 共 84 页 基本信息页输入“开始时间”、“结束时间”、“优先级”、“状态”、“完成百分比”、“任务内容”,，如果要提醒功能,点击“提醒设置”页,输入到期提醒等信息，如果要增加附件点击“附件”页，点击“增加附件”按钮,输入完成后,点击“确定”。 第 16 页 共 84 页 点击“相关工作流”，可以查看该项任务相关的工作流表单。“工作流表单设计” ，增加数据选择框，选择工作任务） 1.1.7.2 修改工作任务 点击“修改”按钮，输入完成后点击“确定”按钮。 1.1.7.3 删除工作任务 点击“删除”按钮。 1.1.7.4 下发工作任务 点击“分配任务”页。 第 17 页 共 84 页 “系统 点击“新建”。 点击人员图标，可以弹出下属人员界面，可以多选，输入工作任务内容，点击确定按钮。 第 18 页 共 84 页 1.1.8 工作任务查询 选择“个人办公” 导航窗体,点击“工作任务查询”。 在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段，可以查看相应的工作任务。，点击“确定”按钮。 下载文件 选择一个文件，鼠标右键，点击“下载文件”。 删除文件 选择一个文件或多个文件，鼠标右键，点击“删除文件”。 共享文件夹选择一个文件夹，鼠标右键，点击“共享”。 1.1.13 网上邻居 选择“个人办公” 导航窗体,点击“网上邻居”. “网上邻居”类似windows内置的网上邻居功能，可以在局域网内共享本地硬盘给对方，也可以访问别人共享给自己的目录。 选择“我的本地共享”，点击“新建共享” 第 25 页 共 84 页 输入名称，点击，选择一个本地的目录。 可以设置密码，选择一种共享方式，点击“确定”保存。 如果要访问对方的共享的目录，点击“网上邻居”节点展开。 第 26 页 共 84 页 选择对方共享的目录，可以上传或下传文档。 1.2 公共事务 1.2.1 组织结构图 选择“公共事务” 导航窗体,点击“组织结构图”，可以选择“纵向”或“横向”查看。 第 27 页 共 84 页 1.2.2 文档中心 选择“公共事务” 导航窗体,点击“文档中心”. 1.2.2.1 新建文件夹 选择一个上一级文件夹，点击“新建文件夹”。 1.2.2.2 修改文件夹 选择要修改的文件夹，点击“修改文件夹”。 1.2.2.3 删除文件夹 选择要删除的文件夹，点击“删除文件夹”。 1.2.2.4 新建文档 选择一个文件夹，点击“新建”按钮 第 28 页 共 84 页 输入“名称”，选择一个文档或多个文档，输入“关键词”、“注释”，点击“确定”。 1.2.2.5 打开文档 选择一个文档，点击“打开”. 点击“打开文件”按钮可以直接打开文档，点击“编辑文档”可以在线直接编辑文档，点击“下载文件”按钮可以把文档下载到一个目录。 点击“批量下载”功能，可以一次下载多个文件。 第 29 页 共 84 页 点击“编辑文档”，会自动打开文档编辑，如果要在线更新，在文档编辑器关闭前，不要关闭文档详细界面，先关闭文档编辑器后，再在文档详细界面的退出按钮，会提示： 点击是，文档会自动更新到服务端。 1.2.2.6 重新上传文档 选择一个文档，点击“重新上传”按钮。 1.2.2.7 删除文档 选择一个文档，点击“删除”按钮。 1.2.2.8 权限分配 选择一个根目录的文件夹，点击“权限分配”按钮 第 30 页 共 84 页 查看人员的权限可以分为“下载”和“复制Word，Excel”，点击表格里面的方框可以设置。 管理人员的权限可以分为“文件夹新建”、“文件夹修改”、“文件夹删除”、“文件新建”、“文件修改”、“文件删除”，点击表格里面的方框可以设置。点击管理人员右侧的“添加”按钮，添加管理人员，点击管理人员右侧的“删除”按钮，删除管理人员。 点击分配权限人员右侧的“添加”按钮，添加分配权限人员，点击分配权限人员右侧的“删除”按钮，删除分配权限人员。 设置完成后点击“确定”。 1.2.3 公共通讯录 选择“公共事务” 导航窗体,点击“公共通讯录”，操作同“个人通讯录”模块，里面的通讯录信息所有用户都能看到。 第 31 页 共 84 页 1.2.4 车辆管理 1.2.4.1 车辆维护 选择“公共事务” 导航窗体,点击“车辆维护”。上面是所有车辆的基本信息，下面是相应车辆的用车情况。 新建车辆 点击“新建”按钮，输入相关的信息，点击“确定”按钮。 第 32 页 共 84 页 修改车辆 点击“打开”按钮。 删除车辆 点击“删除”按钮。 1.2.4.2 车辆查询 选择“公共事务” 导航窗体,点击“车辆查询”。 1.2.4.3 用车申请 用车流程分为“用车申请”、“用车审核”、“用车确认”、“用车评价”四个阶段。 选择“公共事务” 导航窗体,点击“用车申请”。 新建用车申请点击“新建” 第 33 页 共 84 页 输入用车申请信息，在“审核”页选择一个审核人员，点击“确定”。 1.2.4.4 用车审核 选择“公共事务” 导航窗体,点击“用车审核”。找到要审核的用车申请，点击“打开”按钮。 可以修改开始时间和结束时间和审核意见，选择“同意”或“不同意”，在“确认”页选择一个确认人员，点击“确定”。 1.2.4.5 用车确认 选择“公共事务” 导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮 第 34 页 共 84 页 可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，选择“同意”或“不同意”，在“评价”页选择一个评价人员，点击“确定”。 1.2.4.6 用车评价 选择“公共事务” 导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮 可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，点击“确定”。 1.2.4.7 用车查询 选择“公共事务” 导航窗体,点击“用车查询”。 1.2.5 人事管理 1.2.5.1 人事档案管理 选择“公共事务” 导航窗体,点击“人事管理”“人事档案管理”。 第 35 页 共 84 页 新建人事档案选择一个部门，点击“新建”按钮， 输入工号和姓名，点击“确定”按钮，新建完成后，在窗体右边输入具体的人事档案信息，输入完成后点击“保存”按钮。 1.2.5.2 人事档案查询 选择“公共事务” 导航窗体,点击“人事档案查询”。 1.2.5.3 人事档案统计 选择“公共事务” 导航窗体,点击“人事档案统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。 第 36 页 共 84 页 1.2.6 物品管理 “系统维护”）“业务分类”）“物品”） “系统维护”）“业务信息”）“物品”） “系统维护”）“业务属性”）“物品”） 1.2.6.1 物品维护 选择“公共事务” 导航窗体,点击“物品维护”。 第 37 页 共 84 页 增加分类 选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。 修改分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。 删除分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。 新建物品 选择一个上级分类，点击“新建”按钮， 输入信息后，点击“确定”保存。 (业务分类在系统管理-系统维护-业务分类-物品中维护,再到系统管理-部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类) 修改物品 选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。 第 38 页 共 84 页 删除物品 选择一个物品，点击“删除”按钮。 导入Excel文件 选择一个分类，点击“导入Excel”按钮，选择一个现有的物品Excel文件，出现下面界面： 选择要导入的字段，如果字段对应不正确，点击“映射”按钮进行对应，点击“导入”按钮。 导出Excel文件 点击“导出”按钮。 物品属性输入物品属性可以由用户在 “系统管理”“系统维护”“业务属性”定义。 第 39 页 共 84 页 选择属性页，双击要输入的属性，输入完成后，点击“确定”。 按条件查询点击“查询”按钮 输入查询条件，点击“搜索”按钮。 1.2.6.2 物品变动 选择“公共事务” 导航窗体,点击“物品变动”。 第 40 页 共 84 页 点击新建， 选择“变动类型”，选择“物品”，输入单价，数量，选择“经办人”,点击“确定”按钮。 1.2.7 设备管理 “系统维护”）“业务分类”）“设备”） “系统维护”）“业务信息”）“设备”） 第 41 页 共 84 页 “系统维护”）“业务属性”）“设备”） 1.2.7.1 设备维护 选择“公共事务” 导航窗体,点击“设备管理设备维护”。 增加分类 选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮，输入完成后点击“确定”。 修改分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。 删除分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。 新建设备 选择一个上级分类，点击“新建设备”按钮， 第 42 页 共 84 页 输入“台帐一”和“台帐二”，点击“确定”。 第 43 页 共 84 页 修改设备 选择一个设备，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。 删除设备 选择一个设备，点击“删除”按钮。 (业务分类在系统管理-系统维护-业务分类-设备中维护,再到系统管理-部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类) 1.2.7.2 设备统计 选择“公共事务” 导航窗体,点击“设备管理”“设备统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。 1.2.8 项目管理 选择“公共事务” 导航窗体,点击“项目管理”，项目管理和工作任务紧密结合，一个项目有多个项目阶段组成，一个项目阶段包含很多个工作任务。“项目管理设置”模块。） 第 44 页 共 84 页 新建任务 左边的数，选择一个项目或选择一个项目阶段，点击“新建任务”按钮 点击，可以选择工作任务的参与人员，可以一次多选，输入完成后，点击“确定”按钮。 新建子任务 选择一个已经存在的任务，点击“新建子任务”按钮。 第 45 页 共 84 页 修改任务 选择一个已经存在的任务，点击“打开”按钮。 删除任务 选择一个已经存在的任务，点击“删除”按钮。 点击“表格模式”页，可以以表格的模式显示项目任务，点击“相关工作流”页可以查看和项目相关的工作流表单。 1.2.9 业务模型 “系统维护”）“业务模型”） “系统维护”）“业务分类”）“业务模型”） “部门人员维护”）“业务分类”） “职责维护”）“业务模型”） 选择“公共事务” 导航窗体,点击相应的业务模型。 增加分类 选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。 修改分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。 删除分类 选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。 新建物品 选择一个上级分类，点击“新建”按钮， 第 46 页 共 84 页 输入信息后，点击“确定”保存。 修改模型 选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。 删除模型 选择一个物品，点击“删除”按钮。 1.2.10 业务记录 “系统维护”）“业务记录”） “系统维护”）“业务分类”）“业务记录”）“部门人员维护”）“业务分类”） “职责维护”）“业务记录”） 选择“公共事务” 导航窗体,点击相应的业务记录。 第 47 页 共 84 页 新建记录，点击“新建”按钮， 输入信息后，点击“确定”保存。 修改记录 选择一条记录，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。 删除记录 选择一条记录，点击“删除”按钮。 1.3 进销存管理 第 48 页 共 84 页 1.4 工作流 工作流采用先进的Word和Excel两种表单模式，实现任意业务流程、文件流转及审批，同时内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。 工作流由工作流表单设计、工作流流程设计、工作流记录、工作流统计模块组成。 工作流表单设计的作用是编制业务的表单和数据项，数据项可以是文本、数字、日期、时间、图片、手写签名。 工作流流程设计的作用是编制业务表单的走向和具体步骤，以及每个步骤之间应该处理的数据项和步骤之间的走向，以及配置每个步骤的经办人。 工作流记录是具体的每一个工作流的实际数据和流程。 工作流统计可以通过输入查询条件 ，去查询和检索工作流记录。 工作流实现的顺序是 工作流表单设计工作流流程设计工作流记录工作流统计。 系统内置了20多个典型的的工作流模板，用户可以根据自己的需要创建新的工作流，可以修改现有的工作流以满足自己的需要，可以到我们主页上下载各个行业的工作流模板。具体的详细配置可以参见“工作流详细说明书.doc”文档。 1.4.1 工作流表单定义 选择”系统管理” 导航窗体,点击”工作流表单定义” 。 工作流表单是工作流的基础，可以说也是工作流的输入界面，系统采用了类似Word的自定义工具，用户可以根据自己的需要来定制自己的界面。 第 49 页 共 84 页 Word格式 Excel格式 表单的文字和表格等操作方法和word一样，不再说明。表单的数据输入控件有下面几种： 1.单行文本