印信管理办法

印信管理办法一、目的：为有效管理本公司印信之使用，特订立本管理办法。二、适用范围：本公司所有印信之相关事宜均适用本办法。三、作业程序：3.1 印信之设立3.1.1 本公司印信之种类如下：一级印信：分为向工商局备案之公章及法人印鉴章、向银行登记之公章及法人印鉴章等项。 二级印信：系指发票专用章及其它特定用途专用章等印章。3.1.2 各类印信之刻制，应由申请单位填具内部签条，依前条规定核准后，交由法务部负责办理，法务部并应依本办法之规定更新印信清册（附件一）。3.1.3 法务部应将各印信予以编号管理，登记于印信清册。3.1.4 本公司之各类印信应依法规规定或实务需要向相关行政机关登记备案，例如公章及合同专用章应向工商局备案。3.2 印信之保管/使用3.2.1 各类印信均应设置印信保管人，依核决权限主管指定之。3.2.2 印信保管人不得将印信擅交他人代为保管，如因请假或公出事由，方得将印信交职务代理人代为保管，印信保管人职务之代理，应依照本公司【职务授权及代理人制度】办理。3.2.3 印信保管人应以善良管理人之注意保管印信，将印信置于固定安全处，不可随意放置任人使用，如因可归责于个人之事由致印信毁损、灭失、遗失或不当使用，则应依个案情况呈报执行长议处之。3.2.4 一级印信之大小章不得由相同人员同时保管，其职务代理人亦不得相同，票据用印信与票据应由不同人员保管。以签名为小章功能者，签名者不得保管其对应之大章，亦不得为保管此大章之职务代理人。3.2.5 印信保管人异动时，应即办理交接，由法务部负责监交，并于印信清册（附件一）注记及进行公告。3.2.6 申请用印，应依【核决权限规则】或相关管理办法经核决权限主管核可，无明确规定者，则依申请用印之事务性质，签核至执行长。除有签约核准表或其它核准用印之文件外，申请用印应填写内部签条，依前项规定经核决权限主管核可后，连同需盖印文件由印信保管人用印。3.2.7 公司印信除特殊需求外不得携出，若因业务上需要，申请借用印信，应填写内部签条，一级印信经财务总监，二级印信经人事行政部主管核可后，由印信保管人交付印信予借用人，并应有签收记录于内部签条副本上。3.2.8 印信保管人须于印信预定归还日期，主动要求印信借用人归还印信，归还时应于用印登记表（附件二）注明归还时间并经保管人签收。3.2.9 印信保管人应将每次用印或携出记录于用印登记表（附件二），申请人并应于用印登记表上签名。3.2.10法务部应定期或不定期盘点印信之保管情况。3.3 印信之作废3.3.1 印信之印文模糊难辨或有其它情形之损坏，印信保管单位得叙明事由依规定申请换发新印信。申请单位领取换发之新印信时，应将原印信缴回人事行政部销毁，法务部并应同时在印信清册（附件一）注记已销毁后归档。3.3.2 印信遗失或灭失时，印信保管单位应叙明事由申请补发新印信，法务部并应同时在印信清册（附件一）注记并归档。印信如经向行政机关或银行登记，因遗失或灭失而补发时，应向原登记机关报备，依法如有公告之必要，并应公告说明自公告日起，该印信之法律用途与代表性均即消灭。3.3.3 如有下列情形之一时，印信保管单位应即填具内部签条申请作废:3.3.3.1公司组织改组而不宜继续使用该印信。3.3.3.2特定业务停办致不宜继续使用该印信。3.3.3.3项目结束或停止致不宜继续使用该印信。3.3.3.4其它不宜继续使用原印信之情形。依上列规定申请作废印信者，于作废原因发生时起即不得使用该印信，违反者应就公司或他人因此所受之损害负赔偿责任。申请作废印信核准后，应将原印信缴回人事行政部销毁之，人事行政部并应同时在印信清册（附件一）注记已销毁。遗失之印信经拾获者，亦同。3.4 本管理办法之订立、修定或废除由法务部执行。四、生效日期本管理办法于2005年10月15日经执行长核准后施行。印信清册印信编号： 印信式样：印信名称： 说明：印信保管人签名:保管日期:印信监交人签名:监交日期:用印登记表 印信编号： 印信名称： 保管人：日期用印单位用印申请人用印文件/编号用印申请人签名说明5