第8课Excel数据的管理和分析

第8课 Excel中的数据管理Excel2003在排序、查找、替换以及汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。建立数据清单的准则 数据清单的大小和位置 避免在一个工作表上建立多个数据清单。工作表中的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列或一个空白行。避免在数据清单中放置空白行和列。避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。列标志 在数据清单的第一行创建列标志。列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式应与数据清单中其他数据的格式相区别。如果要将标志和数据分开，应使用单元边框在标志行下插入一行直线。行和列的内容 在设计数据清单时，应使同一列的各行有近似的数据项。在单元格的开始处不要插入多余的空格。不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。操作练习操作练习 在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中通过记录单工作簿中通过记录单输入数据。输入数据。操作练习操作练习 在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中，按工作簿中，按“调整调整后总基本工资后总基本工资”从高到低排列数据记录。从高到低排列数据记录。技巧提示技巧提示 若在若在“排序警告排序警告”对话框中，选中对话框中，选中“以当以当前选定区域排序前选定区域排序”单选按钮，则单击单选按钮，则单击“排排序序”按钮后，按钮后，Excel2003会将选定区域排序会将选定区域排序而其他位置的单元格保持不变。而其他位置的单元格保持不变。操作练习操作练习 在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中工作簿中，设置按，设置按“调整后总基本工资调整后总基本工资”从高到低排序，当该项从高到低排序，当该项相同时，则再按相同时，则再按“员工编号员工编号”从低至高排列从低至高排列数据记录。数据记录。“数据数据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”自定义自定义”操作练习操作练习 在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资调整后基本总工资”大于大于3500的数据。的数据。在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资调整后基本总工资”最高的七条记录。最高的七条记录。技巧提示技巧提示 若要再次显示被筛选掉的记录，在菜单栏若要再次显示被筛选掉的记录，在菜单栏中选择中选择“数据数据”“筛选筛选”全部显示全部显示”命令命令 在自动筛选数据时，在字段名成下拉列表在自动筛选数据时，在字段名成下拉列表框中选择框中选择“全部全部”命令，可以显示数据清命令，可以显示数据清单中的所有记录。单中的所有记录。操作练习操作练习 在在“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中，筛选出工作簿中，筛选出“调整后基本总工资调整后基本总工资”大于大于3000 并且并且“调整后的工龄工资调整后的工龄工资”大于大于800的的“市场部市场部”员工员工薪资记录。薪资记录。技巧提示技巧提示 若在“高级筛选”对话框中选择“选择不重复的记录”复选框，则当有多条记录满足筛选条件时，只显示其中一条。操作练习操作练习 将将“员工薪资记录表员工薪资记录表”工作簿中的数据工作簿中的数据 按按“所属所属”部门分类，部门分类，并汇总部门的平均并汇总部门的平均“调整后总基本工资调整后总基本工资”。技巧提示技巧提示 若要删除分类汇总，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除全部删除”按钮即可。