【管理创新论文】谈医学研究所科研档案管理创新策略

【管理创新论文】谈医学研究所科研档案管理创新策略随着我国医疗技术的不断发展，医学研究所担负的责任越来越巨大，科研档案作为医学研究者的主要医学资料，有着非常重要的用途。科研档案的特点是形成周期长、专业性比较突出、涉及的主体较多，因此，档案管理需要结合科研项目特点进行分类科学保管。本文通过论述医学研究所科研档案管理中存在的问题，指出在科研档案管理中，医学研究所要建立科研档案集中统一、分级管理制度，协调好各部门对档案进行充分管理；做好科研档案立卷归档工作；加强档案文件的保管和利用，在销毁过期档案时要经过鉴定和批准，同时加大档案的信息化管理，提高科研人员查找档案的效率。医学研究所；科研档案；管理；信息化；分级管理；立卷归档随着经济社会生活水平不断提高，医学研究开展的也越来越多，医学研究所在不同阶段发展中会产生大量的科研资料，这些科研资料反映了医学研究所的科研水平，做好科研档案的管理可以方便科研人员对于资料的随时调取，对于过去的研究方法进行论证和借鉴，提高科研医疗水平。当前医学研究所在科研档案的管理现状不容乐观，医学资料管理过于分散、集中性差，档案管理信息化水平不高，在资料查找和利用中对于不能及时发现有价值资料，影响了科研水平提升。因此，医学研究所应该重视科研档案管理的创新性，建立专门的档案管理部门，保证医学科研档案的安全性、整体性和有效性。本文结合医学科研档案特点以及当前管理问题，提出科研档案管理策略，希望对医学研究所的发展提供帮助。1医学研究所科研档案的特点医学研究所从事的主要工作是医疗技术的研发，临床技术的论证实验等工作，由于医疗技术不断创新，在研发过程中自然而然就会产生大量科研资料，医学科研档案管理工作有自己的一些特点，对其进行总结主要包括以下几点1。1.1科研档案形成周期长、专业性突出医学研究所的科研工作比较复杂，一项科研任务往往需要几个月甚至几年的时间，周期比较长，而且在研发过程中使用到的材料多、研究领域范围广、覆盖面比较深。此外，医学科研档案最突出的特点就是专业性很强，课题组在档案管理中需要分科进行档案的管理，设置相应的编号对号入座，防止档案资料的丢失，医学档案分类明晰、归类方法简便化能提高档案的管理效率，在进行分类时要保证各个学科的独立性，保证专题的完整性。1.2学科综合性较强、项目涉及主体多医学研究所的工作特点就决定了涉及到的学科会很多，与其他单位的合作性项目会比较复杂，大量的创新性的科技技术不断应用在医学研究领域，在档案管理中不能因为技术的创新，而对之前的科研成果资料进行丢弃2。因此，从医学档案的特点来看，档案中涉及到的内容多、复杂、技术应用类型多等，决定了研究所科研档案管理是一项比较重要的工作，必须对其进行良好的创新。2医学研究所科研档案管理中存在的问题医学研究所在发展过程中目前存在的问题还是较多的，研究所管理人员普遍存在重研发轻管理的现象，对于科研档案管理工作的重视度不够，投入的人力和物力都不是很足3。在档案管理中经常出现的问题就是对于档案的整理混乱，存在资料不全和归类不明等问题，这些情况的出现使得在档案后期管理困难重重，目前研究所科研档案管理主要存在以下问题。2.1医学科研档案比较分散，集中性较差医学科研是一个循序渐进的过程，从课题的立项到后期的项目交付需要经历长时间的研发，在这些过程中会产生各种材料，这些原始材料的保管非常重要，有很多重要的基础数据，这些资料往往存在于不同的部门之中，比如实验基础数据存在于实验中心、项目材料撰写资料往往保存于科研者电脑中。但是，我国很多医学研究所对于这些资料没有进行有效的收集和整理，科研资料仍分散在各个部门自己的系统中，资料流失严重4。2.2医学科研资料保存时间过长在长期的医学科研过程中，医学资料的保存时间也会较长，在保存过程中会继续产生各种其他资料，这样有可能就会造成很多重复的材料保存，一些价值意义不强的材料长期存在于档案中，在后期进行资料的查找时，同一个关键词输入会出现大量的材料，让科研工作者不知道如何进行甄别，科研工作由于档案管理不善导致中途停止。2.3真实性、客观性以及可靠性差医学研究所在科研档案的管理中存在档案资料真实性和客观性不强，数据可靠性较差等问题，突出表现在以下几个方面：（1）原始资料保存不够规范和严谨，科研背景资料介绍不够详细；科研数据的记载不准确，很多重要数据遗漏，很多技术细节交代不清楚，重点内容没有进行突出，医疗技术说明时大都是科研者的主观意见，数据的修改现象较多，不同形式载体的实验结果保存不够全面。（2）科研文件的分类不明晰。常见的就是材料内容分类不全，立卷的方式不够标准化，档案不科学、不合理和不规范内容较多，导致科研工作者对于文献的参考价值不高5。2.4科研档案管理信息化水平不高当前互联网技术发展迅猛，电子信息技术应用在多个学科中，但是医学研究所在科研档案的信息化方面做的不够到位。科研档案的管理还是采用手工和电脑录入结合的方式，达不到大面积数字化的需要，信息技术的真正发挥受到很大的限制。研究所对于档案管理人员的培训做的同样不到位，很多人对于档案管理制度、档案法律规范以及档案基础了解不足，工作效率不高6。3医学研究所科研档案管理创新策略3.1建立科研档案集中统一、分级管理制度鉴于医学研究所档案管理的重要性，研究所应该建立科研档案专门档案室，配备专门的档案员，档案室在所长的统一领导下，开展档案业务工作，研究所的其他部门要协助科研档案室完成档案的管理工作7。研究所要贯彻执行国家有关答案管理的法规和条款，制定适合本所的档案管理细则，做好档案的收集、整理和分类工作。积累和保存本单位重要有价值的科研档案，要保证档案的安全性和完整性，加强对于档案管理的监控，杜绝档案信息的泄露。3.2做好科研项目的档案管理医学研究所相关部门要发挥行政监督的作用，严格把控医学项目的检定验收、成果上报等关口。在进行项目鉴定验收、申报成果前，应该由业务主管部门与档案室档案员对形成的各种材料进行审核，在鉴定完成后签署意见并加盖不同科室的公章，凡是出现项目材料不完整、客观数据失真等情况，不能给予验收和存档。在医学科研项目获奖后，项目负责人可以将申报材料、获奖证书等讲给研究所内的科研处，通过科研处负责将档案进行归档8。为了提高档案管理的效率，可以将档案管理质量、效率等纳入个人的工作职责中，将档案管理作为职工年终考评、聘任以及晋升职称的重要依据，对于因为工作疏忽导致的答案丢失情况，可以取消年终的评优，情节严重者评定为年终考评不合格。3.3做好科研档案立卷归档工作医学研究所在对各种不同载体文件材料的立卷归档中，应当适当保证文件的自然形成规律以及文件材料之间的联系性，兼顾到文件保存价值，以能真实反映科研工作者的科研过程、方便查找运用为原则9。要适当增加医学研究所内部课题组的立卷归档范围，按照立卷要求进行立卷整理，及时进行归档，档案室应该加强立卷归档的指导工作，让立卷归档制度化，真实的做好档案管理的前期工作。同时研究所要要对档案文件进行适当的区分，按照文件保管期限将其分为永久、长期和短期三类10。凡是国家重大的医学科研项目，对于国家医学进步有长远利用价值的文件应当列为永久管理档案；凡是省部级科研文件，反映所内重要职能活动，对于本所和医学长期利用有价值档案，应当归为长期管理档案，保存期限至少十六年；凡是市级或者所内自己的科研项目，在短期内对于医学研究有价值的档案，应当进行短期管理，保管期在十五年以下。3.4做好档案文件的保管和利用医学科研档案的利用价值极高，需要配备专用库房进行保管，配备防盗、防潮、防高温等设施11。档案室对档案要进行科学的分类，按照编号进行排列，方便查找，保管期限已满的档案应当会同有关部门和专家组织鉴定，提出销毁或者延长保存的意见。在销毁过期和利用价值不高档案时，要至少有两人监督，批准人和销毁人在责任书上签字确定。同时要完善电子科研档案保管力度，实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。通过计算机磁盘等设备实现对档案扫描件的管理，与纸质档案相对应。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，方便科研人员的调取和利用12。3.5严格规范管理制度，保证档案质量科研档案的质量高低，对于指导科研人员科研工作帮助会很大。在科研档案管理中要纳入科学的管理方法，档案管理与课题管理、计划管理以及成果管理等紧密结合，实施同步的管理，保证档案材料的完整和有效性。同时对于各种不同档案进行分类管理，档案室要适当开展档案的提供利用工作。医学研究院要划定具体人员工作职责，检查和归档各科研项目或课题组的科技文档材料，及时对其进行归类管理。参考文献1黄萍.医学科研档案管理的现状及方法J.兰台内外，2019，19（1）：21-22.2赵金龙.动态系统理论视阈下高校科研档案管理机制的研究与实践J.机电兵船档案，2019，21（3）：21-22.3周灿.医学档案管理中存在的问题与对策J.办公室业务，2019，31（9）：108.4王小英.医院档案信息化管理建设研究J.世界最新医学信息文摘，2018，32（45）：14-15.5苏文英.试论高校教学档案管理创新策略J.长江丛刊，2018，18（26）：9-10.6范佳正，邹萍萍.互联网背景下现代医院档案管理改革策略和模式创新J.中国卫生标准管理，2019，26（14）：18-19.7黄晓云，肖剑钦，谭荔.科研院所会计档案规范化管理浅析J.财会学习，2018，17（1）：21-22.8林宇斐.军队科研单位科技档案管理问题探析J.管理观察，2019，31（27）：32-33.9黄萍.医学科研档案管理的现状及方法J.兰台内外，2019，17（1）：21-22.10张勤生.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨J.兰台内外，2019，41（14）：32-34.11许志刚.大数据推动下的医院档案管理改革创新探讨J.办公室业务，2019，15（3）：13-14.12王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究J.现代商贸工业，2019，20（19）：60.