员工档案管理规定

长江三峡实业有限公司员工档案管理规定第一章 总 则第一条 为了规范公司员工档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法和劳动部、国家档案局企业职工档案管理工作规定、中组部干部人事档案材料收集归档规定（中组部2009）、中国长江电力股份有限公司人事档案材料收集、鉴别与归档规定（人字200892号），结合公司实际情况，制定本规定。第二条 员工档案是公司人力资源部等部门在招用、调配、薪酬、培训、考核、奖惩、选拔和聘用等工作中形成的有关员工从业经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、能力特长以及工作变动等情况的文件资料，是员工全面的历史记载。第三条 员工档案管理的范围：公司领导班子成员档案正本由集团公司人力资源部负责管理，领导班子成员档案副本和其他员工的档案由公司人力资源部负责管理。第四条 公司员工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。第二章 员工档案管理机构和职责第五条 公司员工档案由公司人力资源部设专人管理，并分别设立员工档案存档室和查阅室。第六条 档案管理的职责：（一）保管公司员工档案；（二）收集、鉴别和整理员工档案材料；（三）办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；（四）在人力资源信息系统中及时更新员工信息，消缺归档；（五）通过档案熟悉员工，为有关部门提供情况；（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）办理其他有关事项。第七条 员工死亡、失踪、逃亡或出国不归者，其档案由公司或公司委托的部门保存。员工解除或终止劳动合同，其档案转至新调入单位或转由当地劳动或人才服务机构管理。第八条 员工退休后，其档案仍由公司或公司委托的部门保存。第九条 员工在受刑事处罚期间，其档案由公司或公司委托的部门保存保管，刑满释放后重新安置的，其档案转至其从业单位。第三章 档案的内容第十条 员工档案的内容和分类：（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学习材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料。第四章 材料的收集、鉴别、归档及销毁第十一条 收集归入员工档案的材料范围：（一）在人事工作中形成的履历表和属于履历性质的登记表；自传和属于自传性质的材料；报告个人有关事项的材料；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料；（二）任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察（表现）材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批表；援疆、援藏、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。考察、考核、鉴定材料：考察材料，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；（三）职业（任职）材料和评聘专业技术职称（职务）材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表、聘任专业技术职务审批表等材料；（四）反映科研学术水平的材料：创造发明、科研成果鉴定材料，国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、著作、译著和有重大影响的论文目录。科研学术者的相关材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；（五）学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表、学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料、毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拨留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料，国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；（六）政审工作中形成的材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表，涉及干部个人的经济责任审计结果报告；（七）办理出国、出境人员审批工作中形成的有关材料：因公出国（境）审批表、在国（境）外表现情况或鉴定材料；外国永久居留证，港澳居民身份证等的复印件；（八）更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等；（九）党团组织建设工作中形成的有关材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的有关材料；（十）和党工团有关的表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等；（十一）涉纪涉法材料：处分决定、免予处分的意见，上级批复、核实（调查、复查）报告及主要根据和证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交代及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出的行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；（十二）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表、工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料；（十三）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；录用体检表、毕业生就业报到证；取消录用、解聘材料。辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料、责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申述材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。在参加（地）市级以上党代会、人代会、政协会、工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：委员当选通知或证明，委员简历；代表登记表等；（十四）反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；（十五）在职员工非正常死亡的调查报告等材料；退休员工生平、非正常死亡的调查报告等材料；（十六）其它可供组织参考具有保存价值的材料：员工档案报送单；员工档案有关情况的说明等材料；人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申述处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等材料。第十二条 归档材料的要求：（一）公司人力资源部对公司员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整；（二）存入档案的材料必须是办理完毕的正式文件材料；（三）立卷归档的材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位或个人署名，有形成材料时间；（四）手续必须完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）。任免呈报表（包括上报的考察材料）必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表要注明出去和返回的时间及出去的目的；（五）档案材料载体必须统一使用16开规格（长X宽）的办公用纸，材料左边必须留出2.5厘米装订边。撰写必须符合要求，文字必须是铅印、胶印、油印 、计算机打印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或者纯蓝墨水以及复写纸书写；（六）归档材料的有关信息，由人力资源信息系统模块业务人员负责按权限审核录入人力资源信息系统，送交归档材料时，管档人员检查信息是否与归档材料相符后，履行签收手续。第十三条 材料的收集方法：（一）人力资源部负责建立档案材料收集网络，各单位（部门）须明确一名联络员，负责材料的采集和报送，按要求填写员工档案材料收集归档登记表，并于每月第一个工作周内报送人力资源部；（二）公司人力资源部发现送交的归档材料不符合归档要求时，应及时通知形成档案材料的单位（部门）补送材料或补办手续，形成材料的单位（部门）要按规定认真办理；（三）人力资源部应根据工作需要，每3至5年组织填写员工履历表，根据审核后的员工履历表，填写索取所缺员工档案材料登记表，向有关单位（部门）索要所缺档案材料。第十四条 凡归档的材料，人力资源部的档案工作人员要认真鉴别，属于员工档案内容的，要审查材料的内容是否完整无缺，需要组织审查盖章或本人签字的，是否盖章签字，然后送人力资源部负责人复审，确认材料内容完整、手续完备，方能归入员工档案。第十五条 人力资源部每两年对员工档案正本里的零散材料重新集中整理与装订。第十六条 经鉴别不属归档范围的材料，要分情况予以处理。对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经公司分管领导批准后销毁；对转出的材料要办理转递登记手续。第五章 档案的管理第十七条 根据安全保密、便于查找的要求，对于员工档案应严密地进行保管。第十八条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重严肃处理。对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的，要依法处理。第十九条 档案库房必须保持清洁，要经常检查防高温、防盗、防火、防潮、防蛀、防光的设施和安全措施。第二十条 对所保管的员工档案按单位（部门）逐一进行编号、登记，在此基础上，建立方便查找的档案索引目录。第二十一条 建立定期检查制度，做好日常检查；每季度检查一次，查看档案有无霉烂、虫蛀、鼠咬等情况发生；每年底前，要对保管的员工档案进行一次全面的核对检查。第二十二条 档案卷皮、目录和档案夹的样式、规格，按中组部规定的标准执行。第六章 档案的提供和利用第二十三条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信；（二）查阅、使用员工档案的单位，应派可靠人员到档案查阅室查阅；（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部负责人批准，严格履行登记手续，并按期归还；（四）任何个人不得查阅或借阅本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案；（五）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任；（六）因工作需要从档案中取证的，须请示人力资源部负责人批准后才能复制办理。第二十四条 查阅员工档案的范围：（一）凡属公司对员工进行考察、任免、调动、职称评审、工资审定、办理退（离）休手续等需要查阅员工本人档案的；（二）凡因政治历史、组织处理、入党入团、表彰奖励、出国审查、审定员工某一问题需要查阅员工档案中的部分材料的；（三）与他人案件有密切联系，而本人已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他原因必须从其档案中取得旁证材料的。第二十五条 本公司查阅员工档案，应办理的手续：（一）统一填写查（借）阅员工档案审批表（附件1），并按公司及各部门的管理权限办理审批手续；（二）查阅公司管理人员和生产技术骨干人员档案，报告单应由查阅的部门经理或单位党支部负责人签署意见，并加盖本单位印章，报公司人力资源部负责人审批后，送档案室进行查阅；（三）查阅公司一般员工档案，报告单应由查阅单位综合管理部负责人签署意见并加盖公章，送人力资源部档案室进行查阅；（四）不得查阅本单位负责人的档案。如必须查阅，应报请上一级单位负责人或公司人力资源部负责人审批；（五）查阅“死亡”员工档案，报告单由查阅单位领导签署意见，加盖公章，送人力资源部员工档案室进行查阅；（六）员工档案的查阅一般不对外，若情况特殊确需查阅，需经公司人力资源部负责人批准，但只能查阅有关材料。未经同意，不得摘录、复制档案材料。第七章 档案的转递第二十六条 员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，公司人力资源部应在十五个工作日内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。第二十七条 档案转递应遵守下列规定：（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；（二）对转出的档案，必须填写转递员工档案材料通知单（附件2），转出的档案加贴封条盖密封章；（三）转出的档案材料必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留或分批转出；（四）在档案发出一个月后，仍未收到档案回执，要写信催问，以防档案材料的丢失；在收到档案一周内，核对无误后在档案回执上签名盖章，及时退回寄发档案的原单位。第八章 附 则第二十八条 本规定由公司人力资源部负责解释。第二十九条 本规定自印发之日起执行。原长江三峡实业有限公司员工档案管理规定(三峡实业人字200638号) 同时废止。附件：1查（借）阅员工档案审批表2转递员工档案材料通知单附件1查（借）阅员工档案审批表 年 月 日查（借）阅 单 位查（借）阅人姓 名职务政治面貌职务政治面貌被查人姓名单位职务其它查（借）阅 理 由查（借）阅 内 容查借阅单位(部门)负责人签字： （盖公章） 年 月 日人力资源部负责人签字： 年 月 日备注 附件2转递员工档案材料通知单存根 第 号 已将 等 同志的档案材料共 卷（袋）转往 ，邮政编码 。转递单位： 年 月 日 姓 名转 递 原 因正本副本档案材料份袋数 寄发审批单因工作变动，请将 等 同志的档案材料 卷（袋），转往 ，邮政编码为 。 批准人： 年 月 日 转递员工档案材料通知单 第 号单位： 兹将 等 同志的档案材料转出，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回，谢谢。 长江三峡实业有限公司人力资源部 年 月 日 姓 名转 递 原 因正本副本档案材料份袋数回执单位： 你处于 年 月 日转来第 号档案材料转递通知单中所列的 等 同志的档案材料共 卷（袋）我处已于 年 月 日收到，经清点无误，现将回执退回。收件人： 收件机关盖章： 年 月 日单位：