Word正规公文制作流程

Word正规公文制作流程第一步:设置版面格式1.分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。2.依次点击“文件页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。第二步:制作发文红线 公文通常分为上行文、下行文和平行文，上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。1.点击主菜单上“格式边框和底纹显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏(见图4)。2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“”设置快捷键。第三步:制作公文落款 一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。1.点击“格式中文版式双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。2.输入单位名称(如:中国公司分公司路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。3.输入剩下的文字(分公司路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+”和“Ctrl+”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零()等。通过点击“视图工具栏符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。第四步:制作落款粗、细横线 作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。可利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:1.在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号(减号要连续输入3下)，而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。2.细横线则可通过先把输入法状态切换成中文，连续输入三次“-”号(减号)，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。第五步:给公文添加页码 点击“插入页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)的勾选，点击“确定”即可(见图9)。