管理提升四步法之时间管理

大 纲课程内容：了解什么是时间管理，时间管理的误区，时间管理的障碍，14代时间管理方法解析，有效时间管理的方式课程目的：通过学习时间管理掌握正确的工作流程安排和方式，提高工作能力增加工作效率，保持高效的执行力课程需时：一天（8小时）授课方式：内容讲解、讨论分析、案例解析目 录一时间管理的定义二时间管理的作用和必要性三有碍时间管理的因素四时间管理的有效方式时间的四项独特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。小故事小故事 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”故事的启示故事的启示在现代商业社会必须与在现代商业社会必须与 时间竞争时间竞争时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。误区之一：学习缺乏计划 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前 多做思考；2、不做计划也能获得实效；（案例分析）3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信；5、不知如何做计划。原因剖析：1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动地位、并提高工作效率。3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。从“铁杵磨针”中领悟顽强毅力，我觉得这简直就是犯傻，这个故事的影响非常恶劣，它使我们中国人从小就排斥“效率”的概念。铁杵磨针铁杵磨针 磨针溪，在眉州象耳山下。世传李太白读书山中，未成，弃去。过小溪，逢老媪ao方磨铁杵chu，问之，曰：“欲磨针”。太白感其意，还，卒业。媪自言姓武。今溪旁有武氏岩。缺乏计划将导致如下恶果：1、目标不明确；2、没有进行学习、工作归类的习 惯；3、缺乏做事轻重缓急的顺序；4、没有时间分配的原则。误区之二：时间控制不够 1、习惯拖延时间2、不擅处理不速之客的打扰3、不擅处理无端电话的打扰4、不擅利用“零碎”时间误区三：整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。误区四：进取意识不强 “人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对学习和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊 时间管理时间管理一、什么是时间管理一、什么是时间管理二、为什么要进行时间管理二、为什么要进行时间管理三、浪费时间的内在外在因素三、浪费时间的内在外在因素四、如何进行时间管理四、如何进行时间管理一、何谓时间一、何谓时间管理管理时间管理时间时间本身不是本身不是问题问题，因，因为为每每个个人每天所人每天所拥拥有的有的时间时间都是一都是一样样多。多。所以所以时间时间管理的管理的问题问题不在不在于时间于时间，而是在而是在于于自己如何善用及分配你自己的自己如何善用及分配你自己的时间时间。1、所谓时间管理所谓时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间时间管理就是自我管理。管理就是自我管理。自我管理即是自我管理即是改变习惯改变习惯，让让自己更富自己更富绩绩效效，更富效能。更富效能。达到目标，叫做达到目标，叫做效果效果把事情很快地做完把事情很快地做完，叫做叫做效率效率把事情很快又很把事情很快又很对对地做完地做完，叫做叫做效能效能 全球首富全球首富巴菲特巴菲特 根據根據福布斯福布斯杂志杂志公佈的公佈的2008年度全球富豪榜年度全球富豪榜，他，他已经超过已经超过卡洛卡洛斯斯斯利姆斯利姆埃盧埃盧和和比爾比爾蓋茨蓋茨成成为为全球首富。全球首富。2006年年6月月，巴菲特承，巴菲特承诺将诺将其其资产捐献给资产捐献给慈善慈善机构机构，其中，其中85%(约约370亿亿美元美元)将将交由交由盖茨夫妇盖茨夫妇基金基金会来运会来运用。巴菲特此一大手用。巴菲特此一大手笔笔的慈善捐的慈善捐赠赠，创创下了下了美美国国有史以有史以来来的的记录记录。一九九八年五月，美一九九八年五月，美国华盛顿大学请来国华盛顿大学请来世界巨富世界巨富华伦华伦 巴菲特和比巴菲特和比尔尔 盖茨进行演讲盖茨进行演讲。演讲结束提问时演讲结束提问时，华盛顿大学华盛顿大学的的学生学生提出了一提出了一个问题个问题：你你们们是如何做到比上帝是如何做到比上帝还还富有的？富有的？全全场屏场屏息期待巴菲特的回答。息期待巴菲特的回答。这个问题很简单这个问题很简单，巴菲特，巴菲特说说：原原因並不在因並不在于于智商，而在智商，而在于习惯于习惯，你必須有好，你必須有好习惯习惯。第一第一个个好好习惯习惯就是善用就是善用时间时间 懶惰的青蛙 住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说：你这里太危险，搬来跟我住吧！路边的青蛙说：我已经习惯了，懶得搬了。几天后，田边的青蛙去探望路边的青蛙，却发现他已被車子压死，暴尸在马路上。原原来来掌握命掌握命运运的方法很的方法很简单简单，远离远离懶惰懶惰就可以了。就可以了。懶惰的青蛙懶惰的青蛙2、四代时间管理理论四代时间管理理论第一代时间管理第一代时间管理-备忘录型备忘录型第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、规划、定优先顺序、操之在我操之在我第四代时间管理第四代时间管理-以原则为中心，以良知以原则为中心，以良知 为导向，为导向，创造高品质生活创造高品质生活阶段阶段重重点点內容內容工具工具第一代第一代备忘录备忘录順其自然、順其自然、时间追踪时间追踪随身携带备忘随身携带备忘，方便，方便填填写写或刪除或刪除纸条纸条(Things to do list)(Things to do list)备忘录备忘录 (memorandum)(memorandum)第二代第二代规划与准备规划与准备事先事先规划规划、安排工作、安排工作与与行程、行程、标标明期限明期限行事行事历历、日、日记记簿、簿、MS OutlookMS Outlook阶段阶段重重点点內容內容工具工具第三代第三代规划规划、制定优先制定优先順序、順序、操之在我操之在我认清价值认清价值、追求效率、操、追求效率、操之在我之在我订订立中立中、长、长、短期目短期目标标編排編排优优先次序先次序计划计划表、表、组织组织表表第四代第四代客观客观的的最重要最重要的事的事人生的四大需求得到滿足人生的四大需求得到滿足 (物物质质、心理、社、心理、社会会、精神、精神)根根据据自然原自然原则制则制定及定及达达成成目目标标-一一周计划周计划表表-探探讨讨生命中最重要生命中最重要的的东东西西-认清认清角色角色-第二象限目第二象限目标标-坚持与坚持与正面想象正面想象-评估评估及自我欣及自我欣赏赏第一代时间管理法-1第一代是备忘录型,即随身携带便条或备忘录,每天先将一天的全部工作列于备忘录上,而后按所列工作逐一完成,每完成一项可将其从备忘录上划掉。如在完成每天工作的同时又有新的工作则随时将其记录在备忘录上，以避免遗漏。第一代时间管理法-2优点缺点重要事情发生时应变能力强有成就感会追踪待办事项压力少没有系统性没有“优先”观念完成的只是必要而非重要之事（人生的大目标）易推卸责任缺乏效率、自制力与自尊人际关系可能较差第二代时间管理法-1第二代是简单计划型，人们安排每天的行事历并带有记事簿。其特点是拟订合适的目标并进行规划，讲求效率。使用这一代时间管理工作通常先订出日程安排表，记录应完成的工作。已经注意到规划未来的重要性。第二代时间管理法-2优点缺点自制力增强会追踪约会与答应做的事通过预定的目标计划，能完成较多的事有效率对事情没有轻重缓急之分会产生安排人的习惯不见得满足真正的需要利己式的思考或行为最重要的事是时间表上的事第三代时间管理法-1第三代是操之在我型。首先你必须花点时间确定自己的价值观。接着依据轻重缓急制定长、中、短期目标，再按优先顺序将每天的活动详尽地规划排列出来，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代时间管理法是根据自己的目标来安排行程。所以称之为“操之在我”。第三代时间管理法-2优点缺点有责任感能发挥长、中、短期目标的效果能将价值观转为目标与行动通过每天的规划，安排优先顺序，个人生产力提高效率提高对时间与自我更具管理技巧价值观未必符合自然原则缺乏远见，视野不广对人与事一视同仁可能在不同角色间造成失衡、愧疚感等最重要的事因急迫性与价值观而定第、类事务占去所有时间第四代时间管理法-个人管理主张关键不在于时间管理，而是在于个人管理。与其着重时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵。强调以原则为重心，配合个人对自己人生使命的认识，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能齐头并进，着重第类事务的完成。紧急不紧急重要危机急迫的问题有期限压力的计划（结果）防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划休闲 （结果）不重要不速之客、某些电话某些会议、报告必要而不重要的问题受欢迎的活动（结果）繁琐的工作某些电话、信件浪费时间之事有趣的活动（结果）偏重第一类事务的结果结果：结果：压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局偏重第三类事务的结果结果：结果：短视近利短视近利危机处理危机处理被视为巧言令色被视为巧言令色轻视目标与计划轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛甚至破裂人际关系浮泛甚至破裂偏重第三、四类事务的结果结果：结果：全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生偏重第二类事务的结果结果：结果：有远见有远见平衡平衡纪律纪律自制自制少有危机少有危机时间管理矩阵使用技巧：时间管理矩阵使用技巧：不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；B B做得多了，做得多了，A A就自然做得少了；就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做比做“紧急且重要的事情紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；划；尽量将每件事情一次性做对。尽量将每件事情一次性做对。二、为什么要进行时间管理？人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。成败。我们为何忙乱？我们为何忙乱？电话干扰电话干扰会议没有计划和控制会议没有计划和控制上司召见太随意上司召见太随意下属不断请示汇报下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做不放心下属工作，帮下属做事事事必亲躬事必亲躬工作没有程序工作没有程序做事没有主次和轻重缓急做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事太关注细节和小事不知道如何说不知道如何说“不不”对喜欢和熟悉的事尽快做对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙不授权，下属闲，自己忙 时间管理的重要性时间管理的重要性 1 1、时间有限，而工作无限、时间有限，而工作无限 2 2、努力工作却并不快乐、努力工作却并不快乐 3 3、能主导自己的生命、能主导自己的生命 4 4、能实现自己的理想、能实现自己的理想 5 5、能兼顾自己和别人的要求、能兼顾自己和别人的要求 6 6、做到忙而不盲、做到忙而不盲有效時間管理的障碍不清楚的目标 无组织化 沒有说 不 的能力有效時間管理的障碍干扰 更多的干绕 未活动的时间有效時間管理的障碍一时有太多事情 压力及工作疲劳 完全在工作沒有玩乐我們要如何做?认知障碍的存在确定您的障碍克服障碍之策略十大时间浪费时间管理时间管理乱放东西是首位乱放东西是首位翻箱倒柜最费时翻箱倒柜最费时开会属于第二位开会属于第二位好多会议无效益好多会议无效益十大时间浪费时间管理时间管理电话属于第三位电话属于第三位管理不好掉陷井管理不好掉陷井干扰列在第四位干扰列在第四位应酬很多实在累应酬很多实在累十大时间浪费时间管理时间管理拖延列在第五位拖延列在第五位对人对已都不利对人对已都不利垃圾档案属第六垃圾档案属第六鱼目混珠低效率鱼目混珠低效率十大时间浪费时间管理时间管理危机属于第七位危机属于第七位接踵而至难应付接踵而至难应付颠倒授权属第八颠倒授权属第八别人求援常应答别人求援常应答十大时间浪费时间管理时间管理完美主义属第九完美主义属第九精工细雕属多余精工细雕属多余精神涣散属第十精神涣散属第十流畅受阻费时间流畅受阻费时间三、三、如何管理如何管理时间时间1、时间管理的四大法则、时间管理的四大法则2、善用善用规划规划的的观念观念3、时间管理的十大关键、时间管理的十大关键4、高效时间管理十法、高效时间管理十法5、高效时间管理工具、高效时间管理工具6、实务应用、实务应用有效管理时间四大法则：有效管理时间四大法则：法则一：明确目标法则一：明确目标树立时间观念树立时间观念切实的短期目标切实的短期目标合理进行目标管理合理进行目标管理法则二：分清轻重缓法则二：分清轻重缓急急运筹时间，充分应运筹时间，充分应用用只做最重要的事情只做最重要的事情时间管理矩阵时间管理矩阵法则三：制订计划表法则三：制订计划表制订有效计划制订有效计划逐步实现远期目标逐步实现远期目标自我激励自我激励法则四：立即行动法则四：立即行动克服拖延克服拖延有头有尾有头有尾重视今日重视今日Step3配合生理配合生理时钟时钟，拟定计划拟定计划。Step4分析、分析、检讨目标达成率改进检讨目标达成率改进。Step2安排安排目标的轻重缓急目标的轻重缓急，安排优先次序。，安排优先次序。Step1 订好长期目标，订好长期目标，以及与之有关的以及与之有关的短期目标。短期目标。2、善用善用规划规划的的观念观念三、三、如何管理如何管理时间时间时间管理3 3、时间管理的十大关键、时间管理的十大关键（1）设立明确的目标）设立明确的目标（2）列一张清单）列一张清单（3）20：80定律定律（4）确定不被干扰时间）确定不被干扰时间（5）和你的价值观相吻合）和你的价值观相吻合（6）最有效率的事情）最有效率的事情（7）充分地授权）充分地授权（8）同一类的事情一次做完）同一类的事情一次做完（9）做好时间日志）做好时间日志（10）时间大于金钱）时间大于金钱1要明确工作目标要明确工作目标 目标决定方向，而方向则是行动的前提目标决定方向，而方向则是行动的前提 “南辕北辙南辕北辙”的故事的故事 明确工作目标需要注意的几点：明确工作目标需要注意的几点：一要了解自己所处的阶段及位置；一要了解自己所处的阶段及位置；二要认清自己所做工作的意义；二要认清自己所做工作的意义；三要能够认同自己所做的工作，并能够肯定自己；三要能够认同自己所做的工作，并能够肯定自己；从前有一个人，从魏国到楚国去。他带上很多的盘缠，雇了上好的车，驾从前有一个人，从魏国到楚国去。他带上很多的盘缠，雇了上好的车，驾上骏马，请了驾车技术精湛的车夫，就上路了。楚国在魏国的南面，可这上骏马，请了驾车技术精湛的车夫，就上路了。楚国在魏国的南面，可这个人不问青红皂白让驾车人赶着马车一直向北走去。个人不问青红皂白让驾车人赶着马车一直向北走去。路上有人问他的车是要往哪儿去，他大声回答说：路上有人问他的车是要往哪儿去，他大声回答说：“去楚国！去楚国！”路人路人告诉他说：告诉他说：“到楚国去应往南方走，你这是在往北走，方向不对。到楚国去应往南方走，你这是在往北走，方向不对。”那人那人满不在乎地说：满不在乎地说：“没关系，我的马快着呢！没关系，我的马快着呢！”路人替他着急，拉住他的马，路人替他着急，拉住他的马，阻止他说：阻止他说：“方向错了，你的马再快，也到不了楚国呀！方向错了，你的马再快，也到不了楚国呀！”那人依然毫不那人依然毫不醒悟地说：醒悟地说：“不打紧，我带的路费多着呢！不打紧，我带的路费多着呢！”路人极力劝阻他说：路人极力劝阻他说：“虽说虽说你路费多，可是你走的不是那个方向，你路费多也只能白花呀！你路费多，可是你走的不是那个方向，你路费多也只能白花呀！”那个一那个一心只想着要到楚国去的人有些不耐烦地说：心只想着要到楚国去的人有些不耐烦地说：“这有什么难的，我的车夫赶这有什么难的，我的车夫赶车的本领高着呢！车的本领高着呢！”路人无奈，只好松开了拉住车把子的手，眼睁睁看着路人无奈，只好松开了拉住车把子的手，眼睁睁看着那个盲目上路的魏人走了。那个盲目上路的魏人走了。那个魏国人，不听别人的指点劝告，仗着自己的马快、钱多、车夫好那个魏国人，不听别人的指点劝告，仗着自己的马快、钱多、车夫好等优越条件，朝着相反方向一意孤行。那么，他条件越好，他就只会离要等优越条件，朝着相反方向一意孤行。那么，他条件越好，他就只会离要去的地方越远，因为他的大方向错了。去的地方越远，因为他的大方向错了。耶鲁大学设定目标七步骤：（1）先拟出您期望达到的目标；（2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?；（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍；（4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象；（6）订定行动计划：一定要有一个行动计划；（7）订定达成目标的期限如何设定具体目标？如何设定具体目标？明确的目标确实非常重要。目标若缺乏明确性，会明确的目标确实非常重要。目标若缺乏明确性，会影响到一个人工作的方方面面。影响到一个人工作的方方面面。重点一：目标要详细。（要把大目标细化成可以比较轻松 完成的小目标）重点二：目标要可衡量（每个目标的实现都要看的着，摸 的到）重点三：目标要可达到（要存在实现目标的方法和途径）重点四：目标要切合实际(目标切忌“大”而“空”)重点五：目标要合时宜（要据你所处的环境及条件来定目 标）案 例一个SMART化的计划-研发质量承诺书 在产电源系统产品的年返修率12%已经停产，进入生命后周期管理的电源系统产品的年返修率5 所有在研产品的产品开发综合计划完成率80%一个非SMART化的空洞的计划“我们要在本年度将成本作大幅降低！”抓住离你最近的目标抓住离你最近的目标 目标有远有近，工作有繁有简，但都要求我们目标有远有近，工作有繁有简，但都要求我们高效率地工作。一心不能二用，因此对于我们而高效率地工作。一心不能二用，因此对于我们而言，抓住离你最近的目标，你才有可能体现出效率言，抓住离你最近的目标，你才有可能体现出效率与价值。与价值。只有订立切实可行的计划，认真做好身边和每只有订立切实可行的计划，认真做好身边和每一件事，我们的工作和学习才是有效率的。一件事，我们的工作和学习才是有效率的。盯紧目标，每天进步一点点盯紧目标，每天进步一点点 一个人能否有所成就，关键在于他有没有一一个人能否有所成就，关键在于他有没有一个目标，并且能不能每天都向着目标迈进一点点。个目标，并且能不能每天都向着目标迈进一点点。不要以为每天进步一点点是那么的微不足道，只不要以为每天进步一点点是那么的微不足道，只要持之以恒，就能厚积薄发，实现最终的目标！要持之以恒，就能厚积薄发，实现最终的目标！2 2列一张清单列一张清单(有计划有组织的工作）有计划有组织的工作）1年度目标计划切割成季度目标计划，列出清单，每一季度要年度目标计划切割成季度目标计划，列出清单，每一季度要做哪一些事情；做哪一些事情；2 季度目标计划切割成月目标计划，并在每月初重新再列一季度目标计划切割成月目标计划，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；3 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；4 每天晚上把第二天要做的事情列出来。每天晚上把第二天要做的事情列出来。怎样做计划墨非定律：墨非定律：(1)凡是可能出错的都会出错；(2)每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；(5)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。计划的内容“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等）“如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任“何时做”准备时间、起止时间、进度安排“涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”成本、费用、代价“应变措施”考虑应付意外的对策计划锦囊*计划的基础和关注核心是目标。*好的目标要符合SMART标准。*目标要有主次之分和优先顺序。*目标设定最后期限，专人负责。*防火重于救火，预先评估问题。5 W 2 H Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What：任务的内容和达成的目标 When：在什么时间段进行 Where：任务发生的地点 Who：哪些人员参加此任务，由谁负责 How to：用什么方法进行 How much：需要多少成本 我们做事多从我们做事多从5 5W2HW2H来思考，这有助于我们的思路的条理化来思考，这有助于我们的思路的条理化合理安排时间 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。与别人的时间取得协作 作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作，尊重别人的A-TIME时间；不要对别人造成不适时的电话、突访等干扰。认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。提前计划与协调，会少一份慌乱，多一份从容。制定规则、遵守纪律1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前还必须关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。（3）2020：8080定律定律 用你用你80%的时间来做的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情应做哪些事情?当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。会立刻开始做高生产力的事情了。（4 4）确定不被干扰时间确定不被干扰时间 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。这一小时比你三天工作的效率还要好。（5 5）和你的价值观相吻合和你的价值观相吻合 你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。对你来说最重要的事。（6）最有效率的事情）最有效率的事情 每一分钟每一秒做最有效率的事情；每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。始终直瞄靶心-绩效晋升（7）充分地授权）充分地授权 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。样效率会比较好。（8）同一类的事情一次做完）同一类的事情一次做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。效率一定会提高。（9）做好时间日志做好时间日志 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。（10）时间大于金钱时间大于金钱 时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?4 4、高效时间管理十法、高效时间管理十法 方法一：要勇于说方法一：要勇于说“不不”有些人往往不能拒绝他人的请求而牺牲自己的时有些人往往不能拒绝他人的请求而牺牲自己的时间和精力，他们工作的优先以及对于任务的接受以取间和精力，他们工作的优先以及对于任务的接受以取悦他人为转移。悦他人为转移。这样不利于时间的合理利用，也不利于个人高效这样不利于时间的合理利用，也不利于个人高效利用时间能力的形成。利用时间能力的形成。该拒绝的时侯就要拒绝，中有这样才能节省大量该拒绝的时侯就要拒绝，中有这样才能节省大量的时间，同时避免许多不必要的麻烦。的时间，同时避免许多不必要的麻烦。要有选择地拒绝要有选择地拒绝 不要事无巨细，一味拒绝。我们实在无能为力或是和我不要事无巨细，一味拒绝。我们实在无能为力或是和我们的利益有根本冲突的，就该拒绝。们的利益有根本冲突的，就该拒绝。要有技巧地拒绝要有技巧地拒绝 对别人的要求说不对别人的要求说不拒人于千里之外。理想的状况是委拒人于千里之外。理想的状况是委婉而坚绝，在不伤别人自尊的同时有效地保护自己。婉而坚绝，在不伤别人自尊的同时有效地保护自己。拒绝不等于冷漠拒绝不等于冷漠 如果在力所能及的情况下，给别人以帮助则是必不可少如果在力所能及的情况下，给别人以帮助则是必不可少的。的。“己欲立而立人，己欲达而达人己欲立而立人，己欲达而达人”的情怀我们应的情怀我们应当具备。当具备。方法二：务必守时方法二：务必守时守时是有效进行时间管理的必备要素。具守时是有效进行时间管理的必备要素。具有守时习惯的人往往能够为自己创造更多成功有守时习惯的人往往能够为自己创造更多成功机会，也往往能够拥有更好的人际关系。机会，也往往能够拥有更好的人际关系。n 需要注意几点：需要注意几点：提前出发，留足应对不可控因素的时间；提前出发，留足应对不可控因素的时间；早到几分钟，要留出空余；早到几分钟，要留出空余；不要把日程排的太满，要留有回旋余地；不要把日程排的太满，要留有回旋余地；万一失约，要主动真诚地向对方致谦。万一失约，要主动真诚地向对方致谦。方法三：方法三：要巧干，不要久干要巧干，不要久干 提高工作效率的正确方法不是不断延长工作时提高工作效率的正确方法不是不断延长工作时间。这似呼是自相矛盾的说法。你投入的时间间。这似呼是自相矛盾的说法。你投入的时间越多，最终完成的事情也会越多吗。但关键是越多，最终完成的事情也会越多吗。但关键是一天对我们每个人来说都只是一天对我们每个人来说都只是2424小时，我们用小时，我们用于工作的时间是有限的。我们的时间不光是用于工作的时间是有限的。我们的时间不光是用于工作的，除了工作我们还要学习和生活。只于工作的，除了工作我们还要学习和生活。只有通过提高工作效率才是解决问题的根本所在。有通过提高工作效率才是解决问题的根本所在。不断提升自己的岗位技能不断提升自己的岗位技能增强对所做工作的熟悉程度增强对所做工作的熟悉程度养成干尽利落的工作作风养成干尽利落的工作作风方法四：将外界干扰最小化方法四：将外界干扰最小化 过多的外界干扰会造成一个人精力的分散。当我们精力有过多的外界干扰会造成一个人精力的分散。当我们精力有限的情况下，只有集中精力做某些事才有可能取得应有的限的情况下，只有集中精力做某些事才有可能取得应有的效果。效果。不要有过多的应酬不要有过多的应酬 爱好兴趣不能没有，但不能太过宽泛爱好兴趣不能没有，但不能太过宽泛 要学会拒绝别人不合理的请求要学会拒绝别人不合理的请求 要有定力，学会专注做事要有定力，学会专注做事方法五：一次只做一件事方法五：一次只做一件事 事实上，同时开展几项工作会让人们心力交瘁地在不同任务中游走，你得不断在多种对象里迅速转移注意力。然而没有一件事情能够最终得到你的全神贯注与全力付出。用心做事，做好每一件事；用心做事，做好每一件事；集中精力做事；集中精力做事；做一件，算一件；做一件，算一件；不怕慢，只怕乱。不怕慢，只怕乱。方法六：方法六：在最有效率的时间里，做最重要的事在最有效率的时间里，做最重要的事 一般人都有自己做事效率最佳的时段，在这段时间里，精一般人都有自己做事效率最佳的时段，在这段时间里，精力充沛，思路敏捷，这段时间被称为最有效率的时间。如果力充沛，思路敏捷，这段时间被称为最有效率的时间。如果你能把最重要的任务安排在这段最有效率的时间里去做，那你能把最重要的任务安排在这段最有效率的时间里去做，那么你就能花较少的力气，做较多的工作。么你就能花较少的力气，做较多的工作。要分别寻找出自己的工作兴奋点巅峰和低潮，这样就有利要分别寻找出自己的工作兴奋点巅峰和低潮，这样就有利于你按排工作；于你按排工作；方法七：学会找方法七：学会找“下家下家”不能因为你比其他人更擅长这份工作而因此耽误你不能因为你比其他人更擅长这份工作而因此耽误你宝贵的时间，这个时侯，人们需要理聪明地学着找宝贵的时间，这个时侯，人们需要理聪明地学着找“下家下家”。在寻找下家的进程中，我们应当注意以下几点：在寻找下家的进程中，我们应当注意以下几点：要学会授权，把工作分给有能力有时间的人去做；要学会授权，把工作分给有能力有时间的人去做；不能把自己难以胜任的工作转交给别人；不能把自己难以胜任的工作转交给别人；你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力去做事；你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力去做事；方法八：战略性交际方法八：战略性交际 交往信息要选择交往信息要选择 在信息时代，我们有很多获得信息的渠道，但也增加了信息在信息时代，我们有很多获得信息的渠道，但也增加了信息选择的难度选择的难度交际对象要选择交际对象要选择 并不是每一个人都是你的交往对象，要根据你的规划进行选并不是每一个人都是你的交往对象，要根据你的规划进行选择择交际时间要选择交际时间要选择 我们要对自己所支配时间做一个大体的规划，在适当的时间我们要对自己所支配时间做一个大体的规划，在适当的时间进行人际交往进行人际交往交往渠道要选择交往渠道要选择 所谓渠道就是指交往的途径和方式。不同的渠道会有不同的所谓渠道就是指交往的途径和方式。不同的渠道会有不同的效果效果方法九：方法九：象限法象限法第一象限第一象限急迫又重要的事急迫又重要的事必须做第二象限第二象限重要但不急迫的事重要但不急迫的事 应该做第三象限第三象限急迫但不重要的事急迫但不重要的事可以做可以做（亦可分派）（亦可分派）第四象限第四象限不急迫又不重要的事不急迫又不重要的事何必做何必做时间管理把把时间时间用在刀用在刀刃刃上上第一象限急迫又重要的事。第一象限急迫又重要的事。各种状况考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。很多重要的事都是因为一再拖延或事前准备不周,而变成迫在眉睫。Ex：陪重病的亲友上医院 第二象限重要但不急迫的事第二象限重要但不急迫的事 主要是与生活质量有关。荒废这个领域将使第一象限益形扩大,使自己陷入大的压力与危机中而疲于应付。反之,多投注一些预防措施,很多急事将无从产生。这个部份的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。Ex：完成学习7篇reading packet第三象限急迫但不重要的事第三象限急迫但不重要的事因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉-实际上就算重要也只是对别人而言。电话、会议、突来的访客都属于这一类。我们花很多时间在这个范围打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人期望与标准。Ex：看周日晚间的柯南第四象限不急迫又不重要的事第四象限不急迫又不重要的事简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点间在这个象限。但我们往往在一、三象限间来回奔走,忙得焦头烂额,不得不逃避到第四象限去疗养一番再出发。这部份的范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义休闲活动是很有价值的。Ex：上网收广告信时间管理拟定拟定工作工作计划计划（工作（工作日志日志）优先优先次序次序急不急重要不重要人生人生目标目标象限的象限的运运用原則用原則时间管理方法十：方法十：如何选择重要的事如何选择重要的事重视将来而非过去重视机会，不能只看到困难选择自己的方向，而不盲从目标要高，要有新意，不能只求安全时间管理以理性以理性科学科学的方式，的方式，评断优先评断优先順序順序工作工作项目项目长期长期重要性重要性短期迫切性短期迫切性总数总数优先优先次序次序1.1.定期定期运动运动2 23 35 54 42.2.陪陪亲友亲友上上医院医院1 11 12 21 13.3.完成完成工作报告工作报告1 12 23 32 24.4.看柯南看柯南3 31 14 43 35.5.上网收广告信上网收广告信3 33 36 65 5两个方面两个方面：重要性、急迫性：重要性、急迫性三三种种程度：最重要、重要、不重要程度：最重要、重要、不重要时间管理授权时应注意授权时应注意 有监督管理的途径和方法；有监督管理的途径和方法；你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力 教育部属、指导部属使他们有成长的机会教育部属、指导部属使他们有成长的机会 确定他们有必要的工具和支援供给，以便完成工作确定他们有必要的工具和支援供给，以便完成工作 鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态度鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态度 授权意味着不仅要分配不好干的事，也要分配容易授权意味着不仅要分配不好干的事，也要分配容易做的事做的事 不能把自己难以胜任的工作转交给别人不能把自己难以胜任的工作转交给别人 5 5、高效时间管理工具、高效时间管理工具工具一：待办单工具一：待办单 待办单：待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办单主要包括的内容：待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。工具二：日程安排表工具二：日程安排表 日程安排表日程安排表:是一种以规定格式记录的工作执行计划。它的运用可以使我们的工作、学习和生活变得有序面高放。就个人日程安排而言，就个人日程安排而言，根据不同的分类可以找出如下类型的日程安排表：单日程安排、周日程安排、月日程安排、季度日程安排 学习日程安排、工作日程安排、生活日程安排工具三：工具三：时间时间ABC分类法分类法 将自己工作按轻重缓急分为：将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。工具四：生理节奏管理工具四：生理节奏管理 每个人都有独特的生理节奏每个人都有独特的生理节奏，这就是为什么你的朋友能在拂晓准时爬起来去完成50英里的自行车训练，而你在下午3点钟之前想都不愿想跑步的事情出现这种情况，部分原因是因为人体生物钟现象。生物钟控制生物钟控制着从激素波动到睡眠模式的一切生理现象。主生物钟位于下丘脑区域，它和很多更小的生物钟保持着联系。这些小的外围生物钟在其他部位，诸如肝脏、心脏和骨骼肌，控制着生理节奏。调整你的生物钟调整你的生物钟 虽然生理节奏是天生的，但你还是可以调整它们，虽然生理节奏是天生的，但你还是可以调整它们，调整生理节奏最有效的办法之一就是通过运动锻炼。力量训练能够影响那些职调整肌肉生物钟的基因。只通过一个训练动作，我们就能增强肌肉中那些通常在上午关闭的基因的作用，并减弱那些通常在上午打开的基因的作用。也就是说，通过调整生物钟，力量训练能够让你的身体在下午时认为现在是上午，反之亦然。工具五：工作框架表工具五：工作框架表与工作日志比较而言，工作框架表是的运用侧重于对复杂与工作日志比较而言，工作框架表是的运用侧重于对复杂或重大活动的一种规划；或重大活动的一种规划；工作框架表的重点在于整体工作按排的合理性和可性行；工作框架表的重点在于整体工作按排的合理性和可性行；工作框架表还具有对所做工作进行反思和总结的功效。工作框架表还具有对所做工作进行反思和总结的功效。附：工作框架表样例 项目项目 内容内容 说明说明09年工作总结年工作总结 2009年汽机维护部在检修公司正确领导下，在蒲洲项目部监督指导下，各项工作全面展开，全面完成了预定的生产任务，主要如下：良好实践良好实践 在工作中严格落实安全措施，加强安全教育，全年中无一人违章，员工自觉、规范地遵守检修现场的文明施工要求，真正做到文明施工。不足和差距不足和差距 职工的整体素质还较低，安全意识和质量意识有时还很淡薄，达不到标准检修队伍的要求。存在的问题或困难存在的问题或困难 本单位的解决措施或办法本单位的解决措施或办法 对项目部的建议或要求对项目部的建议或要求 10年将解决的核心问题年将解决的核心问题 10年工作思路年工作思路 紧紧围绕中电工程的整体部署，坚持”安全第一，预防为主”方针，重点搞好#1、#2机组的维护工作及#1、#2机的停机后等级检修工作。单位：单位：汽机维护部汽机维护部 时间：时间：0 09 9年年1111月月 1212 日日 6 6、实务应用、实务应用有效的有效的开会开会电话电话管理管理授权授权时间管理有效的有效的开会开会meetingmeeting准时开会与准时开会与結束結束适当的人员适当的人员明确明确的的目标与议程目标与议程达成共识与追踪成效达成共识与追踪成效排除排除干扰干扰时间管理电话管理清净时间更高层的过滤电话方式没有助理1.同事2.留言系统3.灯号取代铃声4.拔掉电话插头5.隔绝电话有助理过滤电话1.处理2.转接3.暂缓4.速办电话管理电话管理时间管理 授权授权我是我是万能万能的的焦头烂额的经理人养了 一堆没事做的属下 沮丧的员工-不被信任 、才能无从发挥 经理人无法专心从事 改善公司作业等的思考清楚描述下个步骤并确认其重要性指派给至少能完成这件事的最低阶层员工a)给予建议，然后行动 b)行动，然后给予建议安排适当的后续追踪时间经理人时间管理善用时间的良好习惯1、做事有计划-明白自己将要做什么2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。5、重点的事重点对待-懂得关门做事善用时间的良好习惯6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。善用时间的良好习惯10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。时间管理时间管理顺口溜顺口溜凡事明确目标，提前做好准备；凡事明确目标，提前做好准备；制定工作计划，分清轻重缓急；制定工作计划，分清轻重缓急；操作统筹兼顾，学会说不借力；操作统筹兼顾，学会说不借力；注意劳逸结合，一切注重效率！注意劳逸结合，一切注重效率！最后给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！时间管理