公司档案管理制度

公司档案管理制度为加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司生产、经营服务，根据中华人民共和国档案法的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第一章 档案管理第一条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件、材料、声像、报表、本年度竣工工程资料，都必须向公司档案室移交，及时归档，确保完整无缺，集中管理，任何单位和个人不得据为己有。第二条 档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。第三条 档案内容包括从成立之日起每年在经营、管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。并将归档资料编写目录，以便查阅。第二章 档案归档范围与立卷第四条 归档范围一、上级机关文件材料应归档的有：1、上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；2、上级机关有关领导视察、检查公司工作时有重要价值的录音、录像等声像材料和登载相关内容的报刊；3、代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本；4、其他文件材料。二、公司文件材料应归档的有：1、公司颁发的各种正式文件的签发稿及定稿；2、公司的请求与上级机关的批复文件；3、公司及各部门的工作计划、总结、报告；4、公司领导公务活动形成的重要文件、传真、电话记录等；5、反映公司生产经营和管理的专业文件材料，如投资项目、贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；6、公司制定的规章制度；7、公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、反映公司重要价值的奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；8、公司年度职工花名册、年度职工增减花名册、报表；9、公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；10、公司或部门对外签定的各种合同、协议等文字性材料；11、公司固定资产登记、财产、物资、档案等移交凭证；12、公司技改、新建工程项目，购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议、合同、可研、图纸等文件资料；13、有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；14、公司购买的技术书籍、资料、光碟、法规性书籍等。第五条 文书档案的立卷一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。二、 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。三、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，放在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。四、档案管理员办理归档文件、资料的交接手续，分别用电子文档和纸质文档登记归档文件、资料的编号、目录、摘要等信息。并备份综合办存查。第三章 归档时间规定第六条 公司生产、经营管理活动中的各种合同、协议、文件及常规性报表，各类档案如声像档案、活动档案在15天内归档；科技档案在工程竣工完成六个月内归档，并办理档案移交手续。会计档案由财务部自行保管。第七条 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有需要，必须办理借阅手续。第四章 档案的借阅及销毁第八条 档案借阅管理。一、借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。二、非本公司员工不得借（查）阅公司档案，公司员工未经批准不得借（查）阅与本人工作无关的档案。三、借阅者借阅档案，应填写借阅登记，并注明借阅内容及数量，借阅时间最长不超过10天，借阅最多不超过两份。按期归还，若不能按期归还，必须办理续借手续。否则每次罚款200元，并由档案管理员催促其归还。四、未经许可不得将档案带出室外，抄袭或拍照。借阅者不得擅自进入档案库房内。五、严禁对档案剪裁、涂改、污损、拆毁、丢失、抽换、注标记，归还时要按顺序排好，交档案人员当面点清。六、只能借复制本（或副本），底图和独本档案一律不外借。七、外单位人员查阅档案，须持介绍信经总经理批准后，只限在档案室查阅。八、凡离开公司人员，必须还回所借档案，不得擅自带走。九、借阅档案的审批1、借阅档案必须填写公司档案借阅审批单，经授权领导批准后方可借（查）阅档案资料。2、技术资料、设计图纸经总工程师和总经理批准，方可借阅。3、合同、协议、生产经营和管理的专业性文件材料，文件材料归档中的2、5、10、11、12、13项必须经合同签订部门的公司分管领导和总经理批准，方可借阅。4、其他档案经合同签订部门的公司分管领导批准后，方可借阅。第九条 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务副总经理同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司财务副总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务副总经理同意方可办理。第十条 定期对档案进行鉴定，档案鉴定工作由办公室召集，有关部门参加，组成档案鉴定小组，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经档案鉴定小组审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。第五章 图书借阅管理第十一条、借阅者借阅书籍，应填写借阅登记，并注明书籍名称及数量，借阅时间最长不超过一个月，借阅最多不超过两本。按期归还，若不能按期归还，必须办理续借手续。否则按书价的五倍罚款。第六章 环境和安全防火管理第十二条 认真贯彻消防方针，学习和掌握安全防火知识，把安全防火工作当作经常性的工作来做。第十三条 档案库房内必须设有灭火器，并且定期进行更换、检查、维护和保养。保持消防器材的清洁、完整、好用、做到人人会使用消防器材。第十四条 档案室内严禁吸烟和有明火，不准存放易燃、易爆的物品。第十五条 室内做到防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、防污染等。第十六条 经常检查电气设备，保证安全好用。第十七条 每天上班后，下班前检查库房，下班要关窗、锁门、闭灯、切断电源。第七章 其他规定第十八条 档案管理员违反公司档案管理制度，工作失职、渎职，造成档案、图书遗失和经济损失按公司档案管理制度的有关规定处理。第十九条 出现下列情形之一者，进行通报批评并给予经济处罚。1、档案管理员未按规定填制档案资料接交单，办理档案接交手续，扣款50元；2、在规定时间内未完成材料组卷或案卷不规范，扣款50元；3、档案室丢失图书、杂志，由档案保管员负责照价赔偿并扣款50元；4、丢失公司内一般生产经营管理文件，扣款50元；5、档案室内文件资料因保管不善出现破损，扣款100元；6、存储档案资料的电脑因人为操作损坏丢失电子资料，扣款200元。7、擅自将档案资料借给公司外部人员，未造成公司经济损失或法律责任，扣款200元。8、丢失省、市、县级及政府相关部门文件，扣款200元。9、丢失技术文件、图纸、经济类合同、公司证照，给公司造成经济损失小于三千元，扣款500元。第二十条 出现下列情形之一者，按照劳动合同法解除劳动合同并追究经济责任,直至移交司法机关追究责任。1、未经允许擅自销毁文件资料，给公司造成经济损失小于五千元。2、利用职务之便私自携带文件资料或复印件离厂，导致公司相关机密泄露造成经济损失小于五千元。3、因玩忽职守导致档案资料出现重大损坏。4、利用职务之便将公司有关资料私自交与外部人员获取利益。