ZOHOCRM-系统定制操作

1 Zoho CRM系统定制系统定制焦平平焦平平Zoho CRM产品顾问目录目录2一用户权限分配及管理二系统定制 用户权限分配及管理用户权限分配及管理3角色职位用户组创建角色创建角色4默认，Zoho CRM提供管理员及标准两种角色，新建角色时需要选择复制已有的角色，根据访问权限控制，创建之后还可以根据需要随时对角色权限进行更改。提示：点击设置-用户及权限-角色-新建角色-保存 只能选择复制已有角色的方式创建角色，且只有拥有管理角色权限的用户可以创建及 修改角色信息。模块级权限模块级权限5模块级权限控制各角色的用户对不同模块的访问权限，包括模块可见、创建、编辑、删除及浏览记录，例如，销售代表拥有访问线索及报价单模块的权限但没有访问发货单模块的权限。提示：点击设置用户及权限角色编辑指定角色选择对应权限保存子模块级权限子模块级权限6子模块级权限用来控制模块中各种操作，例如，某个角色拥有查看和创建线索的权限但是不能导出线索。文档 报表及统计图表 导入 导出 工具 管理 常规提示：点击设置用户及权限角色编辑指定角色选择对应权限保存字段级权限字段级权限7字段级权限设置用于控制模块中的字段可见及编辑权限，例如：某个角色只允许查看商机中的金额字段，其它角色可以查看并编辑金额字段，其它角色可能没有查看金额字段的权限。提示：点击设置用户及权限字段及链接权限从下拉框中选择角色及模块编辑选择对应选项保存分配用户角色分配用户角色8管理员在添加用户时可以为用户分配角色，用户将拥有指定角色配置的模块及字段权限。提示：点击设置用户及权限用户编辑指定用户选择角色(从下拉框中选择)保存删除角色删除角色9使用删除角色功能可以删除系统中不再需要的角色，删除角色时需要将相关用户转换为其它系统中存在的角色。提示：点击设置用户及权限角色选择角色删除转换并删除 不能删除默认的管理员及标准角色 职位职位10概览创建职位分配职位编辑职位删除职位概览概览11职位用来定义公司内使用Zoho CRM系统的用户之间的组织结构，在Zoho CRM中高层职位的用户拥有访问其直属下属及其下属的数据，例如，销售经理可以访问销售代表的数据，但是销售代表不能访问销售经理的数据。创建职位创建职位12默认，Zoho CRM中有CEO及经理两个职位，根据需求用户可以自己设计并创建职位管理公司的组织结构架构。提示：点击设置用户及权限职位新建职位输入职位名称选择“报告给”和同事共享数 据(可选)保存 不能编辑或删除默认CEO职位，只能对其做重命名操作为用户分配职位为用户分配职位13 职位创建之后，管理员用户需要根据公司的组织结构为用户分配相应的职位，例如用户小李是公司的销售代表，因此可以为其分配销售代表职位。提示：点击设置用户及权限用户用户名(点击对应链接)在用户明细页点击编辑 从职位列表中选择职位)保存 编辑职位编辑职位14 管理员用户可以根据组织结构变动随时修改用户职位，也可以重命名职位、更改上级职位或者修改职位共享设置。提示：点击设置用户及权限职位职位超链接编辑保存 修改职位时，相关的数据共享及用户也将自动修改删除职位删除职位15 根据组织结构变更可以随时删除不需要的职位，删除职位时需要将关联的用户转换为其它职位。提示：点击设置用户及权限职位职位超链接删除在删除职位页将职位转换为职位图中的其它职位 转换并删除 删除职位时，职位相关的用户将转化为其它选定的职位。所有下属职位也将转换为指定职位管理用户管理用户16访问Zoho CRM系统的人员成为Zoho CRM用户，用户可以管理及共享Zoho CRM中的记录，例如，小李和小王都是某公司的员工，但是只有小李有Zoho CRM帐号，因此只有小李是Zoho CRM用户，如果以后小王也被邀请加入系统，那么小王也将成为Zoho CRM用户。用户类型添加用户激活/休眠用户删除组 用户类型用户类型17普通用户 拥有CRM系统的访问权限及一些基本功能权限的用户(销售代表、客服代表等)。特权用户 拥有普通用户的权限及一些管理员权限如界面定制、添加用户、管理工作流等(如销售总监、客服总监等)管理员用户 可以访问整个CRM系统，Zoho CRM系统最少需要配置一个管理员用 户用来根据公司需求定制CRM系统，通常管理员用户由公司里管理层的某些员工或者专门分配定制系统工作的员工担任。默认，管理员用户拥有系统的所有权限，特权用户拥有部分管理员权限，例如，可以将部门主管设置为特权用户满足部分特权功能。添加用户添加用户18第一个注册Zoho CRM的用户将被作为管理员用户，帐号升级之后该用户需要将其他公司同事邀请到CRM系统中以开放其对CRM系统的访问。提示提示:点击设置点击设置 用户及权限用户及权限 用户用户 添加新用户添加新用户 在添加用户页中填写所有必填信息 保存保存备注:用户添加之后不能删除，但是可以休眠，休眠之后可以添加其他新用户。激活激活/休眠用户休眠用户19根据业务需要，可以随时激活或休眠用户，比如，当有员工离职的时候，就可以将其帐号休眠并可以将休眠用户帐号中的数据转换给其他用户。提示提示:点击设置点击设置 用户及权限用户及权限 用户用户 激活激活/休眠的用户休眠的用户 选中需要修改的用户选中需要修改的用户 激活激活/休眠用户休眠用户备注:只有激活状态的用户计算在您购买的用户数中，休眠的用户不能访问您的CRM系统。管理组管理组20创建组关联用户编辑组使用组共享数据删除组 创建组创建组21Zoho CRM允许创建不同类型的用户组并在组之间共享数据，但是记录不能直接将所有者分配给组。提示提示:点击设置点击设置 用户及权限用户及权限 组组 创建新组创建新组 保存保存 关联用户关联用户22组成员可以使用户、职位、职位及其下属或其它组。提示提示:点击设置点击设置 用户及权限用户及权限 组组 在组成员中选择用户在组成员中选择用户/职位职位/职位及其下属职位及其下属/组组 保存保存 使用组共享数据使用组共享数据23创建数据共享规则时可以选择在组之间共享数据。提示提示:点击设置点击设置 用户及权限用户及权限 数据共享设置数据共享设置 新建共享规则新建共享规则 保存保存 二、系统定制二、系统定制24系统预定义页签定制页面定制字段定制公司级定制高级定制系统预定义系统预定义25系统预定义是系统定制准备阶段，需要弄清楚为什么要做系统定制以及如何定制。审视业务流程1 审查行业专用术语2 查看系统字段3 查看页面布局4系统预定义步骤系统预定义步骤26审视业务流程讨论业务需求，包括深刻理解业务流程、未来可能的需求扩展等。审查行业专用术语每个行业对CRM系统都有其独特的需要，定制Zoho CRM时需要确定是否会用到某些行业术语。查看系统字段Zoho CRM提供的字段及模块可能并不适用于所有行业，因此您需要根据需求查看并选择符合您的需求的字段及模块。查看页面布局该步骤帮助您定义页面布局中必要的信息并为全方位定义页面布局做准备。系统定制级别系统定制级别27页签定制页签定制28产品定制准备工作完成之后，就可以开始根据您的业务逻辑来定制CRM系统了，以下是完整定制Zoho CRM的各步流程。显示/隐藏页签重命名页签页签组Web页签定制应用隐藏隐藏/显示页签显示页签29默认，Zoho CRM显示18个页签，通过该选项您可以选择只显示需要的页签。提示：点击设置-定制-页签-页签布局-显示/隐藏页签-保存 主页不能隐藏，默认显示的页签根据版本不同显示的有所不同，不管用户为什么角色，隐 藏的页签将对所有用户隐藏。重命名页签重命名页签30根据不同的行业及业务需要可以重命名模块(页签)：提示：点击设置-定制-页签-重命名页签-编辑(需要重命名的页签)-新页签名称-保存 新的页签名称将显示在除报表及统计图表以外的所有地方。页签组页签组31 页签组可以帮助您组织不同的页签分类，比如销售、市场、服务支持等，您还可以根据角色分配对页签组的访问权限。提示：点击设置-定制-页签-页签组-创建页签组-根据步骤提示操作-保存 Web页签页签32 Web页签可以帮助您在Zoho CRM内访问经常使用Web页面，比如公司内部论坛、人力资源管理平台及第三方应用门户等，同时，可以基于角色设置用户对Web页签的访问权限。提示：点击设置-定制-页签-页签组-创建页签组-根据步骤提示操作-保存 字段定制字段定制33默认，Zoho CRM每个模块都有默认的字段，同时，允许用户根据需求添加自定义字段。标准字段:Zoho CRM每个模块都包含系统默认的字段，所有者名称、公司名、姓、名、线索来源等。自定义字段:Zoho CRM每个模块最多可以添加130个自定义 字段包括文本框、选择列表、数字等类型。特殊字段:某些特殊需求的字段如：税率、条款及条件等。提示:点击设置 定制 字段 选择模块 新建自定义字段 选择并填写必要的内容 保存自定义字段自定义字段34字段定制字段定制35*线索模块的字段可以在线索转换时映射到其它模块。字段类型字段类型36*下表是对自定义字段类型的简单说明类型类型使用目的使用目的输入输入文本添加文本类型自定义字段长度：指定字段大小（字符数）最多允许255个字符。也创建于：将对选定模块创建具有相同名称的字段。整数添加整数类型字段长度：指定字段大小（位数）的最大允许9位数小数添加小数类型字段长度：指定字段大小（包括小数位）。允许最多16位。小数位数：指定小数位数百分数添加百分数标签:指定字段名称除预测模块以外的所有模块均可添加自定义字段，还可以重命名默认字段，但是不能隐藏必填字段字段类型字段类型37类型类型使用目的使用目的输入输入货币添加货币类型自定义字段长度：指定字段 大小（整数）。允许最多16位。舍入选项：指定舍入选项。小数位数：指定小数位数。精度：指定舍入精度日期添加日期类型字段格式：YYYY/MM/DD 注：日期格式将根据用户的时区设置而更改。日期时间添加日期时间类型字段格式：YYYY/MM/DD 注：日期格式将根据用户的时区设置而更改。邮箱添加邮箱类型字段长度：指定字段 大小（位数）电话添加电话类型字段长度：指定字段 大小（位数）选择列表添加选择列表字段选择列表值：指定选择列表值多选列表添加多选列表字段选择列表值：指定选择列表值URLURL指定字段名称文本区域最多允许3000个字符。指定字段名称字段类型字段类型38类型类型使用目的使用目的输入输入复选框选择真或者假标签：指定字段名启用:指定默认启用自动编号添加自动计数字段前缀：指定自动编号序列的前缀。开始数字：指定序列的起始编号。后缀：指定自动编号序列的后缀。现有的记录：选择复选框以将自动编号应用到现有的记录。查找指定模块依赖关系查找字段类型：选择想建立关联的模块。相关列表标签：创建在记录详细信息中的实体的名称。例如，附件，联系人角色等。长整型长整型字段长度：指定字段 大小（位数）最多允许18个字符公式设定通过公式计算定义的字段标签：指定字段名公式编辑器：编辑计算公式页面定制页面定制39产品定制准备工作完成之后，就可以开始根据您的业务逻辑来定制CRM系统了，以下是完整定制Zoho CRM的各步流程。页面布局自定义链接相关列表搜索布局自定义视图页面布局页面布局40 页面布局可以帮助您排列、显示/隐藏字段，根据需求通过拖放选项排列字段。提示：点击设置-定制-布局-选择模块-编辑页面布局-新建分栏-命名-布局选项-保存 页面布局组件页面布局组件4142模块布局可以重新排列，字段也可重新排列或者删除创建记录页面创建记录页面43设置完成后，销售人员就可以录入线索或联系人等信息了。自定义链接自定义链接44自定义链接可以帮助您定义并访问第三方应用，只需要通过点击即可轻松实现CRM与其它应用的集成。提示：点击设置-定制-链接-选择模块-创建链接-添加链接-保存相关列表视图相关列表视图45自定义相关列表视图可以重新排列相关列表的显示内容。不能删除系统定制的必填字段相关列表视图相关列表视图46每个模块显示的相关列表均可自定义。搜索布局搜索布局47Zoho CRM每个模块均支持搜索设置。提示：点击设置-定制-搜索设置-选择模块并选择字段-保存全局搜索最多只支持选定6个字段公司级定制公司级定制48产品定制式，有些公司级的设置只有管理员用户可以访问，管理员级的定制包括：公司Logo自定义链接相关列表搜索布局自定义视图公司公司Logo49为了实现CRM的个性化设置，Zoho CRM允许用户自定义企业Logo。提示：点击设置-机构设置-公司明细-编辑-公司Logo-保存添加公司Logo需要对应的付费版本。货币货币50默认，系统对应的货币是美元$,您可以根据业务需求更改货币信息。提示：点击设置-机构设置-货币-管理货币-保存专业版只支持一种货币，企业版中可以配置多币种(最多可以配置10种货币)财年财年51根据公司的实际情况设置财年，财年设定之后，将自动在销售预测及销售报表中显示对应的财季。提示：点击设置-机构设置-财年-选择财年开始月-保存更改财年开始月会影响到已经创建或者以后新建的销售预测。高级定制高级定制52线索转换映射映射字段依赖性阶段-可能性映射联系人职位公式字段自定义相关列表线索转换映射线索转换映射53当线索有购买您的产品或服务的意向时，可以将线索转换为客户、联系人及商机(可选)，线索中的字段可以通过线索转化工具设置对应到其它模块对应的字段中。线索转换字段映射线索转换字段映射54提示：点击设置-定制-字段-线索-映射字段-更新字段-保存映射字段依赖性映射字段依赖性55提示：字段依赖性可以通过一个选择列表字段的值来决定另外一个选择列表的数据选项有些字段值需要依赖于其它字段的值，比如分行业字段会依赖于您选择行业字段，Zoho CRM中支持设置选择列表字段间的依赖关系：阶段阶段-可能性映射可能性映射56提示：点击设置-字段-商机-阶段-可能性映射-更新字段-保存定义销售阶段对于销售预测的分析非常重要：使用阶段使用阶段-可能性映射可能性映射57预期收益=金额*可能性/100联系人职位联系人职位58点击设置-字段-商机-联系人职位-更新联系人职位信息可以帮助销售人员明确客户公司的联系人，从而在需要的时候联系到对应的负责人。在商机中使用联系人职位在商机中使用联系人职位59公式字段公式字段60公式字段可以通过定义公式自动计算数据：自定义列表自定义列表61 ZohoCRM中的每条记录都有与其他记录相关联的选项。例如，联系人有备注，活动，商机，产品，附件等关联项目。这些被称为相关列表，默认提供，但您也可以自定义记录的相关列表。自定义相关列表，可以帮助您查看从其他来源收集的数据。点击记录-添加相关列表-选择添加来源-从列表中选择-立即添加Thank you!Zoho CRM62Contact me:邮箱：电话：010-82637815/16 转 857Thank you!演讲完毕，谢谢观看！