ERP系统的定义及管理理念1

ERP系统的定义及管理理念1如今，我国企业对ERP系统是情有独钟。然而实施的多， 成功的却很少。究竟ERP系统有什么魅力能让企业管理者为之 疯狂呢？首先，要充分理解什么是ERP系统，并且要认同ERP 系统的管理理念。（ERP 系统试用地址 ）ERP系统的定义ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思 想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从 MRP （物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它 扩展了 MRP的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统 企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集中信息 技术与先进的管理思想於一身，成为现代企业的运行模式，反映 时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为 企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、 提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。ERP系统项目是一个 庞大的系统工程，不是有钱买来软件就可以的。ERP系统更多的 是一种先进的管理思想，它涉及面广，投入大，实施周期长，难 度大，存在一定的风险，需要采取科学的方法来保证项目实施的 成功。一般在实施中需要注意以下问题：最高决策者和全体员工的参与。ERP系统的实施关系到企业 内部管理模式的调整，业务流程的变化及大量的人员变动，没有 企业领导的参与将难于付诸于实践。但同时ERP系统是企业级的信息集成，没有全体员工的参与也是不可能 成功的。1、知识更新。ERP系统是信息技术和先进管理技术的结合， 无论是决策者、管理者还是普通员工都要掌握计算机技术、通信 技术，并将之运用到现代企业的管理中去。2、规范化的数据。ERP系统实现了企业数据的全局共享， 作为一个管理信息系统，它处理的对象是数据。数据规范化是实 现信息集成的前提，在此基础上才谈得上信息的准确、完整和及 时。所以实施ERP系统必须要花大力气准备基础数据。比如， 产品数据信息、客户信息、供应商信息等。3、业务流程重组和机构重组。ERP系统是面向工作流的， 它实现了信息的最小冗余和最大共享。传统需要几个步骤或几个 部门来完成的任务，在实施ERP系统之后可能只需要一次便能 完成了。因此企业要让ERP系统发挥作用，有必要在业务流程 和组织机构方面进行重组，以使之符合ERP系统的实施要求。ERP系统强调对企业管理的事前控制能力，把设计、制造、 销售、运输、仓储和人力资源、工作环境、决策支持等方面的作 业，看作是一个动态的、可事前控制的有机整体。ERP系统将上 述各个环节整合在一起，它的核心是管理企业现有资源，合理调 配和准确利用现有资源，为企业提供一套能够对产品质量、市场 变化、客户满意度等关键问题进行实时分析、判断的决策支持系 统。ERP系统是先进的现代企业管理模式，主要实施对象是企 业，目的是将企业的各个方面的资源（包括人、财、物、产、供、销等因素）合理配置，以使之充分发挥效能，使企业在激烈的市 场竞争中全方位地发挥能量，从而取得最佳经济效益。ERP系统 在MRP II的基础上扩展了管理范围，提出了新的管理体系结构， 把企业的内部和外部资源有机的结合在了一起。这里充分贯彻了 供应链的管理思想，将用户的需求和企业内部的制造活动以及外 部供应商的制造资源一同包括了进来，体现了完全按客户需求制 造的思想。ERP系统集中反映出现代企业管理的理论与方法，同时也强 调因地制宜的原则。但是现今的ERP系统软件还不完善，远没 有达到客户对之的要求，甚至也没有达到软件供应商们自己所做 出的承诺。用户需要的是更周密的供应链计划、更灵活地实施， 希望ERP系统不仅能适合今天的业务流程，而且要能够迅速改 革，适应将来的新模式。如今的ERP系统主要弱点在计划功能 方面，即主生产调动模块和制造资源计划（MRP）模块没能适时 地以现有的资源响应客户的需求，因而难以对现实世界的供应链 提供支持。ERP系统的管理理念1、体现了对整个供应链资料进行有效管理的思想，实现了 对整个企业供应链上的人财物等所有资源及其流程的管理；2、体现了精益生产，同步工程和敏捷制造的思想，面对激 烈的竞争，企业需要运用同步工程组织生产和敏捷制造，保持产 品高质量，多样化，灵活性，实现精益生产；3、体现事先计划与事中控制的思想，ERP系统中的计划体 系主要包括生产计划，物料需求计划，能力需求计划等；4、体现业务流程管理的思想，为提高企业供应链的竞争优 势，必然带来企业业务流程的改革，而系统应用程序的使用也必 须随业务流程的变化而相应调整。ERP系统的功能模块由于各个ERP系统厂商的产品风格与侧重点不尽相同，因 而其ERP系统产品的模块结构也相差较大。对于初次了解ERP 系统的读者来说，有时可能会觉得弄不清到底哪个才是真正的 ERP系统。所以，在这里，撇开实际的产品，从企业的角度来简 单描述一下ERP系统的功能结构，即ERP系统能够为企业做什 么，它的模块功能到底包含哪些内容。ERP系统是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是 将企业的三大流：物流，资金流，信息流进行全面一体化管理的 管理信息系统。它的功能模块以不同于以往的MRP或MRPII的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在 许多其它类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入 ERP系统进行资源计划和管理。这里将仍然以典型的生产企业为 例子来介绍ERP系统的功能模块。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容:生产控制（计 划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务 管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接 口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一 提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP系统厂商将人力资源管理纳入了 ERP系统的一个重要组 成部分。财务管理模块企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP 系统整个方案中它是不可或缺的一部分。ERP系统中的财务模块 与一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统 的其它模块有相应的接口，能够相互集成，比如：它可将由生产 活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报 表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工 操作。一般的ERP系统软件的财务部分分为会计核算与财务管 理两大块。一、会计核算会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活 动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付帐、现金、 固定资产、多币制等部分构成。1、总帐模块它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明 细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心， 应收帐、应付帐、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制 等各模块都以其为中心来互相信息传递。2、应收帐模块是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它包括发票管理、客户管理、付款管理、帐龄分析等功能。它和客 户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭 证，导入总账。3、应付帐模块会计里的应付帐是企业应付购货款等帐，它包括了发票管 理、供应商管理、支票管理、帐龄分析等。它能够和采购模块、 库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。4、现金管理模块它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款 的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。 在ERP系统中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清 单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。 此外，它还和应收帐、应付帐、总账等模块集成，自动产生凭证， 过入总账。5、固定资产核算模块即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分 配的核算工作。它能够帮助管理者对固定资产的现状有所了解， 并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会 计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折 旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付 帐、成本、总账模块集成。6、多币制模块这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要 求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能以各种 币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使 用多币制进行交易管理。多币制和应收帐、应付帐、总帐、客户 订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。7、工资核算模块自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经 费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计 算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一 模块是和总帐，成本模块集成的。8、成本模块它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品 的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。还能用标准成本 或平均成本法按地点维护成本。二、财务管理财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析， 从而进行相应的预测，管理和控制活动。它侧重于财务计划、控 制、分析和预测：1、财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预 算等。2、财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的 图形显示进行财务绩效评估，帐户分析等。3、财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关 资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。生产控制管理模块这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过 程有机的结合在一起，使得企业能够有效的降低库存，提高效率。 同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够 前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方 法。首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层细分 后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此 采购等等。1、主生产计划它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各 周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在 平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计 划。是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划， 是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。2、物料需求计划在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单， 把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最 终数量。这才是整个部门真正依照的计划。3、能力需求计划它是在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总 工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用 以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求 计划。能力需求计划是一种短期的、实际应用的计划。4、车间控制这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个 车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。5、制造标准在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制 造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代 码在计算机中识别。a零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代 码识别。b物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。c工序，描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序。它包 含加工工序顺序，指明各道工序的加工设备及所需要的额定工时 和工资等级等。d工作中心，使用相同或相似工序的设备和劳动力组成的， 从事生产进度安排、核算能力、计算成本的基本单位。物流管理一、分销管理销售的管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售 地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、 利润、绩效、客户服务做出全面的分析，这样在分销管理模块中 大致有三方面的功能。1、对于客户信息的管理和服务它能建立一个客户信息档案，对其进行分类管理，进而对其 进行针对性的客户服务，以达到最高效率的保留老客户、争取新 客户。在这里，要特别提到的就是新出现的CRM软件，即客户 关系管理，ERP系统与它的结合必将大大增加企业的效益。2、对于销售订单的管理销售订单是ERP系统的入口，所有的生产计划都是根据它 下达并进行排产的。而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个 流程。它包括：a客户信用审核及查询（客户信用分级，来审核订单交易）。b产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用 品发货等）。c产品报价（为客户作不同产品的报价）。d订单输入、变更及跟踪（订单输入后，变更的修正，及订 单的跟踪分析）。e交货期的确认及交货处理决定交货期和发货事物安排）。3、对于销售的统计与分析这时系统根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统 计，比如客户分类统计，销售代理分类统计等等，再就这些统计 结果来对企业实际销售效果进行评价：a销售统计（根据销售 形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行 统计）。b销售分析（包括对比目标、同期比较和订货发货分析，来 从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析）。c客户服务（客户投诉纪录，原因分析）。二、库存控制用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生 产，但又最小限度的占用资本。它是一种相关的、动态的、及真 实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的ERP系统岗位责任管理制度426421ERP系统运行管理制度第一章总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管 理，特制定本制度。第二条各部门的职责管理除公司规定外，与 ERP系统相关的职责皆按本制度执行。第三条公司ERP系统分为财务会计（总账模块、应收账款、 应付账款、固定资产、账表管理、出纳管理）、管理会计（成本 管理）、供应链（合同管理、销售管理、采购管理、委外管理、质量管理、库存管理、存货 核算、售后服务）、生产制造（物料清单、需求计划、生产订单、车间 管理）、人力资源（人事管理、薪资管理）五大类二十一个模块。根据系 统职能的设置，各部门严格按照本部门ERP工作职责进行业务处理及 ERP系统相关数据的提供。第四条ERP项目管理小组由各模块部门数据输入及审核人 员、主管、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项 目的管理负总责。其中项目领导小组由总经理任组长，各部门经理、主管组成项目领导小组, 对项目的实施管理负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统顺利 运行提供保障。ERP系统管理员负责系统日常运行的管理、监督、检查 工作，协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供 技术支持和保障。第五条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP 系统管理员解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有 问题。第六条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出部门内 ERP业务操作文档，以及操作注意事项和常见问题解答，用于各 岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第七条操作员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册， 如不能解决，再联系部门主管和系统管理员解决，解决问题后将 新的问题和解决方法加入操作手册。第八条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性,ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是 下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工 作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据， 为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据 正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如 发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。第九条ERP系统各岗位人员必须按照ERP系统的流程和要 求及时、准确、全面地完成本部门ERP业务工作，提供相关部 门ERP系统相关数据和报表第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐 号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当， 由系统管理员处罚。第十一条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各 项规定。第二章部门岗位职责第十二条ERP系统管理员主要职责：1、解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部 门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门ERP操作是否按照ERP业 务规则执行。2、参与规划各部门ERP操作人员的权限设置并负责增加、 修改、删除ERP操作人员的权限。3、负责日常维护BOM资料、工艺资料、物料编码、模块 参数设置等。4、保证CAXA-用友中间库中的BOM和工艺数据正常导入 ERP，如有异常及时联系ERP供应商协助解决。5、编写各部门业务及审批流程，制作流程图领导同意后并 发放到部门各岗位执行。6、负责新模块上线的全程实施跟踪，提出并解决新模块的 上线后的遇到的问题。7、新模块上线后负责培训相关部门ERP的操作流程。8、定期向领导汇报ERP系统的使用情况。第十三条技术部（生产制造模块BOM资料和工艺资料） 主要职责：1、保证CAXA图文档、工艺资料的正确、完整，目的是使 其能顺利导入ERP，如发现错误相关责任人能够及时修改。2、生产反馈单能当天给予处理建议并通知ERP系统管理员 修改ERP的生产订单，保证生产业务正常运行。3、保证技术通知单及时下发后通知ERP系统管理员更新 BOM资料和工艺资料。第十四条采购部（合同管理模块和采购管理模块） 主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运 行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP采购合同编号和供应商档案。3、负责录入及审核ERP外购合同、外协合同、委外合同的全部内容，保证与已签订纸质合同评审、价格评审、合同内容一致。4、假如与供应商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质 预库存协议和与ERP 致，无预库存协议的相关责任由其本部门来承担。5、负责录入及审核ERP采购订单，保证下发给供应商的采 购订单与ERP 一致。6、负责录入ERP到货单和审核ERP的退货单，确保实际到 货或退货数量、金额与ERP 一致，如有差异及时沟通供应商协商解决并通 知其相关部门。7、录入代管馆长负责录入ERP采购发票，确保供应商所提 供的发票内容和ERP 一致。8、负责录入付款申请单并且严格执行ERP付款申请单审批 流。否则不予其付款。9、按照ERP安全库存预警缺件明细及时补货。10、每月末录入和审核ERP代管挂账确认单并负责与供应 商进行预库存对账，定期上报领导ERP合同、订单、到货单、付款的截止 执行情况，统计需关闭的合同、订单、到货单经领导同意后关闭。11、负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操 作，并进行监督管理。第十五条销售部（合同管理模块、销售管理模块和CRM）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运 行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP销售合同编码、客户档案。3、负责录入及审核ERP销售合同、销售订单的全部内容， 保证与已签订纸质销售合同内容一致。4、负责录入和审核ERP发货单，确保实际发货与ERP 一致。5、负责录入ERP销售发票，确保本公司所开发票信息与 ERP 致。6、销售合同条款约定的期限内没有开票，ERP发出商品明 细必须与客户签订代储协议保证已生效的纸质协议和与ERP 一致，无代储 协议责任由其本部门来承担。7、根据ERP销售分析报表情况，督促业务员催收货款。8、销售人员录入CRM工作日志、销售阶段、总结报告， 部门领导监督核实CRM录入的工作进展是否与实际一致。9、根据CRM汇总信息、部门领导提取有关决策信息并下 达销售人员执行。第十六条质量部（质量管理模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运 行，不影响下游部门的业务操作。2、负责审核ERP上游部门报检的来料报检单、产品报检单 等相关报检单据。3、负责录入和审核来料检验单、产品检验单、在库检验单等相关检验单据。4、负责ERP检验单据的所填写内容与实际检验过程一致。5、负责出具ERP不良品处理单的处理方式报检部门必须严 格执行质量提出的处理方式。6、负责ERP售后三包件鉴定的审批。第十七条库存管理（物流部）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运 行，不影响下游部门的业务操作。2、负责ERP到货单、产成品入库单、调拨单的审核。3、负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、 其他入库单、其他出库单、销售出库单等相关单据。4、负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别 正确，如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠 正。5、严格禁止手工录入相关出入库单据，手工录入需在备注 栏说明原因经领导签字同意后方可处理。6、定期负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进行 实物盘点。7、如发现ERP有一物多码或一码多物的存货时以及其他异 常情况，要及时将信息反馈给ERP系统管理员。第十九条生产管理模块（生产部）主要职责：1、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确 性；2、负责根据生产计划，录入整机生产计划单，自制件生产、 委外加工计划单和试制整机零部件的生产计划单；3、负责整机上线、在制、入库信息的时时统计，并根据生 产能力调整生产订单；4、负责确定零部件的自制、外购、委外加工的属性。5、负责已下达的生产订单BOM子件的更改。职责要求：1、根据生产能力，分批、合理下达整机生产订单，所有生 产订单必须带有ERP系统中的订单号下发到分厂、仓库、成品库等部门。2、跟踪生产订单的完成情况，及时调整订单或增加临时生 产订单。3、分机型汇总整机自制件的加工清单，提供给相关部门， 并及时更新。4、区分不同生产订单的成品归集中心，按照ERP业务流程 要求填写相关单据。第二十条车间管理（分厂）主要职责：1、制定分厂内部的车间生产、领料、现场及人员的管理制 度，组织人员领料、用料的手续、流程的培训；2、合理组织生产部下达的生产、整改任务，各工位按照生 产订单号在仓储部领料，有关成品车、半成品车的相关变动（出库、入库） 要及时