第四章OfficeWord20032

第四章第四章 4.1 WORD 2003 基础知识基础知识4.1.1 Word 2003在文字排版中的应用 在Word中不仅可以输入和编辑文字，还可以随心所欲地进行排版。在Word中插入图片和表格后，可以将图片、表格与文字进行混排，从而使文档更丰富、更有序。在工作、生活和学习中，Word的编辑与排版功能如下：在工作中，可以用Word来编辑与排版登记表、宣传单、人事档案、招标书、投标书、提案、说明书、报告、通知、协议、合同、会议记录和传真等。在生活中，可以用Word来编辑与排版书信、名片、备忘录、请柬、邀请函和贺卡等。在学习上，可以用Word来编辑与排版日记、作文、板报、教学大纲、试卷、成绩通知书、个人简历和毕业论文等。4.1.2 Word 2003的启动与退出 1、Word 2003的启动 方法一：“开始开始”菜单法：开始菜单法：开始 程序程序Microsoft office Microsoft word 2003。方法二：快捷方式法：双击桌面快捷方式方法二：快捷方式法：双击桌面快捷方式图标图标 2、Word 2003的退出的退出 方法一：方法一：ALT+F4 方法二：窗口右上角，点击方法二：窗口右上角，点击 中的中的“”方法三：点击方法三：点击 图标图标 关闭关闭4.1.3 Word 2003的窗口组成的窗口组成标题栏菜单栏工具栏水平标尺垂直标尺状态栏水平滑块垂直滑块垂直滚动条水平滚动条 双击桌面上的Word快捷图标，启动Word 2003，进入其操作窗口。Word 2003的操作窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区、任务窗格和状态栏等部分组成。1）标题栏标题栏位于Word 2003窗口的最顶端，包括程序控制按钮、文件名、程序名以及3个窗口控制按钮，即【最小化】按钮、【最大化】按钮（或【向下还原】按钮）和【关闭】按钮。2）菜单栏菜单栏位于标题栏下方，包括9个菜单、1个【键入需要帮助的问题】下拉列表框和1个【关闭窗口】按钮。菜单栏中各项的含义如下。菜单：在各个菜单的下拉菜单中显示了最常用和最近使用过的命令。若下拉菜单的下端有 标志，则表示该菜单中还有隐藏的命令未完全显示出来，单击 标志或将鼠标光标在 标志上停留片刻即可显示出隐藏的命令。【键入需要帮助的问题】下拉列表框：使用该下拉列表框可以方便地查找相关的帮助信息。只需输入关键词，然后按【Enter】键即可打开与该关键词相关的帮助主题列表，单击所需的帮助主题即可打开帮助窗口并显示该主题的相关内容。【关闭窗口】按钮：该按钮用于关闭Word文档。它与标题栏上的【关闭】按钮 的不同之处在于：单击该按钮只关闭当前文档而不退出Word应用程序，而单击标题栏上的【关闭】按钮 将退出Word应用程序。3）工具栏工具栏位于菜单栏下方，其中包括多个按钮和一些下拉列表框，它们实际上是一些常用命令的快捷方式，可以方便用户快速执行所需的命令。根据实际需要，可以将某些工具栏显示出来或者隐藏起来。显示或隐藏工具栏的方法有以下两种：选择【视图】【工具栏】命令，在弹出的子菜单中选择相应的菜单命令即可显示或隐藏其对应的工具栏。用鼠标右键单击显示在屏幕上的任意工具栏，在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单命令即可显示或隐藏其对应的工具栏。4）文档编辑区文档编辑区是Word 2003操作窗口中最大的区域，输入、编辑和排版文档等操作过程都将在该区域中显示出来。文档编辑区包括水平标尺、垂直标尺、垂直滚动条、水平滚动条、视图切换按钮和文档控制按钮等。文档编辑区中各项的含义如下。水平标尺和垂直标尺：用于在编辑文档时确定各种浮动型对象的位置。水平滚动条和垂直滚动条：用鼠标光标按住垂直滚动条或水平滚动条不放进行拖动可以查看未显示出来的文档内容。视图切换按钮：用于在普通视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和阅读版式视图5种文档显示方式之间进行切换。文档编辑一般在页面视图中进行，它也是Word的默认视图。文档控制按钮：主要用于查找、替换和定位等操作。5）任务窗格任务窗格会根据用户的操作需求自动出现在Word 2003窗口右侧，其中集成了多个常用命令，可以让用户随时获取所需的工具，有效地控制Word 2003的工作方式，从而大幅度提高工作效率。Word 2003中包括【新建文档】、【剪贴板】、【搜索结果】、【剪贴画】和【样式和格式】等14个任务窗格，单击任务窗格右上角的 按钮，在弹出的下拉菜单中选择某个命令即可切换到相应的任务窗格中。6）状态栏状态栏位于窗口底端，用于显示文档当前页的页码、文档的当前页数与总页数、光标插入点的位置以及一些编辑文档的控制按钮。4.1.4 Word 2003的新建与关闭1、新建Word 2003：法一：在桌面右击，鼠标移至法一：在桌面右击，鼠标移至“新建新建”，点击，点击“Microsoft Office Word 2003文档文档”。法二：点击法二：点击“开始开始”，在程序里面找到，在程序里面找到“Microsoft Office”，右移鼠，右移鼠标点击标点击“Microsoft Office Word 2003”。法三：在旧有文档上新建，点击左上角的法三：在旧有文档上新建，点击左上角的“文件文件”，单击，单击“新建新建”即即可。可。2、关闭Word 2003：与退出Word 2003方法一样。4.1.5 Word 2003的打开与保存 1、打开Word 2003：法一：菜单法。法一：菜单法。文件文件 打开打开 双击需打开双击需打开的文件。的文件。文件文件 单击文件菜单文件列单击文件菜单文件列表中的需打开文件。表中的需打开文件。法二：按钮法。法二：按钮法。单击打开按钮单击打开按钮 双击需打开双击需打开的文件。的文件。单击打开按钮单击打开按钮 单击位置栏单击位置栏中的历史图标中的历史图标 双击需打开的文双击需打开的文件。件。2、保存Word 2003：保存旧文档的方法：保存旧文档的方法：法一：菜单法。文件法一：菜单法。文件 保存。保存。法二：按钮法。单击法二：按钮法。单击“保存保存”按按钮。钮。另存文档的方法：菜单法。另存文档的方法：菜单法。文件文件 另存为另存为 选保存位置选保存位置 输入文件名输入文件名 选保存类型选保存类型 保存。保存。自动保存：文件保存时，进入自动保存：文件保存时，进入“另另存为存为”对话框，进入对话框，进入“工具工具”按钮，按钮，在弹出的菜单中选择在弹出的菜单中选择“保存选项保存选项”设置设置“自动保存时间间隔自动保存时间间隔”（一般（一般10到到20分钟），最后单击分钟），最后单击“确定确定”。4.1.6 Word 2003的视图方式的视图方式1）普通视图单击文档编辑区左下角的【普通视图】按钮 或选择【视图】【普通】命令即可切换到普通视图中。在普通视图中可以输入、编辑、排版和设置文本格式，也可以显示文本格式，但简化了页面的布局，不显示页边距、页眉和页脚、页面背景以及非嵌入版式的对象，只适用于编辑一般性的文档2）Web版式视图单击文档编辑区左下角的【Web版式视图】按钮 或选择【视图】【Web版式】命令即可切换到Web版式视图中。Web版式视图显示了文档在Web浏览器中观看时的外观，无论文档有多少内容，它都会将文档显示为不带分页符的一页长文档，而且，其中的文本和表格会随窗口的缩放而自动换行，以适应窗口的大小。如果原文档中包含页面背景图片，那么切换到Web版式视图后将无法正确显示背景。此时，可以选择【格式】【背景】【无填充颜色】命令将背景取消，以免影响文档的阅读性。3）页面视图单击文档编辑区左下角的【页面视图】按钮 或选择【视图】【页面】命令即可切换到页面视图中。在页面视图显示模式下可以看到文本、图片和其他对象的实际位置，与打印出来的效果一样。在该视图模式中可以编辑页眉和页脚、调整页边距、设置分栏以及处理图形对象等。4）大纲视图单击文档编辑区左下角的【大纲视图】按钮 或选择【视图】【大纲】命令即可切换到大纲视图中。大纲视图简化了文本格式的设置，用缩进文档标题的形式表示标题在文档结构中的级别，将编辑重点放在文档的结构上。在该视图模式中可以方便地调整和组织文档的大纲结构。5）阅读版式视图单击文档编辑区左下角的【阅读版式】按钮 或选择【视图】【阅读版式】命令即可切换到阅读版式视图中。阅读版式视图是Word 2003中新增的视图模式。在该视图模式中，将隐藏除【阅读版式】和【审阅】工具栏以外的所有工具栏，以书籍的形式显示文档内容，从而增加文档的可读性。4.1.7 Word 2003的文件保护1、有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时可以给文档设置一个口令，把文档保护起来：打开“工具”，打开“选项”对话框，单击“安全性”选项卡，在“修改文件时的密码”文本框中输入一个密码，单击“确定”，此时会出现一个“确认密码”对话框，再一次输入密码，单击“确定”按钮，密码就设置好了，关闭并保存文档，再打开它，就会出现一个“密码”对话框，要求我们输入一个密码，否则就只能以只读方式打开文档。2、如果你不希望别人看到文档的内容，还可以设置一个“打开权限密码”，打开“选项”对话框，在“常规”选项卡的“打开文件时的密码”正文框中输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮，同样保存退出，再打开文档时会弹出一个“密码”对话框，现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了，打开“选项”对话框，在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。4.1.8 Word 2003的帮助 在Word中进行操作时，如果遇到不明白的问题，可以求助于帮助系统，获取解决相关问题的详细信息。显示和隐藏Office助手：首次启动Word 2003时，屏幕上会显示一个Office助手。若没有显示该助手，可选择【帮助】【显示Office助手】命令将其显示出来。在Office助手上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏】命令即可隐藏Office助手。4.2 Word 2003文本的编辑1、输入中文：、输入中文：A.输入法的逐一切换：Ctrl+ShiftB.中英输入法的切换：Ctrl+空格键C.中英文符号的切换：Ctrl+.D.全角与半角的切换：Shift+空格键2、输入标点符号：、输入标点符号：A.键盘输入。B.软键盘输入C.符号工具栏D插入菜单中的符号或者特殊符号3.文本的录入：文本的录入：、英文字母和数字的录入英文字母和数字的录入(在英文状态下进行在英文状态下进行)，汉字的录入（在中文及小写状态下进行）。汉字的录入（在中文及小写状态下进行）。、符号的录入：符号的录入：直接从键盘上输入响应的符号直接从键盘上输入响应的符号 用插入菜单用插入菜单 插入插入 符号符号 选符号或特殊符号选符号或特殊符号 选项选项 选需要的符号选需要的符号 插入。插入。、日期和时间的录入：、日期和时间的录入：法一：直接输入。法一：直接输入。法二：用插入菜单输入。法二：用插入菜单输入。插入插入 日期和时间日期和时间 在在“语言语言”栏选栏选“中文中文(中国中国)”选日选日 期的有效期的有效 格式格式 选选“自动更新自动更新”确定。确定。、插入另一文件、插入另一文件 菜单法：插入菜单法：插入文件文件 选定要插入的文件选定要插入的文件 插入。插入。4.文本的插入点定位：文本的插入点定位：法一：鼠标定位：指针指向插入点单击。法一：鼠标定位：指针指向插入点单击。法二：键盘定位：使用键盘上的光标移动键和组合键。法二：键盘定位：使用键盘上的光标移动键和组合键。5.文本的选定文本的选定 A、任何数量的文本：将“|”字形指针移动到文本的左侧，按住左键拖过这些文本。将插入点置于起点，按住Shift键，单击终点 B、一行文本：将鼠标指针移到该行左侧“选择条”内，当鼠标指针变成向右倾斜的箭头时单机 C、一大块文本：首先选中开头的部分文字，再按住Shift键，文本末尾处单击左键。D、一块垂直文本：将“|”字形指针放在文本的起始处，按下Alt键，按住左键拖过这些文本。E、一段文本：将鼠标指针移到该段左侧“选择条”内，当鼠标指针变成向右倾斜的箭头时，单击并拖动至终止行或双击“选择条”F、全选：按Ctrl+A组合键。选择“编辑”菜单中的“全选”命令。三击文档左侧“选择条”。按住Ctrl键，将鼠标指针移到文档左侧“选择条”内，当鼠标指针变成向右倾斜的箭头 时，单击6.复制文本复制文本在文本中经常需要重复输入文本时，可以使用复制文本的方法进行操作以节省时间，加快输入和编辑的速度。u选取需要复制的文本，选择“编辑”|“复制”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。u选取需要复制的文本，按Ctrl+C组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。u选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“复制”按钮，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮。u选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动目标位置，松开鼠标弹出一个快捷菜单，从中选择“复制到此位置”命令。u选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。7.移动文本移动文本移动文本的操作与复制文本类似，唯一的区别在于，移动文本后，原位置的文本消失，而复制文本后，原位置 的文本仍在。u选取需要复制的文本，选择“编辑”|“剪切”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。u选取需要复制的文本，按Ctrl+X组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。u选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“剪切”按钮，把插入点遇到目标位置，单击“粘贴”按钮。u选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“移动到此位置”命令。u选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。8.删除文本删除文本在文档编辑的过程中，需要对多余或错误的文本进行删除操作。对文本进行删除，可使用一下方法。u按Back Space键删除光标左侧的文本。u按Delete键删除光标右侧的文本。u选取需要删除的文本，在“常用”工具栏中，单击“剪切”按钮。u选取需要删除的文本，然后选择“编辑”“清除”“内容”命令。9.查找与替换文本查找与替换文本 查找文本：常规查找 设置高级查找选择 替换文本：单一替换 统一替换10.段落的拆分与合并（1）段落拆分。将插入点移到段落欲拆分处，按Enter键，插入一个回车符，即从插入点处拆分成两个段落。（2）段落合并。删除段落标记即可将两个段落合并为一个段落。4.3 文档的编排1、字符格式的编排 字符格式化的内容包含设置字符的字体、字形、大小、间距、颜色、特殊效果等。字符格式化可通过格式工具栏的工具按钮或“字符”对话框进行（执行“格式”“字符”菜单命令打开对话框）。如左图所示。2、段落格式编排在Word中，段落是由任意数量的文字、图形及段落标记构成的。段落的全部格式化信息都存储于段落标记中。输入文本时，每按一次Enter键就插入一个段落标记“”。段落标记不仅标识一个段落的结束，而且将当前段落格式化信息带入新段落，新段落将按照上一段落的格式编排。删除一个段落标记，前后两段将合并为一段。合并后的段落将按前一段落的格式进行编排。段落格式化的内容主要包含设置左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进、水平对齐方式、行间距、对落的换行与分页等。段落格式化主要使用标尺、“格式”工具栏和“段落”对话框进行操作。一般情况下，设置段落的水平对齐方式时，使用“格式”工具栏按钮来设置，为保证其他参数设置值的准确性，就使用“段落”对话框来设置。执行“格式”“段落”菜单命令，可打开“段落”对话框，如右图所示。若要格式化一个段落，则应先选择该段落或将插入点置于该段落中的任意位置。若要格式化多个段落，则应先选定这些段落。段落缩进是指文本相对于版心边界（不是打印纸边界）的缩进距离。段落缩进有4种方法：首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。边距与缩进的含义如下图所示。中文行书要求首行缩进2个字符，不应采用在行首输入空格的方式产生首行缩进的效果，这会给后续排版造成不良影响。正确的方式是在“段落”对话框中设置。3.设置编号与项目符号 选中“培训内容：”，执行“格式”“项目符号和编号”菜单命令，打开“项目符号和编号”选项卡，单击【自定义】按钮，在打开的对话框中单击【字符】按钮，选择“”符号，单击【确定】按钮并删除“”号即可。按方法依次将“培训时间”、“培训地点”前面的五角星换成“”形的项目符号。选定“培训内容”的下面三行，单击工具栏的【编号】按钮，产生自动编号。同样可以在“项目符号和编号”对话框中“编号”选项卡中设置编号的风格。在进行文字编辑时，常常需要给段落加上项目符号或编号，使文章具有清晰的条理。Word提供了项目符号及自动编号的功能，用户可以方便快速的在现有文本行中添加项目符号或编号，也可以在键入时自动创建项目符号和编号列表。添加项目符号：选中要添加项目符号的段落，直接在工具栏上点击“项目符号”按钮。更换项目符号：如果要更换当前的项目符号，把插入光标定位在要更换项目符号的行上。取消项目符号：如果用户要取消项目符号，选中要取消的段落，直接在工具栏上点击“项目符号”按钮。4.格式刷 所有设置的格式信息，包括字符格式、项目符号和编号、段落格式等，都可以用格式刷进行复制，以加快或简化格式化的操作。先选择具有所有格式的字符或段落（将光标置于其间即可），然后单击“常用”工具栏中的【格式刷】按钮，用刷形鼠标指针“刷过”（需按住鼠标左键拖）要格式化的字符或段落，被“刷过”的字符或段落即被设置了相同的格式。刷过一次后，鼠标指针恢复正常。双击【格式刷】按钮后，可连续进行多次相同格式的复制。按【Esc】键或再次单击“格式刷”按钮，可推出连续复制格式的状态。