公文词语选用的要求和限制

公文词语选用的要求和限制 叶圣陶说：“公文不一定是好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通 顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”要达到公文表意的准确，除遵守文法、符合逻 辑等以外，正确选用公文词语也是十分重要的。较其它文种而言，公文词语的选用有着更为 明确而严格的要求和限制。具体地讲，公文词语的选用，具有以下六个方面的要求和限制： 第一，它要求选用规范化的书面词语。由于公文的政策性、实践性很强，因此，它 对用来表达内容的词语的规范化要求，就比其它文种要高，任何有悖于规范化要求的词语都 应在摒弃之列。有人在起草文件时，经常乱用所谓的“简化字”，如把“零售”写成“另售”， “源泉”写成“沅泉”。这种现象，有损于公文的明确表意，也破坏了公文的庄重风格。公 文词语一般要求运用书面语词，而很少运用口语词、方言词及土俗俚语，仅在调查报告、工 作总结之类公文中，为了增添文章的生动性，才适当运用一些群众口头语言及人们熟知的“惯 用语”、“谚语”等，使叙述的内容适当形象化一些，加深读者的印象。但在“请示”、“报告”、 “通知”、“通告”一类公文中，特别是一些法规性文件中则一般不宜运用口语词、方言词和 土俗俚语。词语运用上的这种限制，是为了避免这类词语所附加的情感色彩的影响而妨碍单 一、明确地表达本意。第二，公文语体大量选用一些专用词语。如“任免”、“如下”、“务须”、“审核”、“取 保候审”、“特此函复”等等。这些专用词语是人们在长期的实践中逐渐形成的，已约定俗成， 不能任意改动。这些专用词语一般都具有事务涵义的确定性，并具有特殊附加色彩，有其独 特的表达作用。它的运用，让人一目了然。且言简意赅，表述准确，很难以同义的词语来代 替。第三，多用更具概括意义的词语。在一些法规性文件中更具概括意义的词语的运用 是经常而普遍的。如：“凡进入或者经过中国领陆、领水、领空的外国人和外国的航空器、 船舶、车辆、物资、生物等，必须遵守本法和其他有关环境条例规定。” “的”字词组在某种程度上也可以说是一种更具概括意义的词语，如“情节严重拒 不交代、屡教屡犯或报复检举人的”，“违反规定私自出售的”等等，在公文语体中也被大量 运用。这类“的”字词组省略了表示客观对象的词语的中心部分，词语简洁又具有高度概括 性，它表示涉及某物即不能例外，表意简要而明确。第四，公文用词讲究平实，反对追求华丽的辞藻。“清水出芙蓉，天然去雕饰”。但 平实不同于呆板、枯燥，因为许多看来平常的词语，只要调遣得体，也能淡中藏美，拙中寓 奇，收到良好的表达效果。于平淡之中见功力，是公文用词应当追求的目标。如：“但是， 仍有不少地区和部门对中央、国务院的三令五申置若罔闻，有令不行，有禁不止。有的单位 利用职权，强行摊派，甚至敲诈勒索；有的地方讲排场，摆阔气，追求形式主义，大兴土木， 劳民伤财；有的领导干部，急功近利，不顾国家财力可能，乱上计划外项目，等等，致使向 企业乱摊派的问题至今未得到解决，甚至有些地方有增无减，愈演愈烈，四面伸手，八方 要钱，名目繁多，数额很大。”这段文字，行文简练，没有用任何华丽的辞藻，但如行云流 水，娓娓叙来，语言生动活泼，廖廖数语，深刻指出了“乱摊派”现象的根源。 另外，公文词义要求精确限定，并运用直接意义。词义有客观性的一面，也有主观 性的一面，对公文写作来说，应尽量避免主观理解成分的加入。因此，含蓄、比喻、象征等 寓义应该少用或不用。例如“百花齐放，百家争鸣”这样的艺术性用语就不能用之于宪法， 宪法的表述则是“中华人民共和国公民有进行科学研究、文学艺术创作和其他文化活动的自 由。”公文中每一个词语所表示的概念都有严格的限定，绝不容许掺杂任何主观理解成分， 以保证公文表意的准确性。第五，多用“全称”词语，慎用简称（略语）。文件当中涉及的人名、地名、单位名 称、事物名称、年月日等都要用全称，不得随便“乱简乱称”。公文语体不是不允许运用简 称（略语），但它运用的原则应该是言简而意赅，说起来顺口，听起来清楚，看起来明白， 一句话，简称（略语）必须是人所共知的，为大家所公认的。如“中顾委（中央顾问委员会）”、 “农转非（农业户口转为非农业户口）”、“离休（离职休养）”等等，这些简称（略语）来源 于日常用语，经过规范，进入书面语，并已成为书面语的一部分。使用一些简称，有助于文 章的精练。但未被广泛运用的简称，最好不要写进公文。第六，公文选词要力求通俗易懂，不宜把在小范围内流行的“行话”、“术语”写进 公文。公文既以维系公务活动的开展与进行为宗旨，必然涉及到社会上的各行各业，叙述或 说明一个行业的工作情况，必然要使用一些“行语”、“术语”。因此，“行话”、“术语”，进 入公文，乃是实际表达的需要。但由于公文的读者范围十分广泛，即使是涉及某一行业的公 文，其读者对象也不可能仅仅局限在本行业范围之内。为使“隔行如隔山”的读者也能看懂 非本行的公文，因此，公文中行业用语的使用就要求少而浅。一方面，应当根据公文内容表 达的需要，适当运用一些“行话”、“术语”，一些非用不可又不为广大读者所熟悉的“行话”、 “术语”，可加注释，以利于读者正确领会。另一方面，要照顾到更多的非本行业的读者对 象，可用可不用的“行语”、“术语”，尽量不用；可用其他通俗词语代替的，尽量使用通俗 词语。滥用“行话”、“术语”，是公文写作之大忌。