浅谈水利事业档案采用电子文件归档管理

浅谈水利事业档案采用电子文件归档管理提要本文阐述了水利档案采用电子文件归档管理改革的必要性，对电子文件的认识、管理及电子化的进程进行了归纳与探讨，并针对水利档案管理的划定，归档提出了一些思路。关键词水利档案电子文件数据库归档随着我国社会主义方案经济体制转变为社会主义市场经济，并不断稳固和完善、办公自动化日益普及以及政府机构改革、政治体制改革的深入，原有的机关档案工作体制和方法逐渐显现出其不合时宜的方面，如：反映本机关归档范围条文表述可操作性不强，新型裁体档案的归档范围不明确，保存期限等等问题。机关档案工作改革势在必行。一、对电子文件的认识电子文件，在信息技术领域是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形成的记录。近来在水利事业开展迅猛时期，加强水利事业档案包括水土保持、水政管理、防洪抗旱的信息、图表、资料等文件载体都将步人电子文件管理行列之中，它们都是形成全过程活动的记录。有参考利用价值，给我们带来了在管理概念、管理形式、管理方法上的挑战，使得档案部门不能不重视，并尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会开展的步伐。二、对电子文件的归档管理1集中统一管理归档电子文件按照档案集中统一管理的原那么，归档电子文件从一开始就应当明确由档案部门统一管理。其理由是，归档电子文件管理虽然具有很强的技术性，但更具有一般档案管理的共性。搞好这项管理首先不是技术问题，而是方法问题。由档案部门统一管理有以下优越性：一是有利于从档案专业的视角出发，对本单位各类归档电子文件的管理进行统筹规划，并将其纳入标准化、专业化的轨道；二是有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行档案电子文件的收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的平安；三是有利于对归档电子文件的科学整理，建立归档电子文件之间，以及归档电子文件和其它载体之间的自然联系，进行统一标准的著录标引，以利于档案的系统化查找利用。2全面划定归档电子文件的归档范围由于电子文件格式的多样性、形成的复杂性和内容的广泛性，正确全面的划定文件的归档范围，是当前确保归档电子文件完整齐全的关键。我们可以从以下几方面划定归档范围：按文件类型分，包括字(表)处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及计算机程序类文件八大类。按文件的功能分，包括主文件和工具类、辅助类文件。按文件的形成过程分，包括草稿类、定稿类文件，定稿还可能有假设干版本，当前主要是将最后的定稿文件和重要的修改版本归档。3把好归档电子文件的质量检验关针对电子文件的性质，在电子文件归档时要明确把好以下三关：入口关，即在档案部门接收电子文件时要检验每个文件能否被正常读取、翻开和运行；有无被感染计算机病毒；内容是否完整，归档的电子文件和纸介文件内容是否一致等。利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，并采取措施修复被损坏的文件。定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检验的制度。数据类电子文件检验能否被正常阅读，程序类电子文件检验能否被正常运行。4做好电子文件载体的保护由于我们对电子文件的归档根本上是以脱机方式进行，所以做好电子文件载体的保护显得尤为重要。目前电子文件主要载体为软盘、磁带、光盘，但由于它们具有不同的物理性质，因此对它们的保护方法也有区别。空气相对湿度控制在40-50，温度控制在1424度；并将软盘经常置于写保护状态。不管是什么载体，定期复制是当前延长档案电子文件的有效措施，一般软盘、磁带每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体和原载体同样编号保存。总之，电子信息时代对我们档案工作提出了新的要求，电子文件最终将取代纸质文件，电子文件及其归档管理也已经引起了档案界的重视，相信我们档案作者能够迎接信息时代的挑战，跟上信息浪潮。三、加快水利事业档案管理电子化进程1转变观念，提高认识提高领导认识，转变思想观念是关键，要通过各种途径加强宣传，让大家体会到现代化对档案管理的重要意义，使之积极主动地关心支持这项工作，创造良好条件，促进档案管理电子化建设，认清现代化科技开展前景，把握档案面临的机遇，增强紧迫感和使命感。2统筹规划，逐步实施为维护和促进水利事业可持续开展，有必要形成一套独具特色而又行之有效的档案管理模式。必须加强宏观上统一管理，实行统一领导，建议成立水利档案电子化管理工作，统一规划和协调该项工作，负责制定推行各种标准，水利部门要根据自身技术设备、个员、经费、档案工作根底和应用环境，确定电子化管理的总体目标、应用水平、范围和规模、合理制度实施步骤，从实际出发，先易后难，循序渐进，逐步建设，决不能脱离本单位实际需要，肓目建设，急功近利：一味追求“一步到位，同时认识到，电子化建设决不仅仅是添置硬件设备，对一些应用支撑软件，也须结合水利事业实际进行二次开发。3坚持标准，加快电子文件网格和数据建设电子文件和数据库是水利档案管理电子化建设的核心，坚持标准化和数据共享原那么，对其进行标准化的收集、加工、储存和检索。实现档案电子化管理还须考虑网络化问题，这才能真正实现水利档案资源共享。4加强培训，提高档案干部素质档案管理电子化建设的加强、现代科技的普及和应用，必须对档案人员素质提出更高要求，不然，要实现档案管理电子化是不可能的，当务之急是对现有档案人员普及现代化技术及计算机知识教育，除普及微机操作和录入知识外，还应进行计算机操作系统、网络技术、数据库、机编、标引等培训，使大家既懂得档案业务知识，又掌握计算机技术。此外要注重选配一些系统学现代化专业知识，特别是计算机应用技术的主门人才，使档案人员结构由单一型向复合型开展，建立一支知识结构合理的专业队伍，加快水利事业档案管理电子化建设进程