精编电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号2180）

最新电大专科办公室管理设计题题库及答案（试卷号2180）盗传必究设计题1. 给下而的情境设计礼貌用语。问人姓氏说（2）仰慕已久说（3）长期未见说（4）请人解答说（5）求人办事说（6）请改文章说（向人祝贺说（8）身体不适说（9）看望别人说（10）请人接受说（11）希望照顾说（12）赞人见解说（13）归还物品说（14）等候别人说（15）需要考虑说（答：贵姓（2）久仰（3）久违（4）请教（5）拜托（6）斧正 恭喜（8）欠安（9）拜访（10）笑纳（11）关照（12）高见（13）奉还（14）恭候（15）斟酌（每点2分）2. 设计一份开业典礼的筹备工作流程。答：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张 贴开业告示）（6分）一做好来宾邀请工作（3分）一发放请柬（3分）一现场的布置（3分）一准备开幕 词、致答词（3分）一做好接待服务工作（3分）一要做好礼品馈赠工作（3分）一拟定典礼程序（3分） 一各种物质的准备工作。（3分）3. X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公 室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资 料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都 不可回绝，而是应当承担下来。（6分）（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（8分）（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（8分）（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。（8分）4. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或 轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2分）（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名）， 日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。（2分）（3）为商务洽谈收集资料。（1分）（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（1分）（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标 签。（1分）（6）安排差旅费。（1分）（7）建立旅行一一旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。（1分）（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。（1分）5. 某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2分）（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的 重大节假日。（1分）（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通 是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（2分）（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供 2份菜单，供上司挑选。（1分）（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时 间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；（2分）（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是: 男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主 人的右边。主人方而的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。（2分）6. 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工， 共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任 请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：（1）接受任务（1分）（2）了解来宾（2分）（3）制订计划（2分）（4）预订食宿（1分）（5）迎接来宾（1分）（6）商议日程（2分）（7）安排会谈（2分）（8）陪同参观（1分）（9）送别客人（1分）（10）接待小结。（2分）7. 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支 的出差费用。（3分）.（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司 的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3分）（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（3分）（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（3分）（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分）8. 康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11月15日上午9： 00至12：。0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在 康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应 该考虑哪些问题？答：（1）会议的名称；（2分）（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2分）（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2分）（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（2分）（5）议题（或者议事日程）；（2分）（6）主办者的联络处、电话号码等；（1分）（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（2分）（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2分）9. 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室 外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2分）（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2分）（3）有留话时，切记务必传达；（1分）（4）检查会场有无物品遗漏；（1分）（5）要为参加会议的人员送行；（1分）（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（2分）（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（2分）（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1分）（9）关紧门窗并上锁；（1分）（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。（2分）10. 某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打 人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个 座谈会，你该如何做？（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者;（3分）（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分）（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； （2分）（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分）（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（1分）（6）座谈会的时间不必严格规定， 可长可短；（2分）（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）11. 总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？答：总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做?首先，用写 信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；（2分）其次，正确告知总经理的姓名、 目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理 的联系电话。（2分）第三，决定时间、地点时，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意 义的日子、公司有重大活动时、不要安排约会；（3分）（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；（3分）（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。（3分）（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。 （2分）12. 所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对？答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释 并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 （4分）（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访 者直接冲突。（3分）（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使 她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有 通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）13. 文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？答：在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生It、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋 节等；（2分）（1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（2分）（2）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的 购物环境。 （1分）（3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的 礼物即可。（2分）（4）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（2分）（5）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。（1分）（6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 （1分）（7）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者 提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（2分）（8）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。14. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：接受任务；（2分）（2）了解来宾、制订计划；（2分）（3）预订食宿；（1分）（4）欢迎来宾、商议日程；（1分）（5）礼节性拜访、宴请；（1分）（6）正式会谈；（2分）（7俊订协议书；（2分）（8）陪同参观游览；（1分）（9）互赠礼品；（1分）（10）欢送来宾、接待小结。（2分）