2022国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）

2022国家开放大学电大专科办公室管理期末试题及答案（试卷号2180）盗传必究一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题2分，共10分）1. 在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（）A. 信封上写有领导亲启的信件B. 有密级的信件C. 没写名字的信件D. 公开出版的杂志的赠阅信件2. 在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（）A. 原则上主送一个上级机关B. 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关C. 抄送下级机关D. 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门3. 办公室管理的第一要义是（）A. 服务B. 管理C. 协调D. 参谋4. 办公用品库存管理中的再订货量是指（）A. 办公用品一次采购不足而追加采购的数量B. 办公用品的平均使用量C. 判定需要订购新的办公用品的库存余额D. 新采购办公用品的数量5. 按规定，我国机关事业单位公章的印文字体是（）A. 宋体B. 楷体C. 隶体D. 篆体二、判断题（正确划错误划“X”，每小题2分，共10分）6. 名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。（X ）7. 一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。（V ）8. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（X ）9. 签字仪式中签约者应使用签字笔，不能使用圆珠笔。（V ）10. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。（V ）三、简答题（每小题10分，共20分）11. 简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则。（2分）A. 重要旦紧急必须立刻做。（2分）B. 紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）只 有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。（2分）C. 重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）一一只要是没有第一类事的压力，就应该 将其当成紧急的事去做，不要拖延。（2分）D. 既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）一一有闲工夫再说。（2分）12. 简述公共关系的三大构成要素及其原则。答：（1）三大构成要素是，1）主体：社会组织；2）客体：公众；3）手段：传播途径。（3分）（2）公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。（7分）四、设计题（本题共30分）14.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：（1）接受任务；（2）了解来宾、制订计划；（3）预订食宿；（4）欢迎来宾、商议日程；（5）礼节性拜访、宴请；（6）正式会谈；（7造订协议书；（8）陪同参观游览；（9）互赠礼品;（10）欢送来宾、接待小结。五、案例分析题（本题共30分）14.爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别 出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理 正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我 会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉 她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘 书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！” 随即，主动挂断了电话。现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？问题：(1) 文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？(2) 假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？(3) 文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？(4) 文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘 书做错了。(6分)(2) T秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，丁秘书应 该说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后 不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢!”(9分)(3) 审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。 如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(9分)(4) 在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。(6分)