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1 时间管理 2010年 4月 27日 上海 2 时间管理培训大纲 1. 时间管理理论 2. 做计划的工具 3. 分析浪费时间的因素，应对时间杀手 4. 管理电话时间、等待时间，应对拖延 5. 处理干扰，学会说 “ 不 ” 6. 规划工作区域，办公室的 5S管理 3 时间管理的定义 时间管理 是用最短的时间做好正确 的事 。 时间管理管理的对象不是 “ 时间 ” 而是 “ 自我管理者管理 ” 。 4 时间分配 一个人如果活 72岁，平均起来，时间分配大约是： 睡觉 20年 工作 14年 文娱、运动 8年 吃饭 6年 坐车走路 5年 化妆打扮 5年 聊天 4年 看书 3年 等人 3年 生病 3年 打电话 1年 5 关于时间的一些统计数据 1. 人们一般每 8分钟就会受到一次打扰，平均每次打扰 5分 钟，每天大约 4小时，其中 80%的打扰是没有意义的 2. 每天自学 1小时， 7小时一周， 365小时一年，一个人可 以在 3-5年成为专家 3. 一个人如果办公桌乱七八糟，他平均每天会为找东西花 1个半小时 4. 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍 5. 用 1小时进行计划，行动的时候会节约 10小时 6 您用时间做了什么 您的时间管理的现状如何？哪些方面有待改进？ 您是否设立目标，制定计划？ 您是否根据工作任务的轻重缓急排列顺序？ 您是否每天列出工作任务清单？ 最浪费您的时间的事情什么？ 7 有效的时间管理系统 1. 明确你的价值观 2. 确定你的目标 3. 制定计划 4. 根据重要性执行计划 8 卡内基的墓志铭 美国钢铁大王卡内基的墓碑上写着：这是 一个极普通的人，他唯一的优点就是，他 能使那些比他优秀的人甘心情愿地为他工 作。能够做到这一点就是管理者最大的胜 利。 9 发掘心底最根深蒂固的价值观 盖棺定论时，你希望获得的评价，才是 你心目中真正渴望的目标，是你的人生 的最终期许。从这个角度看，名利、金 钱等等不免显得微不足道。 10 从设定目标开始 一个人无论他现在多大年龄，他真正 的人生之旅，是从设定目标的那一天 开始的，以前的日子，只不过是在绕 圈子而已。 肯 莱文 11 目标对人生有巨大的导向作用 您选择什么样的目标，就会有什么样的人生。 没有明确目标的人，在职场之路上容易分散 注意力、精力和时间。 设定目标是制定计划 , 做出决定和每日工作的重要前提。 12 把人生分成一截一截的过 1. 把人生分成一截一截的过：人生苦短，做 喜欢做的事。 2. 把人生分成几个阶段，每个阶段重点瞄准 一个目标去做。 3. 有目标的生活和被动的生活区别很大。 13 什么才是真正重要的 75岁， 3900个周末 3900-你的年龄 52周 = 你的生命所剩下的周末 只有当您亲眼看见自己在这个世界上的 日子所剩无几时，才能真正分清事情的 轻重缓急。 14 你一生中最重要的东西 你一生中最重要的东西 ，就是 你的时间 你余生的第一天始自今日 你应该活的有点时间观念 ， 你应该花时 间做那些对你来说重要的事情， 对你来 说重要的事情是什么？ 15 第四代时间管理理论 紧急 第一象限 不紧急 第二象限 重 要 紧急状况 迫切问题 危机 有特定时限的工作 设立人生目标、计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力 不 重 要 紧急 第三象限 干扰的事，电话 邮件、报告、信件 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 不紧急 第四象限 忙碌琐碎的事 广告函件 电话、邮件 浪费时间的因素 令人愉快的活动 16 成为高效时间管理者的六个准则 1. 一致 2. 平衡 3. 有重点 4. 人际关系 5. 灵活变通 6. 携带方便 17 计划可以帮助你 根据重要性和紧急性区分工作的轻重缓急 确定在限定的时间和预算范围内达到目的所 需要的资源 制定每年、每季度、每月、每周、每日计划 18 什么是计划 计划是为完成一定的目标而事前对措施 和步骤作出的安排。 19 为什么不做计划？ 1. 认为不做计划也能获得实效 2. 不了解做计划的好处 3. 认为计划赶不上变化 4. 不知道如何做计划 20 指导性和可变性 1. 制订任何一项计划，必须有明确在一定的 时间内完成什么任务，获得什么效益。 2. 在计划执行过程中，如果客观情况发生了 变化、就要适时地予以修订。 3. 计划既有指导性，也有可变性。 21 做计划的工具 甘特图 第一周 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 第七周 第八周 工作 1 工作 2 工作 3 工作 4 工作 5 工作 6 工作 7 22 每日工作清单 1. 列出工作任务清单 2. 估计每项工作所需时间、预留机动时间给 意外事件 3. 根据轻重缓急排序，决定删减或授权 4. 为第二天作计划、准备 23 根据轻重缓急排列优先顺序 1. 把你的工作分成三类： A:必须做的； B:应该做的； C:如果做了，会很好 2. 这些工作从哪里来的？谁分派给你的？是否和他 讨论工作的重要性和时限？ 3. 如果不做这项工作，结果会怎样？ 4. 可不可以授权给其他人做？ 5. 有没有类似的工作可以合并同类项？ 6. 何时是我的黄金时间？ 7. 运用 “ 六点 ” 工作制 24 做正确的事，而非正确地做事 ! 我之所以能够完成那么多艰巨的工作， 是因为我每次集中精力只做好一件事情。 杰克 韦尔奇 做正确的事 25 今日事、今日毕 假如今天是我生命中的最后一天 今天就是最后一天，永远不要等待明天， 因为没有人知道明天会是什么样子 今天的每一分钟都胜过明天的一小时 26 时间强盗 有形的时间强盗 电话干扰 不速之客 用人不当 社交闲谈 权责混淆 沟通不良 进度失控 资料不全 会议耽搁 文件复杂 工作搁臵 无形的时间强盗 危机应付 计划欠妥 贪求过多 事必躬亲 条理不清 欠缺自律 无力拒绝 做事拖延 27 浪费时间的主观原因 1. 缺乏明确的目标 2. 拖延 3. 不会说 “ 不 ” 4. 不会授权 5. 没有计划 5. 不必要的完美主义 6. 行动缓慢 7. 懒惰 8. 心态消极 9. 缺乏条理与整洁 28 浪费时间的客观原因 1. 突然的来访者 2. 电话 3. 垃圾邮件 4. 等待 5. 没有结果的会议 6. 没有实际意义的报告 7. 授权给没有责任心的人 29 更好地利用等待时间 如何在这种情况下更好地利用时间： 1. 在飞机或火车上？ 2. 在公共汽车或（出租）车上？ 3. 等着与某人开会？ 4.在机场 /火车站？ 5. 在等待时？ 30 缩短电话时间 1. 如果你没有兴趣与来电人谈话 ,你可以说 2. 一开始就告知来电人你正要离开 ,并只有一 分钟可以谈话 3. 如果你接到电话的时候很忙 ,但你确实想回 电话 ,你可以说 31 拖延的原因 你发现某些工作很无聊或没有兴趣 工作没有头绪，复杂或很难处理 没有完成工作的期限 看不到做某件工作的现时利益 你不想做改变或只想维持现状 你有什么重要的工作或私事拖延至今还 没有做 ?为什么 ? 32 处理拖延秘诀 1. 这些工作是你必须亲力亲为还是可以 授权给他人来做的？ 2. 与你的同事沟通，看他们是否可以帮 助你分担工作 3. 给每个工作设立完成日期并按时完成 4. 建立奖励制度 5. 先做起来再说！不要抱怨 33 处理干扰的秘诀 1. 及时告诉你的同事有很重要的事情处理 2. 鼓励那个打扰你的人尽快说出来 3. 如果你的工作不一定需要办公桌和电脑 ， 可以 找一个安静的地方 4. 受到干扰时总是问自己这是不是第一象限的 事 紧 急并重要 ， 如果不是 ， 就可以等一等 34 为什么说 “ 不 ” 如此困难 1. 说 “ 是 ” 比较快，因为人们会接受 2. 说 “ 不 ” 的时候，感觉自责 3. 对方的职位比你高，你不得不说 “ 是 ” 35 你有权说 “ 不 ” 1. 你有权力说 “ 不 ” 而不感到自责 2. 想说 “ 不 ” 却说成 “ 是 ” 可能会降低你的自尊 3. 如果你总是说是，而忽略了自己的需求，那么人们 就会失去对你的尊敬 4. 现在说 “ 不 ” , 好过将来让人失望 5. 承担太多的事情可能会降低你的工作标准 6. 对他人来讲，得到 “ 不 ” 的回答并不是件很大的事， 7. 他们甚至预想到你的答案是 “ 不 ” ，因为这个要 求本身就是不合理的。 36 什么时候可以说 “ 不 ” 1. 当你觉得再接受新的工作，会影响工 作质量时，因为你会超负荷 2. 当有人要求你做的工作是与你或你的 部门完全无关的 3. 如果有人要求你做的事，与你个人的 信念和道德观念不相符合时 37 说 “ 不 ” 的第一步 1. 在简单的情况下从随和的人开始 2. 即使说 “ 不 ” ，也要听起来既坚定又有礼 貌 3. 你可以有说 “ 不 ” 的理由，但不要找出虚 假的借口 4. 用点时间想一下 5. 学会设定限度 38 怎样说 “ 不 ” 我可以做这件事，但是我手头上的事就 来不及了，这件事是不是更重要些？ 我很乐意帮你做这件事，不过，我得先 做完手头上的这件事，大概还需要 对不起，我正在做 无法帮你，你有没 有问过 39 什么是 5S ? 1S整理 ： 丢弃不需要的，保留需要的 2S整顿 ： 在任何时候都能够非常容易找到所需物品 3S清洁 ： 保持物品的干净与整洁，没有灰尘和垃圾 4S-标准化 ：在清洁之后持续保持整洁 5S-素养：培养这方面的素养，树立良好的态度 办公室的 5S管理 40 清理检查单 1. 准备一个专门存放重要文件的 “ 保留 ” 文档 2. 如果你需要把这张纸传递给其他人的话，创建一个 “ 转交 ” 文档 3. 如果你不知道如何处理一些文件，那么创建一个 “ 临 时 ” 文档，以后重新审视 4. 如果你知道你永远不会需要用到那张纸上的信息，马 上扔掉！ 5. 现在回到 “ 保留 ” 文件夹并把里面的文件逐一归档到 合适的文件夹里，或把它们转化成需要立即处理的 “ 紧急 ” 文档 41 电子文档的管理 1. 用整理办公桌的办法来管理电脑 2. 如果在同一目录下有太多文件，应当建立个 子目录 3. 在删除文件的时候要小心不要删错了 ,在硬盘 上做个备份 4. 定期存盘 5. 建立固定的常用的格式 42 文件管理指南 1. 明确每个文档的内容 2. 为每个文件创建一个清晰的索引 3. 定期清理你的文件 4. 总是做到立即归档 43 总裁桌上的不同颜色公文夹 美国汽车公司：美国汽车公司总裁莫瑞要求秘 书给他的呈递文件在各种颜色不同的公文夹中 。 1. 红色的代表特急； 2. 绿色的要立即批阅； 3. 橘色的代表这是今天必须在一周内批阅的文件 ； 4. 白色的表示周末时须批阅； 5. 黑色的则表示是必须他签名的文件 。 44 电子邮件管理 1. 收到邮件后快速浏览一下发件人和邮件主 题看看有没有什么特别重要或紧急的事真 要马上处理 2. 只答复需要马上处理或非常重要的信件 3. 在你的收件箱里开设几个子信箱 4. 在一天中安排一个具体时间阅读需要当天 处理的邮件 5. 当你确实需要回复邮件时，要做到简明扼 要，紧扣主题 45 高效时间管理法则 1. 保留时间安排的弹性 2. 当日事当日毕 3. 保持焦点 4. 学会说 “ 不 ” 5. 避开高峰 6. 成本观念 7. 精选朋友 8. 避免争论 9. 积极休闲 10. 学会速读 11. 第一次就做好 12. 整洁办公桌 13. 简化工作流程 14. 用节省时间的工具 15. 选定各类工作的最佳时机 16. 严守期限 17. 终生学习 18. 现在就做