第四章采购计划与预算课件

第四章 采购计划和预算概论引导案例：引导案例：某企业生产某种机械设备，很多原材料及零某企业生产某种机械设备，很多原材料及零部件都需要外购。但企业在生产过程中经常会出部件都需要外购。但企业在生产过程中经常会出现原材料及零部件供应不足或库存积压现象，有现原材料及零部件供应不足或库存积压现象，有时，急需采购时，又出现资金困难等情况，因此，时，急需采购时，又出现资金困难等情况，因此，严重地影响了企业生产的正常进行。经过分析，严重地影响了企业生产的正常进行。经过分析，造成该企业这种现象的主要原因是企业的采购计造成该企业这种现象的主要原因是企业的采购计划与预算没有编制好，计划需求量与企业生产实划与预算没有编制好，计划需求量与企业生产实际需求量差距较大。际需求量差距较大。由此可见，采购计划与预算对企业是非常重由此可见，采购计划与预算对企业是非常重要的，企业必须重视这项工作。那么，如何做好要的，企业必须重视这项工作。那么，如何做好这项工作呢？这就是本章所要研究的问题。这项工作呢？这就是本章所要研究的问题。第一节 采购计划编制n一、采购需求的确定n二、不同类型采购计划的编制n三、制定采购商品结构优化方案n四、确定采购经济批量n五、制定采购成本计划和采购预算n六、执行自有品牌开发计划和委托生产（OEM）计划3.1 采购需求的确定采购需求的确定3.1.1 采购需求分析采购需求分析 所以，需求分析是一项非常重要所以，需求分析是一项非常重要且比较复杂的工作，做好需求分析，且比较复杂的工作，做好需求分析，需要选定正确的方法，需要选定正确的方法，常见的有：常见的有：ABC分析法、统计分析法以及推导分分析法、统计分析法以及推导分析法析法。想一想：想一想：采购需求分析与市场需求分析有何不同？采购需求分析与市场需求分析有何不同？3.1.2采购需求确定的方法采购需求确定的方法 一、一、.ABC分析法分析法 采购人员就价值高、对企业特别重要采购人员就价值高、对企业特别重要的那一部分少数品种，划作的那一部分少数品种，划作A类，实行重点类，实行重点管理；而将价值低的大部分品种划为管理；而将价值低的大部分品种划为C类，类，实行一般管理；剩余的一部分分为实行一般管理；剩余的一部分分为B类，根类，根据情况可以实行重点管理，也可以实行一据情况可以实行重点管理，也可以实行一般管理，如般管理，如ABC分类表所示。分类表所示。类别类别物资特点物资特点品种品种采购量采购量管理类别管理类别A价值高，很重价值高，很重要，品种少要，品种少1070重点管理重点管理B价值中，重要程价值中，重要程度居中，品种中度居中，品种中2020可重点，可重点，也可一般也可一般C价值低，重要程价值低，重要程度低，品种多度低，品种多7010一般管理一般管理小思考：小思考：结合实际说明在采购管理中如何应用结合实际说明在采购管理中如何应用ABC分析法？分析法？二、统计分析法二、统计分析法n统计分析法统计分析法n是指运用统计的方法对采购的原始资料进是指运用统计的方法对采购的原始资料进行分析，找出各种物料需求的规律。行分析，找出各种物料需求的规律。n常见的方法有以下几种：常见的方法有以下几种：1.采购申请单汇总统计采购申请单汇总统计 要求下属各个单位每月提交一份物料要求下属各个单位每月提交一份物料请购单，提出每个单位自己下月的采购品请购单，提出每个单位自己下月的采购品种和数量。然后采购部门对这些表进行统种和数量。然后采购部门对这些表进行统计汇总，统计出下月总的采购任务表，再计汇总，统计出下月总的采购任务表，再根据此表制定下个月的采购计划。根据此表制定下个月的采购计划。优点优点（1）操作简单。）操作简单。（2）容易完成采购任务。）容易完成采购任务。缺点缺点（1）市场响应不灵敏。）市场响应不灵敏。（2）库存负担重，风险大。）库存负担重，风险大。2.单位销售日报表统计单位销售日报表统计n每天的销售就是用户对企业物资的需求。每天的销售就是用户对企业物资的需求。n物料需求规律有两种表示方法：物料需求规律有两种表示方法：n一种是时间函数法；一种是有序数列法。一种是时间函数法；一种是有序数列法。第第i种物料在一定时期内的总需求量为：种物料在一定时期内的总需求量为：Ri=Fi(t)dt有序数列法有序数列法n有序数列法是指把各个单位的销售日报表有序数列法是指把各个单位的销售日报表按单位时间按单位时间(如日、周、月、季、年等如日、周、月、季、年等)，这，这里假设以日或周为单位进行汇总。得到一里假设以日或周为单位进行汇总。得到一个按先后顺序排列的销售量的序列。这个个按先后顺序排列的销售量的序列。这个有序的时间序列，反映了物料的消耗规律，有序的时间序列，反映了物料的消耗规律，也就是物料的需求规律。也就是物料的需求规律。n例如，根据上阶段的销售日报表的汇总，例如，根据上阶段的销售日报表的汇总，得到某种物料需求的时间序列表，如下表得到某种物料需求的时间序列表，如下表所示。所示。n这就是一个需求表，根据需求表可以做出需求曲线，我们可以看出需求规律。二、不同类型采购计划的编制n采购计划的核心是要解决采购什么、合适采购的问题；n而编制采购计划的关键控制点是要与企业的主计划、生产计划和销售计划有效衔接。n同时，通过编制采购计划，实现完善的采购预算管理。1.原材料采购计划编制n原材料计划编制，需要根据实际生产需求、消耗定额、历史数据、销售预测和整体销售分析等基本信息进行。n（1）收集主要参数 1）生产计划任务量（工作量）2）消耗定额（用料清单）3）相关历史资料数据 4）市场商情分析 n（2）原材料采购计划的形成2.编制零部件采购计划n（1）零部件认证准备 1）接收由开发部门提交的零部件开发批量计划 2）接收余量需求计划 3）熟悉准备供应商群体认证环境信息资料 4）制定认证计划说明书 5）认证需求 6）计算认证容量 7）制定认证计划（2）订单计划准备n1）接受由市场部门提交的要货计划n2）接受由生产部门提交的生产需求计划n3）熟悉准备供应商群体供应信息资料n4）评估订单需求n5）计算订单容量n6）制定订单计划n下单数量=生产需求量-计划人库量-现有库存量安全库存量n下单时间=要求到货时间-认证周期-下单周期缓冲时间3.编制设备采购计划n设备采购计划是企业为实现设备采购目标而对采购方式、采购程序、采购政策、采购时间、采购预算等方面所做的预先安排。设备作为资本货物的属性，使其采购计划不同于原材料和零部件的采购计划。n其中，主要表现在设备采购的单件（套）性或小批量、金额大、技术性和专用性强、采购周期的非连续性和供应商群体的集中性等几个方面。（1）确定设备采购需求n确定企业需要哪些设备是设备采购计划的第一步。采购人员需要确认企业所需设备，并对其类型、规格、型号、数量等进行统计、分类；在此基础上，对每一类设备的单价、生产商、运输条件等相关因素进行描述记录；最后进行分类汇总填写在设备需求表上。与此同时，企业还将要对设备供给市场进行调查，要了解采购设备的国内市场供给和国际市场供给状况。收集国内外设备生产商的有关设备供给信息，并对国内和国际设备生产商供给设备的质量、先进性与配套性、经济性和时效性以及其他优惠条件进行横向比较，结合企业设备预算支出初步确定最佳购买对象。（2）确定设备采购方式n采购方式选择对于设备采购非常重要。确定设备采购方式面对的选择包括：n1）自行购买、委托购买还是调拨购买。n2）自行购买下设备集中购买与分散购买的选择。n3）常规购买与招标购买的选择。n4）国内采购与国际采购的选择。（3）提出设备采购申请n确定采购方式后，企业的采购部门需要向决策层提交设备采购可行性论证报告，并提出设备采购申请和要求设备采购预算。决策层在特定的采购机制下，做出同意、否决和修改采购方案的决策。这是一种典型的自下而上的设备采购程序。n另外还可以选择自上而下的设备采购程序，即决策层首先要求企业生产部门统训设备采购需求，然后进行选择决策，最后将所要采购的设备清单交给采购部门采购。采购部门在接到采购清单后，将制定采购计划，并提交决策层审议。4.编制零售业业商品采购计划n（1）零售业商品采购计划编制的基本过程n1）国内国际部根据销售计划每月28日前应按月编制次月各项商品需求计划，经营销总监审核后统一报送采购部。采购人员应在仓储人员的协作下，根据仓储商品库存核定商品实际需购计划，编制商品采购及付款计划。商品采购及付款计划一式四份，由采购供应部报经营销总监、财务总监和总裁审批后，分别报送仓储人员、采购供应部经理和财务部。n2）采购供应部需在每月28日前将次月商品采购及付款计划报送相关部门，每月30日前财务部根据批准后的商品采购及付款计划，安排资金并向采购供应部下达商品采购及付款计划额度。n3）临时商品采购及付款计划应按公司有关管理程序先申报，经审核批准后执行。（2）零售业商品采购计划编制的要点n零售业商品采购计划编制，首先要根据商品采购目标，提出采购的具体品种、数量、质量、花式、规格、价格和商品结构比例。确定采购品种是其中的重要环节。它主要是通过制定品种目录，包括制定必备品种目录和经营品种目录来完成。n制定品种目录的依据是：本企业的销售目标、货源情况及商品寿命周期不同阶段的销售特点、本企业资源要素之间的比例关系。（3）零售业商品采购计划编制应注意的问题n零售业商品采购计划是达到经营目标的依据，在采购计划的制定中要控制好经营目标值、市场份额值、赢利值和赢利率，一般可考虑以下几种控制的方法：nl）采购计划的制定要细分落实到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量，采购计划要细分到小分类。n2）如果把促销计划作为采购计划的一部分，那么就要在与供应商签订年度采购合同之前，要求供应商提供下一年度的产品促销计划与方案，以便在制定促销计划时参考。n3）采购计划要与企业的财务计划相衔接、相平衡，以能保证采购资金的供应。5.基于采购管理软件的采购计划管理过程n采购计划的管理包括采购计划生成、审批、上报及盘点。采购计划生成主要完成工程材料预算和材料储备预算的汇总、资源平衡、生成采购计划草表以及市场询价的管理。三、制定采购商品结构优化方案n1.确定目标顾客群n市场细分（market segmentation）是指营销者通过市场调研，依据消费者的需要和欲望、购买行为和购买习惯等方面的差异，把某一产品的市场整体划分为若干消费者群的市场分类过程。每一个消费者群就是一个细分市场，每一个细分市场都是具有类似需求倾向的消费者构成的群体。n在市场细分的基础上，选择一个或几个子市场作为服务对象，即为目标市场。n细分消费者的基础 n地理细分：国家、地区、城市、农村、气候、地形 n人口细分：年龄、性别、职业、收入、教育、家庭人口、家庭类型、家庭生命周期、国籍、民族、宗教、社会阶层 n心理细分：社会阶层、生活方式、个性 n行为细分：时机、追求利益、使用者地位、产品使用率、忠诚程度、购买准备阶段、态度。n受益细分：追求的具体利益、产品带来的益处，如质量、价格、品位等。2.划分商品品类、层级n商品分类是指根据一定目的，为满足某种需要，选择适当的分类标志和特征，将商品集合总体科学地、系统地逐次划分的过程。n一般将商品集合总体划分为大类、中类、小类、品类、品种、细目等类目层次。2023-1-27n商品分类大类大类品类品类品种品种细目细目商品大类大类品类品类品种品种细目细目2023-1-27 商品分类层次及其分类标准商品分类层次及其分类标准分类层次分类层次含含 义义划分标准划分标准说明说明大分类大分类卖场零售商品中构卖场零售商品中构成的最粗线条划分成的最粗线条划分商品特征商品特征为了便于管理，商店的大分类为了便于管理，商店的大分类一般以不超过一般以不超过10个为宜个为宜中分类中分类大分类商品中细分大分类商品中细分出来的类别出来的类别功能用途功能用途中分类在商品的分类中有很重中分类在商品的分类中有很重要的地位，不同中分类的商品要的地位，不同中分类的商品通常关联性不高，是商品间的通常关联性不高，是商品间的一个分水岭，所以无论在配置一个分水岭，所以无论在配置上还是在陈列上都常用它来划上还是在陈列上都常用它来划分。分。制造方法制造方法商品产地商品产地小分类小分类中分类中进一步细中分类中进一步细分出来的类别分出来的类别功能用途功能用途小分类是用途相同，可以互相小分类是用途相同，可以互相替代的商品，往往陈列在一起。替代的商品，往往陈列在一起。相邻陈列的不同小分类商品具相邻陈列的不同小分类商品具有高度相关性。有高度相关性。规格包装规格包装商品成分商品成分商品口味商品口味单品单品(细目细目)商品分类中不能进商品分类中不能进一步细分的、完整一步细分的、完整独立的商品品项独立的商品品项唯一性唯一性是最基本的层面，用价格标签是最基本的层面，用价格标签或条码区别开来。或条码区别开来。商品分类的基本方法n商品分类的基本方法，通常采用线分类法和面分类法。n1）线分类法n线分类法也称为层级（层次）分类法。它是将拟分类的商品集合总体，按照选定的属性或特征作为分类标志，逐次地分成相应的若干个层级，并编排成一个有层级的逐渐展开的分类体系。n在选用线分类方法时，一般应遵循下列基本原则：n在线分类中，由某一上位类类目划分出的下位类类目的总范围应与上位类类目范围相同。n当一个上位类类目划分成若干个下位类类目时，应选择一个划分标志。n同位类类目之间不交叉、不重复，并只对应于一个上位类。n分类要依次进行，不应有空层或加层。下表表示线分类体系中的一般表现形式。同位类同位类下位类下位类上位类上位类n2）面分类法n面分类法也称平行分类法，它是将拟分类的商品集合总体，按其本身固有的属性或特征，分成相互之间没有隶属关系的面，每个面都包含各自的类目，再将每个面的类目平行组合在一起，即组成一个复合类目。n没有隶属关系的“面”，每个“面”又分成若干个不同范畴的独立类目，改变一个不影响其他。n使用时，将有关的类目组合起来，便成为一个实际的复合类目。常用的分类标志n1）以商品的用途作为分类标志n商品的用途与广大消费者的需要密切相关，是体现商品使用价值的重要标志，也是研究商品质量和商品品种的重要依据。按此种分类标志可把商品分为生活资料商品和生产资料商品。n这种分类标志便于分析和比较同一用途商品的质量和性能，从而有利于生产部门改进和提高商品质量，开发商品新品种，生产适销对路的商品，有利于消费者进行比较分析。n2）以原材料的来源作为分类标志n商品的原材料是决定商品质量和商品品种的重要因素，由于生产所用的原材料不同，商品往往具有截然不同的性能特征。按此种分类标志可把全部商品分为植物性商品、动物性商品和矿物性商品。n这种分类标志可以使商品分类清楚，并能从本质上反映每类商品的性能、特点、使用、保管、养护等要求。它较适用于原料性商品和原料对成品质量影响较大的商品。n3）以商品的加工方法作为分类标志n原材料相同，但由于加工方法和加工工艺不同，所形成的商品的质量、特性和品种就截然不同。n例如，茶叶可分为红茶、绿茶、花茶、乌龙茶、紧压茶、白茶、黄茶、速溶茶，其关键在于生产过程的发酵不同。n这种分类标志能直接说明商品质量和商品品种的特征，适用于那些可以选用多种加工方法、且质量特征受加工工艺影响较大的商品。采购物品分类模块2.经济批量确定n（1）影响因素的综合平衡n（2）采购经济批量(EOQ)的确定四、制定采购成本计划和采购预算n1.制定采购陈本计划 （1）分析采购成本项目 1）狭义的采购成本项目 即采购过程中发生的订购成本。包括：取得商品和物料的费用、订购业务费用等，以及因采购而带来的库存维持成本和采购不及时带来的缺料成本。n订购成本的主要项目：n 物流或运输成本n 资金占用成本n 管理成本n购成本中一部分与订购次数或数量没有很直接的关系，如常设采购机构（或办事处）的开支，属于订购的固定成本；另一部分则随订购次数或数量的变化而变动，为订购的变动成本。两类成本在制定采购成本计划时应分别考虑。n2）广义的采购成本项目n即整体采购成本构成，是在企业产品的整个生产周期中所发生的与商品、物料（如原材料、零部件）采购相关的全部成本。包括：货物的采购价格、采购市场调研费用、自制或采购决策成本、产品预开发与开发中供应商参与的成本，以及供应商交货、库存、生产、出货测试、售后服务各阶段，因供应商的参与或提供的产品（或服务）所导致的成本或损失，还包括供应商的参与或提供的产品（或服务）没有达到最好水平而造成的二次成本或损失。（2）分析供应价格n 商品采购价格是采购成本的基本部分。进行供应价格构成分析，主要是做好两项基本工作：n1）会计核算，验证供应商的真实性，必要时可审核供应商的账册。n2）进行技术分析，即根据供应商提供的资料，从生产、工艺和其他技术的角度评估商品的“质”。供应商品的成本估计要注意如下项目：制造工艺、所需特殊设备（工具）、材质、人工成本、制造费和外包费、管理费、税金和毛利等。n商品采购价格构成中，通常包括三方面内容：进货成本、费用和净利润。n费用包括国内费用和国外费用。n国内费用主要有：加工整理费用、包装费用、保管费用（包括仓租、火险等）、国内运输费用（仓库至码头）、证件费用（包括商检费、公证费、领事签证费、产地证费、许可证费、报关单费等）、装船费（装船、起吊费和驳船费等）、银行费用（贴现利息、手续费等）、预计损耗（耗损、短损、漏损、破损、变质等）和邮电费（电报、电传、邮件等费用）。n国外费用主要有：国外运费（自装运港至目的港的海上运输费用）、国外保险费（海上货物运输保险）和中间商的佣金等。n基于上述成本分析资料，形成采购成本计划。通常，采购成本计划和采购预算是一体的。2.编制采购预算n（1）确定采购预算项目n企业类型不同，采购预算的项目及其复杂性也不同。零售业企业的采购预算主要是商品预算和费用预算，相对简单；而制造业采购预算需要涉及原材料、零部件、设备和MRO项目，相对复杂一些。现以后者为例具体说明：原材料采购n原材料是构成产品实体的基本部分，其在生产过程中要改变物理和化学特性，并产生较大的消耗。因此，在企业采购中，原材料采购的比重大、频度高。同时，原材料存在不同种类，可依其功能、质地、产业类别、形态和产地做出多种划分，其品种、形式、等级和特性往往有很大差异，采购过程也就比较复杂。零部件采购n在加工装配产业，零部件是最基本的生产资料，随产业分工的日益深化，企业需要的大多数零部件需要外购。零部件种类繁多，规格、型号复杂，技术性强，生产过程中又需频繁供应，因此，其采购具有较强的专业性。机器设备采购n机器设备属于在企业生产经营过程中长期、反复使用而基本保持基本实物形态的劳动工具。其采购则具体表现为生产和运营所需的各类设备的购买。机器设备采购的最显著特点，是金额大、技术性和专业性强，往往需要采用招标、租赁、委托与调拨等灵活采购方式进行。MRO采购n即指原物料、零部件以外的，用于维护、修理及运营(Maintenance,Repair,，Operation)的杂项物件和备品的采购。MRO物料通常都是低值物品，品种繁多，不同行业企业的MRO物料需要往往差异极大，而且单项商品的采购规模一般也不很大，但它们对企业生产经营的正常运行意义重大。因此，在企业采购中，MRO采购有着其特殊性。1）原材料和零部件采购预算n编制原材料和零部件采购预算可以达到以下目的：n 确保原材料需要时能够得到。n 确定随时备用的原材料和零部件的最大价值和最小价值。n 确定评估采购支出的财务需求。n2）MRO 采购预算nMRO采购包含在经营管理过程中，其项目繁杂，主要包括：办公用品、润滑油、机器修理用零部件等。nMRO项目繁杂、数目大、使用频繁，难以对每一项都做出严格的采购预算。n因此，MRO采购预算通常按以往的比例来确定，然后根据库存和一般价格水平的预期变化来进行调整。n 3）固定资产或资本货物采购预算n固定资产的采购预算不仅要考虑初始成本，还要考虑包括维护能源销售以及辅助零部件成本等的生命周期总费用。n由于这些支出的长期性质，通常用净现值的算法进行预算和做出决策。n4）采购费用预算n采购费用预算的内容包括工资、供热费、电费、通信费、差旅费以及购买办公品等的费用。采购业务费用预算应该反映组织的总体目标。（2）采购预算的编制流程n 采购预算的编制通常包含以下几个步骤：n1）审查企业以及部门的战略目标n2）制定明确的工作计划n3）确定所需的资源n4）提出准确的预算数字n5）汇总n6）预算是关于预计收入和可能支出的动态模型，它反映的是未来的事情，由于外在的环境总是处于不断变化之中，因此，必须根据实际情况的变化不断进行修订以确保预算最大限度地贴近现实，反映实际的支出采购预算。3.采购预算编制的影响因素及注意事项n（1）采购预算编制的影响因素 1）物料标准成本的设定 2）生产效率 3）预期价格 （2）编制预算的注意事项n1）加强采购部门与生产经营部门和其他接口部门的沟通n2）适当改变绩效评估方式n3）选择恰当的预算形式，注重现金流n4）建立趋势模型人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。