群策群力六步法学员手册.ppt

群策群力六步法 快速掌握世界一流 管理方法 行动学习群策群力小组分工 组长 方法检验员 时间管理员 会议记录员 新闻发言人 挂图纸书写要求 每页须有标题 板书字迹清晰，忌潦草，字体 5CM大小。 不要在背面写 间隔适当，不要太密。四周适当留白 每页须编号。（组名 +日期 +序号） 尽量记录原话 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 学习目的 完成该课后，你将能在行动学习中： 使用问题解决六步骤解决工作中的问题 改善沟通，在解决问题时使用共同的语言 选择及使用新的工具 利用已有的知识与经验，成为问题解决的专家 什么是“问题”呢？ “这个 问题 我们得谈谈“ “这是领导风格的 问题 ！“ ”你能回答我们的 问题 吗？“ ”在公司的会上，能提 问题 吗？“ 以前学员写的问题 销售额上不去 销售抓不住市场或客户的需求 员工士气不高 干部执行力不够 费用不能很好的控制 流程太复杂，效率低下 跨部门协作不顺畅，互相扯皮 “问题”的定义 现状与期望之间的差距， 称为问题。 期望 现状 问题 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 案例分析 从刚才的案例中你学到了什么？ 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 1 工具箱： 1. 头脑风暴 2. SMART方法 3. 结构树 搜信息，明确问题并确定目标 任务 描述症状（问题的具体表现） 针对具体表现重新阐述问题 确定解决问题的目标 要求 一定是可以观察到的现象，而不是主观臆测和推论 尽可能穷尽所有的现象 坚持目标导向（有可能不需要处理现在的问题） 目标必须具有挑战性 典型 质疑 你确信已经穷尽事实了吗？你是如何知道这些事实的？ 这到底是一个什么问题？ 我们到底希望从这个问题的解决中得到什么？为了得到这 个好处，还有什么其他途径呢？ 目标再提高一些会怎么样呢？ 工具 方法 头脑风暴 活动挂图或活动卡片 行动学习问题评估工具 好的行动学习的问题， 5分为满分，平均得分应不低于 4分，单项得分均应不低于 3分。由于问题的选择对行动学习非常重要， 因此，评估和选择过程一定要严格。 评估标准（ 1 5分） 问题 1 问题 2 问题 3 重要性 （ 组织和团队重要难题 ， 与 KPI相关 ） 迫切性 （ 不迅速组织解决会带来较大风险和损失 ） 挑战性 （ 需全力以赴才可达成 ） 可控性 （ 至少小组组长的上级资源可控 ， 项目发起者可控 ） 成效性 （ 成果 、 效率 、 可衡量 ） 推广性 （ 可复制 、 可分享 、 非一次性 ） 参与性 （ 跨部门 、 非个人力量解决 、 有贡献度 ） 创造性 （ 项目发起者没有现成方案 ） 时限性 （ 实施 4-6个月即可见明显成效 ） 格式： 小组问题选择 1、张三：员工流失率高 2、李四：员工技能低 组名 20080416 01 14 队名简称 标题：蓝色 底线：红色 正文：黑色 日期 序号 文字：蓝色 挂图纸 书写要求 具体的 specific 可衡量的 measurable 富有挑战 ambitious 结果导向 result-driven 时间界限 time 确定 问题 目 标 的 SMART原 则 目标 1：在 3个 月内关键销售岗 位员工月流失率从 10 降到 5 目标 2：本年度公交车运行正点 率从 80%到 90 目标表述示例 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 1 工具箱： 1. 头脑风暴法 2. 鱼骨图 3. 因果分析图 工具箱： 1. 头脑风暴 2. SMART方法 3. 结构树 子步骤一：自由讨论原因 典型 质疑 是什么导致这些现象的发生？背后的原因又是什么呢？ 其它可能的原因呢？ 你是如何知道这个因果关系的？有什么证据可以论证这 个因果关系？ 工具 方法 头脑风暴 活动挂图或活动卡片 任务 找到导致问题或现象的可能原因，多问几个为什么。 要求 将显而易见的原因放在一边； 问五层为什么； 用好奇心来搜索信息，找出以为知道但不熟悉的地方 ; 思考改善对 “ 早已知道 ” 的事情的看法 ，建立新的关系 第二步：分析原因 18 本意是 突发性的脑风暴， 意即 应用脑力冲击问题 (using the brain to storm a problem)， 在 1939 年由 亚历斯 奥 斯本 (Osborn)提出 。 用于 小组讨论中，激发大家的智慧，使集体产生 更多的观点和创意。 原因分析工具：头脑风暴法 Brain Storming 19 头脑风暴法的要点 一 发言 : 每人都要发言，每次只能一人发言 两 追求 : 追求数量、追求创意 三 不许 : 不许质疑、不许批评、不许打断 四 步骤 : 四个关键步骤 20 头脑风暴法四个步骤 1. 主持人发言 2. 个人自由发言 3. 小组讨论 1、陈述并澄清议题 2、规定时间并安排 计时员 3、安排记录人员 4、说明规则 5、鼓励所有人思考 1、成员自由发言 2、鼓励在别人观 点的基础上创造 3、记录所有意见， 即便是荒谬的 4、使用规则维持 秩序 5、可以点名让不 发言的人参与进来 6、使用 “ 还有 呢 ” ，直到穷尽所 有人的所有观点 1、解释澄清某些观 点 2、合并同类观点， 但不是作概括总结 3、激发新观点： 叠罗汉： 不同观点 叠加； 移花接木： 不同观 点取优整合； 架桥法： 相反观点 之间产生新观点 唱反调： 反转某些 观点 4 . 小组决策 1、形成最终决策 2、回顾研讨过程 3、重申决策结果 4、明确下一步行动 5、感谢各位参与 参考资料：头脑风暴 所需时间： 15分钟至个小时 所需人数：至人 通常所需的环境 : 1. 一间温度适宜 ,安静 ,光线柔和的会议室 2. 严禁电话干扰 3. 有翻页板 (一般分多少组就需要多少翻页板 ) 4. 黑色和红色的白板笔若干 头脑风暴法的原则 在意见收集过程中 人人参与 (round robin) 不评价他人的想法 快速阐述观点，不需要发挥 在其它想法的基础上发展自己的想法 及时记录每个人员的想法（不高度概括），并字体整齐 在观点评估阶段 只评估观点，不评估人 为了准确，请小组成员进行核对 成员依次评论，可将意义延伸，将其中一些观点综合或取消 进行分级标注 ,明确主次 (小组要对标准达成一致 ) 确定下一步的行动 头脑风暴的注意点 1.请谁入伙 头脑风暴的有效性在很大程度上受到讨论成员的个性和他们之间的相 互关系的影响 ,如果你控制者名单 ,如何搭配就取决于你了 .一般而言 关系特别密切或紧张的人员不要在一组 性格相似的人员不要在一组 关注点异常分散的人员不要在一组 不要让同性别的人员在一组 2. 组长的特别要求 有能力和勇气面对大伙讲话 如条件可能 ,给组长佩带特别的红色标识 (如红袖箍 ),以提醒他们的权利 组长不能是特别强势或支配欲强的人 ,你先听我说的人不适合担任此角色 3.破冰行动 如果参加风暴的人员不熟悉 ,需要在风暴前进行团队融合 ,即采取破冰行动 大量事实表明 ,如果破冰让大家有某种身体接触的话 ,效果会更好 4.纸张 不要用 A4的纸张 ,需要大白纸 头脑风暴的好工具 子步骤二：聚焦重要原因 任务 找到导致问题的关键原因集合 ,剔除不相关的原因 要求 基于缜密的思考而不是所谓的常识来选择重要原因 ; 对于被筛选掉内容 ,要重新问一次 ” 为什么说这一条不重 要 ?” ; 所有重要原因都必须经过调查确认 ; 典型 质疑 导致这些现象发生的最重要的原因有哪些？为什么这些 原因重要 ? 哪些原因不重要 ?为什么说这些原因不重要 ? 这些原因导致了多少问题？你是如何知道的？ 工具 方法 FOCUS矩阵 80/20法则 投票法 第二步：分析原因 FOCUS矩阵 可控 内 部 外部 不可控 分析原因工具： 子步骤三：把原因逻辑化、系统化 任务 找出重要原因之间的关系，明确因果链条，并挖掘深层原因 要求 基于事实和缜密的思考确定因果关系，而不是基于常识 所有人都必须对因果关系发表意见，不同的意见要得到充分重视 以好奇心探索可能存在的关系，勇于提出新的假设 典型 质疑 你是如何知道这个因果关系的 ?这背后的原因又是什么呢？ 还有其他可能性吗？存在因果颠倒的可能性吗？ 你感觉这个因果分析如何？ 5Why 工具 方法 如果原因可以分为相互独立的几类，各类别之间没有因果关系， 则使用 鱼骨刺图 如果原因之间不独立，相互之间有复杂的因果关系，则使用 因 果分析网络图 第二步：分析原因 鱼骨图 对头脑风暴的产出进行归类 帮助找到根本原因 明确收集数据的区域 鱼骨图结构分解 原因 A 原因 C 原因 B 原因 D 问题 为什么 ? 为什么 ? 为什么 ? 鱼头 类别 主骨 支骨 鱼头 骨干 原因 C1 原因 C2 原因 D1 原因 D2 原因 A1 人 机 法 料 没有授课教师 没有达到摩托罗拉 标准讲授风格 计划和课程不一致 培训完成后没有 质量保证 大学的培训 师不够好 学员不在 一个水平上 客户抱怨 学员太忙 课程太贵 相关的课程不够 课程没有改善 取消的课程太多 没有课程 内容概要 学员不是很 积极 用鱼骨图法对头脑风暴产出进行归类 示例：鱼骨图 举例：为什么培训没有效果 為 什 麼 訓 練 沒 有 效 果 ？ 需求未掌握 目標定位 講師 教材 組織主管 管理 1.未真正掌握重點 2.方法不對 3.未做診斷需求 1.未與業務結合 2.未與人事結合 3.缺乏追蹤改善 1.課程目標不明確 2.為上課而上課 3.目標未配合政策 1.公司文化、風格 2.主管排斥訓練 3.工作壓力大 1.教學表達不足 2.專業實務不足 3.不生動、欠互動 1.欠缺實務內容 2.表現方式單調 3內容不符需求 鱼骨类别的选择（建议） 对于销售和市场，命名主要包括： 人为因素 促销 价格 地点 产品 地理分布 对于技术问题，常用的命名包括： 人为因素 方法 机器 计量标准 原材料 鱼 骨刺 图 影印机 待影印文件 影 印 不 清 楚 放文件 时 滑 文件位置放 错 药 水不 够 碳 粉不 够 影印 纸 无法粘着 碳 粉 操作指示不 够清 晰 容易按 错键 滚 筒 夹杂碳 粉 镜 面有 污 点 镜头 失焦 有 夹纸现 象 有抗影印的 记号 文件本身不 清 楚 经过 多次影印， 并 非原稿 制作人 员 材料 纸张 分析原因工具： 因果分析 网络图 上半年统计表明， 31的车 次运行延迟 25的车辆延迟发 生在三条主要干道 的高峰时段 60%的延迟是因为 车辆抛锚 5%的延迟是因为 跑错线路 10%的延迟是因为 发生交通事故 75的抛锚车 辆为超期服役 车辆 80的抛锚车 辆未按计划保 养 跑错路线的全部为 今年上岗的外地司 机 90的交通事故为 发生在新上岗司机 身上 市政道路施工， 下半年结束 公司已经三年没有购 置新车辆了 去年底有 50多名老司机及有 经验的维修人员被另一新成 立的个体公交公司挖走 60的维修工人为 半年内上岗的新员 工 公司高层追求短 期盈利 高层激励基于短 期盈利 公司控制人工成 本，老员工待遇 低于行业 25 分析原因工具： 子步骤四：把原因按轻重缓急排队 任务 找出最根本的原因（鱼骨刺图的末端刺或因果分析网络图的最末端原因），并确定解决问题的先后顺序 要求 一定找到最根本的原因； 根据紧迫性确定解决的先后顺序，所谓紧迫原因是指不 解决问题更加恶化的原因 典型 质疑 这些原因消除后到底能在多大程度上解决问题？你是如 何知道的？ 这些原因的变化趋势如何？ 这些不重要原因存在，会发生什么？ 工具 方法 重要性 /紧迫性矩阵 III. 第二步：分析原因 重要性紧急性矩阵 重要性 紧 急性 高 中 低 低 中 高 III. 第二步：分析原因 检查 表 错误类型 错误数量 小计 不完整的表格 88 订单错误 15 表格有误 45 包装错误 25 其他 7 合计 180 储运失误 日期 : 3-28/3/03 帕累托 图 （ Pareto） 帕累托 图 通过突出项 目 发生的频率以便帮助找 到重要的问题 或原因 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 100% 75% 50% 25% 0% 88 45 25 15 7 n = 180 49% 74% 88% 96% 不完整的 表格有误 包装错误 订单错误 其他 表格 储运 失误 ( 2003年 3月 ) 百 分 比 失 误 的 次 数 错误类型 原因分析工具： 5W法 使用时机 :需要深入了解问题的根源 ,使用此方法 使用程序 : 1.详细说明需要处理的问题 2.向对方提问为什么或这是什么 3.不断的问 why,直到没有答案为止 (虽然是 5W,但是为了解 决问题的根源 ,可能不止 5次 ) 子步骤五：把原因转换为子目标 任务 制定消除原因的具体目标。 要求 目标要符合 SMART原则； 子目标都达成后，必须实现第一步确定的总目标。 典型 质疑 如果目标值更激进一点会怎么样呢？ 所有子目标实现后能得到什么呢？ 工具 方法 SMART原则 第二步：分析原因 问题解决六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 1 工具箱： 1. 收益 /实施难 度评估表 2. 方案评估表 3.解决方案 风险分析表 3 工具箱： 1. 头脑风暴法 2. 鱼骨图 3. 因果分析图 工具箱： 1. 头脑风暴 2. SMART方法 3. 结构树 42 子步骤一：自由讨论解决方案 任务 制定实现子目标的可能方案。 要求 针对一个子目标要有两套以上的方案； 不同方案之间是独立的，一般有排他性 典型 质疑 如果没有任何限制，你会采取什么方法呢？ 这些方法是否可以相互嫁接产生新方法呢？ 你为什么认为只能选择这些方案？ 如果反过来做，又怎么样呢？ 工具 方法 翡翠帽 头脑风暴 子步骤二：评估并确定解决方案 任务 设计评估标准并选择最佳的方案 ,选中的方案要进行风险分析 要求 首先就评估工具达成一致； 评分可以采用每个人独立评分方法，也可以采用共识打 分法，即所有人就评分达成一致； 对于分布范围大的分数，要做出解释说明然后重新打分。 典型 质疑 方案必须满足的标准是什么？为什么这些标准重要？ 还有其他需要考虑的标准吗？ 评分的依据是什么？ 这个方案可能的风险是什么 ?如何规避 ? 工具 方法 收益 /实施难度评估矩阵 矩阵评估法 六顶思考帽 风险分析表 收益 /实施难度矩阵 快速 获胜 浪 费时间 重大机遇 专门 努力 不容易实施 容易实施 收益小 收益大 矩阵评估法 评价标准 权重 方案 1 2 3 1 2 3 4 5 加权得分 分 数 权 重 分 数 评分 原因 分 数 权 重 分 数 评分 原因 分 数 权 重 分 数 评分 原因 已选解决方案的风险分析 存在的风险 风险等级 造成风险的原因 预防措施 应急方案及启动点 发生概率 严重性 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 1 工具箱： 1. 收益 /实施难 度评估表 2. 方案评估表 3.解决方案 风险分析表 3 工具箱： 1. 行动计划表 4 工具箱： 1. 头脑风暴法 2. 鱼骨图 3. 因果分析图 工具箱： 1. 头脑风暴 2. SMART方法 3. 结构树 制定行动计划 任务 制定详细的可以操作的行动计划 要求 行动计划要具体，可操作，可跟踪 行动计划尽量在培训结束后短期内启动 (不超过 2周 ) 行动以动宾格式描述 行动计划执行前要通过正式的决策程序 典型 质疑 实现这个方案需要完成哪些工作 ? 这项工作明确吗 ? 还有呢 ? 工具 方法 团体列名 头脑风暴 行动计划模板 第四步：制定行 动计划 行动计划模板 问 题： ； 小组成员： 。 序号 行动 责任人 时间 进度跟踪检查 负责人 /时间 开始 结束 1 2 3 4 5 6 7 8 9 备注： 1、如果不只是一个人负责，确定主要的负责人； 2、进度检查通常为上级领导； 群策群力六步法 问题界定 步骤一 原因分析 步骤二 选择方案 步骤三 行动计划 步骤四 评估推广 步骤六 执行计划 步骤五 问题解 决流程 1 3 4 5 工具箱： 1. 收益 /实施难 度评估表 2. 方案评估表 3.解决方案 风险分析表 工具箱： 1. 行动计划表 工具箱： 1. 头脑风暴法 2. 鱼骨图 3. 因果分析图 工具箱： 1. 头脑风暴 2. SMART方法 3. 结构树 双环学习 理性思考！ 卓越执行！