WPS表格基础知识培训.ppt

课程大纲 一 认识键盘 二 快捷键 三 WPS表格的基本操作 四 用图表分析数据 五 数据透视表 六 常用公式函数 认识键盘 空格键 滚动锁定 结束键 快捷键 Ctrl A 选取整篇文档（ Ctrl Num5） Ctrl B加粗文本（ Ctrl Shift B） Ctrl C复制所选内容 Ctrl D修改选定字符格式 Ctrl E段落居中 Ctrl F查找 Ctrl G定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置 Ctrl H查找并修改指定文字或格式 Ctrl I倾斜所选文字（切换方式） Ctrl J 两端对齐 Ctrl+K插入超级链接 Ctrl+L可使段落左对齐 Ctrl M调整整段缩进 Ctrl N创建新文档或模板 Ctrl O打开已有的文档或模板 Ctrl P打印文档（ =Ctrl Shift F12） Ctrl+Q删除段落格式 Ctrl+R可使段落右对齐 Ctrl S保存当前活动文档 Ctrl T设置悬挂式缩进 Ctrl U给所选内容添加下划线 Ctrl V在插入点插入剪贴板内容 Ctrl+W关闭文档 Ctrl X剪切所选内容并将其放入剪贴板 Ctrl Y重复上一步操作（ =F4=Alt Enter） Ctrl Z取消上一步操作（ =Alt Backspace） 快捷键 WPS表格的基本操作 工作表窗口的认识 工作薄、工资表和单元格的关系 创建与管理工作薄 保护表格数据 工作表基础操作 工作表窗口的认识 菜单栏 工具栏 名称框 活动单元格 输入框 行号 工作薄名称 工作表名称 工作薄、工作表和单元格的关系 工作簿：指在 WPS表格工作环境中用来存储并处理工作数据的文件。类似于 WORD文档。默认情况下，每个工作簿由三个工作表组成。用户可以根据需要 添加更多的工作表，但一个工作簿最多可以存放 255个工作表。 工作表：在启动 WPSG表格程序时，首先看到画面就是工作表，其名称出现 在屏幕底部的工作表标签上。工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称 电子表格。每张工作表由 256列和 65526行组成（ WPS2013表格最高行数为 1048576 ， 列 数为 16384。） ，并且工作表总是存储在工作簿中。 单元格：指工作表中由纵横交错的线组成的一个个小格子。每个单元格都有 一个由“列号 +行号”组成的地址。和单元格区域等（活动单元格、单元格区域 等概念） 创建与管理工作薄 1. 新建工作簿 2.保存工作薄 3. 修订（编辑）工作薄 4. 共享工作薄 5. 保护表格数据 5. 工作薄窗口管理 5.1 排列窗口 5.2 隐藏 5.3 冻结 5.4 打印标题 保护表格数据 通过保护工作表命令，可以禁止他人修改、删除工作表 中的数据， 或是设置数据格式等操作。 保护表格数据 虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于 可编辑的状态，为此，还需要对工作簿进行保护。 工作表基础操作 1. 选取工作表 2. 插入工作表 3. 删除工作表 4. 重命名工作表 5. 移动工作表 6. 隐藏和取消隐藏工作表 工作表基础操作 7. 选中单元格 a. 选中单个单元格 b. 选中连续单元格区域 c. 选中不连续的单元格区域 d. 选中行列 e. 选中特定类型的单元格 工作表基础操作 工作表基础操作 8.自定义格式 a. 设置数字格式 b. 设置对齐格式 c. 设置字体 d. 设置边框线 e. 设置单元格或单元格区域图案和颜色 工作表基础操作 9.自定义格式 a. 设置数字格式 b. 设置对齐格式 c. 设置字体 d. 设置边框线 e. 设置单元格或单元格区域图案和颜色 工作表基础操作 10.其它 a. 数据排序 b. 数据自动筛选 c. 分类汇总 d. 设置下拉列表 e. 软键盘 用图表分析数据 图表类型、组成 如何创建图表 修改及编辑图表 基础操作 用图表分析数据 图表的类型 1. WPS为用户提供了 9类 图表，每种图表类型 又包含若干个子图表 类型，并且用户还可 以自定义图表的模版。 2. 9类图表分别为：柱形 图、折线图、饼图、 条形图、面积图、散 点图、股价图、雷达 图、组合图 用图表分析数据 图表的组成 绘图区：存放数据系列图形的矩形区域。 图表标题区：用于存放图表的标题。 图例区：用来解释不同数据系列代表的意义。 坐标轴：用来定义坐标系的一组直线。一般分 为垂直轴（值轴）和水 平轴（类别轴）。 数据透视表 数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您 可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴 趣区域的明细数据。 1 2 数据透视表 1. 数据表几个区域的设定方法 （ 1）“请将行字段拖至此处”（相当于“左端标题行”），将作为横向分 类依据的字段。 （ 2）“请将列字段拖至此处”（相当于“顶端标题行”），将作为纵向分 类依据的字段。 （ 3）“请将数据项拖至此处”（相当于“普通数据区”），将作为统计依 据的字段。拖入该区域的字段， EXCEL将用某种算法，对其进行计算，然后 将计算结果（汇总数值）显示出来。 （ 4）“请将页字段拖至此处”，将作为分类显示（筛选）依据的字。 数据透视表 2. 透视分析数据 改变透视表内部的透视关系，从不同的角度 查看数据之间的内在关系。主要包括：改变透视 关系、添加或删除项目以及数据更新。 （ 1）改变透视关系，更改各区域中的放置字 段，或改变字段的分组条件即可以改变透视关系。 添加字段的方法上面已经介绍过了，删除方法， 是将需删除字段拖出数据表区域即可。 数据透视表 （ 2）改变字段分组条件的方法：单击字 段名右侧的三角形按钮，然后单击下拉式列 表菜单上的相应条件 数据透视表 （ 3）改变统计字段的算法，双击透视 表左上角要改的统计字段名，在“汇 总方式”框内，选定所需的算法，然 后单击“确定”。 数据透视表 （ 4）透视表的更新 若原工作表中的数据（含标题行字段名）更改后，透视表作相应更新的方法：默认情况 下，当重新打开工作薄时，透视表数据将自动更新。在不重新打开工作薄的情况下，在原工作 表的数据更改后，在透视表中单击“数据透视表”工具栏上的“全部刷新”按钮即可。 常用公式函数 函数是指预定义的内置公式 ,可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查 找工作表的信息。 函数是一个已经提供给用户的公式 ,并且有一个描述性的名称。 函数结构 1. 函数名称：如果要查看可用函数的列表 ,可以单击一个单元格并按 Shift+F2键； 2. 参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（ TRUE或 FALSE）、数值、错误值（如 #N/A） 或单元格引用。 3. 参数工具提示：在输入函数时 ,会出现一个带有语法和参数的工具提示。 4. 输入公式：“插入函数”对话框。 函数的参数 函数的参数是一个函数体中括号内的部分 常用公式函数 函数的类型 1. 常用函数（ SUM， AVERAGE, IF ,COUNT等） 2. 财务函数 （ PMT等） 2. 时间和日期函数（ DATE, DAY ， HOUR， TIME等） 4. 数学和三角函数（ ABS， PI， SIN等） 5. 统计函数 常用公式函数 SUM函数 函数名称： SUM 主要功能：计算所有参数数值的和。 使用格式： SUM（ Number1,Number2 ） 参数说明： Number1、 Number2 代表需要计算的值 ,可以是具体的 数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。 特别提醒：如果参数为数组或引用 ,只有其中的数字将被计算。数组或 引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式 修改为： =SUM(LARGE(D2:D62,1,2,3,4,5),则可以求出前 5名成绩的和。 常用公式函数 函数名称： AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式： AVERAGE(number1,number2,) 参数说明： number1,number2, ：需要求平均值的数值或引用单元格 （区域） ,参数不超过 20个。 特别提醒：如果引用区域中包含 “0” 值单元格 ,则计算在内；如果引用区 域中包含空白或字符单元格 ,则不计算在内 。 常用公式函数 IF函数 函数名称： IF 主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果 ,返回相对应的内容。 使用格式： =IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) =IF(逻辑判断表达式，逻辑真时显示内容，逻辑假时显示内容） 参数说明： Logical代表逻辑判断表达式； Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真 （ TRUE）”时的显示内容 ,如果忽略返回“ TRUE” ； Value_if_false表示当判断条件为逻辑 “假（ FALSE）”时的显示内容 ,如果忽略返回“ FALSE” 。 说明 : 函数 IF 可以嵌套七层 ,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。 如果函数 IF 的参数包含 数组 ，则在执行 IF 语句时，数组中的每一个元素都将计算。 常用公式函数 MID函数 主要功能：用于从中间取值 使用格式： MID(text,start_num,num_chars) MID(字符串表达式 ,被提取的字符部分的开始位置 ,要返回的字符 数 ) LEFT函数 主要功能：用于从左边取值 使用格式： LEFT(string, n ) LEFT(指定要提取子串的字符串，字串长度 ) RIGHT函数 主要功能：用于从右边取值 使用格式： RIGHT(string, n ) RIGHT(指定要提取子串的字符串，字串长度 ) 常用公式函数 SUMIF函数 函数名称： SUMIF 主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式： SUMIF（ Range,Criteria,Sum_Range） 即 SUMIF(条件判断的单元格区域，条件，需要求和的实际单元格） 参数说明： Range代表条件判断的单元格区域； Criteria为指定条件表达 式； Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。 常用公式函数 VLOOKUP函数 函数名称： VLOOKUP 主要功能 :在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处 的数值。 使用格式 : VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 即 VLOOKUP(查找值，被查找数据表，返回匹配值的序号，逻辑值） 参数说明： Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。 Lookup_value 可以为数值、引用或文本 字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数 据库或列表。 常用公式函数 DATE函数 函数名称： DATE 主要功能：给出指定数值的日期。 使用格式： DATE(year,month,day) 参数说明： year为指定的年份数值（小于 9999）； month为指定的月份数值 （可以大于 12）； day为指定的天数。 应用举例：在单元格中输入公式： =DATE(2002,13,35),确认后 ,显示出 2003-2-4。 特别提醒：由于上述公式中 ,月份为 12,多了一个月 ,顺延至 2003年 1月；天 数为 35,比 2003年 1月的实际天数又多了 4天 ,故又顺延至 2003年 2月 4日。 . 课程结束 !谢谢 !